Zasady potwierdzania dokumentów w postępowaniu awansowym

Uzyskanie kolejnego stopnia awansu zawodowego jest przeprowadzane w drodze postępowania, które jest uregulowane w Karcie Nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 2215) oraz w dwóch rozporządzeniach:

• rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz. U. z 2013 r., poz. 393 z późn. zm.),
• rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 lipca 2018 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz. U. z 2018 r., poz. 1574 z późn. zm.).

Pierwszy z tych aktów prawnych jest obecnie uznawany przez Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP) za uchylony, natomiast nie jest to do końca prawda, z uwagi na obowiązywanie przepisów przejściowych dotyczących awansu zawodowego. Reforma z dnia 1 września 2018 r. powiązała procedurę awansu z oceną pracy nauczyciela, zmieniła wymogi dotyczące poszczególnych stopni awansu, jak również skład komisji konkursowych. Wydłużono również czas, który musiał upłynąć od zdobycia stopnia awansu zawodowego, aby można było rozpocząć staż na kolejny stopień. Zgodnie z brzmieniem art. 9d
ust. 4 Karty Nauczyciela z dnia 1 września 2018 r. nauczyciel kontraktowy mógł rozpocząć staż na stopień nauczyciela mianowanego po przepracowaniu w szkole co najmniej 3 lat, a nauczyciel mianowany mógł rozpocząć staż na stopień nauczyciela dyplomowanego po przepracowaniu w szkole co najmniej 4 lat od dnia nadania poprzedniego stopnia awansu zawodowego. Obecnie są to odpowiednio: dwa lata i rok, co oznacza, że powrócono do stanu prawnego sprzed dnia 1 września 2018 r. Taka sytuacja spowodowała jednak spore zamieszanie w przepisach, bowiem w efekcie przepisy przejściowe dotyczące awansu zawodowego znajdują się w dwóch aktach prawnych:

• ustawie z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 17),
• ustawie z dnia 13 czerwca 2019 r. o zmianie ustawy Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2019 r., poz. 1287).

Przykładowe regulacje przejściowe:

• art. 125 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, zgodnie z którym staż na kolejny stopień awansu zawodowego nauczyciela rozpoczęty i niezakończony przed dniem 1 września 2018 r. jest odbywany według dotychczasowych przepisów;
• art. 127 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, zgodnie z którym w przypadku nauczycieli, którzy zakończyli staż na kolejny stopień awansu zawodowego przed dniem 1 września 2018 r., lecz do tego dnia nie otrzymali oceny dorobku zawodowego za okres stażu lub nie złożyli wniosku o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego lub egzaminacyjnego, ocena dorobku zawodowego nauczyciela za okres stażu jest dokonywana oraz postępowanie kwalifikacyjne lub egzaminacyjne jest prowadzone według dotychczasowych przepisów;
• art. 11 ustawy z dnia 13 czerwca 2019 r. o zmianie ustawy Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw, zgodnie z którym w przypadku nauczycieli, którzy zakończyli staż na kolejny stopień awansu zawodowego w okresie od dnia 1 września 2018 r. do dnia 31 sierpnia 2019 r., lecz do dnia 31 sierpnia 2019 r. nie otrzymali oceny pracy nauczyciela po zakończeniu stażu lub nie złożyli wniosku o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego lub egzaminacyjnego, ocena pracy nauczyciela po zakończeniu stażu jest dokonywana oraz postępowanie kwalifikacyjne lub egzaminacyjne jest prowadzone według dotychczasowych przepisów.

W konsekwencji stosowania tych przepisów przejściowych obowiązywać zatem będą regulacje przywołanych wcześniej dwóch rozporządzeń w sprawie awansu zawodowego. Przykładowo, jeżeli staż zakończył się przed dniem 1 września 2018 r., a nauczyciel nie złożył jeszcze wniosku o podjęcie postępowania, wówczas w momencie jego składania dokumentacja dołączona do wniosku musi spełniać wymogi rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli.
Oznacza to, że nauczyciel realizuje wymogi właśnie tego rozporządzenia i zgodna z tym rozporządzeniem musi być także dokumentacja dołączona do wniosku, która zgodnie z § 9 ust. 1 obejmuje:

• poświadczone kopie dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje zawodowe, a także poświadczoną kopię aktu nadania stopnia awansu zawodowego;
• zaświadczenie dyrektora szkoły zawierające informacje o:
• wymiarze zatrudnienia nauczyciela oraz nauczanym przez niego przedmiocie lub rodzaju prowadzonych zajęć w dniu wydania zaświadczenia oraz w okresie odbywania stażu; w przypadku nauczyciela, który w okresie odbywania stażu zmienił miejsce zatrudnienia, oraz nauczyciela zatrudnionego w kilku szkołach, w każdej w wymiarze niższym niż połowa obowiązkowego wymiaru zajęć, łącznie w wymiarze co najmniej połowy obowiązkowego wymiaru zajęć, należy załączyć zaświadczenia ze wszystkich szkół, w których nauczyciel był zatrudniony w okresie stażu,
• dacie zatwierdzenia planu rozwoju zawodowego nauczyciela,
• dacie złożenia przez nauczyciela sprawozdania z realizacji planu rozwoju zawodowego,
• uzyskanej przez nauczyciela ocenie dorobku zawodowego za okres stażu oraz dacie jej dokonania, a w przypadku nauczyciela, który w okresie odbywania stażu zmienił miejsce zatrudnienia – także o ocenie dorobku zawodowego za okres stażu odbytego w poprzednim miejscu zatrudnienia;
• opis i analizę realizacji wymagań określonych w § 8 ust. 2 rozporządzenia, w szczególności ze wskazaniem uzyskanych efektów;
• poświadczoną kopię dyplomu lub świadectwa potwierdzającego zaawansowaną znajomość języka obcego – jeżeli nauczyciel realizował zadanie, o którym mowa w § 8 ust. 2 pkt 4 lit. d (uzyskanie umiejętności posługiwania się językiem obcym na poziomie zaawansowanym, a w przypadku nauczycieli języków obcych – uzyskanie umiejętności posługiwania się drugim językiem obcym na poziomie zaawansowanym). 

Obecnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie awansu zawodowego z dnia 26 lipca 2018 r. wskazuje natomiast, że w przypadku nauczyciela ubiegającego się o awans na stopień nauczyciela dyplomowanego dokumentacja musi spełniać wymogi § 9 ust. 2 nowego rozporządzenia, czyli obejmować:

• kopie dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje zawodowe poświadczone przez dyrektora szkoły za zgodność z oryginałem;
• zaświadczenie dyrektora szkoły o:
• wymiarze zatrudnienia nauczyciela oraz nauczanym przez niego przedmiocie lub rodzaju prowadzonych zajęć w dniu wydania zaświadczenia oraz w okresie odbywania stażu, ze wskazaniem wszystkich szkół, w których nauczyciel odbywał staż,
• dacie zatwierdzenia planu rozwoju zawodowego i dacie złożenia przez nauczyciela sprawozdania z realizacji tego planu,
• przyczynach wydłużenia okresu stażu oraz zaliczenia dotychczas odbytego stażu w przypadkach określonych w art. 9d ust. 5 i 5a oraz art. 9f ust. 2 i 4 Karty Nauczyciela, ze wskazaniem podstawy prawnej odpowiednio wydłużenia albo zaliczenia okresu stażu oraz okresu nieobecności w pracy lub niepozostawania w stosunku pracy;
• kopię sprawozdania z realizacji planu rozwoju zawodowego poświadczoną przez dyrektora szkoły za zgodność z oryginałem;
• kopię karty oceny pracy dokonanej po zakończeniu stażu poświadczoną przez dyrektora szkoły za zgodność z oryginałem;
• opis i analizę sposobu realizacji jednego wymagania wybranego spośród określonych w § 8 ust. 3 pkt 1–3 rozporządzenia i jednego wymagania wybranego spośród określonych w § 8 ust. 3 pkt 4 rozporządzenia, w szczególności ze wskazaniem uzyskanych efektów dla nauczyciela i szkoły;
• kopię dyplomu lub świadectwa potwierdzającego znajomość języka obcego na poziomie podstawowym, o których mowa w przepisach w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli, poświadczoną przez pracodawcę za zgodność z oryginałem – jeżeli nauczyciel realizował zadanie, o którym mowa w § 8 ust. 3 pkt 4 lit. c rozporządzenia (uzyskanie umiejętności posługiwania się językiem obcym na poziomie podstawowym, a w przypadku nauczycieli języków obcych – umiejętności posługiwania się drugim językiem obcym na poziomie podstawowym);
• kopię aktu nadania stopnia nauczyciela mianowanego poświadczoną przez dyrektora szkoły za zgodność z oryginałem.

Należy tu zwrócić uwagę na istotną różnicę między tymi aktami. Otóż rozporządzenie z 2013 r. nie wskazywało, kto dokonuje poświadczenia dokumentów. Pojawia się pytanie, jakie to ma znaczenie w kontekście faktu, że postępowanie w sprawie nadania stopnia awansu zawodowego jest postępowaniem, w którym wydaje się decyzję administracyjną, a zatem mają do niego zastosowanie regulacje Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 256 z późn. zm.). 
Na stronie Kuratorium Oświaty w Łodzi znajduje się następująca informacja: „Zgodnie z art. 76a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 z późn. zm.), nauczyciel ubiegający się o nadanie stopnia awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego może zamiast oryginału dokumentu złożyć jego odpis, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez:

• notariusza,
• organ państwowy lub podmiot wykonujący zadania z zakresu administracji publicznej, jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu (np.: w stosunku do dyplomu ukończenia szkoły wyższej przez jej rektora, w stosunku do świadectw ukończenia studiów podyplomowych przez odpowiedni organ szkoły wyższej, w stosunku do świadectw ukończenia kursów kwalifikacyjnych przez dyrektora właściwego ośrodka doskonalenia nauczycieli, w stosunku do aktu nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego przez odpowiedni organ administracji samorządowej),
• występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem lub radcą prawnym, o ile do złożonego wniosku zostało załączone opłacone pełnomocnictwo.

[...] Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz. U. z 2013 r., poz. 393) w § 9 ust. 1 pkt 1 i § 9 ust. 2 pkt 1 zobowiązuje do przedkładania poświadczonych kopii, a nie określa jednoznacznie, kto dokonuje potwierdzania kopii składanych dokumentów, więc powyższe zasady poświadczania odpisów i kopii dokumentów znajdują zastosowanie także wobec odpisów i kopii przedkładanych w postępowaniu na stopień awansu zawodowego”. Te wyjaśnienia odnoszą się do poprzedniego rozporządzenia w sprawie awansu zawodowego, tj. z roku 2013, które istotnie nie wskazuje, kto poświadcza dokumenty. Z wyjaśnień tych wynika wprost, że niezbędne jest stosowanie regulacji Kodeksu postępowania administracyjnego. 
Najistotniejsza jest tu zatem regulacja art. 76a § 2 k.p.a., zgodnie z którą zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.
Są to oczywiście zasady określone w przytoczonym wyżej komunikacie Kuratorium Oświaty w Łodzi. Zauważyć jednak należy, że nie jest to jedyna możliwość poświadczenia dokumentu, bowiem zgodnie z art. 76a § 2b k.p.a. upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem, na żądanie strony poświadcza zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. Poświadczenie obejmuje podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony – również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu.
 

Na koniec należy zauważyć, że w tych przypadkach, w których nowe rozporządzenie w sprawie awansu zawodowego wprowadza własne zasady poświadczania, należy stosować je przed regulacjami k.p.a. Przykładowo, § 9 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia wskazuje, że do wniosku o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego dla nauczyciela ubiegającego się o awans na stopień nauczyciela dyplomowanego dołącza się również kopię aktu nadania stopnia nauczyciela mianowanego poświadczoną przez dyrektora szkoły za zgodność z oryginałem.