Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor i finanse

20 listopada 2018

NR 63 (Maj 2016)

Zbieranie funduszy na wycieczkę szkolną

333

Często szkoły stają przed problemem, w jaki sposób pokryć koszty wycieczki uczniowskiej, zwłaszcza gdy wiadomo, że nie wszystkich rodziców stać na poniesienie takich wydatków. Możliwości uzyskania pieniędzy są różne i zależą od inwencji samych uczniów.

Do podstawowych zadań szkół należy m.in. stwarzanie uczniom warunków do rozwoju zainteresowań i uzdolnień przez organizowanie zajęć pozalekcyjnych i pozaszkolnych oraz kształtowanie umiejętności spędzania czasu wolnego (art. 1 pkt 16 ustawy o systemie oświaty). Aby wypełnić te zadania, jednostki oświatowe organizują wyjścia, wyjazdy i wycieczki.
Nie obowiązuje zamknięty katalog źródeł finansowania wycieczek organizowanych przez jednostki oświatowe. Zgodnie z § 16 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 8 listopada 2001 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz. U.
z 2001 r. Nr 135, poz. 1516), działalność szkoły w zakresie krajoznawstwa i turystyki, w tym koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia kierowników i opiekunów wycieczek lub imprez, może być finansowana ze środków pozabudżetowych, a w szczególności (czyli nie tylko):

  • z odpłatności uczniów biorących udział w wycieczce lub imprezie, czyli ze środków wpłacanych przez rodziców,
  • ze środków pochodzących z działalności samorządu uczniowskiego i organizacji młodzieżowych działających na terenie szkoły,
  • ze środków wypracowanych przez uczniów, np. ze sprzedaży na kiermaszach prac wykonywanych w ramach zajęć obowiązkowych lub dodatkowych,
  • ze środków przekazanych przez radę rodziców lub radę szkoły,
  • ze środków przekazanych przez osoby fizyczne i prawne, czyli z darowizn sponsorów, datków osób niebędących przedsiębiorcami, dofinansowania pochodzącego z fundacji i stowarzyszeń działających na rzecz edukacji.

Wycieczka może zostać także sfinansowana z następujących źródeł:

  • ze środków przekazanych szkole przez organ prowadzący, wymienionych w planie finansowym,
  • ze środków przekazanych przez organ prowadzący doraźnie, na wniosek uczniów lub organu szkoły, w tym za wykonanie przez uczniów prac (np. porządkowych) na rzecz gminy lub  miasta,
  • ze środków przekazanych przez organy lub instytucje działające w miejscowości, z której lub do której wyjeżdżają uczniowie – np. z konkursów dotacyjnych i programów grantowych urzędów marszałkowskich, banków i zakładów ubezpieczeń lub działających przy nich fundacji,
  • ze środków pozyskanych od innych organów i instytucji za wykonanie określonych prac,
  • ze środków pozyskanych za pośrednictwem organów i instytucji, np. od sponsorów wskazanych przez banki, posłów, eurodeputowanych,
  • ze środków przeznaczanych m.in. przez MEN, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Sportu i Turystyki w konkursach i programach dotyczących ukierunkowanych tematycznie wyjazdów,
  • ze środków zbieranych przez uczniów, np. w związku z imprezami, na które wstęp jest płatny, z loterii.

Planowanie wydatków

W pierwszej kolejności należy oszacować, jaka kwota będzie konieczna na zorganizowanie wycieczki, jeśli chodzi o przejazd, noclegi, wyżywienie, bilety wstępu do muzeów, teatrów, kin, na wystawy, na basen, do parków i innych obiektów, lokalne przejazdy itp. Następnie należy przeliczyć koszty na jednego uczestnika, uwzględniając, czy kierownik wycieczki i opiekunowie (w tym rodzice) będą ponosili koszty wyjazdu we własnym zakresie, czy zostaną one pokryte z innych źródeł (§ 16 rozporządzenia). Trzeba też wziąć pod uwagę to, że konieczne jest wykupienie dla wszystkich uczestników wycieczki obowiązkowego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia (§ 15 ust. 3 rozporządzenia).
Dyrektor powinien zostać poinformowany o planowanych kosztach i sposobie ich pokrycia, a nauczyciele zaangażowani w organizację wyjazdu powinni być gotowi na udzielenie odpowiedzi na wszelkie pytania dyrektora, uczniów i rodziców związane z kalkulacją planowanych wydatków w kontekście organizacji wyjazdu i zaplanowanego programu wycieczki. Jeszcze przed wyjazdem dyrektor może poprosić nauczyciela o udokumentowanie wysokości i pochodzenia środków finansowych pozyskanych na wycieczkę.

Rozliczanie kosztów wycieczki

Rozporządzenie nie reguluje kwestii odpowiedzialności za prawidłowe wydatkowanie zebranych funduszy na wyjazd. Powinien ją ponosić kierownik wycieczki, który musi zadbać o terminowe, prawidłowe oraz gospodarne ponoszenie poszczególnych kosztów wyjazdu, skoro dysponuje pieniędzmi przeznaczonymi na wyjazd. Niektóre wydatki muszą zostać uregulowane jeszcze przed rozpoczęciem wycieczki. Usługodawcy mogą domagać się zapłaty z góry lub wpłaty zaliczki za transport, zakwaterowanie lub rezerwację odpowiedniej ilości posiłków. Pozostałe wydatki, zwłaszcza za wstępy lub lokalne przejazdy, przewodników, opłaty parkingowe i za przejazdy autostradą, powinny być ponoszone na bieżąco w trakcie wyjazdu, ewentualnie uregulowane po zakończeniu wycieczki, jeśli takie będą indywidualne ustalenia z dostawcami usług.

Nie obowizuje zamknięty katalog źródeł finansowania wycieczek organizowanych przez jednostki oświatowe. 

Forma rozliczenia

Rozliczenie kosztów wyjazdu powinno mieć formę pisemną (dla celów dowodowych) i jest niemożliwe bez zebrania odpowiednich dokumentów finansowych obejmujących wszystkie dochody i wydatki. Są nimi przede wszystkim: listy wpłat podpisane przez rodziców, listy obecności uczestników wycieczki (w au...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy