Zmiany w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z wdrożeniem rozporządzenia o ochronie danych osobowych

Od zeszłego roku zmieniły się obowiązki administratora ZFŚS, uprawnienia osób korzystających z pomocy socjalnej, a także pojawiła się konieczność zmiany istniejących regulaminów ZFŚS. 

Zmiany w ustawie o ZFŚS

Ustawa wdrażająca RODO zmieniła znacząco kształt i treść art. 8 ustawy o ZFŚS. Zostały dodane niżej wymienione ustępy. Każdy z nich zostanie omówiony osobno: 

• udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu;
• do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1, z późn. zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy;
• pracodawca przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 1a, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;
• pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, o których mowa w ust. 1 a, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w ust. 1a i 1c.

Dokumentowanie sytuacji życiowej, socjalnej, bytowej i materialnej uprawnionych do skorzystania ze świadczeń z ZFŚS w świetle RODO

Do 4 maja 2019 r. administrator ZFŚS (którym jest pracodawca) we własnym zakresie regulował problematykę dokumentowania sytuacji życiowej, socjalnej, bytowej i materialnej osoby uprawnionej do skorzystania ze świadczeń z ZFŚS w obowiązującym regulaminie ZFŚS. Budziło to zawsze wiele kontrowersji, albowiem często żądano od osób uprawnionych przedstawiania takich dokumentów, jak:

• kserokopie rocznych zeznań podatkowych PIT osoby uprawnionej, a w sytuacji, gdy osoba ta rozliczała się ze współmałżonkiem – wspólne zeznanie PIT, 
• zaświadczenie o byciu studentem, kserokopia legitymacji studenckiej,
• zaświadczenia z ośrodków pomocy społecznej, 
• zaświadczenia z ZUS, decyzje emerytalno-rentowe, odcinki rent i emerytur, 
• kserokopie legitymacji emerytalno-rentowej, 
• inne. 
   

Klauzula informacyjna

1. Administratorem danych osobowych osób uprawnionych jest....................
2. Inspektorem ochrony danych jest.................... 
3. Dane osobowe osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są przetwarzane w celu realizacji zadań administratora ZFŚS związanych z działalnością socjalną.
4. Dane osób uprawnionych do korzystania z funduszu są przetwarzane na podstawie art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. Dane osobowe osób uprawnionych nie będą udostępniane podmiotom innym niż upoważnione na podstawie przepisów obowiązującego prawa ani przekazywane do państw trzecich. 
6. Dane osobowe osób uprawnionych są przechowywane przez okres ubiegania się o świadczenie, jego ustalenie i realizację, a także przez okres dochodzenia do nich praw lub roszczeń, zgodny z przepisami obowiązującego prawa. 
7. Po upływie okresu, o którym mowa w punkcie 6, dane osobowe osób uprawnionych są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
8. Administrator danych osobowych nie podejmuje decyzji zautomatyzowanych, w tym nie dokonuje profilowania. 
9. Osoba, której dane osobowe są przetwarzane, ma prawo do:

• żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących jej osoby, 
• sprostowania danych, 
• usunięcia danych, 
• ograniczenia przetwarzania danych, 
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, 
• przenoszenia danych, 
• wydania kopii danych, 
• wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne do skorzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Brak dobrowolnego udostępnienia danych osobowych przewidzianych w regulaminie ZFŚS może wiązać się z odmową wypłaty świadczeń. 

Przetwarzanie danych dotyczących zdrowia 

Jedną z form pomocy oraz świadczeń w ramach działalności socjalnej, realizowanej za pośrednictwem ZFŚS, jest pomoc w ramach nagłego zachorowania. Najczęściej jest to forma bezzwrotnej zapomogi z uwagi na stan zdrowia. Jak już wspomniano, administrator ZFŚS może żądać od osoby uprawnionej odpowiednich oświadczeń lub zaświadczeń dotyczących sytuacji, od której uzależniona jest pomoc socjalna. Dotyczy to również ustalania stanu zdrowia. Nowe przepisy ustawy o ZFŚS wskazują, że do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (czyli tzw. danych szczególnych kategorii), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. 
Tym samym na pracodawcę został nałożony nowy obowiązek udzielania pisemnego (sic!), upoważnienia do przetwarzania danych wrażliwych, jakimi niewątpliwie są dane zdrowotne. Często w skład  komisji socjalnej,  a więc organu pomocniczego, doradczego, wchodzą osoby, które takie upoważnienie mają z uwagi  na zakres obowiązków. Upoważnienie takie winno być udzielone na podstawie znowelizowanego Kodeksu pracy, tj. art. 22 (1b) § 3. Upoważnienie do przetwarzania danych szczególnych kategorii znajdą Państwo w Narzędziowni na stronie nr 25.
 

Zdarza się, że w skład komisji socjalnej wchodzą osoby, które takiego upoważnienia nie otrzymały. Tym samym na pracodawcy ciąży obowiązek udzielania upoważnienia na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS, a nie Kodeksu pracy. Upoważnienie do przetwarzania danych szczególnych kategorii znajdą Państwo w Narzędziowni na stronie nr 26.
W przypadku ubiegania się przez osobę uprawnioną o finansowanie z ZFŚS z uwagi na jej stan zdrowia należy także zaktualizować klauzulę informacyjną. W tym przypadku przetwarzanie danych osobowych również nie będzie wymagało zgody3. Zostało to jednak uregulowane w zupełnie innym przepisie RODO. 

Przykład zapisu: 
Dane osób uprawnionych do korzystania z funduszu są przetwarzane na podstawie art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Retencja danych osobowych przetwarzanych w ramach działalności socjalnej 

Na administratorze danych osobowych, a więc także na pracodawcy, ciąży obowiązek analizy niezbędnej do ustalenia zarówno celu, jak i czasu przetwarzania danych osobowych. Retencja danych, bo o niej mowa, może być uzależniona również od przepisów prawa (np. okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej przewidziany przez przepisy prawa pracy). 
 

Wskazuje się, że ze względu na fakt, iż organy kontroli zarówno ZUS, jak i urzędów skarbowych mają prawo kontrolować pracodawców i dokumentację kadrowo-płacowo-podatkową przez pięć lat, okres retencji danych może się pokrywać z obowiązkiem ich archiwizacji z uwagi na przepisy szczególne. 
Okres ten konsumuje okres przedawnienia roszczeń materialnych wynikających ze stosunku pracy, który wynosi trzy lata od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. 
W związku z koniecznością analizy retencji danych oraz usunięcia danych osobowych po okresie niezbędnym do ich przetwarzania regulamin ZFŚS powinien zawierać dział w rozdziale dotyczącym RODO w ZFŚS, który będzie szczegółowo regulował problematykę retencji oraz niszczenia danych osobowych. 

Przykład zapisu: 
§ 12. Okres przetwarzania danych osobowych, które zostały przekazane przez osobę uprawnioną do korzystania ze świadczeń przewidzianych w niniejszym regulaminie, wynosi pięć lat. 

Zmiany w ustawie o ZFŚS wprowadziły jednak wyjątkową instytucję, która jest dość dyskusyjna: pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Warto obowiązek ten przenieść także na grunt regulaminu ZFŚS. 

Przykład zapisu: 
§ 13. Administrator ZFŚS dokonuje przynajmniej raz w roku przeglądu danych osobowych, przetwarzanych w związku z działalnością socjalną i obsługą ZFŚS, w celu ustalenia konieczności ich dalszego przechowywania. 

Zmiana ta jest dosyć dyskusyjna, ponieważ administrator ZFŚS lub działająca w jego imieniu komisja socjalna będą przetwarzać dane głównie w oparciu o zapisy ustaw podatkowych oraz systemu ubezpieczeń społecznych. 
Jedynym przykładem, który może odwzorowywać najnowsze przepisy, jest dokonywanie przeglądu danych nie rzadziej niż raz na rok i usuwanie danych osobowych w przypadku odmowy wypłaty świadczenia socjalnego. 

Zmiany w regulaminie ZFŚS

Opisane zmiany, pomimo tego że są konieczne z uwagi na nowelizację obowiązującego prawa. Wymagają dla swej ważności konsultacji. W przypadku gdy u pracodawcy działają związki zawodowe, bez względu na liczbę organizacji, zmiany podlegają konsultacjom. Natomiast w przypadku gdy u danego pracodawcy (w placówce oświatowej) nie działają organizacje związkowe, zmiany należy skonsultować z przedstawicielem załogi pracowników. Dopiero po konsultacji pracodawca (administrator ZFŚS) może wprowadzić niniejsze zmiany aneksem do regulaminu. W postanowieniach końcowych należy określić termin wejścia w życie zmian regulaminu ZFŚS oraz sposób poinformowania uprawnionych o wprowadzonych zmianach. 

PYTANIA I ODPOWIEDZI

1. Czy zmiany w związku z wdrożeniem RODO są konieczne w regulaminie ZFŚS?
Odpowiedź: Tak, ponieważ ustawa o ZFŚS zawiera w sobie również przepisy karne. Zgodnie z art. 12a ust. 1 przywołanej ustawy: „Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny”.

2. Czy zmiany związane z RODO wpływają na wysokość świadczeń przyznawanych z funduszu lub na rodzaj świadczeń?
Odpowiedź: Nie, gdyż zmiany dotyczą zasad przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z pomocy socjalnej. Wpływ na wysokość świadczeń mają: ilość zgromadzonych środków na rachunku ZFŚS, liczba osób uprawnionych oraz rodzaje świadczeń. Działalność socjalna nie została w sposób ścisły uregulowana w ustawie o ZFŚS, tym samym to na pracodawcy ciąży obowiązek uregulowania katalogu świadczeń w regulaminie ZFŚS, jakie są przewidziane w ramach działalności socjalnej. 

3. Czy zawsze konieczne jest dokumentowane sytuacji socjalnej, bytowej, życiowej i materialnej?
Odpowiedź: Nie, ponieważ art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Tym samym istnieje możliwość odbierania odpowiednich oświadczeń. 

4. Czy wypłata świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powyżej 1000 zł dla osoby poniżej 26. roku życia będzie opodatkowana na zasadach ogólnych podatkiem dochodowym od osób fizycznych pomimo złożonego oświadczenia o zwolnieniu?
Odpowiedź: Od 1 sierpnia 2019 r. osoby poniżej 26. roku życia mogą złożyć swojemu pracodawcy oświadczenie o chęci zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych (od 1 stycznia 2020 r. zwolnienie to będzie z mocy prawa). Zerowy PIT obejmuje przychody między innymi ze stosunku pracy dla osoby do 26. roku życia oraz do kwoty 85 528 zł. Z uwagi na to, że regulacja została wprowadzona w trakcie roku kalendarzowego, w 2019 r. wyjątkowo będzie to wysokość przychodu 35 636,67 zł.
Wypłaty świadczeń z ZFŚS do 1000 zł są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych. Zwolnienie to ma inną podstawę prawną. 
W sytuacji gdy osoba mająca do 26 lat, która w 2019 r. złożyła odpowiednie oświadczenie o stosowaniu do niej zerowej stawki podatku dochodowego, otrzyma świadczenie z funduszu powyżej 1000 zł, rozliczenie będzie wyglądać następująco:

• otrzymane świadczenie: 1700 zł (łącznie za rok 2019; bez znaczenia jest tu okoliczność, że jakieś świadczenie zostało wypłacone przed dniem stosowania PIT-u zerowego),
• 1000 zł – zwolnienie z podatku dochodowego – limit wypłat z ZFŚS,
• 700 zł – zwolnienie z podatku dochodowego na podstawie PIT-u zerowego, jednak ta kwota będzie wchodziła do limitu przychodu w 2019 r. – 35 636,67 zł.

5. Czy ustalając sytuację rodzinną, bytową, materialną i socjalną, należy brać pod uwagę świadczenia rodzinne „500+” i „300+”?
Odpowiedź: Głównym celem ZFŚS jest realizacja ciążącego na pracodawcy obowiązku wyrażonego w art. 94 pkt 8 Kodeksu pracy, w postaci konieczności zaspokajania w miarę posiadanych środków socjalnych potrzeb pracowników. Wypłaty z ZFŚS winny być zatem uzależnione od sytuacji socjalnej, bytowej, życiowej oraz materialnej danego pracownika. Od momentu wejścia w życie programu „Rodzina 500 plus” pojawiła się dyskusja wśród osób zarządzających ZFŚS, czy świadczenie to powinno mieć wpływ na sposób ustalania kryterium materialnego. Problem pojawił się z uwagi na fakt, że „500+” nie jest dochodem w rozumieniu przepisów podatkowych, nie jest uwzględniane także przy ustalaniu dochodu w ramach pomocy społecznej. Jednak wpływa ono na sytuację socjalno-bytową, a więc bezpośrednio ma znaczenie w rozróżnieniu wysokości wypłaty z ZFŚS i dlatego też pracownicy winni program „500+” uwzględniać w swoich oświadczeniach. 

 

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4maja 2016 r., str. 1, z późn. zm.).
2. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego, przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.