Zmiany w aktach osobowych

Nowe rozporządzenie stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego z art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r., poz. 917 z późn. zm.), stosownie do którego minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi w drodze rozporządzenia:

• zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
• sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,
• sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3 (członkowie rodziny zmarłego pracownika)

– uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

4 części akt osobowych pracownika 

Jak wskazuje uzasadnienie do nowego rozporządzenia, podstawową częścią dokumentacji pracowniczej są akta osobowe pracownika. W aktach osobowych pracownika gromadzone są oświadczenia lub dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika, poczynając od etapu ubiegania się o zatrudnienie i kończąc na ustaniu stosunku pracy. W rozdziale 2 projektowanego rozporządzenia przyjęto, że akta osobowe są podzielone na 4 części obejmujące:

• etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych), 
• etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych), 
• wyodrębnioną część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część C akt osobowych),
• etap ustania stosunku pracy (część D akt osobowych). 

Część A akt osobowych

Zgodnie z § 3 pkt 1 rozporządzenia w części A gromadzone są oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Część B akt osobowych

Zgodnie z § 3 pkt 2 rozporządzenia w części B akt osobowych gromadzi się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy);
• czakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę;
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1924);
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
  - z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia dotyczącego systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
  - z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higienypracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
  - z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
• potwierdzenie poinformowania pracownika:
  - o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
  - o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
  - o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy);
• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy);
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy);
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy);
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy);
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy);
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy);
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy);
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
  - wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
  - okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 §§ 2 i 5 Kodeksu pracy);
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy);
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy);
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C akt osobowych

Zgodnie z § 3 pkt 3 rozporządzenia w części C akt osobowych gromadzi się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
• kopię wydanego świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

Część D akt osobowych

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia w części D akt osobowych gromadzi się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Wymogi szczegółowe

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Jest to rozwiązanie analogiczne do stosowanego dotychczas, zgodnie z rozporządzeniem z dnia 28 maja 1996 r. Dodatkowo jednak rozporządzenie przewiduje możliwość podzielenia części B akt osobowych na mniejsze części, tak aby można w nich było przechowywać oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie. Zgodnie z § 4 ust. 2 i 3 rozporządzenia oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika powiązane ze sobą tematycznie można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Nowe rozporządzenie w § 6 określa rodzaje dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które – oprócz akt osobowych pracownika – tworzą dokumentację pracowniczą. Jest to: ewidencja czasu pracy, karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację oraz dokumentacja związana z realizacją innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy (np. wnioski pracownika o udzielenie poszczególnych części urlopu wypoczynkowego czy też dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu na żądanie w sytuacji, w której regulamin pracy przewiduje taką formę wniosków lub dokumentów). Rozporządzenie zakłada, że pracodawca będzie prowadzić powyższą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdego pracownika. 

Dokumentacja w postaci elektronicznej

Nowe rozporządzenie w rozdziale 3 reguluje szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Warunki przechowywania i prowadzenia takiej dokumentacji określa § 9 rozporządzenia. Zgodnie z jego zapisami dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Zasady zabezpieczania dokumentacji w formie elektronicznej zostały określone w § 10 rozporządzenia. 

Rozporządzenie określa również zasady przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Jak wskazuje uzasadnienie do tego aktu prawnego, dzięki zasadzie dodawania metadanych do każdego dokumentu elektronicznego, bez względu na to, jaka część dokumentacji pracowniczej będzie podlegała przenoszeniu bądź wydawaniu, będzie można te dokumenty poprawnie odczytać i zinterpretować za pomocą tych samych narzędzi. Tak samo będzie w przypadku, gdy przeniesienie będzie dotyczyło kompletnej dokumentacji pracowniczej kilkuset pracowników, jak i w przypadku udostępniania tylko jednego dokumentu. Rozporządzenie wymaga podawania 9 elementów metadanych, które umożliwią automatyczny import i zarządzanie dokumentacją po stronie systemu, do którego dokumentacja jest przenoszona. Zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z następującymi metadanymi:

• identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji,
• identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument,
• rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
• data powstania dokumentu,
• data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej,
• numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• imię i nazwisko pracownika,
• nazwa pracodawcy,
• data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.

Odbiór dokumentacji

Rozdział 5 rozporządzenia określa sposób doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Informacja ta lub zawiadomienie będą doręczane za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, osoby upoważnione przez pracodawcę lub też za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Jeżeli zawiadomienie doręczane przez operatora pocztowego nie zostanie odebrane, operator pozostawi zawiadomienie o możliwości odbioru informacji lub zawiadomienia w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania. W przypadku niepodjęcia tych dokumentów w tym terminie operator pozostawi powtórne zawiadomienie o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie informacji lub zawiadomienia będzie się uważało za dokonane z upływem ostatniego dnia ww. 14-dniowego terminu, a informację lub zawiadomienie będzie się włączać odpowiednio do części B albo D akt osobowych pracownika.

Zgodnie z § 19 rozporządzenia jego przepisy stosuje się w pełni do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany, począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.