Świadectwa pracy według nowych zasad

Modyfikacja regulacji kodeksowych

Zgodnie z przepisami art. 97 §§ 1−13 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1666 z późn. zm.) pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego zatrudnienia. Świadectwo pracy musi objąć swą treścią okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano takiego dokumentu. Natomiast w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Na wniosek pracownika pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi dokument w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. W żadnym przypadku wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Zmianie uległa również delegacja ustawowa dla ministra właściwego do spraw pracy (art. 97 § 4 k.p.). Minister został upoważniony do określenia w rozporządzeniu nie tylko (tak jak dotychczas) szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, ale dodatkowo także do uregulowania uzupełniania świadectwa pracy oraz określenia pomocniczego wzoru tego dokumentu, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia właściwej realizacji celów, jakim służą informacje zawarte w świadectwie pracy. W konsekwencji z dniem 1 stycznia 2017 r. utraciło moc rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 282 z późn. zm.).

Szczegółowe zasady dotyczące świadectwa pracy

Z dniem 1 stycznia 2017 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2016 r., poz. 2292), które w dużej mierze powtarza dotychczasowe rozwiązania. W szczególności bez większych zmian pozostają:

• obowiązek wydania świadectwa pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika; doprecyzowano, że takie upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej (§ 3);
• obowiązek niezwłocznego wydania świadectwa pracy (dotyczy przypadków, gdy pracodawca nie planuje ponownie przyjąć pracownika do pracy w ciągu 7 dni); doprecyzowano, że wydanie świadectwa powinno nastąpić w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, a jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca – tak jak dotychczas − w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób (§ 4);

• sporządzenie i włączenie do akt osobowych świadectwa pracy zmarłego pracownika; doprecyzowano, że świadectwo pracy może zostać wydane na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a w razie braku takich osób − innej osobie będącej spadkobiercą tego pracownika; ponadto wskazano, że przedmiotowy wniosek może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia jego złożenia (§ 5);
• obowiązek przechowywania kopii świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika i wydawania odpisu tego świadectwa w uzasadnionych przypadkach pracownikowi albo osobie upoważnionej lub uprawnionemu członkowi rodziny czy spadkobiercy (§ 6);
• sposób rozpatrzenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy: wydanie nowego świadectwa albo zawiadomienie pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku; doprecyzowano formę zawiadomienia stosowaną przez pracodawcę: papierową lub elektroniczną (§ 7 ust. 1);
• obowiązek wydania nowego świadectwa pracy w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu uwzględniającego powództwo pracownika o sprostowanie świadectwa pracy (§ 7 ust. 2);
• obowiązek uzupełnienia treści wydanego uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia na żądanie pracownika; doprecyzowano termin dokonania uzupełnienia przez pracodawcę: w ciągu 3 dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy (§ 7 ust. 3);
• obowiązek wydania nowego świadectwa pracy w przypadku prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przyznaniu pracownikowi odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, gdy dotychczasowe świadectwo zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, w terminie 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie; w nowym świadectwie zamieszcza się informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (§ 7 ust. 4);
• obowiązek usunięcia z akt osobowych pracownika oraz zniszczenia poprzednio wydanego świadectwa pracy w ww. przypadkach dotyczących uwzględnienia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy oraz orzeczeń sądu pracy korzystnych dla pracownika najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy (§ 7 ust. 5);
• obowiązek wydania nowego świadectwa pracy w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu o zasądzeniu odszkodowania w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy oraz konieczność usunięcia z akt osobowych dotychczasowego świadectwa najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego dokumentu (§ 8);
• obowiązek przedłożenia świadectwa pracy przez pracownika do uzupełnienia o informację o orzeczeniu sądu w razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia; pracownikowi wyznaczono termin, w którym ma przedłożyć pracodawcy dokument do uzupełnienia − w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu (§ 9 ust. 1); jeśli natomiast pracownik nie złoży świadectwa pracy do uzupełnienia w terminie, pracodawca wezwie go do przedłożenia świadectwa pracy w ciągu 3 dni od otrzymania wezwania; pracodawca ma na uzupełnienie i wydanie pracownikowi świadectwa pracy 3 dni od przedłożenia go przez pracownika (§ 9 ust. 2).

Treść świadectwa pracy

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje wymienione w § 2 rozporządzenia, niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

• okresu lub okresów zatrudnienia,
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy (w okresie lub okresach zatrudnienia wymienionych w dokumencie),
• rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem − strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia,
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę, o ile zostało dokonane na podstawie art. 361 § 1 k.p.,
• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku,
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego (jest to nowa treść świadectwa pracy),
• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia (nowa treść świadectwa pracy),
• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia (nowa treść świadectwa pracy),
• terminu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy z powodu obniżenia wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego − art. 1868 § 1 pkt 2 k.p. (nowa treść świadectwa pracy),
• zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem (art. 188 k.p.) wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe z art. 92 k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy,
• okresów nieskładkowych przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych,
• informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach − na żądanie pracownika.

Dodatkowym obowiązkowym elementem świadectwa pracy jest obecnie zamieszczenie w nim pouczenia o prawie pracownika wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę − o prawie do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę. Treść pouczenia odpowiada przepisowi art. 97 § 21 k.p., który reguluje ww. uprawnienia pracownika.

Pomocniczy wzór świadectwa pracy stanowi załącznik do rozporządzenia. Nie ma w nim teraz konieczności zamieszczania pieczęci pracodawcy – wystarczający jest sam podpis pod treścią świadectwa pracy, który może złożyć pracodawca, osoba go reprezentująca lub upoważniona do składnia oświadczeń w imieniu pracodawcy. Jeśli natomiast chodzi o objaśnienia do sposobu wypełniania świadectwa pracy, najważniejsze zmiany dotyczą:

• obowiązku zamieszczenia rzeczywistej daty wystawienia świadectwa pracy w razie wystawienia nowego dokumentu (na skutek sprostowania lub orzeczenia sądu pracy);
• określenia trybu rozwiązania stosunku pracy w ust. 3 lit. a świadectwa pracy – dotyczy wskazania trybu nie tylko wymienionego w przepisach k.p., ale również w przepisach odrębnych; innymi słowy wpisuje się taki tryb i podstawę prawną zakończenia zatrudnienia, które rzeczywiście miały miejsce; dodatkowo w przypadku rozwiązania stosunku pracy w trybie art. 30 § 1 k.p.: za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia − pracodawca wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie, bez wypowiedzenia − pracodawca wskazuje art. 52, art. 53 albo art. 55 k.p., z przyczyn niedotyczących pracownika − na mocy porozumienia stron albo za wypowiedzeniem − pracodawca wskazuje art. 1 albo art. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2016 r., poz. 1474);
• w ust. 5 pkt 3 i 4 świadectwa pracy pracodawca wskazuje wykorzystany urlop ojcowski i rodzicielski tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy; w przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski, pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka;
• w ust. 5 pkt 5 świadectwa pracy, w przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop wychowawczy, pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka;
• w ust. 5 pkt 12 świadectwa pracy pracodawca informuje o wykorzystaniu przez pracownika innych uprawnień i świadczeń, ale także o wykorzystaniu dodatkowego urlopu, tylko w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, wynikające z przepisów prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 k.p.

Pracodawcy powinni upewnić się, że zamieszczają w świadectwie pracy wszystkie wymagane informacje, w prawidłowy sposób. Mogą, ale nie muszą korzystać z pomocniczego wzoru świadectwa pracy; dopuszczalne jest stworzenie własnego formularza.