Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor i finanse

12 czerwca 2018

NR 69 (Styczeń 2017)

Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – kłopot czy miła niespodzianka na święta?

0 394

Okres przedświąteczny to czas, kiedy pracodawcy częściej niż w innych miesiącach oferują swoim pracownikom pomoc materialną. Do najczęstszych i najchętniej podejmowanych form działalności socjalnej zaliczyć należy organizację spotkań opłatkowych, przyznawanie paczek świątecznych, jak również zapomóg pieniężnych dla pracowników, których rodziny ze względu na trudną sytuację finansową takiej pomocy potrzebują. Dyrektor szkoły jako pracodawca pełni rolę administratora funduszu, a zatem gospodaruje środkami zgromadzonymi na Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. 

Za prawidłowe pełnienie funkcji dysponenta środków z funduszu należy uznać takie przyznawanie świadczeń socjalnych, które jest zgodne z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 800), dalej u.z.f.ś.s., regulaminem funduszu oraz kryterium socjalnym. Konsekwencją błędnego gospodarowania funduszem może być powstanie zaległości podatkowych oraz składkowych, jak również ukaranie karą grzywny. Od nieprawidłowo przyznanego świadczenia pracodawca będzie zobowiązany uiścić składki na ubezpieczenie społeczne oraz podatek należny ponad kwotę zwolnienia. Zastosowanie reguł umieszczonych w niniejszym artykule pomoże uniknąć negatywnych skutków nieumiejętnego administrowania funduszem, a świąteczna pomoc pozostanie miłą niespodzianką.

Zasady tworzenia funduszu socjalnego

Fundusz socjalny w szkołach publicznych jest tworzony obligatoryjnie bez względu na liczbę zatrudnionych osób. W szkołach niepublicznych fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, przy czym układ zbiorowy pracy może również postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony. U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w przedmiocie rezygnacji z tworzenia funduszu może zawierać regulamin wynagradzania. W szkołach niepublicznych, w których według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudnionych jest mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, dyrektorzy mogą tworzyć fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Dopuszczalne jest również zadecydowanie o nietworzeniu funduszu socjalnego oraz o niewypłacaniu świadczeń urlopowych, a jeśli pracownicy przedszkola niepublicznego nie są objęci układem zbiorowym pracy ani regulaminem wynagradzania, to informacja w tym przedmiocie powinna zostać przekazana pracownikom do końca stycznia danego roku kalendarzowego.

Regulamin funduszu

Kolejnym, po ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, aktem regulującym politykę socjalną w szkole jest regulamin ZFŚS. Jego rolą jest doprecyzowanie ustawowych reguł poprzez wskazanie osób uprawnionych do korzystania z funduszu socjalnego, zasad jego tworzenia, sposobu, w jaki

Fundusz socjalny w szkołach publicznych jest tworzony obligatoryjnie bez względu na liczbę zatrudnionych osób. W szkołach niepublicznych fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

gromadzone są środki, celów i rodzajów działalności socjalnej oraz określenie oferowanych świadczeń wraz z kryterium ich przyznawania. Dla przykładu, jeśli regulamin przewiduje przyznawanie zapomóg, powinien on w szczególności określać: kryteria decydujące o przyznaniu zapomogi, konkretne sytuacje, w których są one wypłacane, częstotliwość ich wypłacania, granice minimalnej i maksymalnej wysokości świadczenia, terminy wypłaty, rodzaje dokumentów potwierdzających spełnienie warunków przyznania zapomogi. Decyzję o przyznaniu świadczenia socjalnego podejmuje dyrektor szkoły w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników, może również zostać powołana komisja socjalna, która pełni jedynie funkcje pomocowe i doradcze.

Regulamin ZFŚS powinien wskazywać między innymi krąg podmiotów uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych. Osoby te są wprost wymienione w art. 2 ust. 5 u.z.f.ś.s. Obok pracowników i ich rodzin, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodzin regulamin może uprawniać do świadczeń socjalnych również członków rodzin zmarłych pracowników oraz zmarłych emerytów i rencistów, osoby pobierające świadczenia przedemerytalne, pracowników przebywających na urlopach dla poratowania zdrowia, macierzyńskich, wychowawczych, rodzicielskich czy zwolnieniach lekarskich. Beneficjentami pomocy socjalnej z funduszu mogą być również zleceniobiorcy oraz pracownicy tymczasowi. Z uwagi na to, że zgodnie z założeniami ustawy przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, regulamin nie może uzależniać prawa otrzymania świadczenia i jego wysokości od rodzaju umowy o pracę, długości jej trwania, wymiaru etatu, stażu pracy czy wysokości wynagrodzenia pracownika, które to elementy nie mieszczą się bezpośrednio w definicji kryterium socjalnego. Dokumentami potwierdzającymi sytuację bytową pracownika mogą być roczne zeznania podatkowe, zaświadczenia o zarobkach członków rodziny, jak również oświadczenie pracownika o stanie rodzinnym, majątkowym, wysokości dochodu. Dokumenty te powinny być określone w regulaminie i przedłożenia tylko tych dokumentów może żądać dyrektor. Warto wskazać, iż w przypadku, gdy oboje małżonkowie są zatrudnieni w jednej placówce, każde z nich może ubiegać się o świadczenia z funduszu z tym zastrzeżeniem, że ubiegając się o świadczenie w postaci paczki świątecznej dla jednego wspólnego dziecka, obojgu rodzicom przysługuje jedna paczka. Z drugiej strony, jeśli pracownik zatrudniony jest w kilku placówkach, to o ile w każdej z tych placówek został utworzony fundusz socjalny, to może ubiegać się o świadczenia w każdej z nich, a regulamin ZFŚS nie może tego prawa ograniczać.

Warto zwrócić uwagę, iż wszyscy uprawnieni muszą mieć umożliwione zapoznanie się z regulaminem funduszu poprzez umieszczenie go np. w sekretariacie szkoły, dodatkowo wszystkie uprawnione osoby muszą zostać powiadomione o sposobie i terminie składania wniosków, o ile nie wynika to wprost z regulaminu. Informację tę można umieścić na szkolnej tablicy ogłoszeń, stronie internetowej, a osoby niepracujące należy powiadomić listownie.

Kolejną istotną kwestią jest konieczność założenia uprawnionemu odrębnej od akt osobowych pracownika dokumentacji socjalnej.

Kryterium socjalne oraz rodzaje świadczeń – ich oskładkowanie i opodatkowanie

Najbardziej popularnymi rodzajami świątecznych świadczeń pomocowych są paczki świąteczne, karty przedpłacone, bony, talony oraz zapomogi. Choć świadczenia te nie są wprost wymienione w u.z.f.ś.s., to ich przyznawanie uznaje się za dopuszczalne jako mieszczące się w zakresie udzielania pomocy materialnej, o której mowa w art. 2 pkt 1 u.z.f.ś.s. Sąd Najwyższy dopuścił również możliwość finansowania imprezy integracyjnej (np. spotkania opłatkowego)

Wszyscy uprawnieni muszą mieć umożliwione zapoznanie się z regulaminem funduszu poprzez umieszczenie go np. w sekretariacie szkoły, dodatkowo wszystkie uprawnione osoby muszą zostać powiadomione o sposobie i terminie składania wniosków, o ile nie wynika to wprost z regulaminu. 

ze środków zgromadzonych w funduszu (wyrok z 23.10.2008 r., II PK 74/08, Legalis). Co istotne, dyrektor będzie zwolniony z badania sytuacji bytowej pracowników biorących udział w spotkaniu opłatkowym, o ile spełnione zostanie kilka warunków: regulamin funduszu przewiduje możliwość zorganizowania tego typu imprezy, każda osoba uprawniona do świadczeń z ZFŚS ma umożliwiony udział w spotkaniu, a całkowity koszt imprezy został sfinansowany ze środków funduszu. Ostatni z wymienionych warunków jest o tyle istotny, że w przeciwnym wypadku, dyrektor przedszkola zobligowany byłby do zastosowania kryterium socjalnego przy ustalaniu wysokości dopłat od każdego uprawnionego.

Kryterium socjalne polega na konieczności różnicowania wysokości świadczeń w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionych (art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s.). W tym miejscu warto zwrócić uwagę, iż niedozwolone jest finansowanie przez pracodawcę ze środków zgromadzonych na funduszu prezentów czy upominków, jak również różnicowanie wysokości świadczeń tylko na podstawie zarobków pracowników.

W świetle art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 261), dalej: u.p.d.o.f., wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika, w związku z finansowaniem działalności socjalnej, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Do świadczeń rzeczowych zaliczają się paczki świąteczne, natomiast nie są nimi bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi, nawet gdyby były w całości nabyte ze środków ZFŚS oraz w granicach kwoty 380 zł – stanowią przychód ze stosunku pracy i jako taki podlegają opodatkowaniu. Świadczeniami pieniężnymi, korzystającymi z dobrodziejstwa ww. przepisu, jest gotówka bądź karty przedpłacone prepaid, często przyznawane właśnie zamiast bonów czy talonów. Karty te są kwalifikowane jako instrumenty dostępu do wpłaconych na nie wartości pieniężnych i jako takie stanowią świadczenie pieniężne. Sfinansowana w całości z ZFŚS karta prepaid korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego do granicy 380 zł rocznie. 

...

To wydanie dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy