Zamknięcie roku finansowego oraz planowanie kolejnego

Zmiany w przepisach

Zgodnie z § 23 ust. 1 rozporządzenia szkoła ma obowiązek – na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – sporządzenia sprawozdania finansowego składającego się z bilansu, rachunku zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienia zmian w funduszu oraz informacji dodatkowej.
Jednostkowe sprawozdanie finansowe szkoły składa się z:

• bilansu zawierającego informacje w zakresie ustalonym dla jednostki budżetowej w załączniku nr 5 do rozporządzenia (§ 23 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia),
• rachunku zysków i strat (wariant porównawczy), który odzwierciedla informacje określone w załączniku nr 10 do rozporządzenia (§ 23 ust. 7 rozporządzenia),
• zestawienia zmian w funduszu zawierającego informacje zawarte w załączniku nr 11 do rozporządzenia (§ 23 ust. 8 rozporządzenia),
• informacji dodatkowej, której zakres określa załącznik nr 12 do rozporządzenia (§ 23 ust. 8 rozporządzenia).

W poprzednim stanie prawnym szkoła prezentowała dodatkowe informacje jako uzupełnienie lub objaśnienie w ramach poszczególnych elementów sprawozdania, np. bilansu, rachunku zysków i strat lub zestawienia zmian w funduszu. Obecnie informacja dodatkowa stanowi integralną część sprawozdania finansowego i ma za zadanie uszczegółowić i uzupełnić dane liczbowe zawarte w pozostałych elementach sprawozdania. Należy w niej zawrzeć dane liczbowe, opisowe i wyjaśnienia, które zapewnią rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego szkoły.

Czynności związane z zamknięciem roku finansowego

Aby rzetelnie i jasno przedstawić swoją sytuację majątkową i finansową oraz prawidłowo ustalić wynik finansowy, szkoła powinna przeprowadzić określone czynności. Można je podzielić na 5 etapów. 

1 Etap
Sprawdzenie kompletności i poprawności ewidencji księgowej
Na początku szkoła powinna sprawdzić, czy prowadzona przez nią ewidencja księgowa jest kompletna i poprawna pod względem formalnym. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Następnie należy przeanalizować, czy zostały ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz szkoły przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zapewnienie kompletności i poprawności ksiąg rachunkowych wiąże się m.in. z koniecznością wprowadzenia do nich wszystkich operacji dotyczących danego roku.

2 Etap
Inwentaryzacja majątku
Inwentaryzacja obejmuje wszystkie czynności, które pozwalają ustalić faktyczny stan majątku szkoły. Każda publiczna szkoła ma obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W związku z tym informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być uznane za wiarygodne tylko wtedy, gdy dane wynikające z ksiąg rachunkowych zostaną zweryfikowane ze stanem faktycznym, a ewentualne różnice inwentaryzacyjne zostaną ujęte w księgach rachunkowych.
Ustawa o rachunkowości2 zawiera informacje dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, nie zawiera jednak zasad opisujących techniki jej przeprowadzania. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów. Zapis ustawowy dotyczy zakresu i częstotliwości inwentaryzacji, jednak praktyczna strona zagadnienia nie jest uregulowana przepisami prawa. Przepisy nie określają procedur związanych z organizacją inwentaryzacji i w tym przypadku korzysta się z zasad utrwalonych przez powszechną
praktykę i zwyczaje.
Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji uzależnione jest od jej właściwego przygotowania. Proces przygotowania inwentaryzacji może obejmować przykładowo następujące czynności:

• opracowanie planu, zakresu, przedmiotu i harmonogramu inwentaryzacji;
• powołanie komisji inwentaryzacyjnej;
• wydanie zarządzenia przez dyrektora szkoły w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji; powinno ono
• określać w szczególności: rodzaje składników majątku objętych inwentaryzacją, terminy przeprowadzenia inwentaryzacji, czyli konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji;
• zorganizowanie, przed inwentaryzacją, szkolenia członków zespołów spisowych oraz osób materialnie odpowiedzialnych; członkami zespołów powinny być osoby kompetentne, bezstronne i obiektywne, którym dobrze jest znana gospodarka magazynowa, przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady przeprowadzania spisu z natury. Nie powinno się powoływać osób nieposiadających odpowiednich kwalifikacji oraz niezapewniających bezstronności spisu, osób, które przyjęły odpowiedzialność materialną za powierzone im składniki majątku objęte spisem z natury, a także pracowników księgowości prowadzących ewidencję składników majątkowych objętych inwentaryzacją;
• likwidacja zapasów i urządzeń zniszczonych i uzupełnienie dokumentów dotyczących ich eliminacji z ewidencji;
• określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury.

Czynności spisowe uważa się za zakończone po ujęciu w arkuszach spisowych rzeczywistych stanów wszystkich składników podlegających spisowi. Sprawozdanie zawiera końcowe wnioski z przeprowadzonej inwentaryzacji. Powinno zawierać pozytywne i negatywne uwagi oraz spostrzeżenia na temat przygotowania poszczególnych pól spisowych, wskazanie trudności (w ujęciu chronologicznym), jakie napotkano w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji, a także komentarz do wniosków wskazanych w sprawozdaniach poszczególnych zespołów spisowych i końcowe wnioski samej komisji inwentaryzacyjnej. 
Inwentaryzację można przeprowadzić także metodą potwierdzenia salda składników aktywów wymienionych w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

3 Etap
Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy
Na tym etapie dokonywana jest weryfikacja i aktualizacja aktywów i pasywów poprzez ich wycenę na dzień bilansowy. Powinna zostać zapewniona kompletność i współmierność przychodów i związanych z nimi kosztów.
W trakcie trwania roku obrotowego rzeczowe składniki majątku ujmowane są w księgach rachunkowych według cen ich nabycia, otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu – w wartości określonej w tej decyzji, otrzymane na podstawie darowizny – w wartości rynkowej na dzień nabycia, a należności, zobowiązania oraz środki pieniężne – według ich wartości nominalnej. Na dzień bilansowy ich wstępna wartość nie jest wartością aktualną, lecz historyczną, dlatego należy dokonać wyceny bilansowej wszystkich tych elementów na ostatni dzień roku obrotowego. W praktyce oznacza to, że poszczególne składniki aktywów i pasywów trzeba wycenić, stosując wartości, które rzeczywiście zostały poniesione na ich nabycie, nieodpłatne otrzymanie. 

4 Etap
Zestawienie obrotów i sald
Zestawienie obrotów i sald sporządzone na dzień bilansowy służy za punkt wyjścia do sporządzenia bilansu oraz rachunku zysków i strat. Salda debetowe kont bilansowych zestawienia obrotów i sald stanowią aktywa, a salda kredytowe kont bilansowych – pasywa bilansu, natomiast obroty kont przychodów i kosztów są podstawą do sporządzenia rachunku zysków i strat. Zestawienie obrotów i sald pełni funkcję kontrolną i informacyjną. Funkcja kontrol-
na polega na ujawnieniu błędów popełnionych podczas zapisów księgowych. Natomiast funkcja informacyjna umożliwia zorientowanie się w zmianach obrotów i sald w poszczególnych okresach sprawozdawczych (miesiącach i narastająco od początku roku). Pozwala to ustalić zmiany obrotów w danych składnikach majątku i ocenić ich wpływ na wynik finansowy. 
W prawidłowo sporządzonym zestawieniu obrotów i sald suma obrotów debetowych wszystkich kont równa jest sumie obrotów kredytowych, a suma sald debetowych wszystkich kont jest równa sumie sald kredytowych. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
Na podstawie sporządzonego zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych szkoła może zweryfikować wewnętrzną zgodność ewidencji syntetycznej, sprawdzając, czy:

• suma obrotów po stronie Wn wszystkich kont księgi głównej (tj. kont syntetycznych) równa się sumie obrotów po stronie Ma tych kont,
• suma sald po stronie Wn wszystkich kont księgi głównej równa się sumie sald po stronie Ma tych kont.

Gdy konta syntetyczne w szkole są zgodne, należy przejść do uzgodnienia kont syntetycznych z kontami analitycznymi, sprawdzając, czy:

• suma sald po stronie Wn wszystkich kont analitycznych prowadzonych do każdego konta syntetycznego równa się wielkości salda Wn tego konta syntetycznego;
• suma sald po stronie Ma wszystkich kont analitycznych prowadzonych do każdego konta syntetycznego równa się wielkości salda Ma tego konta syntetycznego.

Zgodność analityki z syntetyką powinna być spełniona w odniesieniu do wszystkich tych kont syntetycznych, do których szkoła prowadzi konta analityczne.
Jak wynika z treści art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. W związku z powyższym jednostka, której rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2018 r., zestawienie obrotów i sald za ten rok powinna sporządzić najpóźniej do 25 marca 2019 r.

5 Etap 
Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych
Bilans jest wartościowym zestawieniem aktywów i pasywów sporządzanym na określony dzień i w określonej formie. Stanowi część sprawozdania finansowego. Sporządza się go na podstawie zamkniętych ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz z uwzględnieniem rozwiązań przyjętych w zakładowym planie kont. Jest to zestawienie składające się z aktywów (majątek szkoły) oraz
pasywów (źródła finansowania majątku). Sumy bilansowe po stronie aktywów i pasywów są zawsze równe.
Wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych należy dokonać na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego ten rok. Ponieważ w szkole rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to wstępne zamknięcie ksiąg za 2018 r. powinno nastąpić na dzień 31 grudnia 2018 r., nie później niż do 31 marca 2019 r. Terminem sporządzenia i przekazania podpisania sprawozdań finansowych za 2018 r. (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu oraz informacje dodatkowe) jest 31 marca 2019 r.

Otwarcie ksiąg rachunkowych 

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości szkoła otwiera księgi rachunkowe na początek następnego roku obrotowego, przy czym otwarcia ksiąg rachunkowych należy dokonać na dzień 1 stycznia 2019 r., nie później jednak niż do 15 stycznia 2019 r.
Bilans otwarcia musi się równać bilansowi zamknięcia (BO = BZ). Otwarcie ksiąg rachunkowych polega na wprowadzeniu sald początkowych (BO) na poszczególne konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej) i konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) na podstawie dowodu wewnętrznego „PK – Polecenie księgowania”.
Przykładowy harmonogram prac związanych z zamknięciem roku finansowego 2018 w szkole zamieszczamy w Narzędziowni.

Planowanie nowego roku budżetowego

Projekt planu finansowego oraz sam plan finansowy na rok 2019 szkoła tworzy na podstawie ustawy o finansach publicznych3 oraz rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych4. Planowanie budżetu na rok 2019 powinno uwzględniać ponadto zmiany wprowadzone w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów5.
Prace nad planem finansowym szkoły powinna poprzedzić analiza zarządzenia wójta, burmistrza, prezydenta w sprawie sporządzenia projektu planu finansowego. W wytycznych organu prowadzącego znajdują się założenia do planu wydatków rzeczowych, wydatków finansowanych dotacją celową z budżetu państwa, wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi, środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Na ich podstawie szkoła opracowuje projekt planu finansowego zgodnie z klasyfikacją budżetową (w szczególności działy, rozdziały, paragrafy). W rozdziale dokonywane jest uszczegółowienie działu poprzez określenie rodzaju działalności. Paragraf określa rodzaj dochodu i wydatku planowanego przez szkołę.
Projekt planu finansowego szkoły musi zapewniać zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej jednostki samorządu terytorialnego i najpóźniej do dnia 22 grudnia 2018 r. musi zostać przekazany do tej jednostki, po uprzednim zaopiniowaniu przez radę pedagogiczną szkoły, radę szkoły, jeśli została powołana, oraz radę rodziców. Projekt planu stanowi jednocześnie podstawę gospodarki finansowej szkoły w okresie od dnia 1 stycznia do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej jednostki samorządu terytorialnego6.
Na podstawie informacji jednostki samorządu terytorialnego o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków przyjętych w uchwale budżetowej dyrektor szkoły dostosowuje projekt planu finansowego do uchwały budżetowej, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania informacji o ustalonych kwotach dochodów oraz wydatków, i przekazuje zatwierdzony plan finansowy do jednostki samorządu terytorialnego.
Plan finansowy powinien uwzględniać wszystkie parametry wydatków oraz dochodów budżetowych oraz zapewnić ciągłość działania jednostki w roku budżetowym: wydatki na płace, działalność szkoły, usługi oraz inwestycje i remonty. 
Plan zatwierdzony przez jednostkę sprawującą nadzór można wprowadzać do ksiąg rachunkowych danego roku. Planowane wydatki mają być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących do osiągnięcia założonych celów, oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.