Na wstępie podkreślić należy, że co do zasady szkoła nie może wykorzystywać danych osobowych ucznia poza upoważnieniem wynikającym z przepisów. Każde inne wykorzystanie danych osobowych i ich przetwarzanie wymaga zgody osoby, której dane są lub mają być przetwarzane.
Szkoły i przedszkola już teraz dysponują bardzo sformalizowaną i bogatą dokumentacją, obejmującą także dotychczasowe regulacje związane z ochroną danych osobowych. Na mocy prawa oświatowego mogą przetwarzać i gromadzić dane związane z obowiązkiem nauki i obowiązkiem szkolnym, co wynika z ustawy Prawo oświatowe i regulujących poszczególne kwestie rozporządzeń MEN.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych i RODO szkoła może przetwarzać dane osobowe, jeżeli wynika to z przepisów prawa. Jeśli takie uprawnienie nie wynika z przepisów, dane mogą być przetwarzane na podstawie zgody rodzica ucznia lub samego ucznia, jeżeli jest pełnoletni.
Zgodnie z motywem 41 RODO, jeżeli w rozporządzeniu jest mowa o podstawie prawnej lub akcie prawnym, niekoniecznie dotyczy to aktu prawnego uchwalonego przez parlament UE. Wobec tego przepisy prawa, które mogą sankcjonować przetwarzanie danych osobowych bez zgody osoby, której dane są przetwarzane, powinny wynikać z:
POLECAMY
- Konstytucji RP,
- ustaw,
- ratyfikowanych umów międzynarodowych,
- rozporządzeń.
Takim źródłem prawa nie jest w żadnym wypadku statut szkoły. Jeśli więc statut przewiduje wykorzystanie i przetwarzanie danych osobowych dla celów związanych z realizacją zadań szkoły, należy zawsze mieć zgodę osób, których dane będą przetwarzane.
Warto podkreślić, że przepisy nie mówią wyraźnie o konkretnych zadaniach szkoły ani rodzajach danych osobowych, niezbędnych do wykonywania zadań danej szkoły czy przedszkola. Tak więc to dyrektor jako administrator danych osobowych musi rozważyć, jakie dane muszą być przetwarzane w celu wykonania określonego zadania ustawowego.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że jeśli do przetwarzania danych osobowych dochodzi na podstawie przepisu prawa, to pobieranie zgody od uczniów bądź ich rodziców niejako „na zapas” jest błędem, który powoduje, że osoba, której dane są przetwarzane, ma poczucie, że może ową zgodę w dowolnym momencie wycofać albo odmówić wyrażenia zgody, podczas gdy podanie przez tę osobę danych osobowych jest niezbędne do wykonania ustawowego obowiązku przez szkołę.
Zawsze i w każdej sytuacji należy otrzymać zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które nie są niezbędne do wykonania określonego zadania, a jedynie je ułatwiają. Orzecznictwo sądowe wskazuje tutaj na przypadki pobierania od rodziców uczniów ich numerów telefonów, adresów e-mail czy komunikatorów internetowych, przez jakie szkoła komunikuje się z rodzicami.
W przypadku kontaktu szkoły z rodzicami za pomocą e-maila czy telefonu (albo komunikatora internetowego) szkoła powinna zadbać o odpowiednie zabezpieczenia. Warto uczulić w tej kwestii nauczycieli, by do tej formy kontaktu wykorzystywali swoje służbowe skrzynki e-mailowe. Najlepszym rozwiązaniem będzie jednak zrezygnowanie z korzystania z poczty elektronicznej w celu kontaktu z rodzicem, a zamiast tego używanie lepiej zabezpieczonego e-dziennika.
Jeśli jednak nauczyciele zdecydują się na taką formę kontaktu z rodzicami uczniów, to zgoda na kontakt poza dziennikiem elektronicznym, właśnie za pomocą telefonu, SMS-a czy komunikatora internetowego zawsze musi być udzielona na piśmie. W razie jej braku – ten, czyje dane zostały przetworzone bez zgody, może dochodzić swoich praw zgodnie z RODO.
Wykorzystywanie wizerunku ucznia danej szkoły:
- na stronie internetowej placówki,
- na profilu społecznościowym,
- w celu promowania szkoły,
- w innych celach
jest dopuszczalne pod warunkiem:
- uzyskania zgody rodzica albo pełnoletniego ucznia (należy tutaj określić cele, w jakich wizerunek będzie przetwarzany),
- wyjątkowo bez uzyskania zgody, gdy rozpowszechniany jest wizerunek osoby, która stanowi jedynie szczegół całości (na przykład imprezy publicznej, zgromadzenia).
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest z kolei konieczna w przypadku wyczytywania nazwisk uczniów podczas uroczystości szkolnych. Brak takiej konieczności wynika wprost z przepisów ustawy, która kładzie nacisk zarówno na wiedzę, jak również na edukację społeczną i wyrabianie odpowiednich postaw oraz zachowań. Wyróżnianie uczniów podczas publicznych uroczystości szkolnych jest jednym z przejawów takiego podejścia. Podobnie rysuje się sytuacja, jeśli chodzi o wywieszanie w gablotach szkolnych prac uczniów wraz z podaniem nazwiska ucznia, który pracę wykonał. Działanie takie służy realizacji interesu publicznego, wobec czego nie wymaga uzyskiwania zgody ani ucznia, ani jego rodzica.
W przypadku gdy rodzic ucznia chciałby uzyskać informacje o dziecku przez telefon, nauczyciel powinien upewnić się, że rozmawia właśnie z tym konkretnym rodzicem. Musi więc zweryfikować tożsamość rozmówcy, przy czym nie ma tutaj wytycznych dotyczących weryfikacji. Nauczyciel może zapytać rodzica o daną kwestię związaną z dzieckiem pozwalającą ustalić, czy rzeczywiście ma do czynienia z rodzicem tego akurat ucznia. Po pozytywnej weryfikacji tożsamości rozmówcy informację o uczniu można podać przez telefon. W przypadku wątpliwości co do tożsamości należy odmówić odpowiedzi lub odesłać do ogólnodostępnych danych: strony internetowej szkoły lub dziennika elektronicznego.
Jeśli chodzi o zgodę pełnoletniego ucznia, na udzielanie jego rodzicom informacji o nim samym i jego postępach w nauce, nic się w tej kwestii nie zmieniło. Już wcześniej uczeń taki miał prawo do zastrzeżenia, aby rodzice nie byli informowani o jego postępach.
Warto pamiętać, że zgodnie z art. 133 § 2 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego rodzice obowiązani są do świadczeń alimentacyjnych względem dziecka, które nie jest jeszcze w stanie utrzymać się samodzielnie. Kodeks precyzuje, że wykonanie obowiązku alimentacyjnego względem dziecka, które nie jest jeszcze w stanie utrzymać się samodzielnie, może polegać także, w całości lub w części, na osobistych staraniach o jego utrzymanie lub wychowanie. Informacje o postępach i trudnościach ucznia pełnoletniego, który samodzielnie się nie utrzymuje, mieszczą się w ciążącym na rodzicach obowiązku osobistego starania się o jego wychowanie. Odmowa udzielenia takich informacji rodzicom (prawnym opiekunom) pełnoletniego ucznia pozostającego na ich utrzymaniu uniemożliwiałaby rodzicom, co do zasady, wypełnianie ciążących na nich ustawowych obowiązków dbania o należyte wychowanie dziecka.
Ministerstwo Edukacji Narodowej precyzuje jednak, że w kwestii udzielania informacji rodzicom pełnoletnich uczniów szkoły są autonomiczne i wszystko zależy od ich statutu, stworzonego przy porozumieniu dyrekcji, nauczycieli, rodziców i uczniów. Jeśli więc szkoła pozwala na to, by uczeń pełnoletni zastrzegł, że nie należy informować rodziców o jego postępach w nauce, udzielenie takich informacji wymaga zgody ucznia.
