Zamknięcie budżetu oraz sporządzenie planu finansowego na kolejny rok

Procedura sporządzania planu finansowego

Plan finansowy sporządza się na rok budżetowy, który dla szkół publicznych pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Jednocześnie plan finansowy publicznych jednostek oświaty stanowi część budżetu właściwej jednostki samorządu terytorialnego. Oznacza to, że plan ten powinien zostać sporządzony w oparciu o wytyczne organu prowadzącego daną jednostkę. Chociaż o trybie pracy nad planem decyduje organ prowadzący, to terminy jego sporządzania określają przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z dnia 10 maja 2019 r., poz. 869 ze zm.). 

Przepisy ustawy wskazują, że do 15 listopada każdego roku budżetowego wójt, burmistrz oraz prezydent miasta powinni złożyć radzie gminy i regionalnej izbie obrachunkowej sporządzony projekt uchwały budżetowej, przy czym projekt ten nie stanowi automatycznie projektu planu finansowego. Następnie, w terminie siedmiu dni od daty przekazania projektu uchwały budżetowej, właściwy organ (zarząd JST) ma obowiązek przekazać szkole niezbędne informacje do przygotowania planu finansowego na następny rok. Oznacza to, że informacje te powinny zostać przekazane najpóźniej do 22 listopada (zakładając, że projekt uchwały budżetowej został przedstawiony 15 listopada).

Informacje przekazane przez zarząd JST powinny dotyczyć kwot dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały budżetowej. W dziale dotyczącym dochodów ujmowane będą planowane kwoty dochodów bieżących i dochodów majątkowych, według ich źródeł, w szczególności z tytułu dotacji i środków na finansowanie wydatków na realizację zadań finansowanych z udziałem środków:

• pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu; 
• pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegające zwrotowi.

Do dochodów majątkowych zaliczane są z kolei dotacje i środki przeznaczone na inwestycje, dochody ze sprzedaży majątku i z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności.

W dziale „Wydatki” ujmowane będą planowane kwoty wydatków bieżących i wydatków majątkowych. Wydatkami bieżącymi są wydatki budżetowe niebędące wydatkami majątkowymi (w tym wydatki na inwestycje i zakupy inwestycyjne). Należy do nich zaliczyć m.in. wydatki jednostek budżetowych na wynagrodzenia i naliczane od nich składki, wydatki związane z realizacją zadań statutowych, dotacje na bieżące zadania czy świadczenia na rzecz osób fizycznych.

Powyższe oznacza, że publiczne szkoły nie mają możliwości przygotowania projektów planów finansowych przed 15 listopada, a więc przed otrzymaniem założeń uchwały budżetowej – chyba że właściwa JST przekaże wcześniej niezbędne informacje. W takim przypadku dojdzie do modyfikacji terminu przygotowania projektu. 

W następnej kolejności, w ciągu 30 dni od daty otrzymania powyższych informacji, lecz nie później niż do 22 grudnia, szkoła powinna przygotować projekt planu finansowego na następny rok. Projekt powinien zostać zaopiniowany przez radę rodziców i radę szkoły, jeżeli została ona powołana. Jeżeli rada szkoły nie funkcjonuje, jej rolę pełni – na podstawie art. 82 ust. 2 ustawy Prawo oświatowe – rada pedagogiczna. Należy pamiętać, że jeżeli JST przekaże informacje konieczne do sporządzenia projektu planu we wcześniejszym terminie (przed 22 listopada), szkoła również ma obowiązek w terminie wcześniejszym przygotować gotowy, zaopiniowany projekt. 

Przekazany zgodnie z powyższą procedurą gotowy projekt podlega weryfikacji pod kątem jego zgodności z projektem uchwały budżetowej. Jeżeli stwierdzone zostaną nieprawidłowości, wójt (burmistrz, prezydent miasta) wprowadza w nim niezbędne zmiany, o których powinien poinformować dyrektora w terminie siedmiu dni od daty otrzymania projektu, przy czym zmiany mogą zostać dokonane nie później niż do 27 grudnia roku poprzedzającego rok, na który plan finansowy jest tworzony.

Przyjęcie uchwały budżetowej i tworzenie planu finansowego szkoły

Kolejnym etapem jest przyjęcie przez radę gminy, do 31 stycznia, uchwały budżetowej. Po jej uchwaleniu wójt (burmistrz, prezydent miasta) jest obowiązany, w terminie 21 dni od daty podjęcia uchwały, przekazać szkole informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków. Po otrzymaniu tych informacji szkoła powinna w ciągu 14 dni stworzyć właściwy plan finansowy na dany rok budżetowy. Ostateczna wersja planu finansowego przygotowywana jest przez dyrektora i polega na zmodyfikowaniu projektu planu w zakresie dostosowania go do treści uchwały budżetowej organu prowadzącego. Plan, po jego zatwierdzeniu przez dyrektora, przedkładany jest organowi stanowiącemu JST.

Należy pamiętać, że projekt planu finansowego szkoły, zgodny z projektem uchwały budżetowej jednostki samorządu terytorialnego i zweryfikowany pozytywnie przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, stanowi podstawę gospodarki finansowej placówki od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej. Oznacza to, że do momentu podjęcia uchwały budżetowej to projekt planu stanowi podstawę gospodarki finansowej szkoły lub przedszkola.

Plan finansowy, a klasyfikacja budżetowa

Dyrektor szkoły powinien opracować plan finansowy zgodnie z klasyfikacją budżetową. Oznacza to, że plan powinien być podzielony na dział, rozdział i paragrafy – zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz. U. z dnia 6 sierpnia 2014 r., poz. 1053 ze zm.). Dział w sposób ogólny opisuje rodzaj prowadzonej działalności. W praktyce szkoły publiczne będą stosowały co do zasady dział 801 – Oświata i wychowanie – oraz dział 854 – Edukacyjna opieka wychowawcza. Natomiast rozdziały określają w sposób szczegółowy typ danej jednostki bądź działalność w ramach danego działu klasyfikacji budżetowej. Warto wskazać tu następujące rozdziały:

• 80 101 – Szkoły podstawowe;
• 80 102 – Szkoły podstawowe specjalne;
• 80 110 – Gimnazja (do 31 stycznia 2020 r. w rozdziale tym ujmuje się dochody oraz wydatki dotyczące zadań realizowanych w gimnazjach i klasach dotychczasowego gimnazjum prowadzonych w szkołach innego typu);
• 80 111 – Gimnazja specjalne (do 31 stycznia 2020 r. w rozdziale tym ujmuje się dochody oraz wydatki dotyczące zadań realizowanych w gimnazjach specjalnych i klasach dotychczasowego gimnazjum specjalnego prowadzonych w szkołach innego typu);
• 80 115 – Technika;
• 80 116 – Szkoły policealne;
• 80 117 – Branżowe szkoły I II stopnia;
• 80 120 – Licea ogólnokształcące;
• 80 121 – Licea ogólnokształcące specjalne;
• 80 130 – Szkoły zawodowe (do 31 stycznia 2020 r. w rozdziale tym ujmuje się dochody i wydatki dotyczące zadań realizowanych w klasach dotychczasowej zasadniczej szkoły zawodowej prowadzonych w branżowej szkole I stopnia oraz dochody i wydatki ponoszone do 31 grudnia 2017 r. w klasie pierwszej branżowej szkoły I stopnia oraz pozostałych typach szkół zawodowych);
• 80 132 – Szkoły artystyczne;
• 80 134 – Szkoły zawodowe specjalne;
• 80 140 – Placówki kształcenia ustawicznego, placówki kształcenia praktycznego i ośrodki dokształcania i doskonalenia zawodowego.

W paragrafach określane są rodzaje dochodu lub wydatku planowanego przez szkołę, w tym na wynagrodzenia i składki na ubezpieczenie społeczne. Publiczne szkoły mogą zastosować m.in. następujące 
paragrafy:

1) 302 – Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń. W paragrafie tym szkoły powinny wykazywać m.in.:

• świadczenia rzeczowe wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktyczne posiłki i napoje) oraz ekwiwalenty za te świadczenia, a także ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej wykonywane przez pracowników, ekwiwalenty za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego,
• ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność wykonawcy,
• środki wydawane do spożycia pracownikom wyłącznie w czasie wykonywania pracy, bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu (m.in. w placówkach wyżywienia przyzakładowego, placówkach opiekuńczo-wychowawczych),
• odprawy pieniężne, odszkodowania, rekompensaty lub inne świadczenia z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo restrukturyzacji zatrudnienia z przyczyn niedotyczących pracowników,
• odszkodowania przysługujące od pracodawcy za przedmioty utracone lub uszkodzone wskutek wypadku przy pracy,
• zasądzone i dobrowolnie wypłacone odszkodowania w sprawach o roszczenia ze stosunku pracy,
• odprawy pośmiertne;

2) 401 – Wynagrodzenia osobowe pracowników;
3) 411 – Składki na ubezpieczenia społeczne;
4) 412 – Składki na Fundusz Pracy;
5) 417 – Wynagrodzenia bezosobowe. W paragrafie tym ujmuje się wynagrodzenia z tytułu umowy-zlecenia bądź umowy o dzieło. Nie ewidencjonuje się w nim m.in. wynagrodzeń z tytułu praw autorskich;
6) 421 – Zakup materiałów i wyposażenia. Do tego paragrafu nie zalicza się wydatków na zakup pomocy dydaktycznych, książek i żywności oraz zakupu dóbr przekazywanych osobom fizycznym w ramach deputatów i innych świadczeń w naturze dokonywanych z wydatków osobowych;
7) 424 – Zakup środków dydaktycznych i książek;
8) 426 – Zakup energii;
9) 427 – Zakup usług remontowych. W paragrafie tym ujmuje się, co do zasady, wydatki na zakup usług remontowych, m.in. usługi konserwatorskie i naprawcze, usługi budowlano-montażowe, w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków, a także koszty zleconego opracowania dokumentacji typowej i zleconego opracowania założeń projektowych;
10) 428 – Zakup usług zdrowotnych. W paragrafie tym, oprócz usług zdrowotnych, ujmuje się również wydatki z zakresu medycyny pracy, które obejmują badania wstępne, okresowe i profilaktyczne pracowników;
11) 441 – Podróże służbowe krajowe. Ujmuje się tu wartość wydatków poniesionych na podróże służbowe pracowników przedszkola. Do tego paragrafu można również zaliczyć m.in. zwrot kosztów za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych w granicach administracyjnych miasta lub gminy, przejazdy miejscowe pracowników, wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem pracy poza stałym miejscem pracy lub poza stałym miejscem zamieszkania oraz przeniesieniem do pracy w innej miejscowości;
12) 443 – Różne opłaty i składki. W paragrafie tym ujmuje się różnego rodzaju płatności i składki, m.in. opłaty za ubezpieczenia samochodów i innych pojazdów, różne ubezpieczenia rzeczowe;
13) 444 – Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

W pozostałych paragrafach szkoły powinny dokonywać ewidencji w sposób zgodny z opisem paragrafu wskazanym w ww. rozporządzeniu. Dyrektor, jako kierownik jednostki budżetowej, powinien realizować wydatki na podstawie i zgodnie z obowiązującym planem finansowym. Tym samym, ze względu na podział planu na dział, rozdział i paragraf, możliwe jest wydatkowanie kwot zaplanowanych i zatwierdzonych w podziale na poszczególne paragrafy wydatków. Dodatkowo, środki te mogą być wydatkowane, pod warunkiem że zostały przekazane z budżetu JST. Paragrafy wydatków powinny określać konkretne kwoty przeznaczone na określone cele wskazane w poszczególnych paragrafach.

Wprowadzanie zmian w planie

Oczywiście w trakcie trwania roku budżetowego może pojawić się konieczność zmian lub przesunięć w już obowiązującym planie finansowym. Należy przy tym pamiętać, że przesunięcia mogą być dokonywane pomiędzy paragrafami, rozdziałam i działami, natomiast zmiany mogą być nanoszone tylko na wniosek dyrektora w zakresie otrzymanego upoważnienia. Upoważnienie do dokonywania zmian w planie finansowym szkoły dla dyrektora może być różne w zależności od JST. Nie ma jednolitej regulacji w tym zakresie. Możliwe są rozwiązania, zgodnie z którymi dyrektorzy są upoważnieni do dokonywania zmian w całym planie finansowym, bądź w ramach działu lub paragrafów. Zdarzają się przypadki, że JST wprowadzają wymóg wprowadzenia każdej modyfikacji poprzez zmianę uchwały budżetowej albo zarządzeniem organu wykonawczego.

Tab. 1. Harmonogram prac nad planem finansowym – zestawienie