Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

6 grudnia 2018

NR 87 (Listopad 2018)

Kontrola zarządcza 2018 w praktyce

0 335
Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych w szkole lub placówce dla zapewnienia realizacji jej celów i wynikających z nich zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. O tym, jak powinna właściwie przebiegać w działaniach dyrektora, dowiedzą się państwo z niniejszego artykułu.

Od samego początku obowiązywania zasad kontroli zarządczej, czyli praktycznie od roku 2010, dyrektorzy szkół i placówek oświatowych podlegających rygorom tej szczególnej formy sprawowania nadzoru nad przebiegiem procesu zarządzania (w bardzo szerokim tego słowa znaczeniu), ale tylko w jednostkach publicznych, są zobowiązywani do składania organom prowadzącym, którymi są jednostki samorządu terytorialnego, dokumentu będącego zwięzłą wersją jednoznacznej informacji o stanie kontroli zarządczej w danym roku. Należy jednak pamiętać o tym, że co do zasady, obowiązku składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej ustawa1 nie nakłada na kierowników jednostek podsektora samorządowego. A takimi właśnie jednostkami są te publiczne przedszkola, szkoły i placówki oświatowe, dla których organem prowadzącym są jednostki samorządu terytorialnego właściwego szczebla. 
Informacja dotycząca stanu kontroli zarządczej, o której mowa powyżej, powinna być starannie przygotowana przez dyrektora szkoły, zawsze w oparciu o podsumowanie wszystkich działań podejmowanych w ramach kontroli zarządczej w roku sprawozdawczym. Jest to bardzo istotne, gdyż tego typu działanie stanowi doskonały sposób na realne udokumentowanie rzeczywistego stanu nie tylko kontroli zarządczej w szkole lub placówce. W oparciu o zapisy standardu E1, a zwłaszcza E22 kontroli zarządczej, przynajmniej raz w roku dyrektor szkoły jest zobowiązany do przeprowadzenia samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w swojej placówce, która powinna być wynikiem rzetelnego i wszechstronnego jej podsumowania. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki organizacyjnej, którym jest właśnie dyrektor szkoły lub placówki publicznej. 
Do podstawowych celów kontroli zarządczej zalicza się zapewnienie w szczególności:

  • zgodności działalności szkoły lub placówki z przepisami obowiązującego prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
  • skuteczności i efektywności działań podejmowanych w szkole, zwłaszcza tych związanych z osiąganiem jej celów,
  • wiarygodności przedkładanych sprawozdań,
  • ochrony posiadanych zasobów wszystkich typów,
  • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
  • efektywności i skuteczności przepływu informacji,
  • zarządzania ryzykiem3.

Obszary realizowania kontroli zarządczej, co do swojej istoty, są zbieżne z obszarami kontroli realizowanej w szkole w ramach nadzoru pedagogicznego. Obszarami tymi jest między innymi :

  • dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – tu występuje określony katalog dokumentów, które mogą być wykorzystywane w procesie kontroli, np.: procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne niewymienione dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej,
  • nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji,
  • zapewnienie istnienia mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych przy wykorzystaniu m.in. wyników analizy ryzyka,
  • ochronę zasobów jednostki w taki sposób, aby dostęp do nich miały jedynie upoważnione do tego osoby.

Przy realizacji tego zadania należy z reguły posługiwać się specjalnie opracowanymi narzędziami i zestawieniami służącymi właśnie podsumowaniu uzyskanych i zweryfikowanych informacji. Jednym z takich narzędzi jest skonstruowany w bardzo przejrzysty sposób tzw. arkusz samooceny. Narzędzie to jest niezwykle pomocne w sprawnym i uporządkowanym przeprowadzeniu analizy procesu kontroli zarządczej. W zasadzie arkusz taki stanowi zbiór informacji zebranych z poszczególnych obszarów i zakresów zarządzania szkołą lub placówką, pozwalających dyrektorowi jednoznacznie ocenić aktualny stan kontroli zarządczej (a w praktyce funkcjonowanie całej szkoły lub placówki) w wybranym zakresie lub też w całości. Podobnie postępuje się w przypadku ewaluacji wewnętrznej obowiązującej we wszystkich publicznych szkołach i placówkach oświatowych4. W przypadku szkoły każdy dyrektor jest przygotowany do dokonywania samooceny, chociażby poprzez składanie przez nauczycieli informacji o zrealizowanych zadaniach w czasie ostatniego roku, zawierającej również konkretne dane dotyczące realizacji podstawy programowej i to w co najmniej trzech płaszczyznach (ponadto w placówkach publicznych doszła jeszcze jedna obowiązkowa informacja dotycząca efektywności działań podejmowanych w ramach udzielanej uczniowi/dziecku pomocy psychologiczno-pedagogicznej5), a od pewnego czasu również w formie autoewaluacji oraz ewaluacji wewnętrznej. Każdy dyrektor musi jednak pamiętać o podstawowych zasadach dotyczących planowania dydaktycznego i przygotowywania programów nauczania6 oraz nierozerwalnie z tym związanej analizie systematycznej realizacji podstawy programowej wraz z dokładną informacją o realizacji przyjętych planów edukacyjnych. 
W przypadku procesu analizowania pracy i samooceny, a w jej konsekwencji – wiarygodnej informacji, niezwykle istotny jest mechanizm bieżącego kontrolowania realizacji zadań wykonywanych przez pracowników oraz adekwatne reagowanie dyrektora lub innych osób kontrolujących na wszystkie sytuacje, które mają miejsce akurat w trakcie realizacji konkretnego zadania. Bieżące dokumentowanie czynności wynikających z obowiązku monitorowania może polegać na raportowaniu stanu realizacji poszczególnych zadań (np. prawidłowa realizacja pomocy psychologiczno-pedagogicznej). Jest to szczególnie pomocne przy określeniu przyczyn pojawienia się negatywnych skutków ich wykonania (zarządzanie ryzykiem). Realizacja tego zadania w placówce odbywa się w praktyce podczas wykonywania bieżących obowiązków dyrektora szkoły, a zwłaszcza poprzez właściwe sprawowanie nowego nadzoru pedagogicznego w placówce7. Należy zawsze mieć na względzie fakt, że głównym obszarem wpisującym się w działania wynikające z realizacji kontroli zarządczej jest nadzór pedagogiczny sprawowany przez dyrektora na mocy odrębnych przepisów. To w ramach sprawowanego nadzoru pedagogicznego dyrektor kontroluje przestrzeganie przez nauczycieli przepisów prawa dotyczących działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności szkół i placówek8.
Po dokładnej analizie wyników monitoringu, kontroli i samooceny dyrektor szkoły powinien odpowiednio zareagować, czyli wprowadzić odpowiednie mechanizmy zmierzające do poprawy istniejącego stanu. Oczywiście, jest to w znacznej mierze uzależnione od wyniku przeprowadzonej analizy informacji zebranych w ramach procesu samooceny. Reakcja dyrektora powinna służyć realizacji założonych celów i podjętych przez szkołę zadań. Efektem tych działań jest nowy, ale konkretny (mierzalny i realny) stan, w którym dyrektor może bez większego problemu stwierdzić, że uzyskał wiedzę o stanie kontroli zarządczej w jego placówce. Przygotowywana w tym względzie informacja dyrektora szkoły w zasadzie może być podsumowaniem sprawowanego przez niego nadzoru pedagogicznego, realizacji planu finansowego, stanu majątku szkoły czy też sytuacji kadrowej. W informacji należy również uwzględnić konkretne dane dotyczące przepływu informacji i dokumentów w szkole (funkcjonowanie instrukcji kancelaryjnej). 
W bieżącym roku, z uwagi na jego wyjątkową specyfikę, w podsumowaniu kontroli zarządczej należy dodatkowo zwrócić uwagę na wszystkie działania związane z przygotowaniem wdrażania założeń reformy systemu oświatowego oraz ich efektywnością. Chodzi zwłaszcza o działania kadrowe, bazowe i logistyczne podejmowane pod koniec minionego roku szkolnego. Następnie należy odnieść się do tych działań wdrożeniowych, które zostały przeprowadzone na początku bieżącego roku szkolnego, zwłaszcza tych związanych z praktycznym wprowadzaniem nowych regulacji prawnych w życie szkoły. W tym zakresie jest sporo do przeanalizowania, gdyż w mijającym roku niemało się działo w otoczeniu prawnym szkoły. 
Najistotniejsze zagadnienia formalnoprawne, jakie należało wdrożyć, przedstawiono poniżej.

Zmiany w zakresie czasu pracy

Określono, że tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć dla:

  • nauczyciela pedagoga, logopedy, psychologa i doradcy zawodowego, a także terapeuty pedagogicznego, z wyjątkiem nauczycieli zatrudnionych w poradni psychologiczno-pedagogicznej, nie może przekroczyć 22 godzin,
  • nauczycieli posiadających kwalifikacje z zakresu pedagogiki specjalnej, zatrudnianych dodatkowo w celu współorganizowania kształcenia integracyjnego oraz współorganizowania kształcenia uczniów niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie oraz zagrożonych niedostosowaniem społecznym, wynosi 20 godzin. 

Wprowadzono zasadę, że dyrektor i wicedyrektor szkoły nie mogą mieć przydzielonych godzin ponadwymiarowych, z wyłączeniem sytuacji, gdy jest to niezbędne do realizacji ramowego planu nauczania w jednym oddziale. Wyjątkiem od tej zasady jest możliwość przydzielenia godzin ponadwymiarowych w więcej niż jednym oddziale, ale wyłącznie w szczególnych przypadkach, gdy nie będzie możliwości pozyskania nowego nauczyciela do prowadzenia np. kilku godzin zajęć w szkole. O zasadności przydzielenia takich godzin będzie decydował organ prowadzący szkołę, wyrażając każdorazowo zgodę na takie godziny. 
Ponadto dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 35 dni roboczych w czasie ustalonym w planie urlopów. Z kolei nauczycielowi, który w ramach jednego stosunku pracy realizuje obowiązki nauczyciela szkoły, w której organizacji pracy przewidziano ferie szkolne, jak i nauczyciela szkoły, w której organizacji pracy nie są przewidziane ferie szkolne, przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego określonego dla nauczyciela szkoły, w której nauczyciel realizuje większą liczbę godzin zajęć, a w przypadku realizowania w tych szkołach równej liczby godzin zajęć – prawo do urlopu wypoczynkowego określonego dla nauczyciela szkoły feryjnej. 
Wprowadzono również jednolity sposób ustalania tzw. pensum łączonego. Otóż od 1 września 2018 roku „Nauczycielom realizującym w ramach stosunku pracy obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin zajęć tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć ustala się jako iloraz łącznej liczby realizowanych godzin i sumy części etatów realizowanych w ramach poszczególnych tygodniowych wymiarów godzin zajęć, przy czym wynik zaokrągla się do pełnych godzin w ten sposób, że czas zajęć do pół godziny pomija się, a powyżej pół godziny liczy się za pełną godzinę. Godziny wyliczone ponad ten wymiar stanowią godziny ponadwymiarowe9”. 

Zmiany w zakresie uprawnień związanych z rodzicielstwem

Zwolnienie od pracy nauczyciela z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 teraz przysługuje nauczycielom w wymiarze 2 dni – bez możliwości wykorzystania go w wymiarze godzinowym. Nauczyciel ma również możliwość złożenia wniosku o obniżenie wymiaru zatrudnienia z tytułu uprawnienia do urlopu wychowawczego, na 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze zatrudnienia. W przypadku nauczycieli szkół, w których organizacji pracy przewidziano ferie szkolne, obniżenie wymiaru zatrudnienia może nastąpić bezpośrednio po zaprzestaniu korzystania przez nauczyciela lub drugiego rodzica, lub opiekuna dziecka z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego, a w innych przypadkach – z początkiem roku szkolnego. 

Zmiany w zakresie zatrudniania

Przed nawiązaniem stosunku pracy nauczyciel nadal jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego, z wyjątkiem przypadku gdy z nauczycielem nawiązywany będzie kolejny stosunek pracy w tej samej szkole w ciągu 3 miesięcy od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy w związku z upływem okresu przebywania w stanie nieczynnym. Uchylony został przepis (art. 19) pozwalający organowi prowadzącemu szkołę na przeniesienie nauczyciela zatrudnionego na podstawie mianowania do innej szkoły bez zgody nauczyciela, jednak na okres nie dłuższy niż 3 lata, z prawem powrotu na uprzednio zajmowane stanowisko. W razie powstania możliwości podjęcia przez nauczyciela, któremu ograniczono wymiar zatrudnienia (art. 22 ust. 2), pracy w wymiarze wyższym niż wynikający z tego ograniczenia, w tej samej szkole, na tym samym lub za jego zgodą innym stanowisku, pod warunkiem posiadania przez nauczyciela wymaganych kwalifikacji, dyrektor szkoły ma obowiązek w pierwszej kolejności zwiększenia wymiaru zatrudnienia tego nauczyciela (art. 22 ust. 2b). 

Zmiany w zakresie niezdolności do pracy

Obecnie stosunek pracy z nauczycielem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, tak samo jak w przypadku nauczyciela zatrudnionego na podstawie mianowania, będzie ulegał rozwiązaniu w razie czasowej niezdolności nauczyciela do pracy spowodowanej chorobą, jeżeli:

  • okres tej niezdolności przekroczy 182 dni, a jeżeli
  • niezdolność do pracy została spowodowana gruźlicą lub występuje w trakcie ciąży – nie dłużej niż przez 270 dni,

Do okresu niezdolności do pracy wlicza się również przypadające w tym okresie przerwy obejmujące dni, w których w szkole, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie odbywają się zajęcia. W szczególnie uzasadnionych wypadkach okres nieobecności w pracy może być przedłużony o kolejne 12 miesięcy, o ile nauczyciel uzyska prawo do świadczenia rehabilitacyjnego. 

Zmiany w zakresie wycieczek szkolnych

Zmianie uległy następujące elementy dotyczące wycieczek szkolnych:

  • cele wycieczki szkolnej (z 10 na 9)...

To wydanie dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy