Zasady gospodarowania środkami ZFŚS

Zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335, z późn. zm.) działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej – a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Gospodarowanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Ustawa przewiduje możliwość udzielania pomocy materialnej – rzeczowej bądź finansowej – ale tylko w oparciu o kryterium socjalne. Jeśli więc w regulaminie jest zapis, że pracownikom przyznaje się dodatkową pomoc rzeczową w formie bonów, uzależniając ich przyznanie bądź wartość od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, należy uznać, że jest to praktyka zgodna z ustawą.
Uprawnieni do korzystania ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są:

• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny,
• inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie funduszu prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Przez członków rodziny pracownika należy rozumieć współmałżonków, dzieci własne, przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, dzieci współmałżonka, wnuki i rodzeństwo do lat 18, pozostające na utrzymaniu osoby uprawnionej, a jeżeli kształcą się w szkole – do ukończenia nauki lub bez względu na wiek, jeśli mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności. Są nimi również rodzice prowadzący wspólnie z pracownikiem gospodarstwo domowe, a nawet członkowie rodziny zmarłego pracownika, jeżeli byli na jego utrzymaniu.
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej w jego ramach określa pracodawca w regulaminie uzgadnianym z zakładową organizacją związkową. Wynika to z art. 8 ust. 2 ustawy.
Przy przyznawaniu środków z funduszu pracodawca musi się kierować kryterium socjalnym. Taki nakaz zawiera art. 8 ust. 1 ustawy, stanowiący, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. 
Dysponowanie środkami funduszu powinno się odbywać na podstawie kryterium socjalnego, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W tym zakresie regulamin funduszu nie może wprowadzać dodatkowych warunków otrzymania świadczenia. Niedopuszczalne są zatem takie zapisy w regulaminie, które uzależniają przyznanie świadczenia z funduszu od:

• wymiaru zatrudnienia – nie można stosować zasady proporcjonalności wysokości świadczenia do wymiaru zatrudnienia; 
• stażu pracy, gdyż prawo pracownika do korzystania ze świadczeń funduszu powstaje już w chwili zatrudnienia.

Zgodnie z art. 10 ustawy środkami funduszu administruje pracodawca. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00, OSNP 2003 nr 14, poz. 331) uznał, że pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego (czyli uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu).
Środki ZFŚS przeznacza się wyłącznie na działalność socjalną: udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej) oraz zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Są to więc świadczenia rzeczowe (np. wyprawka do szkoły, sprzęt AGD) i pieniężne (np. zapomogi losowe), pożyczki lub pomoc bezzwrotna na cele mieszkaniowe (na remont lub zakup mieszkania).
Warto zaznaczyć, że ustalenie sytuacji socjalnej osób uprawnionych nie należy do najłatwiejszych zadań. Przepisy nie określają, jak należy udokumentować tę sytuację, wobec czego wszystko zależy od regulaminu ZFŚS. Uznając oświadczenia pracowników za niewiarygodne, wielu pracodawców żąda zaświadczeń, np. o dochodach małżonka. Nie jest to praktyka niezgodna z prawem, chociaż prowadzi do ujawniania informacji o osobach trzecich niezwiązanych bezpośrednio z zakładem pracy. W wyroku z dnia 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01) Sąd Najwyższy uznał, że żądanie zaświadczeń o zarobkach członków rodziny nie narusza dóbr osobistych.
Decyzje o każdorazowym przyznaniu pomocy z funduszu socjalnego na określony cel należą do pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej w imieniu pracodawcy, jednak swoboda podejmowania tych decyzji jest ograniczona uprawnieniami związków zawodowych. W myśl art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych istnieje wymóg uzgadniania z zakładową organizacją związkową przyznawania indywidualnych świadczeń z funduszu. Związek zawodowy sprawuje zatem bieżącą kontrolę przyznawania indywidualnych świadczeń z funduszu. Pracodawca ma obowiązek uzgodnienia z zakładową organizacją związkową przyznania indywidualnego świadczenia z funduszu bez względu na to, czy dana osoba należy do związku zawodowego, czy nie.
Przepisy nie określają kompetencji komisji socjalnej, a nawet o niej nie wspominają. Natomiast jej utworzenie i kompetencje wynikają z zapisów regulaminu ZFŚS. Może ona mieć charakter jedynie opiniujący i doradczy, a nie stanowiący, bo to dyrektor szkoły decyduje ostatecznie o przyznaniu świadczenia. Jeśli więc z regulaminu funduszu nie wynika obowiązek informowania pracownika o decyzji organizacji związkowej, dyrektor nie musi tego robić.

Przeznaczenie środków

Środki ZFŚS można przeznaczać wyłącznie na działalność socjalną, czyli udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej – a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową, a więc świadczenia rzeczowe (np. wyprawka do szkoły, sprzęt AGD) i pieniężne (np. zapomogi losowe), pożyczki lub pomoc bezzwrotna na cele mieszkaniowe (na remont lub zakup mieszkania).
Środków ZFŚS nie można przeznaczać m.in. na ślub oraz narodziny dziecka – w takim przypadku trudno powiązać sytuację socjalną osoby uprawnionej z danym zdarzeniem. Oczywiście narodziny dziecka nie wykluczają przyznania osobie uprawnionej zapomogi, jednak nie można w regulaminie ZFŚS zawrzeć zapisu przyznającego prawo do zapomogi pieniężnej wszystkim pracownikom, którym urodziło się dziecko. Jest to podyktowane tym, że niełatwo takie zdarzenie zakwalifikować jako zdarzenie losowe, w znaczny sposób wpływające na pogorszenie się sytuacji socjalnej osoby uprawnionej (w przeciwieństwie np. do pożaru, zalania mieszkania, śmierci lub długotrwałej choroby współmałżonka).

Dodatkowe wynagrodzenie roczne

Na podstawie art. 48 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r., poz. 1189) nauczycielom przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli tzw. trzynastka. Karta Nauczyciela nie określa jednak zasad nabywania i obliczania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego, odsyłając w tym zakresie do przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080). 
Zgodnie z art. 2 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. 
Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy. 

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego „przepracowanie”, o którym mowa w ustawie, oznacza rzeczywiste (efektywne) wykonywanie pracy, a nie tylko pozostawanie w stosunku pracy. W konsekwencji przyjmuje się, że decydujące znaczenie z punktu widzenia uzyskania prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego ma nie tyle fakt pozostawania w stosunku pracy, co rzeczywiste świadczenie pracy przez daną osobę w całym roku kalendarzowym.
Należy również wskazać, że Sąd Najwyższy przyjął, iż „okresy pobierania przez pracownika niezdolnego do pracy wynagrodzenia i zasiłku chorobowego nie podlegają wliczeniu do 6-miesięcznego okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym, wymaganego do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego”.
Z przytoczonego orzecznictwa wynika, że okres niezdolności do pracy z powodu choroby, kiedy pracownik pobiera wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, nie jest okresem przepracowania, czyli efektywnego wykonywania pracy, który uprawniałby do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia przewidzianego ustawą. 
Przepracowanie okresu w wysokości co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest natomiast wymagane w razie korzystania z urlopu macierzyńskiego. Od roku 2012 urlop macierzyński jest traktowany na równi ze świadczeniem pracy. Podstawą do zmian w ustawie stał się wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 9 lipca 2012 r. (sygn. akt P, 59/11), w którym orzeczono, że pomijanie okresu macierzyńskiego jako umożliwiającego nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego w sytuacji nieprzepracowania w ciągu całego roku kalendarzowego 6 miesięcy jest niezgodny z art. 32 ust. 1, a więc: „Wszyscy są wobec prawa równi. Wszyscy mają prawo do równego traktowania przez władze publiczne”. W związku z art. 71 ust. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej: „Matka przed i po urodzeniu dziecka ma prawo do szczególnej pomocy władz publicznych, której zakres określa ustawa”.
Pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia rocznego w przypadkach:

• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni;
• stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości;
• wymierzenia mu kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby;
• rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ww. ustawy wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Bierze się tu także pod uwagę wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
Przy obliczaniu „trzynastki” nie uwzględnia się:

• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
• wynagrodzenia za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.

Wobec powyższego nauczycielowi będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie roczne za czas nieprzebywania na urlopie dla poratowania zdrowia.
Przy naliczaniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie powinno być zatem uwzględniane wynagrodzenie otrzymywane m.in. w okresie:

• pozostawania przez nauczyciela w stanie nieczynnym,
• przebywania na urlopie dla poratowania zdrowia,
• przebywania na urlopie udzielonym w celu dokształcania się,
• niezdolności do pracy z powodu choroby,
• poszukiwania pracy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę,
• poszukiwania pracy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę,
• sprawowania opieki nad dzieckiem do 14 lat,
• wykonywania badań lekarskich,
• szkolenia BHP,
• załatwiania spraw osobistych i rodzinnych,
• przebywania na szkoleniu.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne stanowi 8,5% sumy wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje trzynastka. Przy określaniu podstawy wymiaru trzynastki uwzględnia się te same elementy wynagrodzenia, co przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej). Należy zatem posługiwać się tu przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Składniki wynagrodzenia do ekwiwalentu oblicza się natomiast tak jak wynagrodzenie urlopowe. Przy naliczaniu podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego należy posłużyć się składnikami wynagrodzenia uwzględnianymi w wynagrodzeniu urlopowym.
Wyjątek stanowi wynagrodzenie otrzymane za urlop wypoczynkowy. Pomimo że nie jest ono wliczane przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, to w przypadku ustalania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego należy je brać pod uwagę.
Przy obliczaniu „trzynastki” należy również uwzględniać wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, przysługujące pracownikowi przywróconemu do pracy.
Wynagrodzenie będące podstawą dodatkowego wynagrodzenia rocznego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy – z wyłączeniem:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas przestoju niezawinionego przez pracownika,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.