Planowanie budżetu publicznej szkoły na rok 2018. Zadania dyrektora

Opracowanie projektu planu finansowego szkoły

Przygotowanie planu finansowego szkoły poprzedzone jest przygotowaniem projektu tego planu. Projekt planu finansowego, a także plan finansowy, należy sporządzić na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych¹ w tym zakresie oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych².

Informacja do opracowania projektu planu finansowego, zawierająca dane w zakresie dochodów i wydatków budżetowych, jest przekazywana dyrektorowi szkoły przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego (w gminach: wójta, burmistrza, prezydenta miasta).

Na podstawie otrzymanych informacji dyrektor szkoły opracowuje projekt planu finansowego, w szczególności: działy, rozdziały, paragrafy, czyli podziałki klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych³.

Zasięganie opinii rady pedagogicznej, rady szkoły i rady rodziców

Dyrektor zatwierdza projekt planu finansowego szkoły, zapewniając zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej. Przekazuje go zarządowi jednostki samorządu terytorialnego w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji z projektu uchwały budżetowej, lecz nie później niż do dnia 22 grudnia 2017 r.

Zgodnie z wymogami ustawy Prawo oświatowe⁴ dyrektor szkoły przekłada projekt planu finansowego do zaopiniowania organom szkoły: radzie pedagogicznej, radzie szkoły – jeśli została powołana oraz radzie rodziców.

Zarząd jednostki samorządu terytorialnego weryfikuje otrzymane projekty planów finansowych pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej. W przypadku stwierdzenia różnic zarząd wprowadza w nich odpowiednie zmiany, o których informuje dyrektora szkoły w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, lecz nie później niż do 27 grudnia 2017 r.

Jeśli w jednostce samorządu terytorialnego została powołana do obsługi szkół jednostka budżetowa

(tzw. ZEAS, OAS, ZOJO itp.), wówczas projekty planów finansowych powinny być opracowane dla każdej obsługiwanej jednostki budżetowej odrębnie. Ponadto każdy z projektów planu finansowego powinien być zatwierdzony przez kierownika danej oświatowej jednostki budżetowej i przekazany organom uprawnionym do zaopiniowania.

Dostosowanie projektu planu finansowego do uchwały budżetowej

W terminie 21 dni od dnia podjęcia uchwały budżetowej zarząd jednostki samorządu terytorialnego przekazuje dyrektorowi szkoły informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków. Na podstawie otrzymanej informacji dyrektor szkoły dostosowuje projekt planu finansowego do uchwały budżetowej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania tej informacji.

Dyrektor szkoły przekazuje plan finansowy do zaopiniowania radzie szkoły, o ile została ona powołana.

Plan finansowy stanowi podstawę gospodarki finansowej każdej samorządowej jednostki budżetowej od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2018 r.

Tworzenie planu finansowego

Plan finansowy jest częścią budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w związku z tym dyrektor szkoły podczas przygotowywania projektu planu finansowego musi stosować się do wytycznych organu prowadzącego. Organ prowadzący jest związany odgórnymi, uregulowanymi w przepisach prawa terminami w zakresie sporządzania projektu planu finansowego oraz ostatecznego planu. Zostały one określone w ustawie o finansach publicznych oraz w rozporządzeniu w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych⁵. Na podstawie regulacji zawartych w wyżej przywołanych przepisach dyrektor szkoły zobowiązany jest do bezwzględnego zachowania terminów wyznaczonych do wykonania określonych czynności.

Zarząd jednostki samorządu terytorialnego ma obowiązek przekazać dyrektorowi szkoły informacje niezbędne do przygotowania projektu planu finansowego na rok 2018 w terminie 7 dni od dnia przedstawienia projektu uchwały budżetowej. Informacje te dotyczą kwot dochodów oraz wydatków, które zostały przyjęte w projekcie uchwały budżetowej. Działy dochodów zawierają planowane kwoty dochodów bieżących i dochodów majątkowych wg ich źródeł. Natomiast działy wydatków zawierają planowane kwoty wydatków bieżących oraz wydatków majątkowych. Przedstawienie przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego projektu uchwały budżetowej nie jest równoznaczne z przedstawieniem projektu planu finansowego szkoły. Musi on bowiem zostać samodzielnie sporządzony przez dyrektora szkoły w oparciu o przedstawiony projekt uchwały budżetowej.

Dyrektor szkoły zobowiązany jest do sporządzenia projektu planu finansowego w terminie 30 dni od otrzymania od organu prowadzącego informacji niezbędnych do przygotowania projektu planu finansowego na rok 2018.

Projekt winien być sporządzony i złożony nie później niż do dnia 22 grudnia 2017 r. Termin przekazania przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego informacji niezbędnych do sporządzenia planu finansowego ma również wpływ na termin sporządzenia przez dyrektora szkoły projektu planu finansowego.

Zarząd jednostki samorządu terytorialnego ma obowiązek w terminie 21 dni od dnia podjęcia uchwały przekazać dyrektorowi szkoły informację o ostatecznych kwotach dochodów oraz wydatków.

Po uzyskaniu tych informacji dyrektor tworzy plan finansowy na rok budżetowy 2018. Przygotowanie ostatecznej wersji planu finansowego następuje przez zmodyfikowanie projektu planu finansowego szkoły pod kątem ewentualnych zmian przyjętych przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego w ostatecznej wersji uchwały budżetowej na rok 2018.

Zarząd jednostki samorządu terytorialnego weryfikuje projekt planu finansowego z projektem uchwały budżetowej i w przypadku stwierdzenia

różnic wprowadza w nich odpowiednie zmiany, informując o tych zmianach dyrektora szkoły w terminie do dnia 27 grudnia 2017 r.

Plan finansowy, zgodnie z uchwałą budżetową, stanowi podstawę gospodarki finansowej dochodów i wydatków nimi finansowanych.

Zawartość planu finansowego szkoły

W zarządzeniu zarządu jednostki samorządu terytorialnego (w gminie: wójta, burmistrza, prezydenta miasta) znajdują się założenia do planowania wydatków budżetowych na rok 2018 w zakresie:

• wydatków rzeczowych – na poziomie 100% planu, według stanu na dzień 31 lipca 2017 r.;
• wydatków finansowanych dotacją celową z budżetu państwa – na poziomie kwot zaplanowanych w budżecie jednostki samorządu terytorialnego na rok 2017;
• wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi – na poziomie wynagrodzeń obowiązujących w 2017 r., z uwzględnieniem skutków wynagrodzeń od dnia 1 lipca 2017 r. i planowanej od 1 lipca 2018 r. podwyżki wynagrodzeń w wysokości do 5%;
• środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych⁶ – podstawą do obliczenia planowanych w 2018 r. wysokości odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest kwota 3161,77 zł; w przypadku nauczycieli środki na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustala się zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy Karta Nauczyciela⁷ i stosuje się kwotę bazową obowiązującą w dniu 1 stycznia 2012 r., tj. kwotę 2618,10 zł, co wynika z ustawy budżetowej na 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 273).

W założeniach do projektu uchwały budżetowej jednostki samorządu terytorialnego znajdzie się też zapewne zobowiązanie dyrektora szkoły jako kierownika samorządowej jednostki budżetowej do:

1. racjonalnego i oszczędnego planowania wydatków, tak aby wydatki te dokonywane były:

   - w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiąganiu celów,

   - w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

   - w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

2. poszukiwania innych źródeł finansowania działalności bieżącej, inwestycji oraz remontów poprzez składanie wniosków do funduszy celowych i unijnych oraz innych dysponentów środków.

Dyrektor szkoły przygotowuje też propozycje w zakresie inwestycji, zakupów inwestycyjnych i remontów (wraz z częścią opisową), określając w nich m.in. następujące dane:

• czy jest opracowana dokumentacja techniczna,
• czy jest pozwolenie na budowę z podaniem dokładnej daty uzyskania pozwolenia,
• opis przewidywanych prac do wykonania,
• kwoty pozostające do zapłaty – w przypadku zadań kontynuowanych,
• źródło finansowania (np. środki unijne, dotacje celowe itp.) – w przypadku wprowadzenia nowego zadania,

• źródło planistyczne realizacji zadania, np. uchwała w sprawie uchwalenia strategii rozwoju gminy bądź aktualnie obowiązująca wieloletnia prognoza miasta. 

Przy kwalifikowaniu zadań do inwestycji remontów należy wziąć pod uwagę znaczenie pojęć wynikających z ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane⁸.

Do każdego proponowanego zadania inwestycyjnego, zakupu inwestycyjnego i remontu powinna być dokonana ocena pod kątem opodatkowania podatkiem od towarów i usług VAT.

Do opracowania projektu planu finansowego dyrektor szkoły gromadzi niezbędne dokumenty i dane, które stanowią podstawę do określenia przewidywanych kwot dochodów i wydatków (patrz – zestawienie, tab. 1). Nie wszystko można przewidzieć, np. choroby pracowników i czas ich trwania, płatne zastępstwa pracowników, awarie, zalecenia kontroli, skutki powodzi i innych kataklizmów.

Dyrektor szkoły z pomocą głównego księgowego opracowuje plan finansowy zgodnie z klasyfikacją budżetową: działy, rozdziały, paragrafy. Placówki oświatowe stosują zasadniczo dział 801 „Oświata i wychowanie” oraz dział 854 „Edukacyjna opieka wychowawcza”.

Tab. 1. Zestawienie danych i dokumentów do planu finansowego

W rozdziale dokonywane jest uszczegółowienie działu, poprzez określenie rodzaju działalności bądź też typu jednostki realizującej dany wydatek, np. rozdział 80 101 – szkoły podstawowe, rozdział 80 103 – oddziały przedszkolne w szkole podstawowej, rozdział 80 104 – przedszkola, rozdział 80 110 – gimnazja, rozdział 80 120 – licea ogólnokształcące.

Paragraf określa rodzaj dochodu i wydatku planowanego przez szkołę. Paragrafy te zostały określone przez rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

Klasyfikacja paragrafów wydatków i środków jest czterocyfrowa. Czwartą cyfrą jest cyfra zero lub cyfry od 1 do 9, które określają źródło finansowania wydatków. Kwalifikacji poszczególnych czynności do właściwych paragrafów wydatków szkoła dokonuje na podstawie wytycznych do paragrafów określonych w cytowanym wyżej rozporządzeniu.

Realizacja wydatków odbywa się wyłącznie na podstawie, a także w zgodzie z przyjętym w szkole planem finansowym. Odnosi się to również do środków finansowych ulokowanych w poszczególnych paragrafach wydatków.

Jeżeli w trakcie roku budżetowego zajdzie potrzeba dokonania pewnych zmian w planie, mogą one zostać dokonane pomiędzy paragrafami, rozdziałami i działami. Zmiany te dokonywane są wyłącznie na wniosek dyrektora szkoły w zakresie posiadanego przez niego upoważnienia. Możliwe są także sytuacje, w której organy stanowiące jednostki samorządu terytorialnego wymagają każdorazowego podjęcia uchwały zmieniającej.

Dokonywanie zmian w planie finansowym

W przypadku przekazania przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego upoważnień do dokonywania zmian w planie finansowym jednostki, korzystając z przekazanych uprawnień, dyrektor może dokonywać przeniesień planowanych wydatków, wprowadzając zmiany w planie finansowym jednostki i jednocześnie informując wójta, burmistrza, prezydenta miasta o dokonanych przeniesieniach w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany.

Dyrektor szkoły może dokonywać zmian w planowanych wydatkach zgodnie z upoważnieniem. Nie może on jednak dokonywać przeniesień wydatków między działami klasyfikacji budżetowej, jak również nie może wprowadzać zmian w dochodach jednostki budżetowej.

W przypadku braku upoważnienia do przenoszenia wydatków zmiany dokonywane są przez wójta, burmistrza, prezydenta miasta.

Zmiany w planie finansowym samorządowej jednostki budżetowej (szkoły) mogą być dokonywane na skutek zmian wprowadzanych w planie dochodów i wydatków dokonywanych podczas wykonywania budżetu. Zarząd jednostki samorządu terytorialnego zawiadamia wówczas szkołę o zmianie dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu. Zawiadomienie to stanowi podstawę dokonania zmian w planie finansowym szkoły.

Naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Przekroczenie limitu wydatków określonych w planie finansowym szkoły stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. W myśl art. 254 ustawy o finansach publicznych w toku wykonywania budżetu obowiązuje między innymi zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Przestrzeganie limitów wydatków ocenia się przy uwzględnieniu wymagalnych zobowiązań zaciągniętych w roku budżetowym i niezapłaconych do końca roku.

Wydatki budżetowe wraz z zobowiązaniami wymagalnymi w danej podziałce klasyfikacji budżetowej nie mogą być większe od przewidzianego w planie finansowym limitu wydatków.

Postępowanie dyrektora szkoły polegające na tym, że wydatkuje środki lub zaciąga zobowiązania przekraczające limity wydatków określone w odpowiednich podziałkach klasyfikacji budżetowej planu finansowego w danym momencie czasu, a następnie w późniejszym terminie dostosowuje ex post plan finansowy do tych zwiększonych wydatków lub zobowiązań, także jest uznawane za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Bez znaczenia w tej sytuacji jest okoliczność, że dyrektor szkoły miał uprawnienia do dokonania takich zmian w planie finansowym. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych w świetle brzmienia przepisu art. 10 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie zmiany w budżecie lub planie, stanowiącym podstawę gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia9.