Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor i finanse

16 lutego 2021

NR 109 (Luty 2021)

Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami w księgach rachunkowych szkoły

177

Rozrachunki stanowią bardzo ważną pozycję w księgach rachunkowych. Ich prawidłowa ewidencja pozwala na uniknięcie przykrych konsekwencji, jak zapłata odsetek od opóźnień w zapłacie czy przedawnienie nieściągniętych należności. W niniejszym artykule podpowiemy Państwu, jak prowadzić ewidencję rozrachunków z odbiorcami i dostawcami towarów i usług.

Mianem rozrachunków określa się takie należności i zobowiązania, które uznane są przez obie strony transakcji.

POLECAMY

Podstawą ujęcia rozrachunków z dostawcami i odbiorcami w ewidencji księgowej są głównie faktury. W przypadku szkół będących samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, które nabywają towary i usługi od innych jednostek budżetowych położonych na terenie tego samego samorządu, dokumentami stanowiącymi podstawę ujęcia rozrachunków w księgach rachunkowych mogą być również noty księgowe.
Ewidencja księgowa należności i zobowiązań prowadzona jest na koncie 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w wartości wymaganej (dla należności) i wymagającej (dla zobowiązań) zapłaty. Oznacza to, że rozrachunki ujmuje się w księgach rachunkowych:

  • w walucie polskiej, 
  • w kwotach wynikających z dokumentów (faktur, not księgowych),
  • w wysokości ustalonej w chwili powstania.

Ujęcie rozrachunków w księgach rachunkowych powinno nastąpić w dniu ich powstania.
Rozrachunek widnieje w księgach do dnia jego wygaśnięcia, które następuje w momencie spłaty, umorzenia albo odpisania (w przypadku przedawnienia lub w przypadku oddalenia w postępowaniu sądowym bądź egzekucyjnym). 

Rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi

Coraz częściej kontrahentami jednostek oświatowych (głównie dostawcami towarów i usług) są podmioty gospodarcze spoza granic Polski. Wartość zakupu wyrażona jest wówczas na fakturze w walucie obcej. 
Aby ująć kwotę rozrachunku wyrażoną w walucie obcej w księgach rachunkowych szkoły, należy dokonać jej przeliczenia na walutę polską. Przeliczenia dokonuje się po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty na dzień powstania rozrachunku. Natomiast w momencie zapłaty faktury wystawionej w walucie obcej mogą wystąpić różnice kursowe wynikające z różnicy pomiędzy kursem, po którym rozrachunek został wyceniony (ujęty w księgach rachunkowych), a kursem z dnia zapłaty. Różnice kursowe podlegają ewidencji w księgach rachunkowych na koncie 750 Przychody finansowe lub 751 Koszty finansowe, w zależności od tego, jaki mają charakter – dodatni czy ujemny.

Przykład
Szkoła zakupiła pomoce dydaktyczne od dostawcy zagranicznego. Kwota zobowiązania po przeliczeniu na polskie złote w dniu dokonania zakupu wynosi 800 zł. Natomiast w dniu zapłaty faktury bank dokonał przeliczenia kwoty zobowiązania i pobrał z rachunku szkoły kwotę 790 zł. Powstały dodatnie różnice kursowe w wysokości 10 zł.
Ewidencja księgowa przedstawia się następująco:

  • Wn 402 – Ma 201 – kwota 800 zł – zobowiązanie wobec kontrahenta,
  • Wn 201 – Ma 130 – kwota 790 zł – zapłata za fakturę,
  • Wn 201 – Ma 750 – kwota 10 zł – dodatnie różnice kursowe.

Opóźnienia w zapłacie

Zaewidencjonowane w księgach rachunkowych rozrachunki powinny podlegać bieżącej kontroli przeprowadzanej przez pracownika księgowości lub głównego księgowego. Bieżące kontrolowanie sald należności i zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami pozwala na uniknięcie przeoczenia terminów zapłaty zobowiązań, jak również pozwala w porę wystąpić z wezwaniem do zapłaty (w przypadku braku wpłaty kwot należnych szkole) oraz uniknąć przedawnienia roszczenia.
Dokonywanie z opóźnieniem spłat zobowiązań przez szkołę i dopuszczenie do zapłaty z tego tytułu odsetek jest w budżecie niedopuszczalne i stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 

WAŻNE
Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewykonanie w terminie zobowiązania jednostki sektora finansów publicznych, którego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub opłat albo oprocentowanie tych należności.

Równie ważne jest dochodzenie przez szkołę kwot należności. Jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do dokładania wszelkiej staranności w dochodzeniu swoich należności. 
Na proces kontroli i dochodzenia kwot należnych szkole składają się następujące czynności:

  • kontrolowanie terminów wpłat poszczególnych należności,
  • dopisywanie do należności widniejących w księgach rachunkowych odsetek za opóźnienie w zapłacie, 
  • wysyłanie wezwań do zapłaty, 
  • w szczególnych sytuacjach wstępowanie na drogę sądową i egzekucyjną. 

WAŻNE
Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest: 

  1. nieustalenie należności albo ustalenie należności w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia,
  2. niepobranie lub niedochodzenie należności albo pobranie lub dochodzenie tej należności w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia.

W sytuacji niedotrzymania terminów zapłaty zarówno w przypadku, gdy to szkoła z opóźnieniem dokonuje spłaty swoich zobowiązań, jak również wówczas, gdy to kontrahent opóźnia się ze spłatą swoich zobowiązań wobec jednostki, konieczne jest naliczenie odsetek. Odsetki od należności i zobowiązań należy ująć w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Inwentaryzacja rozrachunków

Rozrachunki, tak jak pozostałe składniki aktywów i pasywów, podlegają inwentaryzacji. Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości obowiązek inwentaryzacyjny nałożony został w stosunku do należności, natomiast zobowiązania inwentaryzowane są w drodze porównania zapisów księgowych (wysokości sald) z dokumentami źródłowymi.
Inwentaryzację przeprowadza się według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku. Ustawa o rachunkowości dopuszcza rozpoczęcie inwentaryzacji 1 października, a zakończenie 15 stycznia roku następnego. W przypadku gdy inwentaryzacja przeprowadzana jest w innym dniu niż 31 grudnia, ustalenie stanu na dzień 31 grudnia musi nastąpić poprzez dopisanie lub odpisanie kwot należności, które wystąpiły między datą inwentaryzacji a dniem 31 grudnia. Dla należności właściwą metodą inwentaryzacji jest uzyskanie od kontrahenta potwierdzenia wysokości salda widniejącego w księgach rachunkowych szkoły. W tym celu należy przesłać kontrahentowi dwa egzemplarze wezwania do potwierdzenia salda, aby kontrahent dokonał potwierdzenia kwoty lub ujął ewentualne rozbieżności i odesłał jeden egzemplarz do szkoły. W przypadku niezgodności sald wszelkie różnice powinny zostać wyjaśnione oraz ujęte w księgach rachunkowych, tak aby stan księgowy był zgodny ze stanem faktycznym. Z przeprowadzonych wyjaśnień należy sporządzić notatkę, która wraz z wezwaniem do potwierdzenia salda będzie stanowić podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych powstałych różnic. Rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych należy dokonać w księgach rachunkowych tego roku, na który przypada termin inwentaryzacji.
Z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji drogą wezwania do potwierdzenia salda wyłączone są należności:

  • od osób fizycznych nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
  • sporne i wątpliwe,
  • z tytułów publicznoprawnych.

Tego rodzaju należności inwentaryzowane są podobnie jak zobowiązania – w drodze weryfikacji zapisów księgowych z dokumentami źródłowymi.

Przykład
W celu przeprowadzenia inwentaryzacji szkoła wysłała do swoich kontrahentów wezwania do potwierdzenia salda na dzień 31 października:

  • do kontrahenta A saldo w kwocie 500 zł,
  • do kontrahenta B saldo w kwocie 1500 zł.

Kontrahent A potwierdził saldo w kwocie 500 zł.
Kontrahent B wykazał, że w jego ewidencji znajduje się saldo w kwocie 1200 zł.

Jednocześnie w okresie od 1 listopada do 31 grudnia szkoła wystawiła dla kontrahenta A fakturę na kwotę 600 zł, a kontrahent ten dokonał zapłaty należności w kwocie 500 zł. Natomiast dla kontrahenta B została wystawiona faktura na kwotę 2000 zł, a kontrahent ten w tym czasie nie dokonał żadnej wpłaty.
Ustalenie stanu należności na dzień 31 grudnia oraz uzgodnienie salda z kontrahentem B przebiegać będzie następująco:

  1. Przeprowadzenie czynności wyjaśniających z kontrahentem B – szkoła uznała saldo wykazane przez kontrahenta w wysokości 1200 zł.
  2. Sporządzenie notatki z ustaleń.
  3. Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych na kontach: Wn 761 – Ma 201 kwota 300 zł – różnice inwentaryzacyjne.
  4. Ustalenie stanu należności według stanu na dzień 31 grudnia:
  • Kontrahent A – kwota 600 zł,
  • Kontrahent B – kwota 3200 zł.

Ewidencja na koncie 201 oraz ujęcie rozrachunków w bilansie szkoły

Konto 201 Rozrachunki z...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy