Kontrola ZUS w szkole

Chcesz lepiej poznać ten temat? Zapraszamy na II OGÓLNOPOLSKI CERTYFIKOWANY KONGRES WARSZTATOWY DLA DYREKTORÓW ORAZ KADRY ZARZĄDZAJĄCEJ SZKÓŁ I PRZEDSZKOLI PUBLICZNYCH!

Rozpoczęcie kontroli przez ZUS

Sposób przeprowadzania kontroli przez inspektorów ZUS określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz. U. z 1998 r. Nr 164, poz. 1165, dalej: rozporządzenie). Paragraf 3 ust. 1 tego rozporządzenia wskazuje, że kontrolę płatnika składek zarządza się w drodze wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie to wydawane jest przez głównego inspektora kontroli ZUS bądź przez upoważnionego przez niego inspektora kontroli. 
O planowanym wszczęciu postępowania kontrolnego szkoła powinna zostać powiadomiona. Należy jednak zauważyć, że w przypadku szkół publicznych nie znajdą zastosowania przepisy ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2019 r., poz. 1292), w tym w zakresie, w jakim określa ona ograniczenia związane ze sposobem przeprowadzania kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorców. Wynika to z faktu, że szkoły publiczne nie posiadają statusu przedsiębiorcy. Oznacza to, że w przypadku kontroli ZUS w szkole, należy stosować jedynie procedurę określoną w ww. rozporządzeniu, ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 300) oraz ogólne przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.
 

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli powinno zawierać elementy wskazane w rozporządzeniu:

• określenie inspektora lub inspektorów kontroli ZUS,
• przewidywany czas (trwania) kontroli,
• zakres kontroli,
• prawa i obowiązki kontrolowanego płatnika składek.

Rozpoczęcie kontroli może nastąpić dopiero po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz po okazaniu legitymacji służbowej przez inspektora ZUS. Wspomniane upoważnienie powinno zawierać:

• wskazanie podstawy prawnej przeprowadzanej kontroli,
• oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia oraz jego termin ważności,
• imię i nazwisko inspektora kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej,
• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
• wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
• zakres przedmiotowy kontroli,
• podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek. 

Jako datę wszczęcia kontroli przez ZUS przyjmuje się dzień doręczenia płatnikowi składek zgodnego z przepisami upoważnienia do przeprowadzenia kontroli – art. 89 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zakres przeprowadzanej kontroli

Przeprowadzana w szkole przez inspektora ZUS kontrola będzie dotyczyć w szczególności kwestii określonych w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a więc:

• zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
• ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacania tych świadczeń oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu,
• prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
• wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych,
• dokonywania oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Oznacza to, że kontrolerzy ZUS skupią się przede wszystkim na kontrolowaniu płatników pod względem wypełniania obowiązków wynikających z przepisów prawa – w zakresie naliczania i rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, ale również składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Kontrola może również dotyczyć wypłacania świadczeń z ubezpieczeń społecznych czy przekazywanie przez płatników składek dla celów emerytalno-rentowych.
Przeprowadzający kontrolę inspektor ZUS sprawdza prawidłowość dokonywania zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych. Kontrola może objąć okres zatrudnienia wyznaczonych przez inspektora pracowników. W związku z tym będzie on sprawdzał dokumenty zgłoszeniowe tych osób, a także badał, czy zgłoszenia zostały dokonane na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Przedmiotem kontroli mogą stać się również dokumenty wyrejestrowujące ZUS ZWUA.

Orzecznictwo

Zgodnie z wyrokiem SA w Gdańsku z dnia 10 lutego 2016 r. (sygn. akt III AUa 1103/15) artykuł 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych daje organowi rentowemu kompetencje do badania zarówno tytułu zawarcia umowy o pracę, jak i ważności jej poszczególnych postanowień i – w ramach obowiązującej go procedury – zakwestionowania tych postanowień umowy o pracę w zakresie wynagrodzenia, które pozostają w kolizji z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierzają do obejścia prawa. W ramach art. 41 ust. 12 i 13 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ZUS może zakwestionować wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, jeżeli okoliczności sprawy wskazują, że zostało wypłacone na podstawie umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierzającej do obejścia prawa. Nadmierne podwyższenie wynagrodzenia pracownika w zakresie prawa ubezpieczeń społecznych może być bowiem ocenione jako dokonane z zamiarem nadużycia prawa do świadczeń.

Uprawnienia inspektora ZUS

Przepis art. 87 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych określa uprawnienia inspektora ZUS przeprowadzającego kontrolę. W jej trakcie ma on prawo:

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
• zabezpieczać zebrane dowody,
• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
• przesłuchiwać świadków,
• przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Inspektor ZUS ma prawo kontrolować m.in. następujące dokumenty wpływające na sposób obliczania składek na ZUS:

• listy płac,
• umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne,
• dokumenty oraz zapisy regulaminu pracy będące podstawą do naliczania wynagrodzeń,
• listy obecności ze wskazaniem ewentualnych przyczyn nieobecności w pracy,
• dokumenty potwierdzające wykonaną pracę oraz pracę w nocy,
• zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych,
• zwolnienia lekarskie,
• dokumenty potwierdzające korzystanie przez pracownika z przywilejów rodzicielskich.

Inspektor kontroli ZUS jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności, na podstawie legitymacji oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, bez potrzeby uzyskiwania dodatkowych zezwoleń.
Jeżeli w trakcie wykonywania czynności służbowych inspektor ZUS nie przejawia rzetelności lub też nie jest obiektywny, płatnik składek ma możliwość wystąpienia ze skargą na jego działalność. Co do zasady jednak inspektorzy, zgodnie z art. 93 ustawy systemie ubezpieczeń społecznych, powinni mieć odpowiednie kwalifikacje merytoryczne oraz nienaganną opinię. Niemniej warto pamiętać o możliwości złożenia skargi.
W sytuacji uzasadniającej złożenie skargi dyrektor powinien zastosować ogólne przepisy k.p.a. (art. 227–240). Zgodnie z art. 227 k.p.a. przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Zastosowanie znajdą również przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia w8 stycznia 2002 r.
w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46). Skarga powinna zostać przekazana terenowej jednostce organizacyjnej ZUS bądź do centrali i zawierać co najmniej:

• imię i nazwisko (nazwę) wnoszącego skargę,
• adres (wskazanie miejscowości, ulicy, numeru domu i mieszkania) osoby wnoszącej skargę,
• treść skargi.
   

Uprawnienia i obowiązki kontrolowanej szkoły

Będący przedmiotem kontroli płatnik powinien przestrzegać szeregu obowiązków, określonych w art. 88 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, mających zagwarantować prawidłowe przeprowadzenie kontroli przez kontrolera ZUS. W rezultacie płatnicy w związku z przeprowadzaną kontrolą są obowiązani:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,
• udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS,
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik,
• udzielać wyjaśnień kontrolującemu,
• przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek (nie musi to być jednak tłumaczenie przysięgłe).

Co istotne, powyższych czynności płatnik musi dokonać nieodpłatnie, a żądane przez inspektora dokumenty muszą zostać mu dostarczone w wyznaczonym przez niego terminie.
Oprócz obowiązków kontrolowani płatnicy mają również pewne uprawnienia. Przepisy zobowiązują inspektora, by przedstawił płatnikowi niezbędną oraz poprawnie przygotowaną dokumentację kontrolną, do której zalicza się zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli, upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz legitymację służbową. Jeżeli płatnik składek jest obecny w trakcie kontroli, ma prawo uczestniczenia w czynnościach kontrolnych przeprowadzanych przez inspektora ZUS. Powinien również wiedzieć o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu, nie później niż przed podjęciem tych czynności. Jedynie w sytuacji, gdy okoliczności uzasadniają natychmiastowe podjęcie czynności bez udziału płatnika, inspektor może odstąpić od powyższego zawiadomienia, o czym powinien dokonać wzmianki w protokole przeprowadzanej kontroli. Trzeba również pamiętać, że czynności kontrolne powinny być co do zasady przeprowadzane w siedzibie płatnika składek, a nie np. w siedzibie ZUS. Może do tego dojść wyjątkowo, w sytuacji gdy płatnik nie zapewni niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych bądź gdy charakter czynności tego wymaga. W takim przypadku płatnik jest obowiązany wydać, na żądanie inspektora, określone przez niego dokumenty na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż trzy tygodnie. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek. Na żądanie płatnika ZUS powinien zapewnić mu dostęp do tych dokumentów.

Sporządzenie protokołu pokontrolnego

Ustalenia kontrolne powinny zostać opisane w protokole. Zgodnie z art. 91 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych powinien on zawierać:

• oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej ZUS,
• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
• oznaczenie inspektorów kontroli ZUS wykonujących kontrolę,
• określenie zakresu kontroli,
• czas (trwania) kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli,
• opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych,
• przedstawienie dowodów,
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
• pieczęć i podpis inspektora kontroli ZUS,
• informacje o wpisie do książki kontroli.

Protokół powinien zostać sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden z nich powinien zostać doręczony płatnikowi składek lub osobie przez niego upoważnionej. 

Złożenie pisemnego zastrzeżenia do otrzymanego protokołu

Jeżeli płatnik będzie miał uwagi co do ustaleń zawartych w protokole, może złożyć pisemne zastrzeżenia w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu, wskazując jednocześnie odpowiednie środki dowodowe na poparcie jego tez. Zastrzeżenia rozpatruje inspektor kontroli ZUS, który poinformuje płatnika składek 
na piśmie o sposobie ich rozpatrzenia. Niestety przepisy nie wskazują terminu, w którym inspektor byłby zobowiązany do rozpatrzenia zastrzeżeń, w związku z czym zastosowanie znajdą ogólne przepisy art. 35 k.p.a.
Zastrzeżenie powinno więc zostać rozpatrzone bez zbędnej zwłoki, jeżeli nie jest konieczne podjęcie dodatkowych czynności kontrolnych lub najpóźniej w ciągu miesiąca, gdy istnieje konieczność przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych. W przypadkach szczególnie skomplikowanych zastrzeżenia mogą zostać rozpatrzone w terminie dwóch miesięcy od ich złożenia.
Płatnik, w terminie 30 dni od otrzymania protokołu, powinien złożyć korygujące lub brakujące dokumenty ubezpieczeniowe. Jeżeli tego nie zrobi, protokół kontroli stanowić będzie podstawę do wydania przez ZUS decyzji administracyjnej w zakresie indywidualnych spraw dotyczących ubezpieczeń społecznych. Płatnik, który nie zgadza się z treścią decyzji, ma prawo złożenia odwołania do sądu, zgodnie z przepisami k.p.c. Powinno ono zostać wniesione na piśmie do jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję, lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę. Jeżeli ZUS uzna odwołanie za słuszne, zmienia lub uchyla decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania. W tym wypadku odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu. Natomiast jeżeli odwołanie nie zostało w całości lub w części uwzględnione, ZUS przekazuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania, sprawę do sądu wraz z uzasadnieniem.
Wcześniejsze niewniesienie zastrzeżeń do protokołu kontroli nie jest przeszkodą w zaskarżeniu decyzji wydanej na podstawie tego protokołu.

10 najważniejszych czynności związanych z kontrolą ZUS w szkole

1. Właściwa jednostka ZUS powiadamia szkołę o planowanej kontroli w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania kontrolnego.
2. Rozpoczęcie kontroli powinno poprzedzać doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazanie legitymacji służbowej przez inspektora ZUS.
3. Inspektor ZUS przeprowadza czynności kontrolne zgodnie z otrzymanym upoważnieniem. Szkoła powinna współpracować z inspektorem w zakresie wskazanym w przepisach prawa.
4. W uzasadnionych przypadkach dyrektor może złożyć skargę na czynności inspektora ZUS.
5. Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół kontroli – jeden z egzemplarzy powinien zostać doręczony płatnikowi składek.
6. W przypadku uwag do protokołu płatnik może złożyć pisemne zastrzeżenia w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu, wskazując jednocześnie odpowiednie środki dowodowe na poparcie tez zawartych w zastrzeżeniu. Po rozpatrzeniu zastrzeżenia inspektor może podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik powinien zostać poinformowany na piśmie.
7. Płatnik, w terminie 30 dni od otrzymania protokołu, powinien złożyć korygujące lub brakujące dokumenty ubezpieczeniowe. Jeżeli tego nie zrobi, protokół kontroli stanowi podstawę do wydania przez ZUS decyzji administracyjnej w zakresie indywidualnych spraw dotyczących ubezpieczeń społecznych. W takim przypadku odpowiednia dokumentacja ubezpieczeniowa powinna zostać skorygowana lub uzupełniona w terminie siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji.
8. Płatnik, który nie zgadza się z treścią decyzji, ma prawo złożenia odwołania do sądu, zgodnie z przepisami k.p.c. Odwołanie od decyzji ZUS należy wnieść w terminie miesiąca od dnia, w którym decyzja została doręczona.
9. Jeżeli ZUS uzna odwołanie za słuszne, zmienia lub uchyla decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania, nie przekazując go do sądu.
10. Jeżeli odwołanie nie zostało w całości lub w części uwzględnione, ZUS przekazuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania, sprawę do sądu wraz z uzasadnieniem.