Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor i finanse

14 maja 2018

NR 77 (Listopad 2017)

Podsumowanie kontroli zarządczej za rok 2017

0 238

Od samego początku obowiązywania zasad kontroli zarządczej, czyli praktycznie od roku 2010, dyrektorzy placówek podlegających rygorom tej swoistej formy nadzoru nad przebiegiem procesu zarządzania w jednostkach publicznych są zobowiązywani do składania organom prowadzącym, którymi są jednostki samorządu terytorialnego, dokumentu stanowiącego zwięzłą wersję informacji o stanie kontroli zarządczej.

Należy jednak pamiętać o tym, że z czysto formalnego względu ustawa1 nie nakłada obowiązku składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na kierowników jednostek podsektora samorządowego. A takimi właśnie jednostkami są publiczne szkoły i placówki, dla których organem prowadzącym są właściwe jednostki samorządu terytorialnego, i to każdego stopnia.

Zwracam jednak szczególną uwagę na fakt, że informacja taka powinna być starannie przygotowana przez dyrektora szkoły w oparciu o podsumowanie wszystkich działań podejmowanych w ramach kontroli zarządczej w roku sprawozdawczym. Jest to bardzo istotne, gdyż tego typu działanie stanowi doskonały sposób realnego udokumentowania rzeczywistego stanu kontroli zarządczej w szkole lub placówce. Co do zasady każda osoba sprawująca funkcję kierowniczą w organizacji (a szkoła publiczna spełnia wszystkie podstawowe wymagania organizacji, inaczej mówiąc, wykazuje wszelkie jej charakterystyczne cechy) doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że systematycznie co jakiś czas musi udzielić odpowiedzi na zasadnicze pytanie: jak w rzeczywistości wygląda przedmiotowe zagadnienie czy też problem. Odpowiedź na tak postawione pytanie pozwala na uzyskanie wiarygodnych informacji dotyczących tego, co należy zrobić, aby skorygować to, co jest możliwe do poprawienia. Temu właśnie często służą przeprowadzane w szkole lub placówce kontrole wewnętrzne lub profesjonalne audyty. Niezwykle podobnie sytuacja wygląda w przypadku kontroli zarządczej. Z tego też względu w oparciu o zapisy standardu E1, a zwłaszcza E22 kontroli zarządczej, przynajmniej raz w roku dyrektor szkoły jest zobowiązany do przeprowadzenia samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w swojej placówce, która powinna być wynikiem rzetelnego i wszechstronnego jej podsumowania.

Do podstawowych celów kontroli zarządczej zalicza się w szczególności zapewnienie:

  • zgodności działalności szkoły lub placówki z przepisami obowiązującego prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
  • skuteczności i efektywności działań podejmowanych w szkole – zwłaszcza tych związanych z osiąganiem jej celów,
  • wiarygodności przedkładanych sprawozdań,
  • ochrony posiadanych zasobów wszystkich typów,
  • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
  • efektywności i skuteczności przepływu informacji,
  • zarządzania ryzykiem.

Obszary realizowania kontroli zarządczej co do zasady są bardzo zbieżne z obszarami kontroli realizowanej w szkole w ramach nadzoru pedagogicznego, do których zalicza się:

  • dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – tu występuje określony katalog dokumentów, które mogą być wykorzystywane w procesie kontroli; mogą to być: procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne niewymienione dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej;
  • nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji;
  • zapewnienie istnienia mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych przy wykorzystaniu m.in. innymi wyników analizy ryzyka;
  • ochronę zasobów jednostki w taki sposób, aby dostęp do nich miały jedynie upoważnione do tego osoby.

Samoocena

Przy samoocenie stanu kontroli zarządczej należy z reguły posługiwać się specjalnie opracowanymi narzędziami i zestawieniami stanowiącymi właśnie podsumowanie uzyskanych i zweryfikowanych informacji. Jednym z bardzo typowych narzędzi jest skonstruowany w przejrzysty sposób tzw. arkusz samooceny. W swojej istocie arkusz ten stanowi zbiór informacji zebranych z poszczególnych obszarów i zakresów zarządzania szkołą lub placówką, pozwalających dyrektorowi jednoznacznie ocenić, jak wygląda aktualnie stan kontroli zarządczej (a w praktyce funkcjonowanie całej szkoły) w wybranym zakresie lub też w całości. Podobnie wygląda to w przypadku ewaluacji wewnętrznej obowiązującej we wszystkich publicznych placówkach oświatowych3. Albo podejmuje się decyzję o ewaluacji całościowej, albo w danym okresie (najczęściej jest to rok szkolny) wybiera się określony pojedynczy problem, zagadnienie czy obszar (istotny lub ważny dla prawidłowego funkcjonowania szkoły) i w ramach tego obszaru zbiera się wszystkie niezbędne i dostępne

Dyrektor musi pamiętać o podstawowych zasadach dotyczących planowania dydaktycznego i przygotowywania programów nauczania oraz nierozerwalnie związanej z tym analizie systematycznej realizacji podstawy programowej wraz z dokładną informacją o realizacji przyjętych planów edukacyjnych.

zarazem informacje oraz dokonuje się ich wieloczynnikowej analizy podsumowującej, a w jej konsekwencji – uprawnionej oceny. Niemal identycznie sprawa wygląda w przypadku kontroli zarządczej. W zasadzie w przypadku szkoły każdy dyrektor, ale i każdy nauczyciel jest przygotowany do dokonywania samooceny, ponieważ jest ona realizowana od lat (np. w ramach składania przez nauczycieli informacji o zadaniach zrealizowanych w czasie ostatniego roku, zawierających również konkretne informacje dotyczące realizacji podstawy programowej i to w co najmniej trzech płaszczyznach – a ponadto w placówkach publicznych doszła jeszcze jedna obowiązkowa informacja – dotycząca efektywności działań podejmowanych w ramach udzielanej uczniowi/dziecku pomocy psychologiczno-pedagogicznej4), a ostatnio – w formie autoewaluacji oraz ewaluacji wewnętrznej. Dobry dyrektor musi jednak pamiętać o podstawowych zasadach dotyczących planowania dydaktycznego i przygotowywania programów nauczania5 oraz nierozerwalnie związanej z tym analizie systematycznej realizacji podstawy programowej wraz z dokładną informacją o realizacji przyjętych planów edukacyjnych.

W przypadku procesu podsumowywania i samooceny, a w jego konsekwencji – wiarygodnej informacji, niezwykle istotny jest mechanizm bieżącego kontrolowania pracy wykonywanej przez pracowników oraz adekwatne reagowanie dyrektora lub innych osób kontrolujących na wszystkie sytuacje, które mają miejsce w trakcie realizacji zadań (zwłaszcza przy zagrożeniu realizacji zadania, a nawet ewentualnego nie osiągnięcia założonego celu/celów). Bieżące dokumentowanie czynności wynikających z obowiązku monitorowania może polegać na raportowaniu stanu realizacji poszczególnych zadań (np. prawidłowa realizacja pomocy psychologiczno-pedagogicznej). Jest to szczególnie pomocne przy określeniu przyczyn pojawienia się negatywnych skutków ich wykoniania (zarządzanie ryzykiem). Realizacja tego zadania w placówce odbywa się w praktyce podczas wykonywania bieżących obowiązków dyrektora szkoły, a zwłaszcza poprzez właściwe sprawowanie nowego nadzoru pedagogicznego w placówce6. Należy zawsze mieć na względzie fakt, że głównym obszarem wpisującym się w działania wynikające z realizacji kontroli zarządczej jest sprawowany przez dyrektora na mocy odrębnych przepisów nadzór pedagogiczny. To przecież w ramach sprawowanego nadzoru pedagogicznego dyrektor kontroluje przestrzeganie przez nauczycieli przepisów prawa dotyczących działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności szkół i placówek7.

Po dokładnej analizie wyników monitoringu, kontroli i samooceny dyrektor szkoły powinien odpowiednio zareagować, czyli wyeliminować/zmienić/
/wdrożyć odpowiednie mechanizmy zmierzające do poprawy istniejącego stanu. Oczywiście, jest to uzależnione w znacznej mierze właśnie od wyniku przeprowadzonej analizy informacji zebranych w ramach procesu samooceny. Reakcja dyrektora powinna służyć realizacji założonych celów i podjętych przez szkołę zadań. Efektem tych działań jest nowy, ale konkretny (mierzalny i realny) stan, w którym dy...

To wydanie dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy