Dokumentacja obowiązkowa z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej

Chcesz lepiej poznać ten temat? Sprawdź nasz artykuł: Metody pracy z dziećmi w wieku przedszkolnym

Art. 47 ust. 1 pkt 7 ustawy Prawo oświatowe a pomoc psychologiczno - pedagogiczna

Wszelkie kwestie związane z dokumentowaniem tejże pomocy także regulują przepisy prawa oświatowego, w szczególności: 

• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach, wskazujące w § 22, że: „nauczyciele, wychowawcy grup wychowawczych i specjaliści udzielający uczniom pomocy psychologiczno-pedagogicznej prowadzą dokumentację zgodnie z przepisami wydanymi przez MEN na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 7 ustawy Prawo oświatowe”,
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, które w § 26 stanowi, że: „dyrektor szkoły ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie wymaganej dokumentacji”. Rozporządzenie to wskazuje również, jak obowiązkowo należy dokumentować pomoc psychologiczno-pedagogiczną i co się na tę dokumentację składa.

Dokumentacja pomocy psychologiczno-pedagogicznej - teczka ucznia

Reguluje je między innymi §19, nakładając obowiązek założenia indywidualnej teczki ucznia: „Przedszkole, szkoła i placówka gromadzi, w indywidualnej teczce, dla każdego dziecka, ucznia, uczestnika zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, słuchacza lub wychowanka objętego odpowiednio kształceniem specjalnym, zajęciami rewalidacyjno-wychowawczymi lub pomocą psychologiczno-pedagogiczną dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, doradcę zawodowego, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę, a także indywidualne programy edukacyjno-terapeutyczne (…) oraz indywidualne programy zajęć (…)”. Warto przy tym mieć na uwadze, że przepis ten: 

• jest obligatoryjny bez względu na to, z czyjej inicjatywy udzielana jest uczniowi pomoc psychologiczno-pedagogiczna, na jakiej podstawie, w jakim zakresie, w jakiej formie i na jak długo; 
• nie określa zamkniętego katalogu gromadzonej dokumentacji. 

Z zakresu obowiązków osób podejmujących działania w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej (rozporządzenie w sprawie pomocy psychologiczno-pedagogicznej) można wywnioskować, że są to dokumenty o różnym charakterze. Dlatego więc indywidualną teczkę ucznia powinno się postrzegać jako zbiór informacji na temat danego ucznia wpływający na kształt prowadzonych wobec niego różnorodnych działań pomocowych przez cały cykl edukacyjny oraz przez wszystkie osoby uczestniczące w tym procesie. Na pewno powinny znaleźć się w niej:

• orzeczenia i opinie poradni psychologiczno-pedagogicznej, zaświadczenia lekarskie oraz pisemne wnioski osób uprawnionych do ich składania w sprawie objęcia ucznia pomocą psychologiczno-pedagogiczną,
• arkusze obserwacji pedagogicznych, wyniki testów diagnostycznych i badań przesiewowych oraz sprawdzianów kompetencji,
• analiza wytworów ucznia, czyli spostrzeżenia poczynione na podstawie np. rysunków, pisma czy tekstów tworzonych swobodnie,
• oceny efektywności udzielanej pomocy psychologiczno-pedagogicznej wraz z wnioskami dotyczącymi dalszych działań mających na celu poprawę funkcjonowania ucznia, 
• notatki służbowe z interwencji pedagogicznych dotyczących wydarzeń z udziałem ucznia, 
• kontrakty wychowawcze, 
• dokumentacja wynikająca ze współpracy z rodzicami i innymi podmiotami w zakresie udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej: pisemne informacje dotyczące form i okresu objęcia ucznia pomocą psychologiczno-pedagogiczną w szkole, wnioski rodziców w sprawach zwolnień z określonych zajęć i objęcia ucznia pomocą, dokumenty dostarczane przez rodziców, notatki z rozmów i spotkań, arkusze wywiadów itp. 

Warto również wiedzieć, że w indywidualnej teczce ucznia: 

• nie ma obowiązku pisemnego dokumentowania przekazania rodzicom informacji o potrzebie objęcia ucznia pomocą psychologiczno-pedagogiczną. Forma zawiadamiania powinna być określona w statucie szkoły, np. poprzez wskazanie, że informacje dotyczące organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej podaje się rodzicom na zajęciach z wychowawcą, wywiadówkach lub przez e-dziennik;
• istnieje obowiązek dokumentowania przekazania rodzicom pisemnej informacji o ustalonych dla ucznia formach, okresie udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz wymiarze godzin, w którym poszczególne formy pomocy będą realizowane.

Żaden przepis prawny nie wymaga, aby rodzice pisemnie wyrażali zgodę na udział ucznia w zajęciach będących formą udzielanej mu pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie pomocy psychologiczno-pedagogicznej korzystanie z tejże pomocy jest dobrowolne, a jedynym, czego można oczekiwać od rodziców, jest pisemna rezygnacja z udziału ich dziecka w oferowanych mu zajęciach. Nie ma również obowiązku dokumentowania działań pomocowych podejmowanych wobec ucznia w trakcie bieżącej pracy z nim i zintegrowanych działań nauczycieli i specjalistów podczas prowadzonych zajęć. Jeśli jednak wskazania do udzielenia wsparcia uczniowi w tej formie wymagają wspólnych ustaleń wychowawcy, nauczycieli i specjalistów, to warto je udokumentować stosownymi notatkami. Pisemna dokumentacja może być również przydatna w sytuacjach konfliktowych, niezadowolenia rodziców z działania szkoły w zakresie pomocy psychologiczno-pedagogicznej i wniesienia skargi na jej działalność w tym obszarze. 

Pomoc psychologiczno pedagogiczna dokumentacja zajęć 

Tę kwestię omówiono w § 11 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji.

Ustęp 1 wskazuje, że: „przedszkole, szkoła i placówka prowadzą dzienniki innych zajęć niż zajęcia wpisywane odpowiednio do dziennika zajęć przedszkola, dziennika lekcyjnego, dziennika zajęć w świetlicy oraz (…), jeżeli jest to uzasadnione koniecznością dokumentowania przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, w szczególności zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej, zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia odpowiednio dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków oraz zajęć związanych z kształtowaniem kompetencji zawodowych uczniów lub słuchaczy”.

Każdy nauczyciel oraz specjalista szkolny zobowiązany jest zatem do prowadzenia dziennika odpowiedniego dla realizowanych przez siebie zajęć pomocowych: dydaktyczno-wyrównawczych, rozwijających uzdolnienia, rozwijających umiejętności uczenia się, związanych z wyborem kierunku kształcenia i zawodu oraz zajęć specjalistycznych, tj. korekcyjno-kompensacyjnych, logopedycznych, rozwijających kompetencje emocjonalno-społeczne oraz innych zajęć o charakterze terapeutycznym.

Ustęp 3 wskazuje, że: „do dziennika innych zajęć, w przypadku zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej, wpisuje się:

• w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona dzieci/uczniów/słuchaczy/wychowanków oraz oddział, do którego uczęszczają, 
• adresy poczty elektronicznej i numery telefonów rodziców, jeżeli zgodnie z RODO zechcą je udostępnić,
• indywidualny program pracy z dzieckiem/uczniem/słuchaczem/wychowankiem, a w przypadku zajęć grupowych – program pracy grupy, 
• tygodniowy rozkład zajęć, daty i czas trwania oraz tematy przeprowadzonych zajęć, 
• ocenę postępów i wnioski dotyczące dalszej pracy z dzieckiem/uczniem/słuchaczem/ wychowankiem
• oraz odnotowuje się obecność uczestników zajęć. 

Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem”. 

Dokumentacja pomocy psychologiczno-pedagogicznej w szkole - jak powinni ją prowadzić specjaliści?

Na podstawie § 18 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji pedagog, psycholog, logopeda, doradca zawodowy, terapeuta pedagogiczny lub inny specjalista zatrudniony w szkole w obszarze pomocy psychologiczno-pedagogicznej prowadzi dziennik swojej pracy. Przepis ten również określa obowiązkowy zakres wpisów dokonywanych w takim dzienniku, obejmujący: 

• tygodniowy rozkład swoich zajęć,
• zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, w tym informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziała przy wykonywaniu swoich zadań,
• imiona i nazwiska dzieci/uczniów/słuchaczy/wychowanków objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocą psychologiczno-pedagogiczną.

W zapisach w dziennikach specjalistów odzwierciedlenie powinny znaleźć wszystkie te czynności, do których dany specjalista jest zobowiązany zgodnie z zakresem zadań określonym w przepisach oraz z przydziałem czynności w szkole, zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami. Tutaj można posiłkować się rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3 sierpnia 2018 r. w sprawie wykazu zajęć prowadzonych bezpośrednio z uczniami lub wychowankami albo na ich rzecz przez nauczycieli poradni psychologiczno-pedagogicznych oraz nauczycieli: pedagogów, psychologów, logopedów, terapeutów pedagogicznych i doradców zawodowych, które w §3 wskazuje wyraźnie, że: „ci nauczyciele w ramach tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, prowadzonych bezpośrednio z uczniami lub wychowankami albo na ich rzecz, realizują:

•  zajęcia w ramach zadań związanych z: 
  • prowadzeniem badań i działań diagnostycznych dzieci i młodzieży, w tym badań przesiewowych, diagnozowaniem ich indywidualnych potrzeb rozwojowych i edukacyjnych oraz możliwości psychofizycznych w celu określenia mocnych stron, predyspozycji, zainteresowań i uzdolnień oraz przyczyn niepowodzeń edukacyjnych lub trudności w funkcjonowaniu, w tym barier i ograniczeń utrudniających im funkcjonowanie i uczestnictwo w życiu przedszkola/szkoły/placówki, 
  • udzielaniem uczniom, wychowankom, rodzicom i nauczycielom pomocy psychologiczno-pedagogicznej, 
  • dokonywaniem wielospecjalistycznej oceny poziomu funkcjonowania dzieci i młodzieży objętych kształceniem specjalnym, 
  • prowadzeniem działań z zakresu profilaktyki uzależnień i innych problemów dzieci i młodzieży, w tym działań mających na celu przeciwdziałanie pojawianiu się zachowań ryzykownych związanych z używaniem przez uczniów i wychowanków środków odurzających, substancji psychotropowych, środków zastępczych i nowych substancji psychoaktywnych; 
• zajęcia i działania z zakresu doradztwa zawodowego; 
• zajęcia w ramach wczesnego wspomagania rozwoju dzieci; 
• zajęcia z wychowankami – w przypadku nauczycieli zatrudnionych w młodzieżowych ośrodkach wychowawczych, młodzieżowych ośrodkach socjoterapii, specjalnych ośrodkach wychowawczych, specjalnych ośrodkach szkolno-wychowawczych i ośrodkach rewalidacyjno-wychowawczych;
• zajęcia oraz specjalne działania opiekuńczo-wychowawcze – w przypadku nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach i szkołach specjalnych, zorganizowanych w podmiotach leczniczych i w jednostkach pomocy”.

WAŻNE

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji w sposób wyczerpujący określa zakres danych i informacji wpisywanych do dziennika zajęć specjalisty oraz dziennika zajęć innych. W przepisach tam zawartych nie używa się sformułowań sugerujących możliwość wprowadzania do tych dokumentów dodatkowych treści, co oznacza, że należy tego unikać.

Dyrektor ma prawo do…

szczegółowego określenia sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracy przez zatrudnianych w szkole nauczycieli – od jego decyzji zależy więc, jakie wzory (i w jakiej formie): dziennika zajęć stanowiących formę udzielanej uczniom pomocy psychologiczno-pedagogicznej w szkole, dziennika pracy specjalistów szkolnych oraz dokumentów, tj. notatki służbowe czy pisma wysyłane do rodziców, mają obowiązywać w placówce. Może posiłkować się wzorami sporządzonymi przez samych nauczycieli lub skorzystać z dostępnej oferty wydawniczej. Zawsze jednak powinien pamiętać, że:
 

1. Dzienniki mogą być również prowadzone w formie elektronicznej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących zakresu informacji oraz zasad prowadzenie dziennika elektronicznego, tj.:

• zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny,
• zabezpieczenia danych dziennika elektronicznego przed dostępem osób nieuprawnionych,
• zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą,
• rejestrowania historii zmian i ich autorów,
• umożliwienia bezpłatnego wglądu rodzicom do
• dziennika elektronicznego, w zakresie dotyczącym ich dzieci.

2. Jeśli nauczyciel lub specjalista prowadzi swój dziennik w postaci elektronicznej, to stanowi on wówczas formę elektroniczną zwykłego dziennika. Zatem należy zamieszczać w nim te same informacje, które obowiązkowo powinny znaleźć się w tradycyjnym dzienniku pracy.
W niektórych szkołach dyrektorzy odpowiednim zarządzeniem zobowiązują specjalistów do zapisywania w dzienniku pracy wyłącznie zajęć i czynności wykonywanych w ramach pensum oraz prowadzenia oddzielnego rejestru działań realizowanych w ramach 40-godzinnego tygodnia pracy. Nie ma w tej sprawie ostatecznej interpretacji prawnej.

3. W przypadku prowadzenia w szkole dzienników wyłącznie w postaci elektronicznej wpisanie przez nauczyciela/specjalistę tematu zajęć z pomocy psychologiczno-pedagogicznej jest równoznaczne z potwierdzeniem przez niego przeprowadzenia tych zajęć. 

4. W przypadku gdy nauczyciele i specjaliści realizujący zajęcia pomocowe prowadzą dzienniki zajęć w formie papierowej, mogą sporządzać ocenę postępów i wnioski dotyczące dalszej pracy z uczniem elektronicznie i w formie wydruku dołączać do dzienników zajęć. Zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach system informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzenie dziennika w postaci papierowej. 

Jakie akty prawne regulują pomoc psychologiczno-pedagogiczną?

• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3 sierpnia 2018 r. w sprawie wykazu zajęć prowadzonych bezpośrednio z uczniami lub wychowankami albo na ich rzecz przez nauczycieli poradni psychologiczno-pedagogicznych oraz nauczycieli: pedagogów, psychologów, logopedów, terapeutów pedagogicznych i doradców zawodowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1601 ze zm.).
• Obwieszczenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 lipca 2020 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz. U. z 2020 r., poz. 1280).
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2017 r., poz. 1646).