Dołącz do czytelników
Brak wyników

Pod paragrafem

13 maja 2018

NR 78 (Grudzień 2017)

Zmienione zasady prowadzenia dokumentacji szkolnej

0 400

Zgodnie z założeniami ustawy o systemie oświaty, jak i ustawy Prawo oświatowe, podstawową działalnością szkoły jest realizowanie zadań związanych z jej głównymi funkcjami – dydaktyczną, wychowawczą i opiekuńczą. Dlatego też wszelkie działania związane z realizacją działań szkolnych muszą być odpowiednio zaewidencjonowane, czyli inaczej mówiąc, udokumentowane.

Kwestie prawidłowego prowadzenia dokumentacji szkolnej są dokładnie unormowane i ujednolicone w konkretnej regulacji prawnej. Jedynym mankamentem jest to, że w ostatnich latach w tym względzie wprowadzano wiele zmian. Ostatnie zmiany pochodzą z sierpnia 2017 roku. W tym ostatnim przypadku konieczność wydania nowego rozporządzenia wynika ze zmian systemowych wprowadzonych ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę Prawo oświatowe1 oraz samą ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe2. Zgodnie z powyższym, w obecnym stanie prawnym kwestie dotyczące dokumentów szkolnych reguluje rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji3 oraz rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 31 maja 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych4. Wspomniane rozporządzenie reguluje sposób prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji przez ww. publiczne szkoły podstawowe i ponadpodstawowe, a także przez publiczne przedszkola i publiczne placówki, o których mowa w art. 2 pkt 3–8 ustawy Prawo oświatowe.

W stosunku do wcześniej obowiązującego w kwestiach dokumentacyjnych rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r.5 dokonano następujących zmian:

  • uwzględniono nowy ustrój szkolny,
  • wprowadzono przepisy odnoszące się do egzaminu ósmoklasisty oraz egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie z danej części tego egzaminu,
  • określono procedurę postępowania w przypadku zniszczenia protokołów indywidualnych części ustnej egzaminu maturalnego z danych przedmiotów oraz protokołów dotychczasowych egzaminów dojrzałości,
  • zgodnie z brzmieniem przepisów rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 marca 2017 r. w sprawie ramowych planów nauczania dla publicznych szkół6, określenie „tygodniowy plan zajęć edukacyjnych” zastąpiono określeniem „tygodniowy rozkład zajęć”, a „semestralny plan zajęć edukacyjnych” zastąpiono określeniem „semestralny rozkład zajęć”,
  • określenie „forma elektroniczna dziennika” zastąpiono określeniem „postać elektroniczna dziennika”,
  • uzupełniono katalog dokumentów gromadzonych w indywidualnych teczkach dzieci, uczniów, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, słuchaczy i wychowanków.

Jak wynika z zapisów art. 363 ustawy Przepisy wprowadzające ustawę Prawo oświatowe, w odniesieniu do dotychczasowych szkół, tj. gimnazjów oraz szkół ponadgimnazjalnych, do czasu zakończenia kształcenia będą nadal stosowane przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. Należy również zwrócić uwagę na to, że wraz ze zmianą ustroju szkolnego (z dniem 1 września 2017 r.) niezbędne stało się powołanie podstawy prawnej do prowadzenia przez dotychczasowe sześcioletnie szkoły podstawowe, szkoły podstawowe dla dorosłych oraz specjalne ośrodki szkolno-wychowawcze, specjalne ośrodki wychowawcze, młodzieżowe ośrodki wychowawcze, młodzieżowe ośrodki socjoterapii, ośrodki rewalidacyjno-wychowawcze oraz placówki zapewniające opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania – odpowiednio księgi ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego

W odróżnieniu od dokumentacji czysto ewidencyjnej, w szkole jest prowadzona dokumentacja odwzorowująca przebieg procesu edukacyjnego. Do tej grupy dokumentów szkolnych  zaliczane są dzienniki.

i obowiązkowi szkolnemu, księgi uczniów, księgi słuchaczy oraz księgi wychowanków. W przepisie przejściowym7 doprecyzowano, iż z dniem 1 września 2017 r. dokumentacja ta stanie się dokumentacją w rozumieniu przepisów projektowanego rozporządzenia.

W obecnym stanie prawnym dokumentację przebiegu nauczania działalności wychowawczej i opiekuńczej stanowią:

  • księga ewidencji dzieci i młodzieży podlegających obowiązkowi szkolnemu, zamieszkałych w obwodzie szkoły,
  • księga uczniów,
  • dziennik lekcyjny (również w postaci elektronicznej),
  • dziennik zajęć w świetlicy,
  • dziennik pedagoga (psychologa, logopedy, doradcy zawodowego…),
  • dziennik innych zajęć,
  • dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
  • dziennik zajęć indywidualnych,
  • indywidualna teczka ucznia objętego pomocą psychologiczno-pedagogiczną lub inną formą pomocy,
  • arkusz ocen ucznia,
  • księgi arkuszy ocen,
  • uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły, zezwolenia na indywidualny program lub tok nauki, spełnianie obowiązku poza szkołą itp.

ierwszym dokumentem jest księga ewidencji dzieci i młodzieży podlegających obowiązkowi szkolnemu, zamieszkałych w obwodzie szkoły. Do tej księgi obecnie wpisuje się (według roku urodzenia): imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania dziecka (ucznia), a także imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka.

Ponadto w księdze ewidencji umieszcza się informacje o:

  1. odroczeniu rozpoczęcia spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego, ze wskazaniem decyzji dyrektora szkoły podstawowej, na podstawie której nastąpiło odroczenie, a w przypadku dziecka niepełnosprawnego – również ze wskazaniem orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego,

  2. szkole, w tym o szkole za granicą lub przy przedtawicielstwie dyplomatycznym innego państwa w Polsce, albo miejscu realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach wymienionych w lit. a, w którym dziecko spełnia obowiązek szkolny,

  3. pełnianiu przez dziecko obowiązku szkolnego poza szkołą, ze wskazaniem zezwolenia dyrektora szkoły podstawowej, na podstawie którego dziecko spełnia obowiązek szkolny w tej formie.

Natomiast już zupełnie innym dokumentem szkolnym, bardzo często mylonym z księgą ewidencji, jest księga uczniów. Do tej księgi wpisuje się imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania ucznia danej szkoły, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, pod warunkiem, że są różne od adresu zamieszkania ucznia, a także datę rozpoczęcia nauki w danej szkole oraz oddział, do którego ucznia przyjęto. W księdze uczniów odnotowuje się ponadto datę ukończenia szkoły albo datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia. Bardzo ważne jest to, że odpowiednich wpisów w tym dokumencie dokonuje się w układzie chronologicznym, kierując się datami rozpoczęcia nauki w danej szkole. W przypadku gdy dziecko, uczeń, słuchacz lub wychowanek nie posiada numeru PESEL, do odpowiednich ksiąg ewidencyjnych zamiast numeru PESEL wpisuje się serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

W odróżnieniu od dokumentacji czysto ewidencyjnej, w szkole jest prowadzona dokumentacja odwzorowująca przebieg procesu edukacyjnego. Do tej grupy dokumentów szkolnych zaliczane są różnego typu dzienniki. Jest ich kilka rodzajów, a każdy z nich jest przeznaczony do odnotowywania innych działań szkolnych. Poniżej przedstawiono kilka przykładów bardzo ważnych w kontekście odnotowywania szeroko rozumianej aktywności szkolnej.

W szkole prowadzi się dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym. Zupełnie odrębnym dokumentem jest dziennik zajęć w świetlicy, w którym dokumentuje się zajęcia prowadzone z uczniami w świetlicy w danym roku szkolnym. Do dziennika zajęć w świetlicy wpisuje się plan pracy świetlicy na dany rok szkolny, imiona i nazwiska uczniów korzystających ze świetlicy oraz oddział, do którego uczęszczają, a także tematy przeprowadzonych zajęć, oraz odnotowuje się obecność uczniów na poszczególnych godzinach zajęć.

Należy zwrócić szczególną uwagę na zmienioną formułę dziennika innych zajęć, która odbiega nieco od tego, do czego byliśmy przyzwyczajeni do tej pory. Otóż §11 przedmiotowego rozporządzenia MEN zakłada, że przedszkole, szkoła i placówka prowadzą dzienniki innych zajęć niż zajęcia wpisywane odpowiednio do dziennika zajęć przedszkola, dziennika lekcyjnego, dziennika zajęć w świetlicy, jeżeli oczywiście jest to uzasadnione koniecznością dokumentowania przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej. Ten dokument dotyczy w szczególności zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia uczniów. Co do zasady, wpisuje się do niego w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona uczniów, daty i tematy

W każdym przypadku, w którym szkoła organizuje zespołowe zajęcia rewalidacyjno--wychowawcze, dla każdego zespołu (albo dla każdego uczestnika zajęć w przypadku zajęć indywidualnych) prowadzony jest dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w którym dokumentuje się przebieg zajęć w danym roku szkolnym.

przeprowadzonych zajęć, liczbę godzin tych zajęć oraz oczywiście odnotowuje się obecność uczniów na takich zajęciach. Przeprowadzenie każdych zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.

Nieco inne są natomiast zasady ewidencjonowania w przypadku zajęć realizowanych w zakresie pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Wówczas w takim dzienniku wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona uczniów oraz oddział, do którego uczęszczają, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają. Ponadto obowiązkowo wpisuje się indywidualny program pracy z uczniem, a w przypadku zajęć grupowych – program pracy grupy, tygodniowy plan zajęć, daty i czas trwania oraz tematy przeprowadzonych zajęć, a także opisuje się ocenę postępów i wnioski dotyczące dalszej pracy z uczniem. Odnotowuje się również obecność uczniów na takich zajęciach, a ich przeprowadzenie nauczyciel potwierdza podpisem.

W każdym przypadku, w którym szkoła organizuje zespołowe zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze, dla każdego zespołu (albo dla każdego uczestnika zajęć w przypadku zajęć indywidualnych) prowadzony jest dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w którym dokumentuje się przebieg zajęć w danym roku szkolnym.
Również specjaliści pracujący w szkole, tacy jak: pedagog, psycholog, logopeda lub doradca zawodowy, są zobowiązani do prowadzenia odrębnego
dziennika, do którego wpisują tygodniowy plan swoich zajęć, zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, w tym informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziałają przy wykonywaniu swoich zadań, imiona i nazwiska uczniów objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocy psychologiczno-pedagogicznej.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na odrębny zbiór dokumentów szkolnych opisany w § 19 omawianego rozporządzenia. Chodzi o indywidualną teczkę ucznia. Zgodnie z obowiązując...

To wydanie dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy