Dołącz do czytelników
Brak wyników

Kontrola w placówce

20 kwietnia 2020

NR 102 (Kwiecień 2020)

Kontrola NIK

27

Jedną z wielu instytucji, które mogą przeprowadzać kontrole w szkołach, jest Najwyższa Izba Kontroli. Zakres jej zainteresowań jest bardzo szeroki, wśród nich znajduje się nie tylko działalność jednostek oświatowych, ale także funkcjonowanie systemu oświaty w szerszym znaczeniu. 

Wśród ostatnio prowadzonych akcji kontrolnych NIK przyglądał się zwłaszcza efektom wdrożenia zmian w systemie edukacji. Na 2020 r. planowane są kolejne kontrole, w trakcie których NIK będzie koncentrować się przede wszystkim na tych obszarach funkcjonowania oświaty, które aktualnie w sposób szczególny mogą powodować nieprawidłowości, np. w związku z istotną zmianą przepisów i ze zmianami organizacyjnymi koniecznymi do ich wdrożenia. Nie należy zatem spodziewać się, że w najbliższym czasie kontrole NIK ustaną. Oznacza to, że wszystkie szkoły i przedszkola powinny znać przynajmniej podstawowe zasady, zgodnie z którymi NIK przeprowadza kontrole.

Zakres funkcjonowania Najwyższej Izby Kontroli

Najwyższa Izba Kontroli jest naczelnym organem kontroli państwowej. Zasady jej funkcjonowania zostały uregulowane w ustawie z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 489 z późn. zm.). Do zadań NIK należy kontrolowanie działalności m.in. państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych (w tym działających w formie jednostek budżetowych szkół i przedszkoli) – art. 2 ustawy o NIK. Najwyższa Izba Kontroli ma ponadto prawo kontrolowania działalności innych jednostek organizacyjnych i podmiotów gospodarczych w zakresie, w jakim wykorzystują one majątek lub środki państwowe albo komunalne (np. NIK przeprowadza kontrole w zakresie przyznawania dotacji dla szkół niepublicznych).
Działania NIK nie są prowadzone w sposób przypadkowy. Zgodnie z art. 6 ustawy o NIK organ ten wykonuje swoje zadania na podstawie rocznego planu pracy. Pracownicy NIK badają aktualne zmiany w przepisach, analizują sytuację w danym obszarze zainteresowań, a następnie, na podstawie tak zdobytej wiedzy, wybierają tematy kontroli. Dla przykładu: w planie pracy na 2020 r. zaplanowane są kontrole w następujących tematach:

  • kształcenie w szkołach specjalnych (czy kształcenie w szkołach specjalnych jest realizowane w sposób prawidłowy oraz czy wspiera adaptację uczniów do dorosłego życia) – realizacja kontroli zaplanowana jest na I i II kwartał 2020 r.;
  • organizacja pracy nauczycieli w szkołach publicznych (czy organizacja pracy nauczycieli sprzyja właściwej realizacji ich zadań) – realizacja kontroli zaplanowana jest na IV kwartał 2020 r. i I kwartał 2021 r.

Dodatkowo NIK ma możliwość przeprowadzania doraźnych kontroli, szczególnie gdy pojawia się potrzeba szybkiego zbadania problemów dotykających sfer ważnych dla funkcjonowania państwa. Kontrole doraźne mogą poprzedzać przeprowadzenie kontroli planowej na szerszą skalę bądź też mogą mieć charakter skargowy – w sytuacji gdy do NIK napływają liczne skargi i wnioski dotyczące danego problemu (np. kontrole stacji sanitarno-epidemiologicznych w zakresie prawidłowego wykorzystywania środków przeznaczonych do walki 
z tzw. dopalaczami). Szczegółowy program kontroli zatwierdza prezes lub wiceprezes NIK (art. 28a ust. 1 ustawy o NIK). 

Rozpoczęcie postępowania kontrolnego

Postępowanie kontrolne, podobnie jak zasady funkcjonowania NIK, zostało uregulowane w ustawie o NIK. Celem kontroli jest ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej jednostki, rzetelne udokumentowanie tej działalności, a także przeprowadzenie oceny kontrolowanej działalności (art. 28 ustawy o NIK). Aby usprawnić przeprowadzenie bądź przygotowanie postępowania kontrolnego, przepisy nakładają na kierownika jednostki kontrolowanej (dyrektora danej szkoły lub przedszkola) szereg obowiązków (art. 29 ustawy o NIK). Mają oni przede wszystkim obowiązek niezwłocznego przedłożenia, na żądanie NIK, wszelkich dokumentów i materiałów, w tym na nośnikach elektronicznych, niezbędnych do przygotowania lub przeprowadzenia kontroli. Dyrektorzy mają ponadto obowiązek umożliwienia NIK dostępu do baz danych.
Przepisy wyposażyły kontrolerów NIK ponadto w szereg uprawnień, dzięki którym mają oni prawo do:

  • swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostek kontrolowanych; 
  • wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostek kontrolowanych, pobierania oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej; 
  • przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych i przebiegu określonych czynności; 
  • wzywania i przesłuchiwania świadków; 
  • żądania udzielenia wyjaśnień przez osoby, które wykonują lub wykonywały pracę na podstawie stosunku pracy lub innej umowy w jednostkach kontrolowanych; 
  • zasięgania w związku z przygotowywaną lub przeprowadzaną kontrolą informacji oraz żądania dokumentów od jednostek niekontrolowanych, a także żądania wyjaśnień od pracowników tych jednostek; 
  • korzystania z pomocy biegłych i specjalistów; 
  • zwoływania narad w związku z przeprowadzaną kontrolą; 
  • przetwarzania danych osobowych z wyjątkiem danych ujawniających poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, jak również danych genetycznych, o nałogach, o seksualności lub o orientacji seksualnej.

Postępowanie kontrolne nie jest przeprowadzane przez przypadkowe osoby. Zgodnie z art. 30 ust. 1 ustawy o NIK może być ona przeprowadzana przez pracowników NIK zatrudnionych na stanowiskach:

  • dyrektorów kontrolnych jednostek organizacyjnych Najwyższej Izby Kontroli; 
  • wicedyrektorów kontrolnych jednostek organizacyjnych Najwyższej Izby Kontroli; 
  • radców Prezesa Najwyższej Izby Kontroli; 
  • doradców prawnych, ekonomicznych i technicznych; 
  • głównych specjalistów kontroli państwowej; 
  • specjalistów kontroli państwowej; 
  • starszych inspektorów kontroli państwowej; 
  • inspektorów kontroli państwowej; 
  • młodszych inspektorów kontroli państwowej.

Pracownicy NIK przeprowadzający kontrolę powinni przeprowadzać kontrolę wyłącznie na podstawie legitymacji służbowej (pracownicy wskazani powyżej w pkt 1–4) bądź na podstawie legitymacji służbowej i imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (pracownicy NIK zatrudnieni na stanowiskach wskazanych w pkt 5–9 powyżej).

WAŻNE

Należy zwrócić uwagę, czy upoważnienie zostało wystawione przez uprawnioną do tego osobę, wśród których znajdują się prezes i wiceprezesi NIK, dyrektorzy i wicedyrektorzy kontrolnych jednostek organizacyjnych NIK.

Upoważnienie wystawione przez powyższe podmioty powinno zawierać co najmniej informacje, o których mowa w art. 30 ust. 4 ustawy o NIK, a więc:

  • imię i nazwisko kontrolera oraz kontrolną jednostkę organizacyjną Najwyższej Izby Kontroli; 
  • podstawę prawną podjęcia kontroli; 
  • numer i tytuł kontroli; 
  • zakres przedmiotowy i okres objęty kontrolą; 
  • nazwę i adres jednostki kontrolowanej.

Należy zwrócić szczególną uwagę, czy osoba przedstawiająca się za kontrolera NIK ma wszystkie niezbędne i kompletne uprawnienia. W przypadku gdy dyrektor ma wątpliwości, powinien skontaktować się z właściwą delegaturą NIK w celu ich wyjaśnienia. Zgodnie z art. 98 ustawy o NIK w przypadku utrudniania wykonywania kontrolerowi NIK czynności służbowych (np. przez niewpuszczenie na teren przedszkola) grozi kara grzywny, kara ograniczenia wolności bądź nawet kara pozbawienia wolności do lat trzech.

Przeprowadzanie postępowania kontrolnego

Zgodnie z art. 32 ustawy o NIK postępowanie kontrolne jest przeprowadzane w godzinach pracy szkoły lub przedszkola. W wyjątkowych sytuacjach, gdy wymaga tego dobro kontroli (ustawodawca niestety nie precyzuje, co dokładnie należy rozumieć pod tym pojęciem), kontrola może się odbyć także w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy. W takiej sytuacji jednak jednostka kontrolowana ma prawo do uzyskania zwrotu kosztów wynagrodzenia dla pracowników, którzy zostali zobowiązani do uczestniczenia w postępowaniu kontrolnym prowadzonym w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy (art. 34 ust. 1 ustawy o NIK). Umotywowany wniosek o pokrycie kosztów powinien zostać złożony przez dyrektora kontrolowanej jednostki oświatowej do dyrektora właściwej jednostki kontrolnej NIK w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Zachowanie terminu jest bardzo ważne, ponieważ w przeciwnym razie kontrolowane przedszkole utraci roszczenie o zwrot kosztów (art. 34 ust. 2 ustawy o NIK). Dodatkowo kontrolowana przez NIK szkoła bądź przedszkole może dochodzić zwrotu kosztów związanych z korzystaniem przez kontrolera z urządzeń technicznych oraz środków transportu.
Postępowanie kontrolne NIK przeprowadza na ogół w siedzibie jednostki kontrolowanej (art. 32 ust. 1 ustawy o NIK). Możliwe jest jednak, by całe postępowanie bądź jego poszczególne czynności zostały przeprowadzone, w miarę potrzeby, również w siedzibie jednostki organizacyjnej NIK (art. 32 ust. 2 ustawy o NIK). Gdy kontrola odbywa się w szkole lub przedszkolu, dyrektor powinien zapewnić kontrolerowi możliwość swobodnego poruszania się po terenie placówki bez obowiązku uzyskiwania jakichkolwiek przepustek (art. 33 ust. 1 ustawy o NIK). Dyrektor powinien także zapewnić kontrolerowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Oznacza to w szczególności konieczność niezwłocznego przedstawienia żądanych przez niego dokumentów i materiałów, terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników, udostępnianie urządzeń technicznych oraz środków transportu wraz z obsługą. Jeżeli jest to niezbędne, należy kontrolerowi udostępnić oddzielne pomieszczenie wraz z odpowiednim wyposażeniem (art. 33 ust. 2 ustawy o NIK).
Zebrane przez kontrolera dowody (w szczególności dokumenty, zabezpieczone rzeczy, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia) dokumentowane są przez niego w aktach kontroli. Dowody mają posłużyć do prawidłowego ustalenia stanu faktycznego sprawy. Oprócz dowodów w aktach kontroli znajdują się: upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, notatki służbowe, a także wystąpienia pokontrolne (o czym mowa niżej), zastrzeżenia i dokumenty związane z ich rozpatrywaniem. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 35a ust. 3 ustawy o NIK kierownik kontrolowanej jednostki bądź osoba przez niego upoważniona ma prawo wglądu do akt kontroli i sporządzania z nich odpisów.
Z przeprowadzonych przez kontrolera czynności dowodowych sporządzany jest przez niego protokół (gdy ustawa tak stanowi, np. w przypadku przyjęcia ustnych wyjaśnień – art. 40 ust. 6 ustawy o NIK). Zgodnie z art. 35b ust. 2 powinien on zawierać:

  • oznaczenie czynności, czasu i miejsca jej przeprowadzania oraz osób w niej uczestniczących; 
  • opis przebiegu czynności wraz z oświadczeniami i wnioskami osób w niej uczestniczących; 
  • opis innych istotnych okoliczności dotyczących przebiegu czynności.

Protokół, a także każda jego strona powinny zostać podpisane przez osoby biorące udział w czynności dowodowej. Przed podpisaniem kontroler powinien dać protokół do przeczytania osobom biorącym udział w czynności dowodowej albo odczytać go tym osobom (art. 35b ust. 3 ustawy o NIK). Osoby te mogą następnie, przed podpisaniem protokołu, zażądać sprostowania jego treści. Jakiekolwiek skreślenia lub uzupełnienia w protokole wymagają omówienia podpisanego przez osoby uczestniczące w danej czynności. W przypadku gdy nie jest możliwe podpisanie protokołu (np. osoba uczestnicząca uprzednio w czynności wyjechała lub zmarła) bądź też odmawia ona podpisania protokołu, kontroler powinien uczynić o tym wzmiankę, podając przyczyny braku podpisu. W pozostałych przypadkach kontroler może sporządzić notatkę służbową albo wydruk potwierdzający przekazanie informacji w formie elektronicznej.
Zebrane w trakcie postępowania kontrolnego dowody powinny być przez kontrolera odpowiednio zabezpieczone (art. 36 ust. 1 ustawy o NIK). Jeżeli jest to konieczne dla prawidłowego zabezpieczenia dowodów, możliwe jest ich:

  • oddanie na przechowanie kierownikowi lub innemu pracownikowi jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem; 
  • przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu; 
  • zabranie z jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem – przy czym ich zwrot powinien nastąpić za pokwitowaniem. 

Kontroler ma także prawo do sporządzania niezbędnych do przeprowadzenia kontroli kopii dokumentów lub ich wyciągów, a także zestawień i obliczeń na podstawie dokumentów lub elektronicznych baz danych (art. 37 ust. 1 ustawy o NIK). Kontroler może również zażądać, by kopie, wyciągi lub zestawienia zostały sporządzone przez kierownika kontrolowanej jednostki w wyznaczonym terminie. Zgodność kopii i wyciągów z oryginałami potwierdza kierownik komórki organizacyjnej, w której znajdują się dokumenty, bądź upoważniona do tego osoba.
W przypadku gdy konieczne będzie ustalenie stanu faktycznego obiektów, innych składników majątkowych przedszkola albo przebiegu określonych czynności, kontroler ma prawo przeprowadzić oględziny (art. 39 ust. 1 ustawy o NIK). Powinny one być przeprowadzone w obecności kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za przedmiot lub czynność poddane oględzinom. Jeżeli jest on nieobecny, oględziny pow...

To wydanie dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy