Dołącz do czytelników
Brak wyników

W praktyce

14 września 2022

NR 122 (Wrzesień 2022)

Kluczowe aspekty planowania (żeby nie tracić czasu i skutecznie pracować)

0 89

Wystarczy robić to, co jest konieczne w danym czasie. Z pozoru jest to bardzo dobre rozwiązanie. Problem tylko, czy to, co jest konieczne w danym czasie, jest dokładnie tym, czym powinniśmy się zajmować.

Matryca Eisenhowera

Próbę analizy tego dylematu a zarazem propozycję rozwiązania zaproponował nie kto inny, jak jeden z generałów United States Army, bardziej znany jako trzydziesty czwarty Prezydent Stanów Zjednoczonych – Dwight David Eisenhower. Jednym z kluczowych powiedzeń, jakie jest bardzo często cytowane w związku z tą postacią, jest stwierdzenie: „To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. By udowodnić tę tezę Eisenhower stworzył specjalną matrycę, w której można dokonać analizy a następnie podziału zadań na ważne i pilne.
 

POLECAMY


Matryca powyższa dzieli dotyczące nas zobowiązania na cztery ćwiartki: 

  • ważne/pilne,
  • ważne/niepilne,
  • nieważne/pilne,
  • nieważne/niepilne.

Kluczowa wydaje się ćwiartka pierwsza, jako że mieszczą się w niej sprawy kluczowe na tu i teraz. Zawsze najbardziej widoczne są sprawy pilne. Mamy wrażenie, że jeśli się na nich nie skupimy, to wszystko się zawali. Sprawy pilne są też najczęściej najbardziej widoczne. Ale czy zawsze są ważne? Waga ma związek z rezultatami, a wielu z nas wydaje się, że kluczowy jest termin realizacji. W efekcie podejmujemy działania zgodnie z przyjętą normą czy kalendarzem, nie patrząc na to, że ich realizacja w gruncie rzeczy nic konkretnego nam nie przynosi. Ot, choćby dlatego, że sprawa się już przeterminowała, że brak rezultatu w określonym czasie spowodował konieczność wyboru innego celu, że wreszcie kwestia – wbrew temu, co się nam wydawało – w gruncie rzeczy nie była taka istotna. Nas najbardziej powinny interesować sprawy ważne, chociaż niepilne. 
Warto skupiać się na tym, co ważne i przynoszące choćby i w dłuższej perspektywie istotne i bardziej spektakularne rezultaty. Rozwiązanie takie z czasem eliminuje przyczyny różnych bieżączek z pierwszej ćwiartki pojawiających się najczęściej dlatego, że kiedyś pominęliśmy to, co w gruncie rzeczy było najbardziej kluczowe. Problem polega na tym, że aby powiedzieć „tak” sprawom ważnym i priorytetowym, trzeba nauczyć mówić „nie” innym, choćby wyglądały na najbardziej pilne. Trzeba umieć decydować o tym, co rzeczywiście jest najważniejsze, i mieć odwagę powiedzieć „nie” sprawom mniej wartościowym. Nawet gdy zdaje się, że pilne jest dobre, może bowiem powstrzymać nas od czegoś, co faktycznie jest najlepsze i najbardziej w danym momencie właściwe. By więc pracować efektywnie, podstawą jest ustalenie wartości, zasad i celów, które decydują o naszej pracy. Bez tego większość działań będzie po prostu zaspokajaniem potrzeb bieżących, a kto wie, może nawet bezcelowym bieganiem w miejscu. 

Zaczynaj z wizją końca 

Skuteczne planowanie i praca przynosząca we właściwym czasie ważne i oczekiwane przez nas rezultaty wymaga nauki i codziennej praktyki nawyków skutecznego działania. Ich twórcą jest Stephen R. Covey, który wśród kluczowych zasad wymienia założenie, by zaczynać z wizją końca. Oznacza to pracę uwzględniającą zakładany rezultat i efekty potwierdzające jego osiągnięcie. Niezwykle łatwo jest bowiem wpaść w pułapkę działania dla samego działania. Zaczynać z wizją końca – to znaczy pracować z jasnym zrozumieniem swoich celów oraz wartości. Wiedzieć, dokąd się zmierza. Rozumieć, gdzie się jest i jak stawiać kolejne kroki we właściwym kierunku. Działać bez wizji końca – to na ogół pracować coraz ciężej i wspinać się po szczeblach drabiny tylko po to, by w końcu odkryć, że jest przystawiona do złej ściany. Jeśli drabina oparta jest o złą ścianę, każdy krok przybliża nas jedynie do niewłaściwego miejsca. 
Potrzebujemy właściwego wyobrażenia miejsca, do którego podążamy i raczej kompasu (zbiór zasad lub kierunku) niż mapy drogowej. Skuteczność nie zależy jedynie od włożonego wysiłku, ale głównie od tego, czy nasza aktywność podejmowana jest we właściwym celu. Aby stworzyć własną misję, trzeba zacząć od środka naszego kręgu wpływu, obszaru naszych realnych potrzeb i możliwości skutecznego działania. Tu właśnie znajdują się bowiem najbardziej podstawowe paradygmaty – soczewki, przez które widzimy świat. Cokolwiek znajduje się w centrum naszego życia, jest dla nas źródłem bezpieczeństwa, przewodnictwa, mądrości i mocy. Bezpieczeństwo reprezentuje nasze poczucie wartości, tożsamość, kotwicę emocjonalną, samoocenę, posiadaną siłę lub jej brak. Tutaj są nasze punkty odniesienia do interpretacji tego, co się dookoła nas i z nami dzieje. Tutaj tkwi nasza moc – zdolność lub umiejętność do podejmowania właściwego działania, potencjał i siła osiągania własnych celów. 

Esencjalizm w edukacji

Jednym z modeli myślenia o planowaniu jest esencjalizm. Zasadza się on na pytaniu, czy trzeba robić wszystko, co możliwe, czy też skupić się dokładnie na tym, co najbardziej rozwojowe i faktycznie potrzebne. Skupić się na tym, co w danym momencie najbardziej właściwe i nie robić nic ponad to! W dobry sposób to założenie wizualizuje poniższy rysunek (za: McKeown G., Esencjalista, Warszawa 2019).
 


Kiedy wykorzystujemy swoją energię po to, by wykonać możliwie dużo działań, skutek naszego zaangażowania jest dość szeroki, ale bardzo pobieżny. Zupełnie inaczej, kiedy skupimy się na tym, co jest najważniejsze. Będziemy robić mniej, ale skala osiągniętego rezultatu będzie daleko głębsza. Praca z wykorzystaniem zasad esencjalizmu zakłada następujące trzy etapy:

  • przegląd i ocena,
  • eliminacja,
  • wykonanie.

Pierwszy krok polega na rozważeniu tego, co wiąże się z zakładanymi przez nas rezultatami, a co jest konsekwencją rozwiązań narzuconych z zewnątrz bądź praktykowanej przez nas rutyny. Tu przykładem może być proste porównanie dwóch zdawać by się mogło pokrywających się obszarów: treści podstaw programowych i tego, co proponuje program nauczania oraz wykorzystywany podręcznik. Warto wiedzieć, że zbiory te wcale nie są tożsame. Program oraz podręcznik zawierają na ogół więcej propozycji i nie zawsze służą temu, co zgodnie z podstawami programowymi powinni osiągnąć nasi uczniowie. 
Drugie wyzwanie to my i środowisko, w którym pracujemy. To zbiór dodatkowych wyzwań wynikających ze szkolnych przyzwyczajeń, osobistych przekonań czy po prostu rutyny. To często konsekwencja tego, czego naszym zdaniem potrzebują nasi uczniowie, a nie analiza tego, co i dlaczego jest dla nich faktycznie najbardziej istotne. To rezygnacja z rzeczy niepotrzebnych. Nauczyciele nieustannie zasypywani są „propozycjami” robienia czegoś, co w żaden sposób nie służy ich uczniom. Najbardziej widocznym przykładem są oceny szkolne i zadania domowe. Obu kwestii domaga się administracja oraz rodzice. Dzięki nim mają wrażenie, że kontrolują pracę nauczycieli i zaangażowanie uczniów. Ale czy tak jest rzeczywiście? 
I wreszcie ostatni element – działanie. Większość z nas żyje pod wielkim przymusem realizacji przyjętych harmonogramów. Wielu z nas tak właśnie rozumie planowanie, jako ustalenie tego, co powinniśmy po kolei zrobić. A to nie na tym polega! Właściwe planowanie zakłada nie tyle porządkowanie kolejności działań, ile programowanie procesu osiągania kolejnych rezultatów. Oznacza to, że obok założe...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy