Organizacja pracy sekretariatu szkoły

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj artykuł: Nieprawidłowości w ocenie efektywności pomocy psychologiczno-pedagogicznej udzielanej uczniom

To tylko wybrane głosy internautów o sekretarkach, które postrzegane są przez część społeczeństwa bardzo stereotypowo, przez część zaś jako osoby kompetentne, zawsze lojalne wobec swojego pracodawcy, dobrze przygotowane merytorycznie w obszarach, którymi zawiaduje ich przełożony. Sekretariat szkoły jest jedną z ważniejszych komórek organizacyjnych w każdej placówce. Jest to miejsce, w którym wiele spraw załatwiają podmioty szkoły (nauczyciele, rodzice, uczniowie), gdzie przyjmowani są różni petenci szkoły zanim trafią do dyrektora placówki. Warto przyjrzeć się organizacji pracy sekretariatu szkoły oraz osobie, która nim zawiaduje, czyli sekretarzowi szkoły. 

Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r., poz. 2156 z późn. zm.) w art. 39 ust. 3 mówi: „dyrektor jest kierownikiem zakładu pracy dla zatrudnionych w szkole (…) pracowników niebędących nauczycielami. Dyrektor w szczególności decyduje w sprawach: zatrudniania i zwalniania (…) pracowników szkoły (…)”. Z przytoczonego zapisu wynika wprost, że w gestii dyrektora placówki leży zatrudnianie pracownika na stanowisku sekretarza szkoły. Oczywiście, trzeba pamiętać o uprzednim uzyskaniu zgody organu prowadzącego, który zatwierdza arkusz organizacyjny szkoły na dany rok szkolny. Arkusz ten powinien uwzględniać wykaz funkcjonujących w placówce stanowisk niepedagogicznych. Status prawny sekretarza szkoły w placówkach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego określa ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1202 z późn. zm.). 
Trzeba także pamiętać o rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1786) − w załączniku dotyczącym stanowisk dla jednostek działających w zakresie oświaty wymienia się stanowisko „sekretarza szkoły”, którego minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego został zaszeregowany do XII kategorii. Zgodnie z załącznikami nr 1 i 3 do wyżej wymienionego rozporządzenia, minimalne wymagania dla osoby na stanowisku sekretarza szkoły są następujące: 5-letni staż pracy i wykształcenie średnie o profilu ogólnym lub zawodowym umożliwiające wykonywanie zadań na tym stanowisku. 
 

Istotnym aktem prawnym dla organizacji sekretariatu szkoły jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67). Wspomniane rozporządzenie określa między innymi szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych. Pojęcie kancelaria jest terminem wieloznacznym. W szerokim rozumieniu za kancelarię można uznać komórkę wytwarzającą akta. Jest to również komórka powołana między innymi do czynności związanych z przyjęciem i rejestracją pism wpływających, przechowywaniem dokumentacji niezbędnej do bieżącego funkcjonowania instytucji, prowadzeniem akt spraw, przygotowywaniem czystopisów i ekspedycją pism na zewnątrz. Kancelarią jest również pomieszczenie biurowe przeznaczone do wykonywania czynności kancelaryjnych. Pod każdym z podanych wyżej znaczeń kryje się między innymi sekretariat szkoły. W nomenklaturze z lat 60. 
XX wieku obecny sekretariat szkoły był określany mianem szkolnej kancelarii. Pomimo że wskazane wyżej rozporządzenie nie ma zastosowania w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego, szkoła jako samorządowa jednostka organizacyjna powinna mieć opracowaną i zatwierdzoną przez archiwum państwowe instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcję archiwalną (art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach − Dz. U. z 2015 r., poz. 1446). 
 

Przykładowy zakres obowiązków sekretarza szkoły

Sekretarz szkoły jest osobą, która najbliżej współpracuje z dyrektorem placówki. Powinien więc nie tylko szczegółowo znać kalendarz jego pracy, ale również pilnować realizacji zaplanowanych w nim zadań. Ważne zatem jest, by w każdym tygodniu dyrektor szkoły miał czas na omówienie ze swoim sekretarzem rozkładu zaplanowanego kolejnego tygodnia. Zgodnie z zapisami przytaczanej wcześniej ustawy o systemie oświaty, dyrektor szkoły ponosi jednoosobową odpowiedzialność za kierowanie placówką. Nie oznacza to, że ma obowiązek jednoosobowego wykonywania wszystkich zadań będących w obszarze działań szkoły. Szczególną umiejętnością dyrektora powinno być delegowanie części zadań i uprawnień na pracowników szkoły, w tym na sekretarza. Nie ma jednoznacznych wskazań odnośnie do tego, które z posiadanych przez dyrektora kompetencji może on delegować na innych pracowników. Zatem to dyrektor placówki ustala szczegółowy zakres obowiązków sekretarza szkoły. Zakres ten zależy od struktury organizacyjnej danej placówki, w tym między innymi od liczby zatrudnionych w niej pracowników administracyjnych. Sekretarz szkoły odpowiedzialny jest za prowadzenie sekretariatu. Można także powierzyć mu prowadzenie spraw kadrowych, składnicy akt, tworzenie arkusza organizacji szkoły (szczególnie w obszarze dotyczącym obowiązku szkolnego i obowiązku nauki), a także sporządzanie sprawozdań dla organu prowadzącego i organu sprawującego nadzór pedagogiczny nad szkołą. Do realizacji zadań wynikających z zajmowanego stanowiska sekretarz szkoły w dużych placówkach oświatowych ma do dyspozycji cały sztab pracowników administracji − sekretarek, referentów, specjalistów, którymi kieruje. W bardzo małych jednostkach realizuje swoje zadania sam. W szkołach, w których nie powołano kierownika gospodarczego, sekretarz szkoły może także kierować zespołem pracowników obsługi − konserwatorami, woźnymi, sprzątaczkami, a ponadto realizować zadania z zakresu gospodarki inwentarzowej oraz prowadzonych w szkole inwestycji i remontów. 
 

Warto sprecyzować przykładowy zakres obowiązków sekretarza szkoły. Przyjmuje, ewidencjonuje, rozdziela i rozlicza korespondencję oraz przesyłki. Jest odpowiedzialny za wysyłkę korespondencji i przesyłek. Sporządza czystopisy pism oraz je powiela. Obsługuje faks, pocztę elektroniczną oraz przyjmuje telefony. Udziela informacji interesantom, a w razie potrzeby kieruje ich do właściwych osób. Jest odpowiedzialny za systematyczne prowadzenie dokumentacji szkolnej, w tym: prowadzenie księgi ewidencji dzieci w wieku szkolnym i odnotowywanie przebiegu wypełniania obowiązku szkolnego przez te dzieci do 18. roku życia, prowadzenie dokumentacji osobowej uczniów, prowadzenie księgi uczniów i bieżące informowanie o realizacji obowiązku szkolnego, wystawianie duplikatów świadectw szkolnych na podstawie dokumentacji ucznia. Zgodnie z udzielonym przez dyrektora szkoły upoważnieniem, dokonuje sprostowań błędów i oczywistych omyłek w księdze ewidencji dzieci, a także w księdze uczniów, poświadcza zgodności kopii z oryginałem świadectwa, dyplomu, zaświadczenia lub innego druku, gdy jest to niezbędne dla złożenia kopii w aktach placówki. Sporządza sprawozdania na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego i innych instytucji z zakresu realizowanych zadań, w tym wprowadza i przekazuje dane w ramach Systemu Informacji Oświatowej. Współdziała z jednostką samorządu terytorialnego i kuratorium oświaty oraz z innymi jednostkami. Odpowiada za prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentów organizacyjnych szkoły zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, a także zgodnie z instrukcją kancelaryjną i instrukcją archiwalną. Wydaje i ewidencjonuje legitymacje uczniowskie i inne druki ścisłego zarachowania, w tym świadectwa szkolne. Wystawia różnorodne druki i zaświadczenia dla pracowników i uczniów szkoły, w tym między innymi: delegacje służbowe czy zaświadczenia o wypełnianiu obowiązku szkolnego. Odpowiada za prowadzenie ewidencji i rozliczanie znaczków pocztowych. Przechowuje i zabezpiecza arkusze ocen uczniów. Zakłada księgi arkuszy ocen zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania. Zgłasza uczniów przystępujących do sprawdzianu po klasie szóstej i egzaminu gimnazjalnego do okręgowej komisji egzaminacyjnej. Przechowuje i sprawuje nadzór nad używaniem pieczęci szkolnych i urzędowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zajmuje się przyjmowaniem skarg i wniosków. Kompletuje akty normatywne prawa wewnętrznego oraz ogólnie obowiązującego. Pozyskuje od dyrektora i pracowników niezbędne informacje i dane służące do prawidłowego wykonywania powierzonych zadań i obowiązków. Zgłasza dyrektorowi szkoły stwierdzone nieprawidłowości mające wpływ na prawidłowe zarządzanie i realizację zadań szkoły. Ma obowiązek doskonalenia swoich umiejętności w zakresie prowadzenia kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną i obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Wykonuje inne zadania zlecone przez dyrektora. 

Instrukcja kancelaryjna

Organizacja sekretariatu szkoły powinna opierać się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. Każda szkoła ma obowiązek posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej. Podlega ona zatwierdzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, za pośrednictwem dyrektora właściwego archiwum państwowego. Jaki powinien być zakres przedmiotowy omawianej instrukcji? Należy określić w niej obowiązujący w szkole system kancelaryjny – zasady przyjmowania i redagowania dokumentów, sposób ich rejestracji, obiegu i układu. Powinna ona definiować jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli sposób klasyfikacji dokumentacji powstającej w toku działalności szkoły oraz sposób jej kwalifikacji archiwalnej. Ponadto w instrukcji archiwalnej należy ustalić: podział czynności kancelaryjnych i zasady obiegu dokumentacji; zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek; obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek; zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych; formy załatwiania spraw; zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji; zasady podpisywania pism. Należy również zawrzeć w niej ustalenia dotyczące wysyłania pism, zasady przechowywania dokumentacji, zasady przekazywania akt spraw zakończonych do zakładowej składnicy akt. W instrukcji kancelaryjnej powinny się także znaleźć ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych oraz ustalenia dotyczące postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji szkoły bądź którejś z jej komórek organizacyjnych. 

Sekretariat jednym z czynników kształtujących wizerunek szkoły

Pierwszy kontakt ze szkołą rodziców zapisujących do niej dziecko ma miejsce w sekretariacie. Aby już pierwsze wrażenie o szkole było pozytywne, sekretariat i osoba nim zawiadująca powinny spełniać określone wymagania. Oto kilka przykładowych wskazówek, które mogą pomóc w kształtowaniu wizerunku szkoły. 
Wygląd i ubiór sekretarza powinien wzbudzać zaufanie, nie powinien peszyć przychodzących interesantów. Wyposażenie sekretariatu i zagospodarowanie jego wnętrza powinno sygnalizować ład i porządek. Rozmowy z klientami należy prowadzić w sposób kulturalny. Sekretarz szkoły powinien znać zasady umiejętnego słuchania – nie przerywać rozmówcy, wyrażać zainteresowanie rozmową, powstrzymywać się od osądzania, oceniania, komentowania. Informacji powinien udzielać w ramach posiadanych kompetencji, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zasadami i w sposób jednoznaczny, tak aby klient nie mógł ich dowolnie interpretować. Sprawy powinien załatwiać bez zbędnej zwłoki. 
Efektywność pracy sekretariatu wpływa na organizację pracy szkoły. Porządek w dokumentacji i przestrzeganie obowiązujących procedur ułatwiają pracę dyrektorowi oraz sprzyjają sprawnemu funkcjonowaniu całej placówki.