Dołącz do czytelników
Brak wyników

Pod paragrafem

6 lutego 2020

NR 100 (Luty 2020)

Zmiany w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z wdrożeniem rozporządzenia o ochronie danych osobowych

22

W ubiegłym roku weszła w życie ustawa, która kompleksowo wdrożyła do polskiego porządku prawnego RODO1. Na podstawie tego aktu prawnego zostały znowelizowane inne ustawy, w tym także ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Od zeszłego roku zmieniły się obowiązki administratora ZFŚS, uprawnienia osób korzystających z pomocy socjalnej, a także pojawiła się konieczność zmiany istniejących regulaminów ZFŚS. 

Zmiany w ustawie o ZFŚS

Ustawa wdrażająca RODO zmieniła znacząco kształt i treść art. 8 ustawy o ZFŚS. Zostały dodane niżej wymienione ustępy. Każdy z nich zostanie omówiony osobno: 

  • udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu;
  • do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1, z późn. zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy;
  • pracodawca przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 1a, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;
  • pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, o których mowa w ust. 1 a, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w ust. 1a i 1c.

Dokumentowanie sytuacji życiowej, socjalnej, bytowej i materialnej uprawnionych do skorzystania ze świadczeń z ZFŚS w świetle RODO

Do 4 maja 2019 r. administrator ZFŚS (którym jest pracodawca) we własnym zakresie regulował problematykę dokumentowania sytuacji życiowej, socjalnej, bytowej i materialnej osoby uprawnionej do skorzystania ze świadczeń z ZFŚS w obowiązującym regulaminie ZFŚS. Budziło to zawsze wiele kontrowersji, albowiem często żądano od osób uprawnionych przedstawiania takich dokumentów, jak:

  • kserokopie rocznych zeznań podatkowych PIT osoby uprawnionej, a w sytuacji, gdy osoba ta rozliczała się ze współmałżonkiem – wspólne zeznanie PIT, 
  • zaświadczenie o byciu studentem, kserokopia legitymacji studenckiej,
  • zaświadczenia z ośrodków pomocy społecznej, 
  • zaświadczenia z ZUS, decyzje emerytalno-rentowe, odcinki rent i emerytur, 
  • kserokopie legitymacji emerytalno-rentowej, 
  • inne. 
     

Ważne

Nie jest potrzebna zgoda na przetwarzanie danych osobowych, zawartych w oświadczeniach lub zaświadczeniach osób, których dane dotyczą, gdyż przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie przepisów prawa oraz jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (obowiązek ustalenia sytuacji socjalnej, bytowej, życiowej i materialnej)2. 

 

Ważne

Na administratorze ZFŚS jako administratorze danych osobowych ciąży obowiązek wypełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane osobowe są przetwarzane w ramach działalności ZFŚS. Klauzula informacyjna powinna stanowić załącznik do regulaminu ZFŚS lub być jednym z postanowień nowego rozdziału regulaminu dotyczącego RODO. 


Klauzula informacyjna

  1. Administratorem danych osobowych osób uprawnionych jest....................
  2. Inspektorem ochrony danych jest.................... 
  3. Dane osobowe osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są przetwarzane w celu realizacji zadań administratora ZFŚS związanych z działalnością socjalną.
  4. Dane osób uprawnionych do korzystania z funduszu są przetwarzane na podstawie art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  5. Dane osobowe osób uprawnionych nie będą udostępniane podmiotom innym niż upoważnione na podstawie przepisów obowiązującego prawa ani przekazywane do państw trzecich. 
  6. Dane osobowe osób uprawnionych są przechowywane przez okres ubiegania się o świadczenie, jego ustalenie i realizację, a także przez okres dochodzenia do nich praw lub roszczeń, zgodny z przepisami obowiązującego prawa. 
  7. Po upływie okresu, o którym mowa w punkcie 6, dane osobowe osób uprawnionych są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
  8. Administrator danych osobowych nie podejmuje decyzji zautomatyzowanych, w tym nie dokonuje profilowania. 
  9. Osoba, której dane osobowe są przetwarzane, ma prawo do:
  • żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących jej osoby, 
  • sprostowania danych, 
  • usunięcia danych, 
  • ograniczenia przetwarzania danych, 
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, 
  • przenoszenia danych, 
  • wydania kopii danych, 
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne do skorzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Brak dobrowolnego udostępnienia danych osobowych przewidzianych w regulaminie ZFŚS może wiązać się z odmową wypłaty świadczeń. 

Przetwarzanie danych dotyczących zdrowia 

Jedną z form pomocy oraz świadczeń w ramach działalności socjalnej, realizowanej za pośrednictwem ZFŚS, jest pomoc w ramach nagłego zachorowania. Najczęściej jest to forma bezzwrotnej zapomogi z uwagi na stan zdrowia. Jak już wspomniano, administrator ZFŚS może żądać od osoby uprawnionej odpowiednich oświadczeń lub zaświadczeń dotyczących sytuacji, od której uzależniona jest pomoc socjalna. Dotyczy to również ustalania stanu zdrowia. Nowe przepisy ustawy o ZFŚS wskazują, że do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (czyli tzw. danych szczególnych kategorii), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. 
Tym samym na pracodawcę został nałożony nowy obowiązek udzielania pisemnego (sic!), upoważnienia do przetwarzania danych wrażliwych, jakimi niewątpliwie są dane zdrowotne. Często w skład  komisji socjalnej,  a więc organu pomocniczego, doradczego, wchodzą osoby, które takie upoważnienie mają z uwagi  na zakres obowiązków. Upoważnienie takie winno być udzielone na podstawie znowelizowanego Kodeksu pracy, tj. art. 22 (1b) § 3. Upoważnienie do przetwarzania danych szczególnych kategorii znajdą Państwo w Narzędziowni na stronie nr 25.
 

Pamiętaj!

Komisja socjalna jest organem pomocniczym, doradczym. Możliwe, że od jej decyzji będzie zależała pomoc udzielana w ramach działalności socjalnej pracodawcy. W takim przypadku jednak pracodawca powinien przekazać administrowanie środkami funduszu powołanej komisji socjalnej. 


Zdarza się, że w skład komisji socjalnej wchodzą osoby, które takiego upoważnienia nie otrzymały. Tym samym na pracodawcy ciąży obowiązek udzielania upoważnienia na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS, a nie Kodeksu pracy. Upoważnienie do przetwarzania danych szczególnych kategorii znajdą Państwo w Narzędziowni na stronie nr 26.
W przypadku ubiegania się przez osobę uprawnioną o finansowanie z ZFŚS z uwagi na jej stan zdrowia należy także zaktualizować klauzulę informacyjną. W tym przypadku przetwarzanie danych osobowych również nie będzie wymagało zgody3. Zostało to jednak uregulowane w zupełnie innym przepisie RODO. 

Przykład zapisu: 
Dane osób uprawnionych do korzystania z funduszu są przetwarzane na podstawie art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Retencja danych osobowych przetwarzanych w ramach działalności socjalnej 

Na administratorze danych osobowych, a więc także na pracodawcy, ciąży obowiązek analizy niezbędnej do ustalenia zarówno celu, jak i czasu przetwarzania danych osobowych. Retencja danych, bo o niej mowa, może być uzależniona również od przepisów prawa (np. okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej przewidziany przez przepisy prawa pracy). 
 

Pamiętaj!

Zgodnie z RODO przetwarzanie danych to każda czynność wykonywana na danych, a więc ich zbieranie, gromadzenie, przetwarzanie, przesyłanie, ale także przechowywanie, archiwizowanie dokumentów czy nawet ich usuwanie lub niszczenie. 
Na podstawie nowych przepisów został na pracodawcę – jako administratora danych osobowych i administratora ZFŚS – nałożony nowy obowiązek. Pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.


Wskazuje się, że ze względu na fakt, iż organy kontroli zarówno ZUS, jak i urzędów skarbowych mają prawo kontrolować pracodawców i dokumentację kadrowo-płacowo-podatkową przez pięć lat, okres retencji danych może się pokrywać z obowiązkiem ich archiwizacji z uwagi na przepisy szczególne. 
Okres ten konsumuje okres przedawnienia roszczeń materialnych wynikających ze stosunku pracy, który wynosi trzy lata od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. 
W związku z koniecznością analizy retencji danych oraz usunięcia danych osobowych po okresie niezbędnym do ich przetwarzania regulamin ZFŚS powinien zawierać dział w rozdziale dotyczącym RODO w ZFŚS, kt...

To wydanie dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy