Kontrola PIP

Chcesz lepiej poznać ten temat? Zapraszamy na II OGÓLNOPOLSKI CERTYFIKOWANY KONGRES WARSZTATOWY DLA DYREKTORÓW ORAZ KADRY ZARZĄDZAJĄCEJ SZKÓŁ I PRZEDSZKOLI PUBLICZNYCH!

Znajomość zasad przeprowadzania postępowań kontrolnych inspektorów pracy umożliwia podmiotom kontrolowanym i innym uczestnikom postępowania szybkie reagowanie na ewentualne nieprawidłowości w tym zakresie. 

Organizacja i zadania PIP 

Podstawę prawną funkcjonowania PIP stanowi przede wszystkim ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1251), dalej: ustawa o PIP. Jednak wiele regulacji prawnych odnoszących się do sposobu jej działania znalazło się również w innych aktach prawnych, w tym m.in. w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 z późn. zm.), dalej: k.p., a także w odpowiednich zarządzeniach Głównego Inspektora Pracy.
Zgodnie z art. 1 ustawy o PIP Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad BHP, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej. 
Powyższe oznacza dla szkół, jako pracodawców, że PIP będzie uprawniony do:

• nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów dotyczących:
  • bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • stosunku pracy, 
  • wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy,
  • czasu pracy oraz urlopów,
  • uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, 
  • zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych;
• kontroli legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej i wykonywania działalności (w tym przez cudzoziemców);
• kontroli ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
• podejmowania działań polegających na zapobieganiu i ograniczaniu zagrożeń w środowisku pracy.

Szczególnym przedmiotem zainteresowań PIP są kwestie związane z bezpieczeństwem pracy. Inspektorzy pracy są odpowiedzialni za badanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, inicjowanie działań zapobiegających występowaniu chorób zawodowych, udzielanie porad prawnych oraz podejmowanie działań profilaktycznych mających na celu zapewnienie przestrzegania przepisów prawa pracy i zasad BHP.
Podkreślenia wymaga, że uprawnienia PIP nie dotyczą jedynie fazy postępowań kontrolnych. Po zakończeniu kontroli PIP jest uprawniona do inicjowania postępowań sądowych na rzecz pracownika. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIP, inspektor PIP w zakresie wykonywanych przez siebie obowiązków może wnieść do sądu pracy powództwo w sprawach o ustalenie stosunku pracy. Dodatkowo, za zgodą osoby zainteresowanej, inspektor pracy może uczestniczyć w postępowaniu przed sądem pracy. Kompetencje inspektora pracy w postępowaniu przed sądem określone zostały w art. 631 oraz 632 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1460 z późn. zm., dalej: k.p.c.). 
 

Przykład
W wyniku kontroli PIP stwierdzono, że stosunek prawny łączący szkołę ze zleceniobiorcą spełnia warunki zatrudnienia pracowniczego, o których mowa w art. 22 k.p. W związku z powyższym inspektor pracy postanowił wnieść powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy na rzecz konkretnego „pracownika” (art. 632 w zw. z art. 55 k.p.c.). Pracownik nie wyraził zgody na takie postępowanie. Sąd przyjął pozew do dalszego rozpoznania, bowiem zgoda pracownika jest wymagana tylko do wstąpienia inspektora pracy do już toczącego się postępowania, natomiast powództwo na rzecz pracownika może zostać wniesione także bez jego inicjatywy.
W aktualnej strukturze organizacyjnej PIP można wyróżnić Głównego Inspektora Pracy, 16 okręgowych inspektoratów pracy oraz Ośrodek Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu.

Podmioty podlegające kontroli ze strony PIP

Na podstawie art. 13 ustawy o PIP kontroli PIP podlegają m.in.:

• pracodawcy,
• przedsiębiorcy albo inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi – w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej.

Zatem kontroli pod kątem przestrzegania przepisów BHP, a także kontroli legalności zatrudnienia, będą podlegały jednostki organizacyjne i osoby fizyczne zatrudniające pracowników (pracodawcy), ale także przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których świadczona jest praca na innej podstawie niż umowa o pracę. Wśród podmiotów kontrolowanych mogą oczywiście znaleźć się również szkoły – zarówno publiczne, jak i niepubliczne.
Zainteresowanie inspektorów pracy będą budziły przede wszystkim osoby wykonujące pracę zarobkową na podstawie umowy-zlecenia, o dzieło czy prowadzące własną działalność gospodarczą. Zgodnie bowiem z art. 304 k.p. pracodawca musi zapewnić higieniczne warunki pracy nie tylko pracownikom, ale także osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą. Należy jednak pamiętać o dwóch ograniczeniach. Po pierwsze, kontrola może odbywać się tylko w zakresie przestrzegania przepisów BHP i legalności zatrudnienia. Po drugie, kontrola w ramach przestrzegania przepisów BHP będzie możliwa tylko w zakresie, w jakim osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej wykonuje pracę w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. W przypadku gdy osoba wykonuje pracę zarobkową na podstawie umowy cywilnoprawnej w innym miejscu, przy użyciu własnych narzędzi, nie będzie to rodziło żadnych obowiązków z zakresu BHP po stronie szkoły zlecającej pracę.

Wszczęcie postępowania kontrolnego przez PIP

Wszczęcie postępowania kontrolnego następuje zwykle na podstawie skargi otrzymanej przez PIP. Do złożenia skargi do PIP są uprawnieni pracownicy. Przesłanką złożenia skargi jest naruszenie przez pracodawcę praw pracowniczych bądź przepisów BHP. Do złożenia skargi są również uprawnieni członkowie przedstawicielstw pracowniczych. Szczególny obowiązek ciąży na związkach zawodowych. Wynika to z faktu, że organizacje związkowe są z mocy ustawy zobowiązane do sprawowania kontroli nad przestrzeganiem w zakładzie pracy przepisów prawa pracy, a także współdziałania w tym zakresie z PIP (art. 23 i 26 ustawy o związkach zawodowych). Z jednej strony obawy pracowników przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami złożenia skargi ze strony pracodawcy, a z drugiej silniejsze umocowanie związków zawodowych powodują, że w większości przypadków to związki zawodowe zawiadamiają PIP o istniejących w miejscu pracy nieprawidłowościach. Ponadto, związek zawodowy po otrzymaniu od pracownika informacji o zaistniałych w zakładzie pracy nieprawidłowościach może złożyć w jego zastępstwie skargę do PIP.
Skarga, która spełnia wszystkie wymagania formalne, może doprowadzić do przeprowadzenia przez PIP kontroli u pracodawcy łamiącego przepisy prawa. Ponieważ Państwowa Inspekcja Pracy jest organem administracji państwowej, to na podstawie art. 12 ustawy o PIP w postępowaniu przed jej organami, jeżeli co innego nie wynika z ustawy bądź przepisów szczegółowych, zastosowanie znajdzie właśnie Kodeks postępowania administracyjnego, dalej: k.p.a. Zgodnie z art. 63 k.p.a. skarga do PIP może być złożona w formie:

• pisemnej,
• za pomocą faksu,
• ustnie do protokołu,
• środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą inspektoratu pracy.

Ponadto skarga, aby została rozpatrzona, musi zawierać co najmniej:

• wskazanie osoby, od której pochodzi,
• adres składającego skargę,
• adres właściwego inspektoratu (co do zasady wystarczy wskazanie właściwego ze względu na położenie szkoły okręgowego inspektoratu pracy, warto jednak upewnić się, czy dla właściwości powiatu nie został wyznaczony odpowiedni oddział wybranego okręgowego inspektoratu pracy),
• treść skargi – skarga powinna zawierać wskazanie danych pracodawcy, adres położenia zakładu pracy, który miałby być obiektem kontroli, wskazanie przepisów prawa pracy, które zostały złamane, przy czym jest to o tyle istotne, że w ramach swojej działalności PIP może interweniować tylko w zakresie wskazanym w art. 10 ustawy o PIP. 

Kolejnym koniecznym warunkiem złożenia skargi, niezależnie od tego, czy skarga jest wnoszona pisemnie czy ustnie do protokołu, jest złożenie podpisu przez wnoszącego. Jest to istotne, gdyż z reguły inspekcja pracy nie rozpatruje anonimowych skarg. Niemożliwe jest także zgłoszenie skargi telefonicznie. Rozpatrywanie skarg anonimowych jest wyjątkiem i ma miejsce przeważnie tylko wtedy, gdy inspektorzy uznają, że zaistniały w zakładzie pracy stan może zagrozić życiu lub zdrowiu pracowników.

Przykład
W szkole pracownicy administracji wykonują pracę przy starych kotłach. Ich stan techniczny stwarza zagrożenie dla zdrowia lub życia pracujących przy nich osób. Ryzyko jest na tyle duże, że część pracowników powiadamia o tym dyrektora. Pomimo powiadomienia – pracodawca nie podjął żadnych działań zmierzających do zwiększenia poziomu bezpieczeństwa. W rezultacie pracownicy zdecydowali się złożyć anonimową skargę do PIP z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli. Wniosek został złożony na podstawie art. 23 711a § 4 k.p. Jeżeli właściwe organy PIP uznają, że wniosek został umotywowany w odpowiedni sposób, to na jego podstawie przeprowadzą kontrolę niesprawnych maszyn. Gdyby jednak w ocenie organów PIP w szkole nie miały miejsca naruszenia zagrażające życiu lub zdrowiu pracowników, anonimowy wniosek pozostanie bez rozpoznania.

Podkreślenia wymaga, że odrębne uprawnienie do przeprowadzenia kontroli przez PIP na wniosek pracowników bądź ich przedstawicieli pojawia się w dopiero w momencie wystąpienia zagrożenia życia lub zdrowia pracowników (art. 23711 a § 4 k.p.). W takiej sytuacji złożenie uzasadnionego wniosku, nawet anonimowego, może stać się powodem do rozpoczęcia kontroli przez właściwe organy PIP.
Stosownie do art. 44 ust. 3 ustawy o PIP inspektorzy dokonujący kontroli są zobowiązani do zachowania w tajemnicy faktu, że do kontroli doszło w wyniku złożenia skargi, chyba że skarżący wyrazi na to pisemną zgodę (oczywiście w większości przypadków takiej zgody nie będzie). Jednocześnie na podstawie art. 45 ustawy o PIP pracownicy PIP są zobowiązani do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskali w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych (także po ustaniu zatrudnienia). Ponadto, jeżeli w trakcie wykonywania kontroli zajdzie uzasadniona obawa, że pracownik udzielający inspektorowi informacji w sprawach objętych kontrolą mógłby z tego powodu być narażony na jakikolwiek uszczerbek ze strony pracodawcy, inspektor pracy może zadecydować o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych takiego pracownika. Zachowanie w tajemnicy danych osobowych pracownika dotyczy nie tylko momentu przeprowadzania czynności kontrolnych, ale również momentu sporządzania protokołu z przeprowadzonych czynności. Po zakończeniu postępowania kontrolnego pracodawca może żądać udostępnienia protokołów kontroli. Jeżeli wcześniej inspektor pracy zdecydował o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych pracownika, to udostępniając pracodawcy protokół przesłuchania pracownika, powinien tak go zmodyfikować, aby jego treść uniemożliwiała ujawnienie danych osobowych zeznającego.

Przykład 
Inspektor pracy prowadzi w szkole postępowanie kontrolne wszczęte na podstawie skargi jednego pracownika. W trakcie postępowania kontrolnego ten sam pracownik udzielał inspektorowi pracy informacji, które przyczyniły się następnie do nałożenia na pracodawcę mandatu. Ze względu na obawę przed negatywnymi posunięciami ze strony pracodawcy inspektor pracy zdecydował się na wydanie postanowienia o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości tego pracownika – na podstawie art. 23 ust. 2 ustawy o PIP. Nawet gdyby pracodawca na podstawie protokołów przesłuchania chciał dowiedzieć się, który z pracowników przyczynił się do nałożenia na niego mandatu, będzie miał zagwarantowany dostęp do nich tylko w taki sposób, który uniemożliwi ujawnienie danych osobowych zagrożonego pracownika.

Przebieg postępowania kontrolnego prowadzonego przez PIP

Kontrola ze strony pracowników PIP rozpoczyna się w momencie przybycia inspektora lub też osoby upoważnionej na teren kontrolowanego zakładu pracy. Obowiązkowo inspektor musi okazać legitymację służbową – należy na to zwrócić uwagę i w razie wątpliwości kontaktować się z okręgowym inspektorem pracy lub właściwą jednostką inspekcji pracy. Kontrolujący szkołę inspektor, lub osoba upoważniona, powinien okazać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie – to dokument, którego treść została uregulowana w art. 24 ust. 4 ustawy o PIP. Powinno ono zawierać następujące dane:

• wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli,
• oznaczenie organu kontroli,
• imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej,
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli,
• oznaczenie podmiotu objętego kontrolą,
• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
• pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach,
• data i miejsce wystawienia upoważnienia.

Upoważnienie stanowi podstawę przeprowadzenia kontroli u pracodawcy. Obowiązek jego wystawienia spoczywa na Głównym Inspektorze Pracy oraz jego zastępcach, a także okręgowych inspektorach pracy i ich zastępcach. W sytuacji wyjątkowej, uzasadnionej istniejącym w zakładzie pracy stanem rzeczy, inspektor pracy może podjąć kontrolę niezwłocznie, wyłącznie po okazaniu legitymacji. W ciągu 7 dni od rozpoczęcia kontroli należy jednak kontrolowanemu pracodawcy doręczyć upoważnienie do jej przeprowadzenia.
W postępowaniu kontrolnym biorą udział inspektorzy pracy zgodnie z właściwością terytorialną poszczególnych inspektorów pracy. Oczywiście może się zdarzyć również sytuacja, gdy postępowanie kontrolne poprowadzi pracownik z innej niż właściwa terytorialnie jednostka.
W postępowaniu kontrolnym mogą również brać udział biegli i specjaliści. Przedtem muszą oni jednak uzyskać imienne upoważnienie wydane przez GIP bądź okręgowego inspektora pracy – zgodnie z art. 25 ustawy o PIP. Przepisy prawa nie wskazują, kto musi wyjść z inicjatywą powołania biegłego lub specjalisty. W związku z tym należy przyjąć, że podstawowym powodem ich wyboru jest konieczność skorzystania z posiadanej przez nich wiedzy i doświadczenia.
Przygotowując się do przeprowadzenia kontroli w zakładzie pracy, inspektor pracy ma również obowiązek poinformować działające w tym zakładzie pracy związki zawodowe o zakresie zamierzonej kontroli. Również one będą więc miały potencjalną możliwość, aby po otrzymaniu i przeanalizowaniu zakresu planowanej kontroli zwrócić się do inspektora pracy z wnioskiem o powołanie biegłego lub specjalisty.
W art. 23 ustawy o PIP określono kompletny katalog czynności kontrolnych, do których uprawniony jest inspektor w trakcie postępowania kontrolnego. Należy zwrócić uwagę na fakt, że ponieważ jest to lista zamknięta, dokonywanie przez inspektora czynności spoza niej będzie stanowiło naruszenie przepisów prawa. Do najważniejszych uprawnień inspektora należą:

• swobodny wstęp do obiektów i pomieszczeń, 
• prawo do oględzin obiektów, stanowisk pracy, 
• wgląd do dokumentacji kadrowej pracowników,
• żądanie akt osobowych pracowników,
• żądanie okazania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,
• żądanie od pracodawcy pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą, 
• wzywanie i przesłuchiwanie w związku z przeprowadzoną kontrolą, 
• sprawdzanie tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego. 

Najistotniejszym z uprawnień inspektora pracy jest możliwość żądania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania w związku z przeprowadzaną kontrolą. Inspektor może w ten sposób zażądać informacji od:

• pracodawcy,
• wszystkich pracowników, w tym również byłych,
• osób, które wykonują lub wykonywały pracę na
• rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym również osób, które wykonują na własny rachunek działalność gospodarczą,
• osób korzystających z usług agencji zatrudnienia.

Co do zasady nie można odmówić inspektorowi udzielenia informacji. Dotyczy to również pracowników, którzy w obawie przed konsekwencjami ze strony pracodawcy mogliby próbować zataić pewne informacje. Jednak w takich sytuacjach inspektor ma możliwość wydania postanowienia o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości danego pracownika, w tym jego danych osobowych. Protokół przesłuchania takiego pracownika może być udostępniony pracodawcy tylko w sposób uniemożliwiający identyfikację zeznającego. Ponadto przesłuchanie pracownika nie musi odbywać się wyłącznie w zakładzie pracy – może zostać przeprowadzone również w siedzibie PIP.

Wniesienie zażalenia na postanowienie inspektora

Istnieje jednak możliwość wniesienia przez pracodawcę zażalenia na postanowienie inspektora pracy o zachowaniu w tajemnicy okoliczności, które umożliwiłyby ujawnienie tożsamości danego pracownika. Zażalenie powinno być złożone do okręgowego inspektora pracy w terminie 3 dni od dnia doręczenia postanowienia pracodawcy (art. 23 ust. 4 ustawy o PIP). Następnie zostanie ono rozpatrzone przez okręgowego inspektora pracy, z wyłączeniem jawności, w tym bez udziału pracodawcy. W sytuacji gdy inspektor okręgowy przychyli się do zażalenia złożonego przez pracodawcę, protokół przesłuchania pracownika zostanie zniszczony. Na marginesie należy zaznaczyć, że postanowienia okręgowego inspektora w sprawie zachowania w tajemnicy tożsamości przesłuchiwanego pracownika nie podlegają kontroli sądów administracyjnych. Na tego typu postanowienie inspektora nie przysługuje zatem skarga do WSA.

Zapewnienie inspektorowi pracy odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli

Zgodnie z przepisami, w czasie trwającej kontroli pracodawca jest zobowiązany do zagwarantowania inspektorowi pracy warunków oraz środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia wszystkich czynności kontrolnych. W tym celu, zgodnie z art. 27 ustawy o PIP, jest obowiązany przedstawiać np. konieczne dokumenty, inne materiały dowodowe, a także udzielać niezbędnych informacji. 
Przepisy prawa zobowiązują inspektora pracy do współpracy w trakcie wykonywania kontroli z działającymi u pracodawcy organizacjami pracowników. Inspektor nie powinien dopuszczać ich członków do bezpośredniego wykonywania czynności kontrolnych. Mogłoby to spowodować dezorganizację kontroli. Inspektorzy powinni do udziału w czynnościach kontrolnych dopuszczać wyłącznie tych pracowników, których informacje są niezbędne do dokonania poszczególnych czynności (np. kadrową przy kontrolowaniu czasu pracy). Organizacje pracowników mają również możliwość zgłaszania inspektorom swoich spostrzeżeń i opinii w materii objętej kontrolą. 

Zakres kontroli dokonywanej przez inspektora PIP

Zakres przedmiotowy kontroli dokonywanej przez inspektora PIP może być bardzo szeroki. Wśród najważniejszych kwestii, które mogą zainteresować inspektora, należy wymienić:

• dokumenty stanowiące podstawę zawartych stosunków pracy,
• dokumenty potwierdzające wypowiedzenie lub rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy (wypowiedzenie, oświadczenie o rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia, a także dokumenty związane z opiniowaniem dokonywanego zwolnienia ze związkami zawodowymi),
• dokumenty związane z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej (oświadczenie o wymierzeniu kary porządkowej, sprzeciw pracownika, korespondencja ze związkami zawodowymi, odpowiednie zapisy w regulaminie pracy),
• składane przez pracowników wnioski o udzielenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego, ewidencja czasu pracy pod kątem zatrudniania kobiet w ciąży w godzinach nadliczbowych,
• akta osobowe ze wszystkimi znajdującymi się tam dokumentami,
• imienne karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
• karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

W celu upewnienia się, że kontrola wypadnie pomyślnie, zaleca się skorzystanie z udostępnianych przez PIP list kontrolnych, które pozwalają na samodzielne, uprzednie przeprowadzenie przez pracowników szkoły audytu wewnętrznego w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy i standardów BHP. Jest to tym bardziej istotne, że PIP nie ma obowiązku powiadamiania o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o PIP inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli bez uprzedzenia – o każdej porze dnia i nocy.

Skarga na działalność inspektora PIP

W sytuacji gdy w trakcie wykonywanych czynności służbowych inspektor pracy nie jest rzetelny bądź jego zachowanie nie jest obiektywne, istnieje możliwość wystąpienia ze skargą na jego działalność. Sytuacja taka powinna być oczywiście wyjątkiem, ponieważ przepisy prawa, w tym art. 44 ustawy o PIP, zobowiązują inspektora do sumiennego wykonywania obowiązków, a w szczególności do rzetelnego i obiektywnego ujmowania i dokumentowania wyników kontroli, jednak zawsze należy liczyć się z taką możliwością. W takiej sytuacji należy pomocniczo zastosować przepisy k.p.a., umożliwiające wystąpienie ze skargą na działalność inspektora pracy lub jego zachowanie do okręgowego inspektora pracy. Postępowanie zainicjowane skargą określone zostało w zarządzeniu GIP nr 85/18 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz udzielania porad w jednostkach organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy.

Zakończenie postępowania kontrolnego ze strony PIP

Zgodnie z art. 31 ustawy o PIP ustalenia poczynione w toku kontroli przez inspektora są następnie dokumentowane w formie protokołu kontroli lub notatki urzędowej. W sytuacji gdy inspektor nie stwierdzi żadnych uchybień, może udokumentować wynik kontroli w formie notatki urzędowej. Powinna ona zawierać zwięzły opis stanu faktycznego w czasie kontroli. W przypadku gdy w trakcie kontroli zostaną stwierdzone uchybienia, ustalenia inspektora powinny zostać zawarte w protokole kontroli. Zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy o PIP protokół kontroli zawiera:

• nazwę podmiotu kontrolowanego w pełnym brzmieniu i jego adres oraz numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy,
• imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany oraz nazwę organu reprezentującego ten podmiot,
• datę rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany oraz datę objęcia stanowiska przez osobę lub powołania organu, o których mowa w pkt 3,
• oznaczenie dni, w których przeprowadzano kontrolę,
• informację o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy,
• opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli,
• dane osoby legitymowanej oraz określenie czasu, miejsca i przyczyny legitymowania,
• informację o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji,
• treść decyzji ustnych i poleceń oraz informację o terminach ich realizacji,
• informację o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy,
• wyszczególnienie załączników stanowiących składową część protokołu,
• informacje o osobach, w obecności których przeprowadzano kontrolę,
• na wniosek podmiotu kontrolowanego – wzmiankę o informacjach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa,
• wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli,
• datę i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.

Pracodawca, jako podmiot kontrolowany, jest jedynym upoważnionym do wnoszenia umotywowanych zastrzeżeń do protokołu kontroli. Uprawnienie takie nie przysługuje ani organizacjom pracowniczym, ani tym bardziej indywidualnym pracownikom. Mogą oni żądać jedynie wglądu do protokołu.
Na marginesie należy wspomnieć o możliwości skorzystania przez pracowników lub związki zawodowe z innego trybu dostępu do dokumentacji wytworzonej w czasie kontroli przez PIP – przewidzianej w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1429). Artykuł 10 tej ustawy daje możliwość złożenia wniosku o dostęp do informacji publicznej w zakresie dokumentacji wytworzonej w ramach kontroli danego podmiotu. PIP z kolei musi przekazać wnioskodawcy odpowiednią informację w formie przetworzonej dokumentacji, pozbawionej danych 
osobowych. 

Przy pomocy decyzji administracyjnej inspektor pracy ma możliwość merytorycznego rozstrzygnięcia o wyniku kontroli. Dzięki niej może np.:

• nakazać usunięcie stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie, 
• nakazać wstrzymanie prac lub działalności, 
• nakazać skierowanie pracowników lub innych osób do innych prac, 
• nakazać wstrzymanie eksploatacji maszyn i urządzeń, 
• nakazać ustalenie w określonym terminie przyczyn wypadku, 
• nakazać wypłatę pracownikowi należnego wynagrodzenia za pracę bądź innego przysługującego mu świadczenia, 
• zakazać wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w określonych miejscach. 

Przykład 
Po przeprowadzonej kontroli w szkole inspektor pracy zauważył, iż miały tam miejsce nieprawidłowości w zakresie wypłacania pracownikom wynagrodzenia. W związku z tym zdecydował o wydaniu pracodawcy nakazu wypłaty wynagrodzenia. Inspektor pracy może wydać taki nakaz tylko w sytuacji, gdy zaległe wynagrodzenie zostało już obliczone i zatwierdzone przez pracodawcę, a także zaksięgowane w dokumentach przedstawionych w trakcie kontroli. 

Należy mieć na uwadze, że decyzja wydana przez inspektora w wyniku ustaleń dokonanych w trakcie kontroli musi opierać się na ustaleniach poczynionych w trakcie kontroli, wobec których nie wniesiono zastrzeżeń, bądź zostały one wniesione, ale nie zostały uwzględnione przez inspektora. W przeciwnym wypadku decyzja inspektora znalazłaby oparcie jedynie w wątpliwej podstawie faktycznej, którą można by później podważyć.
Pracodawca ma możliwość odwołania się od decyzji inspektora pracy wydanej w formie pisemnej. Odwołanie należy złożyć do okręgowego inspektora pracy – zgodnie z art. 34 ust. 5 ustawy o PIP. Należy je wnieść nie później niż w ciągu 7 dni od daty otrzymania decyzji. 
W sytuacji gdy w wyniku kontroli przeprowadzonej przez inspektora pracy stwierdzone zostaną naruszenia, jednak tylko takie, które nie są objęte przedmiotem zakazów i nakazów wydawanych w formie decyzji, inspektor pracy w celu usunięcia tych naruszeń może skorzystać z mniej sformalizowanego środka prawnego, jakim jest wystąpienie (art. 36 w zw. z art. 11 pkt 8 ustawy o PIP). Może ono dotyczyć np. naruszeń w zakresie prowadzenia akt pracowniczych, udzielania urlopów czy ewidencjonowania godzin nadliczbowych. Wystąpienie takie musi zawierać:

• wskazanie ustalonych w trakcie kontroli nieprawidłowości i naruszeń przepisów, 
• wykaz przepisów, które zostały naruszone, wraz z określeniem, na czym polegało naruszenie, 
• jednoznacznie sformułowane wnioski pokontrolne, w tym wnioski o usunięcie nieprawidłowości i naruszeń, 
• podstawę prawną wniosków,
• termin – nie dłuższy niż 30 dni, w jakim adresat wystąpienia ma zawiadomić odpowiedni organ PIP o terminie i sposobie realizacji wniosków. 

Przykład
W czasie kontroli w szkole inspektor pracy zauważył, że jeden z pracowników nie ma potwierdzonych na piśmie warunków zatrudnienia, co stanowi naruszenie art. 29 § 2 k.p. W związku z tym inspektor zdecydował się na wystosowanie wobec pracodawcy wystąpienia wzywającego go do usunięcia naruszeń. Jednocześnie inspektor wskazał termin na udzielenie odpowiedzi na wystąpienie.

Jeżeli pracodawca stwiedzi, że nie zgadza się z brzmieniem wystąpienia, ma możliwość wystąpienia do okręgowego inspektora pracy z wnioskiem o uchylenie wystąpienia. Tego typu sprawa jest załatwiana w trybie postępowania skargowego. Ponadto należy pamiętać, że w zakresie wystąpienia pokontrolnego, będącego środkiem oddziaływania niewładczego, nie znajdują zastosowania przepisy k.p.a. dotyczące wydawania decyzji administracyjnej.
Kolejną z możliwych form zakończenia postępowania kontrolnego przez inspektora jest wniesienie do sądu powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy. Powództwo jest wnoszone w przypadku, gdy łączący pracownika i pracodawcę stosunek prawny posiada – zdaniem inspektora pracy – cechy stosunku pracy. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIP, a także art. 631 k.p.c., zastosowanie mogą tu znaleźć dwie sytuacje: 

• powództwo jest wnoszone przez inspektora pracy na rzecz domniemanego pracownika,
• powództwo jest wnoszone przez pracownika, a inspekcja pracy uczestniczy w postępowaniu za zgodą pracownika, który samodzielnie wniósł powództwo.

Zastosowanie się do decyzji wydanej przez inspektora

W sytuacji gdy pracodawca nie zastosuje się do decyzji nakazującej wydanej przez inspektora pracy, inspektor, w celu wymuszenia odpowiednich jej skutków, będzie mógł posłużyć się środkami prawnymi przewidzianymi w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz. U.
 z 2019 r., poz. 1438 z późn. zm.). Stosownie do art. 2 § 1 pkt 11 ww. ustawy egzekucji administracyjnej podlegają obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi, nakładane w drodze decyzji organów Państwowej Inspekcji Pracy. 
Z drugiej strony, niezrealizowanie przez pracodawcę wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym nie jest formalnie zagrożone żadną sankcją (wystąpienie nie ma charakteru władczego środka oddziaływania prawnego, tak jak decyzja administracyjna). Należy jednak liczyć się z tym, że niewykonanie obowiązków nałożonych w ten sposób na pracodawcę może skutkować w przyszłości kolejną kontrolą ze strony PIP, w trakcie której inspektorzy będą zwracali szczególną uwagę na przyczyny niezastosowania się do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, co w ostatecznym rozrachunku może doprowadzić do zastosowania przez nich silniejszych środków oddziaływania prawnego. W przypadku stwierdzenia popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika możliwe jest bowiem nałożenie przez inspektora pracy grzywny w ramach postępowania mandatowego – art. 96 ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1120 z późn. zm.).