Biuletyn Informacji Publicznej

Prawo do informacji publicznej określone zostało już w ustawie zasadniczej. Zgodnie bowiem z art. 61 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej: „Obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa”. Doprecyzowanie tego prawa nastąpiło w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (u.d.i.p.). Wynikają z niej dwie drogi pozyskiwania informacji publicznej. Pierwsza to złożenie odpowiedniego wniosku do właściwego organu, druga – zasięgnięcie informacji z Biuletynu Informacji Publicznej (BIP), który jest systemem stron internetowych służących powszechnemu i bezpłatnemu dostępowi do informacji publicznej. Dostęp do informacji zawartych w biuletynie jest możliwy poprzez:

• stronę główną znajdującą się pod adresem www.bip.gov.pl, która zawiera adresy do stron podmiotowych BIP oraz podstawowe informacje o podmiotach, takie jak nazwa, dane teleadresowe, informacje o redaktorze strony,
• strony podmiotowe przygotowane przez podmioty ustawowo zobowiązane do ich prowadzenia wraz z informacjami na temat prowadzonej przez siebie działalności.

W poprzednim numerze „Monitora Dyrektora Szkoły” opisałem możliwości uzyskania informacji publicznej na wniosek osoby zainteresowanej, więc tę drogę tutaj pomijam, skupiając się na obowiązku prowadzenia przez szkoły strony podmiotowej BIP. Jednak czy na pewno jest to obowiązek?

Obowiązek prowadzenia strony podmiotowej BIP

Przeglądając strony internetowe szkół i placówek oświatowych, można odnieść wrażenie, że prowadzenie strony podmiotowej BIP jest przywilejem, a nie obowiązkiem dyrektorów. Wielu z nich jej bowiem nie prowadzi. Co na to przepisy prawa? W myśl art. 4 ust. 1 pkt 5 u.d.i.p. obowiązane do udostępnienia informacji publicznej są m.in. podmioty reprezentujące jednostki organizacyjne, które wykonują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym. Co więcej, zgodnie z art. 68 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo oświatowe dyrektor szkoły lub placówki wykonuje zadania związane z zapewnieniem bezpieczeństwa uczniom i nauczycielom w czasie zajęć organizowanych przez szkołę lub placówkę. Jest także odpowiedzialny za realizację przez szkołę zadań dydaktyczno-wychowawczych. Wynika z tego, że dyrektor szkoły, jako organ reprezentujący jednostkę organizacyjną, która wykonuje zadania publiczne m.in. w powyższym zakresie, jest w świetle art. 4 ust. 1 pkt 5 u.d.i.p., podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej – także na stronie BIP (por. wyrok WSA w Krakowie z dnia 29 kwietnia 2010 r., sygn. akt II SAB/Kr 33/10). Obowiązek ten dotyczy zarówno szkół publicznych, jak i niepublicznych, ponieważ te drugie także wykonują zadania publiczne. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 grudnia 2011 r., sygn. akt I OSK 1630/11, wskazał, że: „W świetle art. 70 Konstytucji RP oraz przepisów ustawy o systemie oświaty nie ulega wątpliwości, że oświatę oraz kształcenie należy zaliczyć do zadań publicznych, nawet gdy są one wykonywane przez szkoły niepubliczne. Jest bowiem oczywiste, że forma, w jakiej ustawodawca umożliwił wykonywanie zadań oświatowych, w tym. m.in. prowadzenie szkoły przez osoby prawne lub osoby fizyczne, nie przesądza o odmiennym charakterze zadań wykonywanych w ramach systemu oświaty. Podmioty reprezentujące takie szkoły są zatem obowiązane do udostępniania informacji publicznych w zakresie dotyczącym wykonywania przez te szkoły zadań publicznych”.

Dyrektor szkoły, jako organ reprezentujący jednostkę organizacyjną, która wykonuje zadania publiczne m.in. w powyższym zakresie, jest w świetle art. 4 ust. 1 pkt 5 u.d.i.p., podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej – także na stronie BIP. 

Warto zaznaczyć, że ustawa o dostępie do informacji publicznej wskazuje też na odrębność stron BIP od zwykłych stron internetowych, więc zwykła strona internetowa nie może zastępować strony BIP nawet gdy umieścimy na niej wszystkie potrzebne informacje. Zresztą prowadzenie strony podmiotowej BIP jest nie tylko korzystne dla osób szukających informacji na temat danego podmiotu, ale również dla samego podmiotu. Ogranicza się w ten sposób liczbę zapytań kierowanych w trybie dostępu do informacji publicznej, co wiąże się z odciążeniem pracowników od dodatkowych obowiązków związanych z udzielaniem wyczerpującej odpowiedzi. Jeśli bowiem zapytanie dotyczy informacji, które umieszczone zostały już na stronie BIP, to wystarczy o tym poinformować wnioskodawcę odsyłając go do odpowiedniego adresu.

Wymogi w zakresie zawartości strony podmiotowej BIP

Minimalne wymagania w zakresie zawartości stron podmiotowych BIP określone zostały w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej. Zgodnie z § 11 strona BIP powinna w szczególności zawierać:

1. logo (znak graficzny) BIP, umieszczone w górnej części strony;
2. adres redakcji strony podmiotowej BIP;
3. imię i nazwisko, numer telefonu i telefaksu oraz adres poczty elektronicznej co najmniej jednej z osób redagujących stronę podmiotową BIP;
4. instrukcję korzystania ze strony podmiotowej BIP;
5. menu przedmiotowe umożliwiające odnalezienie:
   - właściwych dla podmiotu informacji publicznych,
   - innych informacji publicznych, a w szczególności takich, których publikacja leży w interesie publicznym, zaspokaja potrzeby obywateli i ich wspólnot, wspiera rozwój społeczeństwa obywatelskiego lub przyczynia się do polepszenia działalności podmiotu udostępniającego informacje,
   - informacji publicznych przeznaczonych do publikacji w BIP na podstawie przepisów odrębnych;
6. moduł wyszukujący.

Zwykła strona internetowa nie może zastępować strony BIP nawet gdy umieścimy na niej wszystkie potrzebne informacje. 

Warto też pamiętać, że niedopuszczalne jest umieszczanie reklam czy innych treści o charakterze marketingowym na stronie podmiotowej BIP. Jest to bowiem strona, której charakter jest czysto informacyjny, odnoszący się do treści publicznych, a więc nie może mieć cech komercyjnych. Nie można zatem zamieszczać na niej także linków do stron komercyjnych, ogłoszeń, list referencyjnych, banerów czy choćby aktywnego elementu z mapą pochodzącą od komercyjnie działającego podmiotu.

Zakres informacji publikowanych w BIP

Podmioty obowiązane do prowadzenia BIP publikują w nim informacje publiczne. W szkole lub placówce oświatowej będą to w szczególności informacje dotyczące:

• statusu prawnego szkoły lub placówki (akt założycielski, statut oraz inne akty prawa wewnątrzszkolnego, wskazanie organu prowadzącego oraz sposobu finansowania, wskazanie organu nadzorującego),
• struktury organizacyjnej (godziny pracy, liczba oddziałów)
• przedmiotu działalności i kompetencji (cele i zadania szkoły),
• organów i osób sprawujących w nich funkcje ze wskazaniem ich kompetencji,
• struktury własnościowej,
• majątku, którym dysponuje szkoła,
• zasad funkcjonowania szkoły (tryb działania w zakresie wykonywania zadań publicznych oraz działalność w ramach gospodarki budżetowej i pozabudżetowej, sposoby stanowienia aktów publicznoprawnych, sposoby przyjmowania i załatwiania spraw, stan przyjmowanych spraw, kolejność ich załatwiania lub
• rozstrzygania, prowadzenie rejestrów, ewidencji i archiwów oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych, nabór kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska, w zakresie określonym w przepisach odrębnych),
• danych publicznych (treść aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć, dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających, treść orzeczeń sądów, stanowiska w sprawach publicznych, treść innych wystąpień i ocen dokonywanych przez organy władzy publicznej, informacje o stanie szkoły),
• majątku publicznego.

Jak widać, udostępnieniu podlegają dokumenty urzędowe. Trzeba więc wiedzieć, że dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy. Informacje publiczne udostępniane w BIP nie mogą zawierać niewyjaśnionych skrótów, z wyjątkiem skrótów powszechnie przyjętych i zrozumiałych.
Szkoła, umieszczając informacje w Biuletynie Informacji Publicznej, jest ponadto obowiązana do: 

• oznaczenia informacji danymi określającymi podmiot udostępniający informację; 
• podania w informacji danych określających tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji; 
• dołączenia do informacji danych określających tożsamość osoby, która wprowadziła informację do Biuletynu Informacji Publicznej; 
• oznaczenia czasu wytworzenia informacji i czasu jej udostępnienia; 
• zabezpieczenia możliwości identyfikacji czasu rzeczywistego udostępnienia informacji.

Ze względu na dużą liczbę informacji publicznych podlegających udostępnieniu mało prawdopodobne jest zamieszczenie ich wszystkich w Biuletynie Informacji Publicznej. Należy więc tam umieścić także informacje dotyczące sposobu dostępu do informacji publicznych będących w posiadaniu szkoły czy placówki oświatowej i nieudostępnionych na stronie BIP. Mnogość informacji sprzyja powstawaniu chaosu, dlatego bardzo ważne jest odpowiednie zredagowanie strony, by przeciętny użytkownik internetu nie miał problemów ze sprawnym wyszukiwaniem interesujących go informacji. Ułatwieniem będą niewątpliwie czytelne menu, wyszukiwarka haseł pozwalająca szybko dotrzeć do odpowiednich informacji czy dokumentów, a także odnośniki do podobnych zagadnień.

Jak założyć stronę podmiotową BIP?

Jeżeli już wiadomo, jak powinna wyglądać strona podmiotowa Biuletynu Informacji Publicznej, należy odpowiedzieć na pytanie, co zrobić, żeby strona ta zaistniała online i każdy obywatel miał do niej dostęp. Do nieodpłatnego zakładania i prowadzenia stron podmiotowych BIP służy Scentralizowany System Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP). Jest to aplikacja, która umożliwia założenie i prowadzenie stron podmiotowych BIP. Informacje może tam zamieszczać wyłącznie administrator lub redaktor strony podmiotowej BIP. Wymienione funkcje mogą uzyskać jedynie pracownicy podmiotów publicznych posiadających konto na platformie ePUAP, bowiem od 2017 r. SSDIP jest zintegrowany z systemem Profil Zaufany i tylko za jego pośrednictwem można się zalogować na własny BIP. SSDIP jest realizacją art. 9 ust. 4 pkt. 3 u.d.i.p., który nakłada na ministra właściwego do spraw informatyzacji obowiązek nieodpłatnego udostępnienia przykładowego oprogramowania służącego do tworzenia stron Biuletynu Informacji Publicznej. Korzystanie z SSDIP nie jest jednak obowiązkowe. Podmioty wytwarzające informacje publiczne mogą zamówić kompleksową usługę prowadzenia BIP. Wystarczy w tym celu skorzystać z bogatej oferty firm specjalizujących się w tym zakresie. Trzeba jednak pamiętać o gwarancji zapewnienia bezpieczeństwa danych umieszczanych na stronach podmiotowych BIP, która będzie możliwa przy zastosowaniu programowych lub sprzętowo-programowych rozwiązań technicznych uniemożliwiających zniszczenie lub modyfikację informacji publicznych zawartych w BIP przez osoby nieuprawnione. 

Podmioty, które mają stronę Biuletynu Informacji Publicznej, a więc także szkoły i placówki oświatowe, są zobowiązane do poinformowania o tym fakcie ministra właściwego do spraw informatyzacji poprzez dokonanie rejestracji i przekazanie informacji, niezbędnych do prowadzenia strony głównej BIP, w tym o adresie internetowym utworzonej przez siebie strony podmiotowej BIP. Przekazywanie informacji odbywa się przez moduł administracyjny dostępny na stronie głównej BIP: www.bip.gov.pl. 
 

Pamiętać trzeba o aktualizacji zmian w treści informacji znajdujących się na stronie głównej BIP, w terminie zapewniającym zachowanie zgodności treści strony głównej i stron podmiotowych BIP, niezwłocznie po wprowadzeniu na stronie podmiotowej BIP tych zmian. Jest to niezmiernie istotne w przypadku likwidacji placówki, a obecnie przecież niezbędne będzie usunięcie stron podmiotowych BIP gimnazjów. 
Dobre zaprojektowanie i aktualizowanie na bieżąco strony podmiotowej BIP wymaga dużego nakładu pracy. Ze względu na jej wagę i szczególną rolę warto, by dyrektor powierzył to zadanie osobie precyzyjnej i odpowiedzialnej, która na bieżąco będzie wprowadzała do niej niezbędne informacje. Będzie to korzystne nie tylko w kontekście wywiązywania się z obowiązku prawnego, gdyż jawność i łatwy dostęp do informacji na temat działalności szkoły pozwoli także na skuteczne budowanie zaufania, tak niezbędnego do utrzymywania dobrych relacji z rodzicami i otoczeniem.