Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor i finanse

15 grudnia 2021

NR 116 (Grudzień 2021)

Koniec roku pod znakiem inwentaryzacji. Jak przeprowadzić ją w szkole?

0 34

Na szkołach i placówkach oświatowych spoczywa obowiązek okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z procedurą inwentaryzacyjną w szkole.

W uproszczeniu inwentaryzacja polega na ustaleniu stanu składników majątkowych oraz wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem księgowym a stanem wynikającym z owego spisu, o ile oczywiście różnice takie wystąpią. 
Przeprowadzenia procedury inwentaryzacji wymagają przepisy ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 4 ust. 3 tego aktu rachunkowość jednostki obejmuje:

POLECAMY

  • przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
  • prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
  • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
  • sporządzanie sprawozdań finansowych,
  • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
  • poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Przepis ten wymaga zatem w pkt 3 okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Podstawowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji określa z kolei art. 26 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

  • aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
  • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
  • środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Ustawa o rachunkowości przewiduje zatem trzy metody przeprowadzania inwentaryzacji:

  • metodę spisu z natury,
  • metodę potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic – czyli tzw. uzgadnianie sald,
  • metodę porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników – czyli tzw. weryfikacja sald.

Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

  • składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 (materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia) – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,
  • zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,
  • nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat,
  • zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku.

Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości. Od inwentaryzacji można odstąpić w przypadku:

  • połączenia lub podziału jednostek, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji,
  • zawieszenia działalności, jeżeli jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Warto również zwrócić uwagę na art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki (dyrektor szkoły, przedszkola lub placówki), o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, są zapisy art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, które wskazują, iż kierownik jednostki obsługującej (o której mowa w art. 10b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; art. 6b ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r.
o samorządzie powiatowym albo art. 8d ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa) jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej (o której mowa w art. 10a pkt 1 i 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; art. 6a pkt. 1 i 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym albo art. 8c pkt 1 i 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa) w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą, o której mowa w art. 10b ust. 2 ww. ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; art. 6b ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym i art. 8d ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa, albo porozumieniem, o którym mowa w art. 10b ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; art. 6b ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym i art. 8d ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa.
W skrócie należy tu wskazać, że kierownik jednostki obsługującej (o której mowa w art. 10b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz art. 6b ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym) to dyrektor Centrum Usług Wspólnych (CUW), która to jednostka może przejąć wspólną obsługę szkół na terenie danego samorządu, w tym obsługę w zakresie ustawy o rachunkowości. Jednocześnie z przepisów art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 6c ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym wynika, że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości. Zgodnie z interpretacją dostępną na stronie Ministerstwa Finansów oznacza to, że powierzenie,...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy