Zaliczki na wydatki bieżące udzielane pracownikom szkoły

Udzielanie zaliczek pracownikom, a tym samym dokonywanie płatności gotówkowych za zakupione towary i usługi, powinno mieć w szkole charakter incydentalny, a podstawową formą zapłaty powinien być przelew środków finansowych na rachunek bankowy kontrahenta.
W związku z tym, że przepisy prawne nie regulują kwestii udzielania zaliczek pracownikom samorządowych jednostek budżetowych, zasady ich udzielania, tj. to, komu będą udzielane zaliczki, rodzaje zaliczek funkcjonujących w szkole i terminy ich rozliczania, powinny być uregulowane w polityce rachunkowości szkoły. 

Komu może być udzielona zaliczka na wydatki

Zaliczka udzielana jest pracownikowi szkoły upoważnionemu przez dyrektora. Z reguły jest to pracownik, który najczęściej zajmuje się dokonywaniem zakupów (np. kierownik gospodarczy, sekretarz) lub który merytorycznie zajmuje się określonym zadaniem i w związku z jego realizacją dokonuje zakupów. 
Generalną zasadą jest to, iż zaliczki mogą być udzielane pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę-zlecenie dyrektor szkoły może udzielić zaliczki, jeżeli rodzaj wykonywanej pracy wymaga dokonania wydatków i osoba przyjmująca zlecenie zwróci się z żądaniem wypłacenia zaliczki. Możliwość taką daje art. 743 Kodeksu cywilnego.
Zaliczka udzielana jest przez dyrektora szkoły. Zgoda wyrażana jest podpisem złożonym przez dyrektora na wniosku o zaliczkę, z którym pracownik szkoły zgłasza się do dyrektora. 

Rodzaje zaliczek

W przypadku zaliczek na bieżące wydatki szkoły wyróżnia się zaliczki jednorazowe i zaliczki stałe. Zaliczka jednorazowa udzielana jest na dokonanie zakupu konkretnych towarów lub usług. Zazwyczaj jest to zaliczka rozliczana w krótkim okresie.
Zaliczka stała jest wygodną formą w przypadku dokonywania stale powtarzających się zakupów, takich jak: środki czystości, artykuły biurowe, niektóre powtarzające się usługi. Udzielana jest na dłuższy okres, np. na cały rok kalendarzowy.

Terminy rozliczania zaliczek

Zaliczki muszą być rozliczane w terminie wskazanym we wniosku o zaliczkę. 
Pracownik pobierający określoną kwotę odpowiada materialnie za pobrane środki finansowe i zobowiązany jest rozliczyć się z nich w określonym terminie. W przypadku nierozliczenia zaliczki w terminie pracodawca może pozostałą jej kwotę potrącić z należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Na takie potrącenie zezwala art. 87 § 1 pkt 3 ustawy Kodeks pracy i nie jest na to wymagana zgoda pracownika.
Zaliczki stałe powinny być rozliczne nie rzadziej niż raz w miesiącu (najlepiej w końcu miesiąca, z wydatków dokonanych w tym miesiącu). Natomiast zaliczki jednorazowe powinny być rozliczane w terminie określonym we wniosku.

Ważne
W związku z tym, że w jednostkach sektora finansów publicznych budżet musi zamknąć się w obrębie roku kalendarzowego, każda zaliczka musi zostać rozliczona do 31 grudnia danego roku. 

Dokumentowanie udzielanych pracownikom zaliczek

Podstawą wypłaty zaliczki na wydatki jest wniosek o udzielenie zaliczki. Jest to dokument imienny wystawiany na nazwisko pracownika, który będzie dokonywał wydatków. Poza tym wniosek o zaliczkę powinien określać: kwotę zaliczki, rodzaj zaliczki, rodzaj dokonywanego wydatku oraz datę udzielenia i rozliczenia zaliczki. Wniosek o zaliczkę podpisywany jest przez głównego księgowego i dyrektora szkoły. 

Jest to dokument kasowy, stanowiący załącznik do raportu kasowego, gdyż zawiera potwierdzenie odbioru zaliczki przez pracownika i podpis kasjera.
Natomiast rozliczenie zaliczki powinno nastąpić na dokumencie, który najczęściej nosi nazwę „Rozliczenie zaliczki”. W dokumencie tym pracownik powinien podać datę pobrania zaliczki i jej kwotę, kwotę dokonanych wydatków, kwotę wynikającą z rozliczenia – do wypłaty lub do zwrotu (wyrażoną cyframi i słownie). W rozliczeniu zaliczki należy również wymienić wszystkie faktury (numery i kwoty) dokumentujące poniesione wydatki. Rozliczenie zaliczki podpisuje osoba rozliczająca zaliczkę, osoby upoważnione do sprawdzenia dokumentu i załączonych faktur pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz dyrektor szkoły. 
Zarówno w przypadku wniosku o zaliczkę, jak i rozliczenia zaliczki można stosować druki ogólnodostępne w sprzedaży, a także własne opracowania tych dokumentów dostosowane do potrzeb szkoły.

Ewidencja księgowa udzielenia zaliczki

• Wn 234 – Ma 101 – wypłata zaliczki na podstawie wniosku pracownika
• Wn konta Zespołu „4” – Ma 234 – kwota wydatków poniesionych przez pracownika z udzielonej zaliczki
• Wn 101 – Ma 234 – wpłata przez pracownika niewydatkowanej kwoty zaliczki
• Wn 234 – Ma 101 – wypłata pracownikowi kwoty różnicy pomiędzy kwotą udzielonej zaliczki a kwotą poniesionych wydatków

Udzielenie zaliczki pracownikowi w związku z podróżą służbową

Udzielanie zaliczek w związku z podróżą służbową pracownika reguluje rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej.
W przypadku podróży służbowej krajowej zaliczka na wydatki związane z tą podróżą wypłacana jest na wniosek pracownika. Natomiast w przypadku podróży zagranicznej pracownik musi otrzymać zaliczkę w walucie obcej lub w złotych polskich – po przeliczeniu przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej na złotówki według średniego kursu określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.
Zaliczka na pokrycie kosztów podróży służbowej ma charakter zaliczki jednorazowej. Wypłacana jest na podstawie wystawionego dla pracownika polecenia wyjazdu służbowego. Zatwierdzone przez dyrektora polecenie wyjazdu powinno zawierać klauzulę o pobranej przez pracownika zaliczce oraz zobowiązanie do jej rozliczenia po zakończonej podróży. 
Polecenie wyjazdu jest równocześnie dokumentem, w którym pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży. Pracownik podaje koszty przejazdu, dojazdów, noclegów oraz wysokość obliczonych diet. Do takiego rachunku kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, za wyjątkiem wydatków obliczonych w formie ryczałtu. Dokument sprawdzany jest pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez upoważnione osoby oraz zatwierdzany przez dyrektora szkoły.
Zaliczki udzielone na pokrycie kosztów podróży służbowych powinny być rozliczone przez pracownika w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Dotyczy to zarówno podróży krajowych, jak i zagranicznych. W przypadku nierozliczenia przez pracownika pobranej zaliczki w terminie pracodawca może pozostałą kwotę zaliczki potrącić z należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. W tym przypadku również zastosowanie ma art. 87 §1 pkt 3 Kodeksu pracy i na potrącenie takie nie jest wymagana zgoda pracownika.

Ewidencja księgowa zaliczki udzielonej w związku z podróżą służbową

• Wn 234 – Ma 101 – wypłata zaliczki pracownikowi
• Wn 409 – Ma 234 – kwota wydatków poniesionych przez pracownika z udzielonej zaliczki
• Wn 101 – Ma 234 – wpłata przez pracownika niewydatkowanej kwoty zaliczki
• Wn 234 – Ma 101 – wypłata pracownikowi kwoty różnicy pomiędzy kwotą udzielonej zaliczki a kwotą poniesionych wydatków

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 305).
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1320 z późn. zm.).
3. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1740 z późn. zm.).
4. Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 342).
5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).