Wydawanie świadectw pracy zwalnianym pracownikom szkoły

Podstawa prawna wydania świadectwa pracy

W aktualnym stanie prawnym regulacje dotyczące zasad wydawania świadectw pracy są określone w:

1. art. 97 i 99 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z dnia 5 czerwca 2019 r., poz. 1040 z późn. zm.), dalej k.p.,
2. wydanym na podstawie art. 97 §4 k.p. rozporządzeniu MRPiPS z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz. U. z dnia 3 lipca 2018 r., poz. 1289 z późn. zm.).
    

Wydawanie świadectw pracy a RODO

Warto w tym miejscu odnotować, że 29 czerwca 2019 r. weszła w życie zmiana w rozporządzeniu MRPiPS z dnia 30 grudnia 2016 r. mająca na celu skorygowanie pomocniczego wzoru świadectwa pracy pod kątem wymogów RODO. Należy bowiem zauważyć, że aktualnie pracodawcy nie mogą pozyskiwać od osób ubiegających się o zatrudnienie, a tym samym od pracowników, danych osobowych w postaci imion ich rodziców (art. 221 k.p.). Dane te nie powinny być wpisywane do świadectw pracy. Jednocześnie w przypadku świadectw pracy sporządzonych w okresie od dnia 4 maja 2019 r. do 29 czerwca 2019 r., zawierających informację o imionach rodziców pracownika, możliwe jest złożenie wniosku do pracodawcy o wydanie nowego świadectwa pracy według dotychczasowego pomocniczego wzoru świadectwa pracy z pominięciem informacji o imionach rodziców pracownika. Wniosek taki może złożyć:

• pracownik albo
• osoba upoważniona przez pracownika, albo
• małżonek lub inna osoba uprawniona do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób inna osoba będąca spadkobiercą pracownika – w razie śmierci pracownika w okresie od dnia 4 maja 2019 r. do 29 czerwca 2019 r.

Nowe świadectwo pracy powinno zostać wydane w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Tryb wydania świadectwa pracy

Pracodawca, w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy, w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 1 k.p.). W obecnym stanie prawnym przez „niezwłoczne” wydanie świadectwa rozumie się konieczność jego wydania w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy (§ 4 rozporządzenia MRPiPS z dnia 30 grudnia 2016 r.). Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej (na piśmie lub elektronicznie) w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 z późn. zm.) albo doręcza je w inny sposób (np. za pomocą kuriera).

Zasadą jest zatem, że świadectwo powinno zostać wydane nauczycielowi lub osobie przez niego upoważnionej bezpośrednio w miejscu dotychczasowego zatrudnienia. Dopiero gdyby wydanie świadectwa w sposób bezpośredni na zasadach wskazanych powyżej okazało się niemożliwe, przepisy pozwalają na przesłanie świadectwa pocztą. W aktualnym stanie prawnym świadectwo wydaje się pracownikowi bez wymogu złożenia przez niego wniosku (za wyjątkiem określonym w art. 97 § 11 k.p.), a jego wydanie nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się nauczyciela z pracodawcą (art. 97 § 13 k.p.).

Jeżeli aktualny adres pobytu nauczyciela albo osoby przez niego upoważnionej nie jest znany, świadectwo pracy należy złożyć do akt osobowych pracownika, a następnie doręczyć je przy pierwszej okazji (czyli już po uzyskaniu informacji na temat aktualnego miejsca pobytu pracownika albo osoby upoważnionej do odbioru świadectwa). Konieczność sporządzenia świadectwa pracy i włączenia go do akt osobowych pracownika pojawi się również w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika. Wtedy na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego nauczyciela, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku (§ 5 rozporządzenia MRPiPS z dnia 30 grudnia 2016 r.).

Wydanie świadectwa pracy przy kolejnym stosunku pracy

Z kolei regulacje dotyczące wydawania świadectwa pracy w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy reguluje art. 97 § 11 k.p. Przepis ten wskazuje, że jeżeli do nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy dochodzi w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może zostać złożony w każdym czasie i może dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia przez niego wniosku (art. 97 § 12 k.p.).

Konieczność wydania świadectwa pracy jako obowiązek pracodawcy

Jak już zostało wskazane, wydanie świadectwa pracy jest jednym z obowiązków pracodawcy, natomiast jego niewydanie w terminie może stanowić dla pracownika podstawę roszczeń odszkodowawczych (art. 99 § 1 k.p.). Przepis ten wskazuje, że pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z powodu nieterminowego wydania świadectwa pracy lub wydania niewłaściwego świadectwa, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Natomiast obowiązek udowodnienia powstałej szkody ciąży na pracowniku. W przypadku niewydania świadectwa pracy pracodawca popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.).

Warto zauważyć, że począwszy od 7 września 2019 r., pracownicy zyskają kolejne narzędzie pozwalające na skuteczniejsze egzekwowanie od pracodawców obowiązku wydania świadectwa pracy. Z tym dniem wejdzie bowiem w życie nowy art. 971 k.p., zgodnie z którym w przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Z żądaniem tym pracownik może wystąpić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia (a więc 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne).

Tryb dokonywania sprostowań w świadectwie pracy

Jeżeli z różnych przyczyn treść świadectwa pracy nie odpowiada rzeczywistości, w ciągu 7 dni od jego otrzymania pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W przypadku gdy pracodawca uwzględni wniosek pracownika, musi wystawić nauczycielowi nowe świadectwo pracy w terminie siedmiu dni od otrzymania od niego wniosku. Wystawione w wyniku sprostowania nowe świadectwo należy wpiąć do akt osobowych pracownika, a poprzednio wydane świadectwo powinno zostać zniszczone (§ 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia MRPiPS z dnia 30 grudnia 2016 r.). W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku nauczyciela o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca jest zobowiązany zawiadomić o tym pracownika (w postaci papierowej lub elektronicznej) w ciągu siedmiu dni od otrzymania wniosku w tej sprawie, pouczając go o przysługującym mu prawie odwołania do sądu pracy.

Odmowa wydania nowego świadectwa pracy

Jeżeli pracodawca odmówi nauczycielowi wydania nowego świadectwa pracy, ma on prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania do sądu pracy – w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia od pracodawcy o odmowie sprostowania świadectwa pracy (art. 97 § 21 k.p.). W przypadku gdy sąd pracy uwzględni powództwo, pracodawca będzie miał obowiązek niezwłocznego wydania nowego świadectwa pracy, do czego powinno dojść nie później niż w ciągu trzech dni od daty uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie (§ 7 ust. 2 rozporządzenia MRPiPS z dnia 30 grudnia 2016 r.). W przypadku uwzględnienia wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca musi również wydać nowe świadectwo pracy, a poprzednie usunąć z akt osobowych i zniszczyć zgodnie z zasadami.

W sytuacji gdy w wyniku wydania świadectwa pracy o niewłaściwej treści nauczyciel poniósł szkodę, przysługuje mu roszczenie o jej naprawienie (art. 99 § 1 k.p.). Odszkodowanie będzie przysługiwało w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż sześć tygodni. Orzeczenie sądu o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do jego zmiany. Pracodawca powinien w takiej sytuacji wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, a poprzednie zniszczyć.

Informacje zawierane w świadectwie pracy

Zakres informacji zawartych w świadectwie pracy został określony w art. 97 § 2 k.p. oraz § 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia MRPiPS z dnia 30 grudnia 2016 r. Oczywiście informacje przekazywane w świadectwie pracy muszą być prawdziwe oraz wyczerpujące, inaczej nie będzie ono pełniło swojej funkcji, jaką jest przekazanie informacji o całkowitym przebiegu zatrudnienia nauczyciela w danej jednostce oświaty. Informacje te służą następnie do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Należy zauważyć, że katalog informacji przekazywanych w świadectwie pracy ma charakter zamknięty, co oznacza, że nie powinny się w nim znaleźć informacje, które wykraczają poza zakres wskazany przepisami prawa. 

W świadectwie pracy powinny znaleźć się informacje dotyczące:

• okresu lub okresów zatrudnienia,
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
• rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia,
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 k.p.,
• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku,
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego,
• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1pkt 2 k.p.,
• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 k.p. wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 k.p., w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy,
• okresów nieskładkowych przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych,
• wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.
   

Świadectwo pracy powinno zawierać pouczenie o prawie pracownika do wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę – o prawie do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę.

W przypadku wydania prawomocnego orzeczenia przez sąd pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca, na żądanie pracownika, w ciągu 7 dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy uzupełnia treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie uzupełnionego świadectwa nie może nastąpić w tym terminie, pracodawca powinien w ciągu 7 dni od dnia jego upływu przesłać świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem poczty albo doręczyć je w inny sposób.
Kopia wydanego świadectwa pracy, a także wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, powinny zostać zamieszczone w części C dokumentacji pracowniczej nauczyciela.

Świadectwo pracy wymaga dla swej ważności wyłącznie podpisu pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę, albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy. Nie wymaga się natomiast opieczętowania wystawionego świadectwa pracy (oczywiście nie jest to też zabronione).