Za właściwą organizację i przebieg egzaminów zewnętrznych odpowiada przewodniczący zespołu egzaminacyjnego, czyli dyrektor szkoły. Do jego zadań należy więc przeszkolenie zespołów nadzorujących oraz przedmiotowych zespołów egzaminacyjnych z zakresu ich obowiązków i wypełniania dokumentacji egzaminacyjnej. Także przekazanie uczniom i rodzicom wszelkich informacji związanych z danym typem egzaminu, w tym: treści komunikatu dyrektora CKE dotyczącego materiałów i przyborów pomocniczych, z jakich mogą korzystać w czasie części pisemnej egzaminu, przypomnienie wewnątrzszkolnej instrukcji przygotowania, organizacji i przeprowadzania egzaminu, informacji o zasadach postępowania w przypadku niezgłoszenia się na egzamin z przyczyn losowych i zdrowotnych lub w przypadku niezdania jednego egzaminu, informacji o terminie ogłoszenia wyników i odbioru świadectw oraz przeszkolenie uczniów z zasad kodowania arkuszy egzaminacyjnych i kart odpowiedzi, w tym poprawiania błędnej odpowiedzi, poinformowanie o prawach i obowiązkach zdającego oraz konsekwencjach wynikających z nieprzestrzegania instrukcji podczas egzaminu.
Najczęściej popełniane błędy
Mimo wielu lat doświadczeń w organizacji i przeprowadzaniu egzaminów zewnętrznych nadal w szkołach pojawiają się różnego typu niedociągnięcia i błędy. Opracowania dostępne na stronach internetowych okręgowych komisji egzaminacyjnych wskazują m.in. na łamanie obowiązkowych procedur, nieetyczne zachowania ze strony uczniów (ściąganie, rozmawianie) oraz szkolnego zespołu nadzorującego (komentowanie treści zadań egzaminacyjnych, podpowiadanie uczniom, odbieranie telefonu komórkowego, wysyłanie SMS-ów, brak stałej obecności w sali podczas trwania egzaminu), kłopoty z odtwarzaniem płyt na egzaminach z języków obcych. Powodem jest najczęściej niedostateczna znajomość przepisów regulujących organizację i przebieg egzaminu lub zwykła nieuwaga, często wynikająca z rutyny.
Czas przygotowań do egzaminu
1. KROK
Znajomość aktów prawnych określających zasady i sposób organizacji egzaminów zewnętrznych w roku 2019
Na dyrektorze spoczywa obowiązek dopilnowania, by informacje na powyższy temat znane były nie tylko jemu, ale również nauczycielom, którzy będą uczestniczyli w przebiegu tegorocznych egzaminów zewnętrznych. To ostatni dzwonek, aby sprawdzić, czy wszyscy je znają i jednakowo interpretują. Struktura, przebieg egzaminu, sposoby dostosowania warunków i form jego przeprowadzenia oraz ważne daty z tym związane określają konkretne akty prawne i komunikaty CKE (większość sprzed roku lub dwóch). Warto odświeżyć sobie następujące akty prawne:
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 sierpnia 2017 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty (Dz. U. z 2017 r., poz. 1512).
- Rozporządzenie MEN z dnia 21 grudnia 2016 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania egzaminu gimnazjalnego i egzaminu maturalnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 2223 z późn. zm.).
- Komunikat Dyrektora Centralnej Komisji Egzaminacyjnej z dnia 20 sierpnia 2018 r. w sprawie szczegółowych sposobów dostosowania warunków i form przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty i gimnazjalnego w roku szkolnym 2018/2019.
- Komunikat Dyrektora Centralnej Komisji Egzaminacyjnej z dnia 20 sierpnia 2018 r. w sprawie szczegółowych sposobów dostosowania warunków i form przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty gimnazjalnego w roku szkolnym 2018/2019.
- Komunikat Dyrektora Centralnej Komisji Egzaminacyjnej z dnia 20 sierpnia 2018 r. w sprawie szczegółowych sposobów dostosowania warunków i form przeprowadzania egzaminu maturalnego w roku szkolnym 2018/2019.
- Komunikat Dyrektora Centralnej Komisji Egzaminacyjnej z dnia 1 września 2017 r. w sprawie szczegółowych sposobów dostosowania warunków i form przeprowadzania egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie w roku szkolnym 2018/2019.
- Komunikat Dyrektora Centralnej Komisji Egzaminacyjnej z 20 sierpnia 2018 r. w sprawie materiałów i przyborów pomocniczych, z których mogą korzystać zdający na egzaminie ósmoklasisty, egzaminie gimnazjalnym i egzaminie maturalnym w 2019 roku.
2. KROK
Zasady postępowania w sytuacjach szczególnych
Każda szkoła posiada wewnątrzszkolną instrukcję przygotowania i organizacji egzaminu, odpowiednio do jej rodzaju (egzamin gimnazjalny, ósmoklasisty, maturalny). Ważnym jej elementem – obok szczegółowego harmonogramu przygotowania i realizacji działań, opisu postępowania z niejawnymi materiałami egzaminacyjnymi oraz zasad obiegu informacji – są zasady postępowania w sytuacjach szczególnych, np. w przypadku: uszkodzenia pakietów zawierających arkusze egzaminacyjne, zaginięcia pakietu zawierającego materiały egzaminacyjne, stwierdzenia braku stron lub innych usterek w arkuszach egzaminacyjnych, nieprawnego ujawnienia zadań egzaminacyjnych, zagrożenia lub nagłego zakłócenia przebiegu egzaminu, przerwania przez zdającego egzaminu z przyczyn losowych lub zdrowotnych czy wystąpienia usterki płyty CD/DVD podczas egzaminu z języka obcego nowożytnego. Znajomość tych zasad oraz ich respektowanie jest gwarantem prawidłowego postępowania członków zespołów nadzorujących egzamin, zabezpiecza przed popełnieniem błędów oraz działaniami niezgodnymi z prawem.
3. KROK
Dbałość o dotrzymanie ważnych terminów
Wiele ważnych zadań zostało już wykonanych, ale wiele z nich jest jeszcze przed dyrektorem. Trzeba je mieć na uwadze przez całe tygodnie, a nawet miesiące. By wspomóc swoją pamięć, można zastosować technikę „fiszek”, która polega na zapisaniu każdego terminu na oddzielnej małej karteczce i powieszeniu wszystkich pionowo na tablicy z hasłem „EGZAMIN” (wg wykazu poniżej). Potem wystarczy te karteczki kolejno zdejmować, oczywiście po zrealizowaniu wymaganego zadania.
Dyrektor odpowiedzialny za egzamin gimnazjalny powinien mieć na uwadze, że – poza prawidłowym jego przeprowadzeniem w dniach 10–12 kwietnia – czeka go:
- do 9 kwietnia – przyjęcie od uczniów zaświadczeń stwierdzających uzyskanie tytułu laureata lub finalisty konkursu/olimpiady i przekazanie informacji do OKE,
- do 11 kwietnia – sprawdzenie stanu technicznego urządzeń do przeprowadzenia części trzeciej egzaminu,
- do 17 maja – weryfikacja wykazu uczniów przystępujących do egzaminu w terminie dodatkowym w czerwcu,
- 3–5 czerwca – przeprowadzenie egzaminu w terminie dodatkowym,
- do 12 czerwca – przekazanie do OKE wniosku o zwolnienie z obowiązku przystąpienia do egzaminu gimnazjalnego lub danego zakresu albo poziomu odpowiedniej części egzaminu,
- do 14 czerwca – odebranie od OKE zaświadczeń/informacji o szczegółowych wynikach egzaminu,
- do 19 czerwca – przekazanie do OKE informacji o uczniach, którzy nie mogą otrzymać zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu gimnazjalnego, a otrzymują informację o szczegółowych wynikach egzaminu gimnazjalnego,
- 21 czerwca – wydanie zdającym zaświadczeń/informacji o szczegółowych wynikach egzaminu,
- do 31 grudnia – przechowywanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem egzaminu gimnazjalnego w 2019 r.
Dyrektor odpowiedzialny za egzamin ósmoklasisty (15–17 kwietnia) powinien mieć na uwadze takie oto terminy:
- 1–4 kwietnia – przyjęcie od rodziców uczniów, którzy zostali odpowiednio laureatami/finalistami olimpiad/konkursów, informacji o zmianie języka obcego i przekazanie tej informacji do OKE,
- do 12 kwietnia – przyjęcie od uczniów zaświadczeń stwierdzających uzyskanie tytułu laureata lub finalisty konkursu/olimpiady i przekazanie informacji do OKE oraz przeprowadzenie szkolenia w zakresie organizacji egzaminu dla nauczycieli zatrudnionych w swojej szkole wchodzących w skład zespołów nadzorujących,
- do 16 kwietnia – sprawdzenie stanu technicznego urządzeń do przeprowadzenia egzaminu z języka obcego nowożytnego,
- w maju – przekazanie do OKE listy uczniów, którzy do egzaminu przystąpią w terminie dodatkowym,
- 3–5 czerwca – przeprowadzenie egzaminu w terminie dodatkowym,
- do 12 czerwca – przekazanie do OKE wniosku o zwolnienie z obowiązku przystąpienia do egzaminu,
- 14 czerwca – odebranie od OKE wyników i zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu,
- do 19 czerwca – przekazanie do OKE informacji o uczniach, którzy nie mogą otrzymać zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu, a otrzymują informację o szczegółowych wynikach egzaminu,
- 21 czerwca – przekazanie zdającym ósmoklasistom zaświadczeń i informacji o szczegółowych wynikach egzaminu,
- do 31 grudnia 2019 r. – przechowywanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem egzaminu ósmoklasisty.
Dyrektor odpowiedzialny za egzamin maturalny nie może zapomnieć o tym, że powinien:
- do 6 kwietnia – powołać zespoły nadzorujące oraz wyznaczyć ich przewodniczących,
- do 9 kwietnia – zebrać od zdających bibliografie dotyczące materiałów wykorzystanych do opracowania wybranego tematu (dotyczy egzaminu z języka polskiego w formie prezentacji, tzw. starej matury),
- do 23 kwietnia – przyjąć od uczniów, którzy uzyskali tytuł laureata lub finalisty olimpiady przedmiotowej, wniosek o wprowadzenie zmian w deklaracji oraz niezwłocznie poinformować OKE o zmianie,
- do 30 kwietnia – przeprowadzić szkolenia zespołów przedmiotowych i nadzorujących, szkolenia dla uczniów klas maturalnych z zakresu procedur egzaminacyjnych, usunąć z list zdających tych, którzy nie ukończyli szkoły, odebrać zestawy egzaminacyjne na ustne egzaminy z języków obcych nowożytnych przekazane przez OKE i sprawdzić ich kompletność,
- 6–23 maja – przeprowadzić części pisemne egzaminu maturalnego w terminie głównym,
- 6–25 maja (z wyjątkiem 12 i 19 maja) – przeprowadzić części ustne egzaminu maturalnego z języków obcych nowożytnych,
- 9–22 maja (z wyjątkiem 12 i 19 maja) – przeprowadzić części ustne egzaminu z języka polskiego oraz języków mniejszości narodowej, języka łemkowskiego i języka kaszubskiego,
- 3–19 czerwca – przeprowadzić egzamin maturalny w terminie dodatkowym w części pisemnej,
- 3–8 czerwca – przeprowadzić części ustne egzaminu z języka polskiego oraz języków mniejszości narodowej, języków obcych nowożytnych, języka łemkowskiego i języka kaszubskiego w terminie dodatkowym,
- 4 lipca – ogłosić wyniki egzaminu maturalnego, odebrać świadectwa, aneksy, zaświadczenia i informacje o wynikach,
- do 11 lipca – zebrać pisemne oświadczenia absolwentów o zamiarze przystąpienia do egzaminu w terminie poprawkowym,
- do 15 lipca – przekazać do OKE w formie elektronicznej informacje o absolwentach, którzy złożyli oświadczenia o zamiarze przystąpienia do matury w terminie poprawkowym,
- do 22 lipca – sprawdzić w serwisie dyrektora wstępną organizację matury poprawkowej (dotyczy przekierowania zdających na wniosek dyrektora szkoły),
- do 9 sierpnia – zapoznać się z informacją na stronie OKE o miejscu zdawania egzaminów pisemnych w sesji poprawkowej,
- 20 sierpnia – przeprowadzić część pisemną egzaminu maturalnego w terminie poprawkowym,
- 20–21 sierpnia – przeprowadzić część ustną egzaminu maturalnego w terminie poprawkowym,
- 11 września – ogłosić wyniki egzaminu maturalnego, odebrać świadectwa i informacje o wynikach.
Dokumentacja pozostająca w szkole po zakończeniu egzaminu maturalnego archiwizowana jest zgodnie z przepisami prawa i przechowywana w szkolnym archiwum do 7 stycznia 2020 r., a w przypadku egzaminu maturalnego w terminie poprawkowym – do 11 marca 2020 r.
4. KROK
Wsparcie uczniów
Każdy egzamin łączy się ze stresem. To, w jaki sposób i w jakim stopniu uda się uczniom go opanować, zależy od wielu czynników, również od postawy kadry pedagogicznej. Na jej postępowanie niewątpliwy wpływ ma dyrektor szkoły, m.in. poprzez modelowanie atmosfery egzaminacyjnej, tak by nie eskalować napięcia, jakie towarzyszy uczniom w tym ważnym dla nich momencie. Zamiast nerwowej krzątaniny czy nieprzemyślanych komentarzy korzystniejsze jest – dla pobudzenia w uczniach wiary we własne siły, mobilizacji i pozytywnego myślenia – rozładowanie frustrującej atmosfery, zmniejszenie obciążenia stresem. Można to czynić na wiele sposobów, nie umniejszając powagi samego egzaminu, np.: dobrym słowem dodającym otuchy, szczerym uśmiechem, „przybiciem piątki”, przytoczeniem pozytywnej anegdoty, gestem (znak victorii, trzymanie kciuków) czy krótką rozmową na temat przeżywanych emocji. Warto pamiętać, że nic tak nie wspiera uczniów przed egzaminem jak chwila kontaktu z przyjaźnie nastawionym nauczycielem. Szczególnie ważne jest to w przypadku ósmoklasistów. Oni są w trudniejszej sytuacji niż ich starsi koledzy – gimnazjaliści i maturzyści. Przecież takiego egzaminu nikt jeszcze przed nimi nie pisał. Wszak są pierwszym rocznikiem, którego nie obejmował sprawdzian szóstoklasisty.
Egzamin zewnętrzny to olbrzymie przedsięwzięcie organizacyjne i logistyczne, wymagające od wszystkich uczestników starannego przestrzegania określonych procedur, koncentracji oraz uwagi. Niewątpliwie najtrudniejsze zadania należą do dyrektora szkoły. To on odpowiada za upowszechnienie wśród nauczycieli, uczniów i rodziców wiedzy o danym rodzaju egzaminu, terminowe przekazywanie informacji wymaganych przez OKE, powołanie członków komisji egzaminacyjnych i zespołów nadzorujących, odpowiednie przygotowanie sal, bezpieczeństwo dokumentacji itd., jednym słowem – za wszystko. A jest to odpowiedzialność natury dyscyplinarnej i porządkowej. Mocno trzymam więc kciuki, by w 2019 roku wszyscy dyrektorzy sprostali temu zadaniu, by nikt z uczniów, rodziców i obserwatorów nie zgłosił do OKE żadnych zastrzeżeń dotyczących naruszenia przepisów przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty, gimnazjalisty oraz maturalnego.
O trzymaniu kciuków za powodzenie zdających uczniów nie wspominam, bo to jest rzeczą oczywistą.
