Chcesz lepiej poznać ten temat? Zapraszamy na II OGÓLNOPOLSKI CERTYFIKOWANY KONGRES WARSZTATOWY DLA DYREKTORÓW ORAZ KADRY ZARZĄDZAJĄCEJ SZKÓŁ I PRZEDSZKOLI PUBLICZNYCH!
W wyniku podejmowanych czynności kontrolnych można stwierdzić, w jakim obszarze pracy szkoły nastąpiły odchylenia od stanu pożądanego. W następstwie stwierdzonych uchybień powinno się podejmować działania interwencyjne, które zbliżą szkołę do stanu opisanego w przepisach prawa czy przyjętych w szkole procedurach. W przypadku kiedy niemożliwe jest osiągnięcie stanu pożądanego, powinno się podejmować decyzje, które pozwolą na maksymalne zminimalizowanie ewentualnych strat. Kontrolowanie w procesie sprawowanego przez dyrektora szkoły nadzoru pedagogicznego powinno być przeprowadzane systematycznie, wówczas można zapobiec ewentualnemu narażeniu szkoły na działania niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Kontrolowanie w ramach nadzoru pedagogicznego powinno także pobudzać do kreatywności, inspirować do podejmowania działań służących podnoszeniu jakości pracy szkoły.
Warto bardziej szczegółowo przyjrzeć się procesowi kontroli przeprowadzanej przez dyrektora placówki, sprawdzić, jakie są umocowania prawne procesu kontroli przeprowadzanej w szkole przez jej dyrektora, a następnie określić jej etapy.
I
Umocowania prawne procesu kontroli wewnętrznej przeprowadzanej w szkole przez jej dyrektora
Zgodnie z § 24 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie nadzoru pedagogicznego: „Dyrektor szkoły lub placówki we współpracy z innymi nauczycielami zajmującymi stanowiska kierownicze, w ramach sprawowanego nadzoru pedagogicznego (…) kontroluje przestrzeganie przez nauczycieli przepisów prawa dotyczących działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności statutowej szkoły lub placówki”. Jest to jednoznaczna dyspozycja skierowana do dyrektora szkoły, stanowiąca upoważnienie do przeprowadzania kontroli w placówce, którą kieruje. Jednocześnie zapis wyraźnie określa cel kontroli − określenie, w jakim stopniu przestrzegane są przez nauczycieli obowiązujące przepisy prawa dotyczące obszarów pracy szkoły.
Z kolei w § 25 znajduje się następująca informacja: „Dyrektor szkoły lub placówki opracowuje na każdy rok szkolny plan nadzoru pedagogicznego, który przedstawia na zebraniu rady pedagogicznej (…), w terminie do dnia 15 września roku szkolnego, którego dotyczy plan. Plan nadzoru (…) zawiera w szczególności: tematykę i terminy przeprowadzania kontroli przestrzegania przez nauczycieli przepisów prawa dotyczących działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności statutowej szkoły lub placówki”. Z zapisu tego wynika, że kontrole przeprowadzane przez dyrektora szkoły nie mogą odbywać się ad hoc, bez uprzedzenia. Dyrektor placówki ma obowiązek poinformować na początku roku szkolnego Radę Pedagogiczną o tematyce planowanych kontroli oraz podać terminy ich przeprowadzania. Zapisy te muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w planie nadzoru pedagogicznego.
Dyrektor placówki ma obowiązek poinformować na początku roku szkolnego Radę Pedagogiczną o tematyce planowanych kontroli oraz podaç terminy ich przeprowadzania.
Pozostałe zapisy przytaczanego rozporządzenia dotyczą zasad kontroli zewnętrznej, którą w szkole może przeprowadzić organ sprawujący nad nią nadzór pedagogiczny. Jednak część z nich może zastosować dyrektor placówki podczas kontroli wewnętrznej, którą sam przeprowadza w swojej szkole. Z czego warto skorzystać? Z pewnością z określonych w rozporządzeniu reguł, według których powinien postępować kontrolujący: rzetelnie i obiektywnie ustalić stan faktyczny, zebrać niezbędne dowody, które będą stanowiły podstawę ustaleń kontroli, zapewnić kontrolującemu czynny udział w kontroli, dokumentować czynności kontrolne, zakończyć kontrolę protokołem pokontrolnym. Warto również skorzystać z zapisów zezwalających kontrolowanemu na odwołanie się od ustaleń opisanych w protokole pokontrolnym.
Obowiązek prowadzenia w szkole kontroli wewnętrznej nakłada na dyrektorów
szkół także ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). Szczególnie istotne w kontekście sprawowania kontroli wewnętrznej są art. 68 i 69 wspomnianej ustawy: „Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; skuteczności i efektywności działania; wiarygodności sprawozdań; ochrony zasobów; przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; efektywności i skuteczności przepływu informacji; zarządzania ryzykiem. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków (…) kierownika jednostki”. Celem kontroli zarządczej prowadzonej przez dyrektora szkoły jest stwierdzenie prawidłowości postępowania pracowników w odniesieniu do obowiązujących w placówce aktów prawnych, zarządzeń, procedur.
Przepisy prawa rozróżniają dwa rodzaje kontroli, do których zobowiązany jest dyrektor szkoły: sprawowanej w ramach nadzoru pedagogicznego i kontroli zarządczej. Kontrola przeprowadzana przez dyrektora szkoły w ramach sprawowanego nadzoru pedagogicznego jest dopełnieniem kontroli zarządczej. W powszechnej bowiem praktyce szkolnej kontrola zarządcza dotyczy gospodarki finansowej związanej z działalnością jednostki i polega na sprawdzeniu sposobu wykonywania przez wszystkich pracowników placówki powierzonych im w tym zakresie zadań, zaś kontrola prowadzona w ramach nadzoru pedagogicznego polega na sprawdzeniu, w jakim stopniu nauczyciele przestrzegają przepisów prawa dotyczących działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej.
II
Przykładowe etapy przeprowadzania kontroli wewnętrznej w szkole
Planowanie kontroli wewnętrznej w szkole polega na wskazaniu czynności, które należy wykonać, by w sposób prawidłowy przeprowadzić w szkole tę kontrolę. Poniżej przedstawiono poszczególne etapy przeprowadzania kontroli wewnętrznej w szkole.
1 Opracowanie rocznego planu kontroli − roczny plan kontroli określa tematykę i terminy przeprowadzania kontroli oraz podmioty objęte kontrolą.
2 Wskazanie osób upoważnionych do przeprowadzania kontroli − czynności związane ze sprawowaniem kontroli wykonują z urzędu: dyrektor szkoły oraz główny księgowy, kierownik administracyjny, a także wicedyrektorzy szkoły − zgodnie z zakresem swoich obowiązków i uprawnień.
3 Określenie celu kontroli − ustalenie stanu faktycznego i porównanie go ze stanem pożądanym, ustalenie przyczyn ewentualnych nieprawidłowości, określenie sposobów ich wyeliminowania w przyszłości i sformułowanie wniosków do dalszej pracy.
4 Określenie obszaru objętego kontrolą − obejmuje on wszystkie obszary pracy szkoły (kontrola kompleksowa), ewentualnie określony wycinek pracy szkoły (kontrola problemowa).
5 Określenie trybu, w jakim będzie przeprowadzana kontrola − czy w trybie kontroli planowej (wynikającym z przyjętego na dany rok szkolny planu), czy w trybie kontroli doraźnej (spowodowanym interwencją czynnika zewnętrznego), czy w trybie kontroli sprawdzającej stopień wykonania zaleceń wcześniej przeprowadzonej kontroli.
6 Ustalenie formy kontroli (kontrola wstępna, kontrola bieżąca, kontrola następna/końcowa):
- Kontrola wstępna – kontrola czynności zamierzonych, które szkoła chce dopiero wdrożyć. Ta forma kontroli odgrywa znaczącą rolę np. przy doborze programów nauczania i podręczników. W obszarze finansowym szkoły przedmiotem kontroli wstępnej mogą być działania mające na celu sprawdzenie, czy realizowane wydatki (np. na pomoce dydaktyczne, zakup szkolnych mebli) mają swoje odbicie w planie finansowym placówki i są z nim zgodne, a także czy są one celowe i związane z realizacją zaplanowanych zadań. Kontrola wstępna jest także istotna przy zatrudnianiu pracowników. Prawidłowo zawarta umowa o pracę, a w przypadku niektórych stanowisk zapytanie o karalność i pozyskanie oświadczenia pracownika o odpowiedzialności materialnej za powierzony mu majątek, w przyszłości nie będą narażały szkoły na dodatkowe koszty wynikające z powództw sądowych.
- Kontrola bieżąca – badanie czynności i operacji w toku ich realizowania, wykonywania. Przykładem tego typu kontroli
mogą być szkolne procedury w sytuacjach zagrożeń, np. kiedy zachowanie ucznia na lekcji stwarza zagrożenie dla innych uczniów lub w przypadku kiedy uczeń samowolnie opuszcza budynek szkolny. Przedmiotem kontroli bieżącej może być również gospodarka drukami ścisłego zarachowania. - Kontrola następna (końcowa) – badanie dowodów dotyczących czynności już zakończonych. Przykładem tego typu kontroli może być sprawdzenie realizacji uchwał podejmowanych przez Radę Pedagogiczną czy sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania (na przykład arkuszy ocen). Przedmiotem omawianej kontroli może być także sprawdzenie prawidłowości rozliczeń delegacji nauczycielskich.
7 Określenie praw i obowiązków kontrolującego − prawo do wglądu do wszystkich dokumentów objętych zakresem kontroli oraz prawo do żądania od kontrolowanego udzielania informacji w zakresie objętym kontrolą; obowiązek obiektywnego ustalenia stanu faktycznego, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości − obowiązek ustalenia ich przyczyn, skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.
8 Określenie praw i obowiązków kontrolowanego − prawo do czynnego udziału w czynnościach kontrolnych; obowiązek umożliwienia kontrolującemu wykonywania czynności kontrolnych, a także obowiązek udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli na żądanie kontrolującego.
9 Opracowanie programu kontroli − określamy komórkę, która będzie podlegała kontroli; termin przeprowadzania kontroli; cel i obszar podlegający kontroli; kategorię dokumentów, które będziemy kontrolować; ustalamy technikę badawczą, jaką zastosujemy podczas kontroli, na przykład: zapoznanie się z dokumentami, porównanie określonych zbiorów danych, uzyskanie wyjaśnień od osoby kontrolowanej, porównanie uzyskanych informacji z informacjami pochodzącymi z innych źródeł.
Zrealizowanie zadania kontrolnego
Sporządzenie protokołu pokontrolnego – zawiera on między innymi: cel kontroli; nazwę komórki podlegającej kontroli, czas jej przeprowadzenia, wykaz osób podlegających kontroli wraz z podaniem zakresu ich obowiązków, opis stanu faktycznie stwierdzonego w porównaniu ze stanem wymaganym, z powołaniem się na obowiązujące w tym zakresie przepisy, sformułowane wnioski i zalecenia pokontrolne, terminy odwoławcze.
Określenie trybu wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń pokontrolnych − w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontrolowany może wnieść w formie pisemnej zastrzeżenia dotyczące ustalonego stanu faktycznego.
Określenie działania kontrolującego w przypadku wniesienia zastrzeżeń do protokołu − kontrolujący ma obowiązek ustosunkowania się do wniesionych zastrzeżeń, a w razie konieczności podejmuje czynności wyjaśniające.
Prowadzenie kontroli wewnętrznej należy do podstawowych zadań dyrektora szkoły. Dyrektor szkoły powinien zapoznać się z wynikami kontroli i na ich podstawie podejmować określone decyzje zapobiegające ewentualnym błędom czy uchybieniom. Kontrola wewnętrzna, pomimo swoich wad – prowadzona jest bowiem przez pracowników zatrudnionych w kontrolowanej placówce, co pomniejsza jej obiektywność – jest niezbędna. Dane uzyskane w jej wyniku pozwalają dyrektorowi szkoły ocenić efektywność jego modelu zarządzania placówką. Wykryte w wyniku kontroli błędy i niedociągnięcia mogą mieć swoją przyczynę w podejmowanych przez dyrektora decyzjach. Kontrola wewnętrzna służy nie tylko dyrektorom szkół, ale również oddziałuje na pracowników szkoły. Bez prowadzenia kontroli wewnętrznych szkoła nie byłaby w stanie ocenić stopnia realizacji wytyczonych celów.
