Do podstawowych zadań szkół należy m.in. stwarzanie uczniom warunków do rozwoju zainteresowań i uzdolnień przez organizowanie zajęć pozalekcyjnych i pozaszkolnych oraz kształtowanie umiejętności spędzania czasu wolnego (art. 1 pkt 16 ustawy o systemie oświaty). Aby wypełnić te zadania, jednostki oświatowe organizują wyjścia, wyjazdy i wycieczki.
Nie obowiązuje zamknięty katalog źródeł finansowania wycieczek organizowanych przez jednostki oświatowe. Zgodnie z § 16 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 8 listopada 2001 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz. U.
z 2001 r. Nr 135, poz. 1516), działalność szkoły w zakresie krajoznawstwa i turystyki, w tym koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia kierowników i opiekunów wycieczek lub imprez, może być finansowana ze środków pozabudżetowych, a w szczególności (czyli nie tylko):
- z odpłatności uczniów biorących udział w wycieczce lub imprezie, czyli ze środków wpłacanych przez rodziców,
- ze środków pochodzących z działalności samorządu uczniowskiego i organizacji młodzieżowych działających na terenie szkoły,
- ze środków wypracowanych przez uczniów, np. ze sprzedaży na kiermaszach prac wykonywanych w ramach zajęć obowiązkowych lub dodatkowych,
- ze środków przekazanych przez radę rodziców lub radę szkoły,
- ze środków przekazanych przez osoby fizyczne i prawne, czyli z darowizn sponsorów, datków osób niebędących przedsiębiorcami, dofinansowania pochodzącego z fundacji i stowarzyszeń działających na rzecz edukacji.
Wycieczka może zostać także sfinansowana z następujących źródeł:
- ze środków przekazanych szkole przez organ prowadzący, wymienionych w planie finansowym,
- ze środków przekazanych przez organ prowadzący doraźnie, na wniosek uczniów lub organu szkoły, w tym za wykonanie przez uczniów prac (np. porządkowych) na rzecz gminy lub miasta,
- ze środków przekazanych przez organy lub instytucje działające w miejscowości, z której lub do której wyjeżdżają uczniowie – np. z konkursów dotacyjnych i programów grantowych urzędów marszałkowskich, banków i zakładów ubezpieczeń lub działających przy nich fundacji,
- ze środków pozyskanych od innych organów i instytucji za wykonanie określonych prac,
- ze środków pozyskanych za pośrednictwem organów i instytucji, np. od sponsorów wskazanych przez banki, posłów, eurodeputowanych,
- ze środków przeznaczanych m.in. przez MEN, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Sportu i Turystyki w konkursach i programach dotyczących ukierunkowanych tematycznie wyjazdów,
- ze środków zbieranych przez uczniów, np. w związku z imprezami, na które wstęp jest płatny, z loterii.
Planowanie wydatków
W pierwszej kolejności należy oszacować, jaka kwota będzie konieczna na zorganizowanie wycieczki, jeśli chodzi o przejazd, noclegi, wyżywienie, bilety wstępu do muzeów, teatrów, kin, na wystawy, na basen, do parków i innych obiektów, lokalne przejazdy itp. Następnie należy przeliczyć koszty na jednego uczestnika, uwzględniając, czy kierownik wycieczki i opiekunowie (w tym rodzice) będą ponosili koszty wyjazdu we własnym zakresie, czy zostaną one pokryte z innych źródeł (§ 16 rozporządzenia). Trzeba też wziąć pod uwagę to, że konieczne jest wykupienie dla wszystkich uczestników wycieczki obowiązkowego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia (§ 15 ust. 3 rozporządzenia).
Dyrektor powinien zostać poinformowany o planowanych kosztach i sposobie ich pokrycia, a nauczyciele zaangażowani w organizację wyjazdu powinni być gotowi na udzielenie odpowiedzi na wszelkie pytania dyrektora, uczniów i rodziców związane z kalkulacją planowanych wydatków w kontekście organizacji wyjazdu i zaplanowanego programu wycieczki. Jeszcze przed wyjazdem dyrektor może poprosić nauczyciela o udokumentowanie wysokości i pochodzenia środków finansowych pozyskanych na wycieczkę.
Rozliczanie kosztów wycieczki
Rozporządzenie nie reguluje kwestii odpowiedzialności za prawidłowe wydatkowanie zebranych funduszy na wyjazd. Powinien ją ponosić kierownik wycieczki, który musi zadbać o terminowe, prawidłowe oraz gospodarne ponoszenie poszczególnych kosztów wyjazdu, skoro dysponuje pieniędzmi przeznaczonymi na wyjazd. Niektóre wydatki muszą zostać uregulowane jeszcze przed rozpoczęciem wycieczki. Usługodawcy mogą domagać się zapłaty z góry lub wpłaty zaliczki za transport, zakwaterowanie lub rezerwację odpowiedniej ilości posiłków. Pozostałe wydatki, zwłaszcza za wstępy lub lokalne przejazdy, przewodników, opłaty parkingowe i za przejazdy autostradą, powinny być ponoszone na bieżąco w trakcie wyjazdu, ewentualnie uregulowane po zakończeniu wycieczki, jeśli takie będą indywidualne ustalenia z dostawcami usług.
Nie obowizuje zamknięty katalog źródeł finansowania wycieczek organizowanych przez jednostki oświatowe.
Forma rozliczenia
Rozliczenie kosztów wyjazdu powinno mieć formę pisemną (dla celów dowodowych) i jest niemożliwe bez zebrania odpowiednich dokumentów finansowych obejmujących wszystkie dochody i wydatki. Są nimi przede wszystkim: listy wpłat podpisane przez rodziców, listy obecności uczestników wycieczki (w autokarze, związane z noclegiem, z poszczególnymi wstępami i atrakcjami turystycznymi), a także faktury, rachunki, bilety, a gdy uzyskanie dokumentu jest niemożliwe – oświadczenie usługodawcy ewentualnie kierownika wycieczki lub opiekuna. W przypadku gdy jakieś pozycje z budżetu wycieczki były opłacone przez szkołę przelewem, do rozliczenia należy załączyć potwierdzenia wykonania przelewów.
Należy także zwrócić uwagę na to, zwłaszcza w sytuacji gdy szkoła pozyskała zewnętrzne źródło finansowania i domaga się tego instytucja lub sponsor, aby faktury, rachunki lub oświadczenia nie były zbyt ogólnikowe, a zawierały wyszczególnione konkretne pozycje i cenę jednostkową w odniesieniu do każdego ucznia i innego uczestnika, który z nich korzysta. Przykładowo, w razie sfinansowania wyżywienia uczniów fundator może uznać, że określenie „usługa gastronomiczna” i globalna kwota na fakturze są niewystarczające, a wówczas należy zadbać o potwierdzenie zakupionych artykułów i ich liczby zgodnie z jego wytycznymi, a ponadto fundator może dać wytyczne co do wydatkowania przekazanych środków, np. tylko określona część środków może zostać przeznaczona na zakup słodyczy. Analogicznie należy postępować w sytuacji, gdy przekazaniu pieniędzy na wyjazd towarzyszyły wytyczne co do ponoszenia i dokumentowania innych wydatków. Usługodawcy są zobowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. W praktyce zdarza się, że podmioty dofinansowujące szkolne wyjazdy domagają się uzyskania przez kierownika wycieczki faktur wystawionych właśnie na te instytucje.
O rozliczeniu kosztów wycieczki powinien zostać poinformowany dyrektor, a jeśli były takie ustalenia – także podmiot, który przekazał szkole środki na finansowanie wydatków na wycieczce lub przedstawiciel organu zarówno zewnętrznego, jak i szkolnego, np. rady rodziców. Zainteresowane organy i podmioty powinny mieć także wgląd w dokumentację potwierdzającą wpływy i poszczególne wydatki, aby móc skontrolować ich rzetelność i prawidłowość. Warto do rozliczenia załączyć także zebrane oferty na poszczególne usługi i krótkie uzasadnienie wyboru konkretnej propozycji, a także odnotować przyczynę i uzasadnienie dodatkowych, nieplanowanych wcześniej wydatków, zwłaszcza gdy stanowią odstępstwo od harmonogramu wycieczki.
Wewnętrzne regulacje (statut, regulamin, procedura) lub ustalenia z podmiotem gwarantującym finansowanie wyjazdu w zakresie przekazanych środków mogą nakładać na kierownika wycieczki obowiązek przedstawienia informacji o środkach wydanych na poszczególne cele, powstaniu nadwyżki i sposobie jej zagospodarowania (np. poprzez zwrot lub przeznaczenie na wspólne wydatki klasowe) lub niedoboru i źródeł jego pokrycia (np. z dopłat rodziców uczestników, ze środków rady rodziców, zagwarantowanego zewnętrznego finansowania przez sponsora lub fundację). Zwykle terminy przedstawienia rozliczenia przez kierownika są krótkie i wynoszą 5−7 dni.
Zrozumiale, skrupulatne i przejrzyste rozliczenie wycieczki może mieć znaczenie dla wyrażenia w przyszłości zgody przez dyrektora na organizowanie kolejnych wyjazdów dla uczniów oraz ułatwiać ponowne uzyskanie dofinansowania na wycieczki.
