Jedynym organem uprawnionym do uwierzytelniania wszelkich dokumentów jest notariusz, zgodnie z art. 96 pkt 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (Dz. U. z 2014 r., poz. 164). Natomiast w odniesieniu do dyrektorów jednostek oświatowych nie obowiązuje przepis, który upoważnia dyrektora do uwierzytelniania każdego dokumentu w szkole, przedszkolu lub placówce. W konsekwencji nie każdy dokument potwierdzony za zgodność z oryginałem przez dyrektora ma moc równą oryginałowi. Dzieje się tak tylko w tych przypadkach, gdy konkretny przepis wprost uprawnia dyrektora do uwierzytelnienia dokumentu określonej kategorii. Natomiast odpis dokumentu (np. kserokopia), na którym dyrektor wprawdzie zamieści adnotację o zgodności z oryginałem, ale bez upoważnienia ustawowego, pozostanie jedynie kopią i nie będzie równoważny oryginałowi. W takiej sytuacji poświadczony odpis może wydać jedynie notariusz. Z tego względu dyrektor powinien zawsze rozważyć, czy prawidłowo korzysta ze swoich uprawnień.
Akta osobowe i inna dokumentacja pracownicza
Dyrektor lub upoważniona przez niego osoba mają obowiązek wykonania kserokopii lub odpisu dokumentu składanego przez pracownika z przeznaczeniem do akt osobowych. Zgodnie z §1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów, co oznacza, że pracownikowi nie odbiera się posiadanego oryginału. Można żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Najprostszym sposobem prawidłowego poświadczenia dokumentu jest wykonanie kserokopii, zamieszczenie adnotacji „poświadczam za zgodność z oryginałem”, z datą i podpisem osoby, która zapoznała się z oryginałem (dyrektora lub osoby zajmującej się sprawami kadrowymi). Podpis powinien umożliwiać ustalenie personaliów tej osoby, co jest możliwe np. w przypadku użycia imiennej pieczątki ze stanowiskiem służbowym.
Dyrektorzy nie są uprawnieni do dokonywania poświadczeń dokumentacji pracowniczej, którą pracownicy posługują się na zewnątrz, np. ubiegając się o pracę w innym miejscu. Wytworzenie kopii zgubionego świadectwa pracy z adnotacją o zgodności z oryginałem ma tylko znaczenie informacyjne, nie jest natomiast równoważne z oryginałem dokumentu.
Natomiast nie ma potrzeby uwierzytelniania dokumentów sporządzonych w danej jednostce oświatowej, która trafia do teczek osobowych. Ich odpisy sporządza się zgodnie z przyjętymi zasadami obiegu dokumentów.
Dyrektorzy nie sà uprawnieni do dokonywania poświadczeń dokumentacji pracowniczej, którą pracownicy posługują się na zewnątrz, np. ubiegając się o pracę w innym miejscu.
Druki szkolne
Dyrektorzy mogą poświadczać za zgodność z oryginałem określoną dokumentację szkolną, ale tylko w pewnych przypadkach.
Dla absolwentów danej szkoły biorących udział w rekrutacji do publicznych jednostek oświatowych istotne jest posiadanie świadectwa lub zaświadczenia, które muszą zostać złożone wraz z wnioskiem o przyjęcie do szkoły. Na podstawie art. 20 t ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) w postaci kopii poświadczanej za zgodność z oryginałem przez dyrektora szkoły podstawowej, gimnazjum lub szkoły ponadgimnazjalnej, którą ukończył kandydat, mogą zostać złożone następujące załączniki: świadectwa ukończenia szkoły podstawowej, gimnazjum, zasadniczej szkoły zawodowej, liceum lub technikum, zaświadczenia o szczegółowych wynikach sprawdzianu szóstoklasisty oraz egzaminu gimnazjalnego, dokument potwierdzający ukończenie klasy piątej szkoły podstawowej w przypadku, gdy kandydat ubiega się o przyjęcie do szkoły podstawowej dla dorosłych.
Również w związku z naborem do danej jednostki oświatowej lub przeniesieniem do niej nowi uczniowie często składają dokumenty w oryginale, co dotyczy zwłaszcza świadectw szkolnych. Pogodzenie obowiązku posiadania przez jednostkę oświatową dokumentacji potwierdzającej spełnienie przez uczniów pewnych wymogów (np. ukończenia szkoły lub klasy programowo niższej) z prawem ucznia do posiadania oryginałów wydanej mu dokumentacji szkolnej umożliwia § 23 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 maja 2010 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 893). Powołany przepis stanowi, że dyrektor szkoły poświadcza zgodność kopii z oryginałem świadectwa, zaświadczenia lub innego druku szkolnego, gdy jest to niezbędne dla złożenia kopii w aktach tej szkoły. Przepisy nie upoważniają dyrektora i innych osób do poświadczania za zgodność z oryginałem druków szkolnych dla innych celów niż załączenie ich do dokumentacji prowadzonej przez daną jednostkę oświatową.
Procedura sporządzenia na potrzeby własnej dokumentacji szkolnej uwierzytelnionej kopii oryginału druku szkolnego okazanego przez ucznia obejmuje następujące etapy:
- zapoznanie się z treścią świadectwa, zaświadczenia lub innego druku szkolnego,
- sporządzenie jego kopii,
- zamieszczenie na każdej stronie kopii dokumentu adnotacji o treści „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, wraz z określeniem daty dokonania uwierzytelnienia i przystawieniem pieczęci urzędowej szkoły oraz pieczęci dyrektora i jego podpisu.
Dyrektor może także upoważnić do poświadczania za zgodność z oryginałem inną osobę, która zamieszcza na kopii te same elementy oraz własną pieczęć (najlepiej z adnotacją: „z upoważnienia dyrektora szkoły”) i zaopatruje poświadczenie własnym podpisem. Analogiczną treść i formę powinno mieć uwierzytelnienie świadectwa lub zaświadczenia wydanego własnemu absolwentowi.
Dokumentacja konkursowa na stanowisko dyrektora
Do dyrektorów niejednokrotnie zwracają się nauczyciele ubiegający się o stanowisko dyrektora publicznej szkoły, przedszkola lub placówki z prośbą o uwierzytelnienie poszczególnych dokumentów składanych w postępowaniu konkursowym. Może to wynikać z niezbyt wnikliwej analizy ogłoszenia o konkursie, w którym znajdują się informacje o rodzajach i dopuszczalnych formach składania poszczególnych dokumentów. Zgodnie z § 1 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 8 kwietnia 2010 r. w sprawie regulaminu konkursu na stanowisko dyrektora publicznej szkoły lub publicznej placówki oraz trybu pracy komisji konkursowej (Dz. U. z 2010 r. nr 60, poz. 373 z późn. zm.) kandydat na dyrektora składa wymaganą dokumentację w oryginale, a kopie niektórych dokumentów sam poświadcza za zgodność z oryginałem (dokument tożsamości, dokumenty potwierdzające posiadany staż pracy, wykształcenie, akty nadania stopnia awansu zawodowego, karta oceny pracy lub oceny dorobku zawodowego). Ponieważ powołane przepisy nie upoważniają dyrektora zatrudniającego nauczyciela do uwierzytelniania dokumentacji składanej w konkursie, ewentualne zrealizowanie wniosku nauczyciela spowoduje, że przedłożona przez niego dokumentacja będzie wadliwa i kandydatura może zostać pominięta.
Dokumentacja dotycząca awansu zawodowego nauczycieli
Nauczyciel ubiegający się o wyższy stopień awansu zawodowego musi legitymować się odpowiednim wykształceniem, kwalifikacjami i potwierdzić ostatnio uzyskany stopień awansu zawodowego. W przypadku gdy nie okazał oryginału powyższych dokumentów i jednostka oświatowa nie wykonała na ich podstawie kopii do akt osobowych nauczyciela, pedagog powinien przedstawić odpisy sporządzone przez notariusza albo dyplom ukończenia szkoły wyższej poświadczony przez jej rektora, świadectwo ukończenia studiów podyplomowych − przez odpowiedni organ szkoły wyższej, świadectwo ukończenia kursów kwalifikacyjnych − przez dyrektora właściwego ośrodka doskonalenia nauczycieli, akt nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego − przez organ prowadzący, a akt nadania stopnia awansu nauczyciela kontraktowego – przez dyrektora przedszkola lub szkoły (publicznej albo niepublicznej), który wydał taką decyzję.
Dyrektorzy jednostek oświatowych powinni pamiętać, ˝e jeżli przepis upoważnia ich do uwierzytelnienia dokumentu, konieczne jest zapoznanie się z oryginałem i potwierdzenie zgodności z nim każdej poświadczanej strony.
Ponieważ postępowanie związane z ubieganiem się o wyższy stopień awansu zawodowego jest postępowaniem administracyjnym, dyrektor, który nadał nauczycielowi stopień awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego, powinien spodziewać się, że nauczyciel nawet po zakończeniu pracy w jego jednostce oświatowej może ubiegać się o wydanie odpisu tego aktu. Dyrektor (lub upoważniona osoba) ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku − na podstawie art. 244 w zw. z art. 237 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.). W razie pozytywnego rozpatrzenia wniosku nauczycielowi należy wydać uwierzytelniony odpis aktu nadania stopnia awansu z uzasadnieniem. Kserokopia może być uznana za odpis dokumentu, jeżeli zostało na niej umieszczone i zaopatrzone podpisem poświadczenie zgodności kserokopii z oryginałem na każdej stronie (uchwała SN z dnia 29 marca 1994 r., III CZP 37/94, OSNCP 1994, nr 11, poz. 206 oraz postanowienie SN z dnia 27 lutego 1997 r., III CKU 7/97, Lexis.pl nr 1 517 582). Jeśli dyrektor odmówi wydania uwierzytelnionego odpisu aktu nadania stopnia awansu nauczyciela kontraktowego, wydaje pisemne postanowienie zawierające m.in. uzasadnienie i doręcza je nauczycielowi. Zgodnie z art. 74 § 2 k.p.a. nauczycielowi służy zażalenie do organu prowadzącego (art. 17 pkt 3 i art. 74 § 2 k.p.a., wyrok WSA w Poznaniu z dnia 3 kwietnia 2012 r., II SA/Po 93/12, httpa://orzeczenia.nsa.gov.pl).
Dyrektorzy jednostek oświatowych powinni pamiętać, że jeśli przepis upoważnia ich do uwierzytelnienia dokumentu, konieczne jest zapoznanie się z oryginałem i potwierdzenie zgodności z nim każdej poświadczanej strony.
