Wynajmujemy salę w szkole

Przed zawarciem umowy najmu powierzchni szkolnych należy jednak upewnić się, czy dana jednostka oświatowa dysponuje odpowiednim do tego tytułem prawnym, a także czy sama umowa nie zawiera niekorzystnych dla niej zapisów.

Najem powierzchni szkolnych a trwały zarząd

Nieruchomości szkolne stanowią przeważnie własność poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego, będących organami prowadzącymi szkoły. Oznacza to, że szkoły jako podmioty pozbawione osobowości prawnej nie są jako takie właścicielami wykorzystywanych przez nie nieruchomości, a tym samym nie posiadają tytułu prawnego do rozporządzania nimi, w tym do oddawania ich w najem. Możliwość taką mają natomiast jednostki samorządu terytorialnego, jako właściciele nieruchomości. W celu stworzenia realnej możliwości zarządzania przez szkoły należącymi do JST nieruchomościami samorządy mogą oddawać je szkołom w trwały zarząd. Instytucja trwałego zarządu została uregulowana w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 65).
Z punktu widzenia szkół najważniejsze jest to, że trwały zarząd stanowi formę prawną władania nieruchomością przez daną jednostkę organizacyjną (a więc np. szkołę publiczną). Szkoła, której oddano nieruchomość w trwały zarząd, ma prawo do korzystania z niej, a w szczególności do:

• korzystania z nieruchomości w celu prowadzenia działalności należącej do zakresu jej działania;
• zabudowy, odbudowy, rozbudowy, nadbudowy, przebudowy, remontu lub rozbiórki obiektu budowlanego na nieruchomości, zgodnie z przepisami prawa budowlanego, za zgodą organu nadzorującego;
• oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat, albo za zgodą tych organów, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony, jednak na okres nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd; zgoda jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. 

Co istotne, zgodnie z art. 43 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, jednostka organizacyjna (a więc np. szkoła) ma prawo wypowiedzenia, za zgodą organu nadzorującego (swojego organu prowadzącego), każdej umowy najmu, dzierżawy i użyczenia nieruchomości lub jej części, obciążających nieruchomość objętą trwałym zarządem, z zachowaniem trzymiesięcznego terminu wypowiedzenia.
Trwały zarząd może zostać ustanowiony na czas nieoznaczony lub na czas oznaczony (art. 44 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Natomiast jego ustanowienie następuje na wniosek jednostki organizacyjnej (szkoły). Co oczywiste, z wnioskiem takim powinien w imieniu szkoły wystąpić dyrektor, który zgodnie z art. 68 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo oświatowe kieruje działalnością szkoły oraz reprezentuje ją na zewnątrz.
Trwały zarząd ustanawiany jest przez właściwy organ (a więc przez wójta, burmistrza, prezydenta miasta – w przypadku gmin, a zarząd powiatu – w przypadku powiatu) w drodze decyzji administracyjnej. Decyzja ta, zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, powinna zawierać:

• nazwę i siedzibę jednostki organizacyjnej, na rzecz której jest ustanawiany trwały zarząd,
• oznaczenie nieruchomości według księgi wieczystej oraz według katastru nieruchomości,
• powierzchnię oraz opis nieruchomości,
• przeznaczenie nieruchomości i sposób jej zagospodarowania,
• cel, na jaki nieruchomość została oddana w trwały zarząd,
• termin zagospodarowania nieruchomości,
• cenę nieruchomości i opłatę z tytułu trwałego zarządu, jeżeli trwały zarząd ustanawiany jest odpłatnie,
• możliwość aktualizacji opłaty z tytułu trwałego zarządu, jeżeli trwały zarząd ustanawiany jest odpłatnie,
• czas, na który trwały zarząd został ustanowiony.

Natomiast objęcie nieruchomości w trwały zarząd następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.
Z punktu widzenia dyrektora ważny jest fakt, że do zawarcia umowy najmu powierzchni szkolnych, w przypadku oddania nieruchomości szkolnych w trwały zarząd, nie jest wymagane żadne dodatkowe pełnomocnictwo. Uprawnienie do zawarcia umowy najmu wynika bowiem wprost z ustawy o gospodarce nieruchomościami i wydanej na jej podstawie decyzji w sprawie trwałego zarządu, przy czym stroną umowy najmu nie będzie bezpośrednio szkoła, ponieważ to nie ona jest właścicielem nieruchomości, lecz dana jednostka samorządu terytorialnego – reprezentowana przez dyrektora szkoły.

Najem powierzchni szkolnych bez oddania nieruchomości w trwały zarząd

Oczywiście może zdarzyć się, że JST nie zdecyduje się oddać nieruchomości użytkowanej przez szkołę w trwały zarząd. W takiej sytuacji, pomijając przypadki, gdy umowa najmu jest zawierana bezpośrednio przez daną JST, również możliwe będzie zawarcie umowy najmu przez dyrektora szkoły. W tym celu konieczne będzie jednak ustanowienie stosownego pełnomocnictwa, np. na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z tym przepisem kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej działają jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta. Fakt działania na podstawie pełnomocnictwa powinien zostać ujawniony przez dyrektora w umowie najmu, nie może bowiem budzić wątpliwości, że dyrektor szkoły działa nie w swoim imieniu, lecz w imieniu reprezentowanego, a więc danej JST. Ponadto dyrektor szkoły będzie mógł występować w imieniu JST wyłącznie w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa.

Umowa najmu – na co zwrócić uwagę?

Jednostka oświatowa, która ma stosowne umocowanie prawne, może rozważyć zawarcie umowy najmu powierzchni szkolnych. Podstawę do zawarcia umowy najmu stanowią stosowne przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1145 z późn. zm.). Zgodnie z art. 659 § 1 k.c. przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. W przypadku zawarcia umowy najmu na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony należy, zgodnie z art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, przeprowadzić przetarg, przy czym – zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a ustawy o samorządzie gminnym – zasady wynajmowania nieruchomości gminnych na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony powinny zostać określone w stosownej uchwale rady gminy. Uchwała rady gminy jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Szkoły niekiedy decydują się również na wprowadzenie regulaminów wynajmu powierzchni szkolnych, nie jest to jednak obowiązek przewidziany przepisami prawa.
Chociaż przepisy nie wskazują, by obowiązkową formą umowy najmu nieruchomości szkolnych była forma pisemna, to taka forma jest wskazana ze względów dowodowych. W sytuacji ewentualnego sporu pomiędzy stronami umowy łatwiej odwołać się do treści dokumentu niż do słownych ustaleń. Jest to tym bardziej istotne, że dyrektor nie wynajmuje własności należącej do szkoły, lecz własność danej JST, w związku z czym powinien zadbać o to, by sytuacja prawna w związku z tym była należycie uregulowana. Warto również wskazać na art. 660 k.c., zgodnie z którym umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony.
Określając strony umowy, należy w sposób prawidłowy i jednoznaczny określić wynajmującego powierzchnię szkolną, a także najemcę. Zgodnie ze wskazanymi powyżej informacjami wynajmującym będzie dana JST, reprezentowana przez dyrektora szkoły (na podstawie decyzji ustalającej trwały zarząd bądź pełnomocnictwa). Również najemca, w zależności od okoliczności faktycznych, powinien zostać określony w sposób prawidłowy – dotyczy to zwłaszcza sposobu reprezentowania osoby prawnej (np. gdy nieruchomość jest wynajmowana przez spółkę bądź stowarzyszenie). Najemca powinien w sposób prawidłowy udokumentować możliwość zawarcia wiążącej umowy najmu. W tym celu dyrektor powinien zbadać odpowiednio:

• odpis z KRS – jeżeli umowa najmu jest zawierana z podmiotem podlegającym wpisowi do tego rejestru,
• zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) – jeżeli umowa jest zawierana z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą na podstawie ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1292 z późn. zm.),
• dokument tożsamości – w przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (najczęściej będzie to dowód osobisty),
• pełnomocnictwo do zawarcia umowy najmu – jeżeli umowa jest zawierana przez osobę inną niż wpisana odpowiednio do KRS bądź CEiDG,
• zaświadczenie o nadaniu numeru REGON.

Prawidłowo sporządzona umowa najmu powierzchni szkolnych powinna również określać:

• datę i miejsce zawarcia umowy, przy czym data wydania przedmiotu najmu do używania może być inna niż data zawarcia samej umowy (w takim przypadku należy jednoznacznie określić datę wydania przedmiotu najmu do użytkowania);
• szczegółowe określenie przedmiotu najmu (np. metraż, stan prawny, adres czy dane wynikające z księgi wieczystej), a także celu, w jakim będzie on wykorzystywany (np. określenie, że wynajęta powierzchnia będzie służyć jedynie do prowadzenia sklepiku szkolnego);
• prawa i obowiązki stron umowy (zasadą jest, że wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu, a najemca powinien płacić wynajmującemu umówiony czynsz);
• dokładne określenie czynszu i opłat dodatkowych (np. za media), a także zasad ich ponoszenia – możliwe jest przykładowo wprowadzenie zasad waloryzacji czynszu w oparciu o wskaźniki inflacji, dzięki czemu nie będzie potrzeby wprowadzania każdorazowo zmian w treści umowy; należy również pamiętać, że na podstawie art. 43 ust. 6 ustawy o gospodarce nieruchomościami organ prowadzący może odgórnie określić stawki za wynajem lokali w szkole;
• określenie sposobu i terminu dokonywania opłat (w tym wskazanie numeru rachunku bankowego, na który powinien być uiszczany czynsz najmu); jeżeli termin płatności czynszu nie zostanie określony w umowie, powinien być płacony z góry do 10. dnia każdego miesiąca (art. 669 § 2 k.c.);
• wskazanie sposobu postępowania w przypadku, gdy najemca nie wpłaci w terminie czynszu, w tym możliwość naliczania odsetek;
• możliwość naliczenia kaucji gwarancyjnej, a także zasad pokrywania przy jej pomocy kosztów ewentualnych szkód i sposobu jej zwrotu;
• czas trwania umowy, przy zachowaniu powyżej wskazanych reguł;
• zasady rozwiązywania umowy za wypowiedzeniem (zwłaszcza w przypadku umów terminowych) bądź bez wypowiedzenia – w przypadku naruszenia zapisów umowy przez najemcę lub wynajmującego (zgodnie z przepisami, jeżeli strony umowy nie postanowią inaczej, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, jeżeli najemca dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności);
• sposób postępowania stron po rozwiązaniu umowy, m.in. wydanie przedmiotu najmu wynajmującemu, sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego, wzajemne rozliczenia.

Najem – podstawowe regulacje ustawowe

Warto pamiętać, że przepisy k.c. zawierają podstawowe regulacje prawne określające zasady funkcjonowania najmu. Często regulacje te mają charakter dyspozytywny, a więc znajdują zastosowanie, chyba że strony umowy postanowią określić je w inny sposób. Należy o tym pamiętać, ponieważ często podstawowe regulacje ustawowe mogą okazać się mniej korzystne dla szkoły niż odpowiednio sformułowane zapisy umowne. Do najważniejszych przepisów ustawowych, o których istnieniu warto pamiętać, należą:

1. Przepisy dotyczące stanu i utrzymania rzeczy najmu (art. 662 k.c.), zgodnie z którymi:
   • drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem rzeczy obciążają najemcę,
   • jeżeli rzecz najęta uległa zniszczeniu z powodu okoliczności, za które wynajmujący odpowiedzialności nie ponosi, wynajmujący nie ma obowiązku przywrócenia stanu poprzedniego.
2. Przepisy dotyczące napraw koniecznych (art. 663 k.c.), zgodnie z którymi, jeżeli w czasie trwania najmu rzecz wymaga napraw, które obciążają wynajmującego, a bez których rzecz nie jest przydatna do umówionego użytku, najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania napraw. Należy mieć na uwadze, że po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego.
3. Przepisy dotyczące rękojmi (art. 664 k.c.), zgodnie z którymi:
   • jeżeli rzecz najęta ma wady, które ograniczają jej przydatność do umówionego użytku, najemca może żądać odpowiedniego obniżenia czynszu za czas trwania wad,
   • jeżeli w chwili wydania najemcy rzecz miała wady, które uniemożliwiają przewidziane w umowie używanie rzeczy, albo jeżeli wady takie powstały później, a wynajmujący mimo otrzymanego zawiadomienia nie usunął ich w czasie odpowiednim, albo jeżeli wady usunąć się nie dadzą, najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, przy czym roszczenie o obniżenie czynszu z powodu wad rzeczy najętej, jak również uprawnienie do niezwłocznego wypowiedzenia najmu nie przysługuje najemcy, jeżeli w chwili zawarcia umowy wiedział o wadach.
4. Przepisy dotyczące sposobu używania przedmiotu najmu (art. 666 i 667 k.c.), zgodnie z którymi:
   • najemca powinien przez czas trwania najmu używać rzeczy najętej w sposób w umowie określony, a gdy umowa nie określa sposobu używania – w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy,
   • w przypadku gdy w czasie trwania najmu okaże się
   • potrzeba napraw, które obciążają wynajmującego, najemca powinien zawiadomić go o tym niezwłocznie,
   • bez zgody wynajmującego najemca nie może czynić w rzeczy najętej zmian sprzecznych z umową lub z przeznaczeniem rzeczy,
   • jeżeli najemca używa rzeczy w sposób sprzeczny z umową lub jej przeznaczeniem i mimo upomnienia nie przestaje jej używać w taki sposób albo gdy rzecz zaniedbuje do tego stopnia, że zostaje ona narażona na uszkodzenie, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia.
5. Przepisy dotyczące podnajmu (art. 668 k.c.), zgodnie z którymi najemca może rzecz najętą oddać w całości lub części osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem, jeżeli umowa mu tego nie zabrania (stąd warto w umowie wprowadzić zapis zabraniający dokonywania podnajmu).
6. Przepisy dotyczące domyślnych terminów wypowiedzenia umowy najmu (art. 673 k.c.) i milczącego przedłużenia czasu trwania umowy (art. 674 k.c.).
7. Przepisy dotyczące zasad zwrotu rzeczy najmu po zakończeniu czasu trwania umowy (art. 675 k.c.) i dokonywania wzajemnych rozliczeń w przypadku ulepszenia przedmiotu najmu przez najemcę (art. 676 k.c.).
8. Przepisy dotyczące terminów przedawnienia roszczeń wynajmującego przeciwko najemcy i najemcy przeciwko wynajmującemu (art. 677 k.c.).

Przeznaczenie środków uzyskanych z najmu pomieszczeń szkolnych

Co do zasady środki uzyskane przez szkołę z tytułu najmu powierzchni szkolnych stanowią dochód budżetu danej JST i jako takie powinny zostać odprowadzone na rachunek budżetu gminy lub powiatu. W takiej sytuacji w umowie najmu należy wskazać numer rachunku bankowego należącego do danej JST. Inną możliwością jest utworzenie, na podstawie art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn. zm.), wydzielonego rachunku dochodów, na którym szkoła może gromadzić dochody określone w uchwale przez organ stanowiący JST. W praktyce mogą to być również dochody otrzymywane z tytułu opłat za najem sal, pomieszczeń czy innych powierzchni szkolnych. Organ stanowiący JST powinien również określić sposób przeznaczenia ww. dochodów, z zastrzeżeniem, że dochody te wraz z odsetkami nie mogą być przeznaczone na finansowanie wynagrodzeń osobowych. Samorządowe jednostki oświatowe są również zobowiązane do sporządzenia planu finansowego dochodów gromadzonych na wyodrębnionym rachunku i wydatków nimi finansowanych, jako że wydatki z tego rachunku mogą być dokonywane wyłącznie do wysokości kwot zgromadzonych dochodów, w ramach ww. planu finansowego. 
Co istotne, dochody zgromadzone na ww. rachunku nie podlegają w ciągu roku budżetowego odprowadzeniu na rachunek budżetowy JST. Dopiero środki finansowe pozostające na wydzielonym rachunku na dzień 31 grudnia roku budżetowego podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie do dnia 5 stycznia następnego roku. Dlatego też wydzielony rachunek pozwala szkole w sposób bardziej elastyczny korzystać ze środków uzyskanych z najmu pomieszczeń szkolnych.