Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor i finanse

24 października 2018

NR 64 (Czerwiec 2016)

Finanse placówki

445

Dyrektor powinien rozważnie wydatkować środki pieniężne i korzystać w tej kwestii z pomocy fachowców. Nieprzemyślane koszty mogą skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności i nawet zakazem zajmowania w przyszłości stanowisk kierowniczych w oświacie.

Obowiązki dyrektora związane ze szkolnymi finansami

Zgodnie z art. 39 ust. 1 pkt 1 i 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r., poz. 2156 z późn. zm.) dyrektor publicznej szkoły w szczególności kieruje jej działalnością, reprezentuje ją na zewnątrz, dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. W ramach tych kompetencji dyrektor jest uprawniony do dysponowania środkami finansowymi szkoły, w tym może zaciągać zobowiązania w imieniu i na rzecz szkoły do wysokości środków finansowych przewidzianych w rocznym planie finansowym, zgodnie z przeznaczeniem wydatków określonym postanowieniami planu. Gospodarowanie środkami musi odpowiadać zapisom planu. Wydatki, np. na wynagrodzenia osobowe, usługi, dostawy energii, zakup materiałów, remonty i konserwacje muszą się mieścić w kwotach i ramach podziałek klasyfikacyjnych obowiązującego planu finansowego. Powinny także być prawidłowo i terminowo rozliczane z organem prowadzącym, co wymaga przestrzegania obowiązków odpowiedniego dokumentowania, a także przestrzegania procedur przewidzianych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164). Uogólniając, gospodarowanie środkami finansowymi musi być rzetelne, celowe, oszczędne i efektywne. Dyrektor jako kierownik danej jednostki jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej (art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). Jako kierownik jednostki oświatowej ma uprawnienia do uruchamiania środków pieniężnych (w formie bezgotówkowej lub gotówkowej), najlepiej po skontrolowaniu przez głównego księgowego (art. 54 u.f.p.). W szkołach niepublicznych obowiązki dyrektora określa statut.

Najczęstsze uchybienia

Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach (WK-60.23.2643.2012, www.rio.gov.pl) po jednej z kontroli w publicznych szkołach w szczególności podkreśliła, że szkoła musi posiadać nadany własny numer NIP i nie powinna w obrocie używać numeru NIP nadanego zespołowi ekonomiczno-administracyjnemu szkół (ZEAS). W konsekwencji nie powinna także gromadzić w swoich księgach rachunkowych dowodów księgowych wystawionych na taki zespół. W przypadku gdy rachunki lub faktury są wystawiane na instytucję rozliczającą szkołę, na jednostkę oświatową powinny następnie zostać wystawione dokumenty obciążające kosztami, które przypadają na daną szkołę. Zdaniem RIO w sytuacji, gdy ZEAS z jednego rachunku bankowego założonego przez gminę wykonuje operacje dotyczące więcej niż jednej placówki, dyrektor nie ma możliwości wykonywania funkcji kierownika i zarządzania finansami, dlatego gmina powinna zadbać o otwarcie dla poszczególnych szkół odrębnych rachunków w swoim banku. Skoro dyrektor dysponuje środkami finansowymi i odpowiada za ich wykorzystanie, powinien zatwierdzać dokumenty dotyczące ponoszonych wydatków. Niewystarczająca jest ich akceptacja przez osoby upoważnione do reprezentowania ZEAS. Dyrektor szkoły musi mieć realną możliwość wydania polecenia dokonania odpowiedniej operacji gospodarczej.

Dyrektor jako kierownik danej jednostki jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej (art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z póên. zm.). Jako kierownik jednostki oświatowej ma uprawnienia do uruchamiania środków pieniężnych (w formie bezgotówkowej lub gotówkowej), najlepiej po skontrolowaniu przez głównego księgowego (art. 54 u.f.p.). 

Plan finansowy

Dyrektor publicznej szkoły ma obowiązek zadbania o to, aby co roku został opracowany nowy plan finansowy. Plan musi zostać zaopiniowany przez szkolne organy: Radę Pedagogiczną, Radę Szkoły i Radę Rodziców, bez względu na kolejność wydania opinii (art. 41 ust. 2 pkt 2, art. 50 ust. 2 pkt 2, art. 54 ust. 2 pkt 3 ustawy o systemie oświaty), a także przesłany do weryfikacji organowi prowadzącemu. Ostatecznie plan finansowy jest zatwierdzany uchwałą Rady Pedagogicznej, ewentualnie także przez organ prowadzący, jeśli zastrzegł sobie taką kompetencję. Cała procedura musi zostać przeprowadzona przed wejściem planu w życie. Wyłączną odpowiedzialność za terminowe sporządzenie projektu planu ponosi dyrektor, nawet w przypadku gdy w opracowywaniu planu bierze udział lub służy pomocą gminna jednostka obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek lub wspólna obsługa administracyjna, finansowa i organizacyjna prowadzonych szkół. Analogiczne zasady dotyczą wprowadzania zmian do obowiązującego już planu finansowego. Dyrektor powinien ubiegać się o dokonanie w nim zmian w sytuacji, gdy widzi potrzebę wykonania wydatków, które nie są ujęte w planie.

Tytułem przykładu Regionalna Komisja Orzekająca w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych przy RIO w Krakowie w orzeczeniu z dnia 28 czerwca 2012 r. (sygn. akt RKO-522/3/12, //www.mf.gov.pl) orzekła, że nieprawidłowe było działanie dyrektora, który zlecił i zapłacił za wykonanie monitoringu w szkole w sytuacji, gdy wykonanie takich robót nie było przewidziane w planie finansowym, a dyrektor kierował się jedynie ustnym zapewnieniem organu prowadzącego, że w budżecie zostaną przewidziane finanse na realizację tego zadania. Dyrektor naruszył zasady zaciągania zobowiązań, nie wszczął procedury zmieniającej plan finansowy ani też nie uzgodnił z głównym księgowym możliwości finansowania wydatku.

W szkołach niepublicznych plan nie jest obowiązkowy, chyba że obowiązek jego sporządzania wynika ze statutu.

Wewnętrzna kontrola

Zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych dyrektor szkoły publicznej (jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych) powinien ustalić system kontroli zarządczej. Proces ten obejmuje wszelkie działania polegające na przygotowaniu i realizacji operacji gospodarczych pobierania i wydatkowania środków, ich ewidencję oraz sprawozdawczość. Powinien umożliwiać rzetelne i bieżące informowanie dyrektora o celowości podejmowania decyzji o wydatkach i zaciąganych zobowiązaniach, stanie realizacji planowanych dochodów, zgodności działalności z obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi regulacjami, ewentualnych nieprawidłowościach i nadużyciach z zakresu gospodarowania finansami w szkole, rzetelności i wiarygodności sprawozdań, ochronie mienia i zasobów, prawidłowości przepływu informacji, skuteczności zarządzania ryzykiem itp.

Na bieżąco powinna być wykonywana wstępna merytoryczna kontrola dokumentów księgowych − przez pracownika upoważnionego do wykonywania określonych zadań związanych z dysponowaniem środkami finansowymi i mieniem, a także wstępna kontrola dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych − przez głównego księgowego jednostki. Zaleca się, aby przed dokonaniem operacji finansowej przez dyrektora tego typu działania były autoryzowane przez upoważnionego pracownika (np. głównego księgowego). Dyrektor powinien wstrzymywać się od wykonania operacji, które mogłyby doprowadzić do przekroczenia planu wydatków, i podejmować odpowiedni działania w tej kwestii, np. wycofanie się jednostki z transakcji z kontrahentem lub zmiana planu wydatków. Dokumenty potwierdzające dokonanie wydatku powinny być dekretowane. Konieczne jest także stałe monitorowanie prawidłowości zapisów wprowadzonych do ksiąg rachunkowych.

W literaturze podkreśla się, że ważnym zagadnieniem kontroli zarządczej jest m.in. ustalenie przez dyrektora na piśmie obowiązków poszczególnych pracowników w zakresie wykonywania gospodarki 
finansowej, np. określenie kto kontroluje lub podpisuje konkretne dokumenty, kto dokonuje wypłat z kasy lub wykonuje przelewy bank...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy