Obowiązki dyrektora szkoły na koniec roku szkolnego

Lista działań jest długa, a katalog podejmowanych czynności – otwarty. Oczywiście obowiązkowo należy wykonać te czynności, które wynikają z prawa oświatowego i powszechnego. Pozostałe działania mogą wynikać z przyjętych w szkole procedur, wytycznych czy instrukcji. Poniżej przedstawiono przegląd wybranych czynności dyrektora związanych z zakończeniem roku szkolnego.

Klasyfikacja uczniów

Klasyfikacja roczna polega na podsumowaniu osiągnięć edukacyjnych ucznia z zajęć edukacyjnych i zachowania ucznia w danym roku szkolnym oraz ustaleniu rocznych ocen klasyfikacyjnych z tych zajęć i rocznej oceny klasyfikacyjnej zachowania. Przed rocznym klasyfikacyjnym zebraniem rady pedagogicznej nauczyciele prowadzący poszczególne zajęcia edukacyjne oraz wychowawca oddziału informują ucznia i jego rodziców o przewidywanych dla niego rocznych ocenach klasyfikacyjnych z zajęć edukacyjnych i zachowania, w terminie i formie określonych w statucie szkoły. Rodziców powiadamia się bezpośrednio. Ucznia nieobecnego w danym dniu należy powiadomić przy najbliższej okazji.

W związku z klasyfikacją dyrektor szkoły powinien:

• wydać zarządzenie w sprawie klasyfikacji uczniów, w którym określa ważne terminy wynikające z organizacji roku szkolnego i zadania poszczególnych członków rady pedagogicznej,
• sprawować nadzór nad terminami ustalonymi w zarządzeniu,
• przeprowadzić posiedzenie rady pedagogicznej w związku z klasyfikowaniem i promowaniem uczniów1.
   

W ramach kompetencji stanowiących rada pedagogiczna podejmuje uchwałę w sprawie wyników rocznej klasyfikacji i uchwałę o klasyfikacji końcowej uczniów oraz promocji uczniów do klasy programowo wyższej lub ukończeniu przez nich szkoły. W niektórych szkołach może być więcej niż jedno posiedzenie rady pedagogicznej związane z zatwierdzeniem wyników klasyfikacji rocznej, gdyż klasy programowo najwyższe kończą zajęcia dydaktyczno-wychowawcze wcześniej niż klasy młodszych roczników, a część uczniów będzie zdawać egzaminy klasyfikacyjne/poprawkowe po zakończeniu zajęć. 

W czasie ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty spowodowanego epidemią koronawirusa COVID-19 rady pedagogiczne mogą podejmować decyzje zdalnie, za pomocą różnych środków komunikacji elektronicznej2. W przypadku kolegialnych organów jednostek systemu oświaty możliwa jest praca w trybie obiegowym, z zaznaczeniem, że wszystkie podjęte decyzje muszą być utrwalone w formie protokołu, adnotacji lub w inny sposób.

Odwołanie od oceny klasyfikacyjnej

Uczeń lub jego rodzice mogą zgłosić zastrzeżenia do dyrektora szkoły, jeżeli uznają, że roczna ocena klasyfikacyjna z zajęć edukacyjnych lub roczna ocena klasyfikacyjna zachowania zostały ustalone niezgodnie z przepisami dotyczącymi trybu ustalania tych ocen3. Zgłoszenia mogą dokonać nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych. W przypadku stwierdzenia, że roczna ocena klasyfikacyjna z zajęć edukacyjnych lub roczna ocena klasyfikacyjna zachowania zostały ustalone niezgodnie z przepisami dotyczącymi trybu ustalania tych ocen, dyrektor szkoły powołuje komisję, która:

• w przypadku rocznej oceny klasyfikacyjnej z zajęć edukacyjnych – przeprowadza sprawdzian wiadomości i umiejętności ucznia oraz ustala roczną ocenę klasyfikacyjną z danych zajęć edukacyjnych,
• w przypadku rocznej oceny klasyfikacyjnej zachowania – ustala roczną ocenę klasyfikacyjną zachowania.

W takim przypadku podjęcie przez radę pedagogiczną decyzji o wynikach klasyfikacji ucznia nastąpi na najbliższym zebraniu zwołanym przez dyrektora szkoły.

Podsumowanie pracy dydaktyczno-wychowawczo-opiekuńczej

Przepisy ustawy Prawo oświatowe4 nakazują dyrektorowi przeprowadzenie zebrania rady pedagogicznej po zakończeniu rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych. Podczas takiego zebrania dyrektor podsumowuje działalność dydaktyczną, wychowawczą i opiekuńczą oraz inne działania statutowe szkoły:

• wychowawcy przedstawiają informacje o sukcesach swoich uczniów oraz o sytuacji wychowawczej,
• nauczyciele dokonują ewaluacji swojej pracy,
• dokonywana jest analiza programu wychowawczo-profilaktycznego – czy założenia zostały zrealizowane, jakie przyniosły efekty, 
• analizuje się realizację celów postawionych w planie pracy szkoły,
• podsumowywane są osiągnięcia uczniów, w tym uczestnictwo w konkursach, olimpiadach, wolontariacie czy projektach edukacyjnych,
• dokonuje się analizy organizacji i realizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w danym roku szkolnym (omówić należy jej skuteczność i wyciągnąć wnioski w celu poprawy jakości pracy w kolejnym roku szkolnym) oraz innych działań uznanych za istotne dla działalności placówki.

Podczas zebrania podsumowującego dyrektor powinien wyznaczyć składy komisji klasyfikacyjnych i komisji do przeprowadzenia egzaminów poprawkowych, komisji do przeprowadzenia sprawdzianu wiadomości i umiejętności ucznia oraz podać planowane terminy przeprowadzenia tych egzaminów. Z uwagi na obszerność zagadnień ustawodawca założył, że zebranie podsumowujące organizuje się po zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych.

Obowiązki dyrektora związane z awansem zawodowym nauczycieli

Większość nauczycieli, którzy ubiegają się o kolejne stopnie awansu zawodowego, kończy staż w dniu 31 maja. W związku z tym dyrektorzy mają do zrealizowania swoje zadania przewidziane w przepisach o awansie zawodowym nauczycieli5:

1. Dokonanie oceny dorobku zawodowego nauczyciela za okres stażu, w terminie 21 dni od dnia złożenia sprawozdania przez nauczyciela, w formie pisemnej, z uzasadnieniem, a także pouczeniem o możliwości wniesienia przez nauczyciela odwołania. Nauczyciele, którzy ukończyli staż, mają 7 dni od dnia jego zakończenia na sporządzenie i przedstawienie dyrektorowi sprawozdania, z czego wynika, że dyrektor musi ocenić nauczycieli w czerwcu.
2. Wystawienie zaświadczeń dla nauczycieli, którzy zakończyli staż na wyższy stopień awansu zawodowego. Są one załącznikiem do wniosków o podjęcie odpowiednio postępowania kwalifikacyjnego lub egzaminacyjnego. 
3. Wyznaczenie terminów postępowań kwalifikacyjnych dla nauczycieli ubiegających się o stopień nauczyciela kontraktowego oraz ustalenie składów i powołanie komisji kwalifikacyjnych. Dyrektor, jako organ właściwy do nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego, powiadamia nauczyciela, który złożył wniosek o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego, o terminie i miejscu przeprowadzenia postępowania na co najmniej 7 dni przed dniem posiedzenia komisji.
4. Przeprowadzenie analizy formalnej wniosku o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego. Jeżeli wniosek o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego lub dokumentacja nie spełniają wymagań formalnych, dyrektor wskazuje szczegółowo stwierdzone braki i wzywa nauczyciela do ich usunięcia w terminie 14 dni, wraz z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków w terminie spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.
5. Przeprowadzenie postępowania kwalifikacyjnego dla nauczycieli ubiegających się o stopień nauczyciela kontraktowego.
6. Nadanie nauczycielowi stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego w drodze decyzji administracyjnej do 31 sierpnia, gdy wniosek złożono do 30 czerwca.
7. Uczestniczenie w charakterze członka w pracach komisji ds. awansu zawodowego powołanych przez organ prowadzący dla nauczycieli ubiegających się o awans na stopień nauczyciela mianowanego lub przez organ nadzoru pedagogicznego dla nauczycieli ubiegających się o awans na stopień nauczyciela dyplomowanego.
    

Obowiązki dyrektora szkoły wynikające ze sprawowanego nadzoru pedagogicznego 

Artykuł 69 ust. 7 ustawy Prawo oświatowe stanowi, że dyrektor szkoły lub placówki przedstawia radzie pedagogicznej, nie rzadziej niż dwa razy w roku szkolnym, ogólne wnioski wynikające ze sprawowanego nadzoru pedagogicznego6 oraz informacje o działalności szkoły.

Zapis ten doprecyzowany został w rozporządzeniu w sprawie nadzoru pedagogicznego, zgodnie z którym dyrektor szkoły lub placówki w terminie do dnia 31 sierpnia przedstawia na zebraniu rady pedagogicznej, a w przypadku szkoły lub placówki, w której nie tworzy się rady pedagogicznej – na zebraniu z udziałem nauczycieli i osób niebędących nauczycielami, które realizują zadania statutowe szkoły lub placówki, wyniki i wnioski ze sprawowanego nadzoru pedagogicznego. Ustawodawca nie wskazuje formy wykonania tego zadania. Dyrektorzy najczęściej wypełniają tę powinność w formie sprawozdania z nadzoru pedagogicznego. W br. szkolnym nadzór pedagogiczny dyrektora powinien uwzględniać kształcenie z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość oraz stopień obciążenia uczniów realizacją zleconych przez nauczycieli zadań7. 

Zadaniem dyrektora jako przewodniczącego rady pedagogicznej jest dopilnowanie, aby rada pedagogiczna ustaliła sposób wykorzystania wyników nadzoru pedagogicznego, w tym sprawowanego nad szkołą lub placówką przez organ sprawujący nadzór pedagogiczny, w celu doskonalenia pracy szkoły lub placówki i podjęła stosowną uchwałę8.

Podsumowanie realizacji zaleceń wynikających z orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego uczniów

Dyrektor szkoły/placówki oświatowej odpowiada w szczególności za realizację zaleceń wynikających z orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego ucznia. Oprócz powołania zespołu do opracowania indywidualnego programu edukacyjno-terapeutycznego, ma obowiązek nadzorować jego pracę. Co najmniej dwa razy w roku szkolnym zespół dokonuje okresowej wielospecjalistycznej oceny poziomu funkcjonowania ucznia, uwzględniając ocenę efektywności programu oraz – w miarę potrzeb – dokonuje modyfikacji programu.

Obowiązkiem dyrektora jest przekazanie rodzicom ucznia albo pełnoletniemu uczniowi kopii wielospecjalistycznych ocen, które uwzględniają w szczególności: 

• indywidualne potrzeby rozwojowe i edukacyjne, mocne strony, predyspozycje, zainteresowania i uzdolnienia ucznia,
• w zależności od potrzeb – zakres i charakter wsparcia ze strony nauczycieli, specjalistów, asystentów lub pomocy nauczyciela,
• przyczyny niepowodzeń edukacyjnych lub trudności w funkcjonowaniu ucznia, w tym bariery i ograniczenia utrudniające funkcjonowanie i uczestnictwo ucznia w życiu przedszkolnym lub szkolnym, a w przypadku ucznia realizującego wybrane zajęcia wychowania przedszkolnego lub zajęcia edukacyjne indywidualnie lub w grupie liczącej do 5 uczniów, zgodnie ze wskazaniem zawartym w programie – także napotykane trudności w zakresie włączenia ucznia w zajęcia realizowane wspólnie z oddziałem przedszkolnym lub szkolnym, a w przypadku innej formy wychowania przedszkolnego – wspólnie z grupą, oraz efekty działań podejmowanych w celu ich przezwyciężenia.

Dokonując podsumowania realizacji zaleceń wynikających z orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego uczniów, należy wziąć pod uwagę:

• zgodność działań szkoły/przedszkola z przepisami prawa,
• adekwatność podejmowanych działań do rozpoznanych potrzeb dzieci i uczniów,
• skuteczność udzielanego wsparcia,
• poziom zaspokojenia potrzeb rodziców i nauczycieli
• w zakresie pomocy,
• spójność potrzeb z możliwościami realizacji zadań,
• efektywność określonych działań, 
• skuteczność określonych form pomocy, metod pracy,
• przydatność sposobu dokumentowania działań w zakresie udzielanej pomocy psychologiczno-pedagogicznej dla oceny jej efektywności.

Wybór podręcznika na nowy rok szkolny 

Dyrektor szkoły, na podstawie propozycji zespołów nauczycieli oraz w przypadku braku porozumienia w zespole nauczycieli w sprawie przedstawienia propozycji podręczników lub materiałów edukacyjnych, ustala: 

• zestaw podręczników lub materiałów edukacyjnych obowiązujący we wszystkich oddziałach danej klasy przez co najmniej trzy lata szkolne, 
• materiały ćwiczeniowe obowiązujące w poszczególnych oddziałach w danym roku szkolnym – po zasięgnięciu opinii rady pedagogicznej i rady rodziców.

Obowiązkiem dyrektora jest także podanie do publicznej wiadomości zestawu podręczników lub materiałów edukacyjnych oraz materiałów ćwiczeniowych obowiązujących w danym roku szkolnym. Wykonanie tego zadania powinno odbyć się w takim terminie, który umożliwi zakup podręczników i pracę z podręcznikami od 1 września.

Ustawodawca założył, że podręczniki, materiały edukacyjne, materiały ćwiczeniowe i inne materiały biblioteczne są gromadzone w bibliotece szkolnej. W związku z powyższym wykonanie czynności związanych z ich zakupem do biblioteki szkolnej oraz czynności związanych z gospodarowaniem tymi podręcznikami i materiałami przypisał dyrektorowi szkoły. Dyrektor szkoły musi podjąć także działania organizacyjne umożliwiające obrót używanymi podręcznikami na terenie szkoły.

Kontrola dokumentacji szkolnej

Na koniec roku szkolnego uczniowie otrzymują świadectwa promocyjne lub ukończenia szkoły. Dyrektor szkoły powinien dopilnować, aby świadectwa były wypisane prawidłowo na drukach, według wzorów określonych w załącznikach do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz. U. z 2019 r., poz. 1700 z późn. zm.). Świadectwa szkolne promocyjne, świadectwa ukończenia szkoły i inne druki wypełnia się czytelnie, bez poprawek, pismem ręcznym lub w postaci elektronicznej. Świadectwa szkolne promocyjne, świadectwa ukończenia szkoły i inne druki wypełniane w postaci elektronicznej przybierają postać papierowego wydruku dokumentu utworzonego i wypełnionego pierwotnie w postaci elektronicznej. Sposobem na uniknięcie błędów przy ich wypełnianiu jest zamieszczenie wzoru prawidłowo wypełnionego świadectwa. 

W związku z tym, że świadectwa szkolne promocyjne, świadectwo ukończenia szkoły i zaświadczenie o przebiegu nauczania wydaje się na podstawie dokumentacji przebiegu nauczania prowadzonej przez szkołę, obowiązkiem dyrektora jest nadzór nad prowadzeniem dokumentacji. Stąd też na koniec roku szkolnego dyrektor szkoły powinien przeprowadzić kontrolę dokumentacji sporządzanej przez nauczycieli, tj.: dzienników lekcyjnych, dzienników innych zajęć, dzienników wypełnianych przez specjalistów i arkuszy ocen. Dotyczy to dokumentacji prowadzonej w sposób tradycyjny, jak i w formie elektronicznej. Sposób wypełniania ww. dokumentów opisany jest w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2017 r., poz. 1646 z późn. zm.). 

Przechowywanie i ewidencja dokumentacji

Obowiązkiem szkoły jest prowadzenie imiennej ewidencji wydanych świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, mLegitymacji szkolnych oraz zaświadczeń o zawodzie, a także świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, dyplomów, zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego, przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną, oraz duplikatów świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych i e-legitymacji szkolnych. Zatem dyrektor musi dopilnować, aby taka ewidencja była prowadzona.

Ewidencja musi obejmować:

• imię (imiona) i nazwisko,
• numer PESEL ucznia albo absolwenta,
• numer wydanego dokumentu,
• datę odbioru dokumentu oraz podpis pełnoletniego ucznia lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo absolwenta.

Zebranie obowiązkowych podpisów konieczne jest przy wydaniu odpowiedniego dokumentu.

Sprawy kadrowe

Dyrektor jest kierownikiem zakładu pracy dla zatrudnionych w szkole lub placówce nauczycieli i pracowników niebędących nauczycielami. Dyrektor w szczególności decyduje w sprawach zatrudniania i zwalniania nauczycieli oraz innych pracowników szkoły lub placówki. Dyrektor ma obowiązek sporządzić świadectwa pracy tym pracownikom, z którymi rozwiązuje się umowę z końcem roku szkolnego. Wraz z końcem roku szkolnego dyrektorzy wszystkich szkół (zarówno publicznych, jak i niepublicznych) powinni rozpocząć konkretne przygotowania do podjęcia decyzji związanych z nowym rokiem szkolnym. Dyrektor musi zadbać o zatrudnienie kadry pedagogicznej, która podejmie swoje obowiązki od 1 września. Co do zasady dyrektor szkoły lub placówki oświatowej posiada wyłączną kompetencję w zakresie podejmowania decyzji o zatrudnieniu lub zwolnieniu pracownika szkoły.

Występują jednak prawne ograniczenia tej ustawowej kompetencji dyrektora. Ograniczeniem takim jest konieczność uzyskania zgody organu nadzoru pedagogicznego (lub organu prowadzącego szkołę) na zatrudnienie osoby, która nie ma kwalifikacji do zajmowania stanowiska nauczyciela określonych w przepisach o kwalifikacjach nauczycielskich.

Dotyczy to następujących sytuacji:

• zatrudnienie nauczyciela bez wymaganych kwalifikacji do zajmowanego stanowiska w przypadku zaistnienia potrzeby wynikającej z organizacji nauczania lub zastępstwa nieobecnego nauczyciela, w tym w trakcie roku szkolnego – można to zrobić za zgodą organu sprawującego nadzór pedagogiczny (art. 10 ust. 9 Karty Nauczyciela),
• zatrudnienie osoby niebędącej nauczycielem, posiadającej przygotowanie uznane przez dyrektora szkoły za odpowiednie do prowadzenia danych zajęć (dotyczy osoby, która w ogóle nie ma kwalifikacji pedagogicznych) – wymaga zgody organu nadzoru pedagogicznego: kuratora oświaty, a w szkołach artystycznych – ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego (art. 15 ust. 2 ustawy Prawo oświatowe),
• zatrudnienie osoby posiadającej przygotowanie zawodowe uznane przez dyrektora szkoły lub placówki za odpowiednie do prowadzenia zajęć z zakresu kształcenia zawodowego (dotyczy osoby bez kwalifikacji pedagogicznych, która będzie prowadziła zajęcia z zakresu kształcenia zawodowego) – wymaga zgody organu prowadzącego, a w przypadku szkoły artystycznej – zgody ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego (art. 15 ust. 6 ustawy Prawo oświatowe).
   

Ponadto wśród obowiązków dyrektora, które przypadają na okres zakończenia roku szkolnego, należy wymienić:

• przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego na rok szkolny 2020/20219;
• dopilnowanie wszystkich procedur związanych z przeprowadzeniem egzaminów zewnętrznych w terminie dodatkowym; jeśli dana szkoła kształci w zawodach, należy przeprowadzić egzamin potwierdzający kwalifikacje w zawodzie10;
• wakacyjny przegląd szkoły – dyrektor szkoły musi co najmniej raz w roku przeprowadzić przegląd szkoły i w zależności od jego wyniku podjąć odpowiednie kroki, aby usunąć stwierdzone usterki; najdogodniejszym okresem na takie działania są wakacje – można wtedy, pod nieobecność uczniów, przeprowadzić potrzebne remonty i naprawy11.
   

Przypisy

1. Art. 69 ust. 5 ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r., poz. 1148 z późn. zm.).
2. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 marca 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. z 2020 r., poz. 530).
3. Art. 44n ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2019 r., poz. 1481 z późn. zm.).
4. Jw.
5. Rozdział 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r., poz. 2215) oraz rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 lipca 2018 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz.U. z 2018 r., poz. 1574 ze zm.)
6. § 24 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1658 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. z 2020 r., poz. 493 z późn. zm.).
8. Art. 70 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r., poz. 1148 z późn. zm.)
9. Ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r., poz. 1148 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 sierpnia 2019 r. w sprawie przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego do publicznych przedszkoli, szkół, placówek i centrów (Dz. U. z 2019 r., poz. 1737).
10. Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 5 lipca 2019 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o systemie oświaty (Dz. U. z 2019 r., poz. 1481 z późn. zm.).
11. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r. Nr 6, poz. 69 z późn. zm.).