Dołącz do czytelników
Brak wyników

Pod paragrafem

23 maja 2022

NR 121 (Maj 2022)

Zasady niszczenia dokumentacji

0 401

W jednostkach organizacyjnych systemu oświaty powstaje wiele rodzajów dokumentacji, w tym druki ścisłego zarachowania. Zasady postępowania z dokumentacją szkolną powinny zostać określone w procedurach wewnętrznych, jednak procedury te muszą uwzględniać zasady brakowania (czyli wydzielania i niszczenia) dokumentacji określone w przepisach powszechnie obowiązującego prawa.

Jak wynika z brzmienia § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków: 

POLECAMY

  • druki świadectw, certyfikatów, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, 
  • aneksów, 
  • zaświadczeń, 
  • zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, 
  • indeksów, 
  • legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, legitymacji i e-legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych oraz ich duplikaty 

są drukami ścisłego zarachowania. Będąc drukami ścisłego zarachowania, są niszczone na zasadach wskazanych w rozporządzeniu. 

Zgodnie z ust. 2 przywołanej regulacji placówka prowadzi imienną ewidencję wydanych: 

  • świadectw ukończenia szkoły i ich duplikatów, świadectw dojrzałości, aneksów do nich,
  • indeksów, 
  • legitymacji szkolnych, e-legitymacji, mLegitymacji szkolnych,
  • zaświadczeń o zawodzie, 
  • certyfikatów, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, 
  • zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i egzaminu maturalnego, przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną. 

Ewidencja zawiera: 

  • imię (imiona) i nazwisko, 
  • numer PESEL ucznia albo absolwenta, 
  • numer wydanego dokumentu, 
  • datę odbioru dokumentu, 
  • podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo absolwenta, którzy odebrali dokument. 

Ewentualne zniszczenie dokumentu wymienionego w tym przepisie musi zostać odzwierciedlone w formie adnotacji w ewidencji. 

Niszczenie dokumentów będących drukami ścisłego zarachowania następuje w kilku przypadkach, w których ma miejsce wymiana dokumentu. Dzieje się tak m.in. w przypadku wskazanym w § 17 ust. 8 rozporządzenia. Zgodnie z tą regulacją uczniowi, któremu w wyniku:

  • przeprowadzonego sprawdzianu wiadomości i umiejętności podwyższono roczną ocenę klasyfikacyjną z zajęć edukacyjnych lub
  • głosowania komisji powołanej przez dyrektora szkoły podwyższono roczną ocenę klasyfikacyjną zachowania

– wydaje się nowe świadectwo szkolne promocyjne i świadectwo ukończenia szkoły, za zwrotem świadectwa lub jego duplikatu wydanego poprzednio.

Zgodnie z § 22 ust. 4 rozporządzenia wymianie podlegają dokumenty zawierające błędy lub omyłki, za zwrotem dokumentu zawierającego błędne informacje. Na podstawie tego przepisu można wymienić wyliczone w tej regulacji dokumenty w postaci: 

  • świadectw ukończenia szkoły i świadectw dojrzałości, ich odpisów i aneksów, 
  • certyfikatów, 
  • świadectw potwierdzających kwalifikacje w zawodzie, 
  • dyplomów i ich suplementów (np. dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe), 
  • zaświadczeń i ich duplikatów (np. zaświadczeń o zawodzie, o przebiegu nauczania czy o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego).

Należy tu również zwrócić uwagę na treść § 23 ust. 1 rozporządzenia, zgodnie z którym nie dokonuje się zmiany imienia (imion) lub nazwiska w dokumencie, jeżeli zmiana ta nastąpiła po:

  • ukończeniu szkoły,
  • zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia,
  • zdaniu egzaminu zawodowego albo egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie,
  • otrzymaniu dyplomu albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
  • wydaniu zaświadczenia o zawodzie

– chyba że zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego. W tych przypadkach wydaje się poprawiony dokument po przedstawieniu decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego i za zwrotem egzemplarza wydanego na poprzednie imię (imiona) lub nazwisko.
W każdym z tych przypadków następuje wymiana dokumentu będącego drukiem ścisłego zarachowania, a dokument zwrócony szkole zostaje zniszczony. W ewidencji druków należy zawrzeć informację o zniszczeniu druku ścisłego zarachowania. W celu dokonania zniszczenia dyrektor powinien powołać komisję.

Brakowanie dokumentacji

Oczywiście w jednostkach systemu oświaty powstaje znacznie więcej dokumentacji niż wyłącznie świadectwa i inne druki ścisłego zarachowania, jak choćby ta tworzona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Zgodnie z tym aktem prawnym w placówce prowadzone są:

  • dzienniki lekcyjne, 
  • księgi uczniów, 
  • dzienniki zajęć w świetlicy, 
  • arkusze ocen, 
  • księgi arkuszy ocen.

To wyłącznie dokumentacja przebiegu nauczania, a oprócz niej w szkołach powstaje również dokumentacja księgowa czy kadrowa. Zasady postępowania z każdym z tych rodzajów dokumentacji, w tym zasady brakowania, powinny wynikać z instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt przyjętego w danej jednostce. 

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

  • powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
  • nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji.

Szkoły, przedszkola i placówki są samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w rozumieniu tej regulacji, mają więc do nich zastosowanie przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, co oznacza obowiązek utworzenia wspomnianej instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), wynikający z art. 6 ust. 2 ustawy. Przepis ten stanowi bowiem, że kierownicy jednostek organizacyjnych, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:

  • instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;
  • sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w placówce grupuje się dokumentację jednolicie, w systemie dziesiętnym, oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;
  • instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Instrukcja kancelaryjna i JRWA obowiązujące w danej szkole tworzone są zatem przez jego dyrektora. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy dokumentacja powstająca w samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te jednostki organizacyjne. Następnie:

  • dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego;
  • inna dokumentacja, zwana „dokumentacją niearchiwalną”, może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego; dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania określonego w JRWA oraz po uznaniu, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Z JRWA wynika zatem, jak długo należy dokumentację przechowywać i kiedy można przekazać ją do zniszczenia. 

Zasady niszczenia dokumentacji wynikają z rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiw...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy