Procesy decyzyjne w zarządzaniu placówką szkolną

Dyrektor jest decydentem, czyli podmiotem uprawnionym do podejmowania decyzji. To na nim spoczywa odpowiedzialność za skutki powziętego rozwiązania. W przypadku placówki oświatowej decydentem może być również rada pedagogiczna, wówczas decyzja jest podejmowana kolegialnie, ale i tak to dyrektor jest przewodniczącym rady pedagogicznej, a jednocześnie osobą, która dba o to, aby wszystkie decyzje były zgodne z prawem.

Fazy procesu decyzyjnego

Podejmowanie decyzji jest procesem, który charakteryzuje się następującymi po sobie czynnościami. Ważne, aby czynności te miały logiczny porządek oraz przyczynowo-skutkowe powiązania. Możemy wyróżnić następujące fazy procesu decyzyjnego:

Faza pierwsza, czyli rozpoznanie, polega na identyfikacji i diagnozie problemu. Dokonuje się poprzez szukanie odpowiedzi na wszystkie szczegółowe pytania dotyczące problemu.

Faza druga – to projektowanie, polegające na poszukiwaniu najlepszych rozwiązań problemu oraz określeniu kryteriów wyboru. Wśród kryteriów decyzyjnych można wymienić:

• trafność – wybór działań najefektywniej rozwiązujących problem,
• łatwość realizacji – optymalne wykorzystanie posiadanych środków, 
• ekonomiczność – wydajność i oszczędność w realizacji celów,
• zgodność z prawem,
• minimalizowanie ryzyka,
• szybkość – realizacja w nieodległym czasie.

Faza trzecia, czyli wybór – aby dokonać wyboru, należy ocenić każde projektowane rozwiązanie zgodnie z kryteriami i wybrać to, które spełnia je w najwyższym stopniu. Pomocne mogą być:

• lista zalet i wad poszczególnych rozwiązań,
• rozpatrzenie ewentualnych konsekwencji,
• ocena spełniania przez dane rozwiązanie wyszczególnionych kryteriów,
• ocena stosunku ryzyka do osiągniętych korzyści.

Bariery i utrudnienia w podejmowaniu decyzji

Przy podejmowaniu ważnych decyzji należy wziąć pod uwagę przede wszystkim obowiązujące przepisy prawa, swoją wiedzę, doświadczenie, zaufanie do współpracowników, presję czasu czy dostępne środki finansowe. Wymienione czynniki powodują, że narastają bariery i trudności w podejmowaniu decyzji. Biorąc pod uwagę specyfikę pracy dyrektora i zarządzania placówką szkolną, trzeba zrozumieć, że każda decyzja obarczona jest ryzykiem wystąpienia niezadowolenia u osób, których będzie ona dotyczyć. Ważnym aspektem, często generującym stres u decydenta, jest niemożność przewidzenia tego, jak dana decyzja wpłynie na wydarzenia w przyszłości, czyli czy jej skutki okażą się zgodne z oczekiwaniami. Żyjemy w świecie, który stale się zmienia i czynniki zewnętrzne niezwykle silnie wpływają na przebieg rzeczywistości. Tym samym nie możemy być pewni długofalowych skutków naszych postanowień. W związku z powyższym bariery w podejmowaniu decyzji przez dyrektora możemy rozpatrywać w kilku aspektach. 

Po pierwsze – bariery informacyjne. Powstają, kiedy nasza wiedza nie jest wystarczająca i nie jesteśmy w stanie dotrzeć do właściwych czy prawdziwych informacji koniecznych do rozeznania się w sytuacji. Niewiedza powoduje niewłaściwą ocenę, a co za tym idzie – nie zawsze dobrą decyzję. 
Kolejne – to bariery społeczne. Jako dyrektorzy musimy zawsze brać pod uwagę dobro jednostki, nawet gdy wymusza to na nas działania radykalne i wywołujące oburzenie części społeczeństwa.
 

Następnie możemy wskazać bariery organizacyjne związane z brakiem samorządności placówki. Żadna szkoła nie działa autonomicznie, jest bowiem zależna od innych organizacji, z którymi współpracuje lub im podlega. Dlatego każda decyzja powinna uwzględniać te konotacje. 

Czynniki osobowe również są niezwykle istotne, gdyż nasza wiedza i kompetencje są pierwszym sitem, przez które przepływają informacje procesu decyzyjnego. Należy jednak pamiętać o tym, by nie przekraczać swoich możliwości i korzystać z kompetencji innych decyzyjnych osób lub instytucji. Ponadto musimy wziąć pod uwagę siły i zasoby, jakimi dysponujemy, by nie zapędzić się zbytnio w zamiarach. 

I w końcu jedna z najtrudniejszych do przezwyciężenia barier – biurokratyczna. Nie ma chyba bardziej frustrującej sytuacji niż ta, kiedy wiemy, że czas nagli, a procedury zmuszają nas do przestrzegania właściwych przepisów i terminów, co może okazać się zgubne z skutkach. 

Niezmiernie ważne jest  zatem, by przed przystąpieniem do procesu decyzyjnego dać sobie czas na właściwą analizę wszystkich czynników oraz skutków, jakie będzie za sobą niosło pójście jedną z dróg. Poza tym, pracując w zaufanym zespole, możemy liczyć na pomoc i zaangażowanie innych. Część obowiązków wynikających z procesu decyzyjnego możemy zlecić do wykonania innym, np. wicedyrektorowi lub kierownikowi. 

Działania ułatwiające podejmowanie decyzji 

Konieczność podejmowania decyzji i ponoszenie za nie odpowiedzialności to niezwykle stresogenne czynniki. Warto zatem ułatwić sobie cały proces. Ta umiejętność również wymaga odpowiedniego poziomu wiedzy, czynników osobowościowych, predyspozycji, a także doświadczenia. Istnieją jednak pewne sposoby, które mogą okazać się skutecznym wsparciem.

Co zatem możemy zrobić?

1. Kolejność
Podejmowanie czynności w pewnej określonej kolejności jest niezwykle istotne w tym przypadku, ponieważ eliminuje chaotyczne działanie.
Pierwszym etapem powinna być zawsze diagnoza problemu, jaki musimy rozwiązać. Należy dokładnie przeanalizować czynniki zewnętrzne, wewnętrzne, materialne i niematerialne oraz oczekiwania wszystkich zainteresowanych stron. Kolejno przygotowujemy różne warianty rozwiązania problemu, biorąc pod uwagę możliwości i posiadane środki oraz skutki, jakie może przynieść dane działanie. Na tej podstawie podejmujemy decyzję o wdrożeniu najbardziej korzystnego pod wieloma względami rozwiązania, które realizujemy w sposób formalny. Ostatnim etapem jest ewaluacja, czyli kontrola skutków i ewentualna korekta podjętych działań.

2. Skorzystaj z koła Deminga
Jest to niezwykle przydatne narzędzie, które z pewnością przyczyni się do umiejętnego podejmowania decyzji związanych z planowanymi zmianami lub koniecznymi usprawnieniami. 

3. Zastanów się, dlaczego
Wykorzystaj ćwiczenie 5 x DLACZEGO, którego celem jest pomoc w analizie głęboko zakorzenionych motywów decyzji i działań. Instrukcja: Zastanów się nad motywami, które skłaniały cię do podjęcia tej decyzji. Skąd pojawił się pomysł? Kto lub co spowodowało, że zainteresowałeś się tą sprawą? Aby osiągnąć zadawalające rezultaty, udziel krótkich odpowiedzi, przechodząc stopniowo na coraz głębsze poziomy analizy. 5 razy odpowiedz na pytanie dlaczego, analizując wybraną sytuację problemową, którą musisz rozwiązać, podejmując jakąś decyzję. 

4. Mapy myśli
Są problemy, których nie sposób rozwiązać tu i teraz, wymagają głębszej analizy, zastanowienia, refleksji. Wówczas warto wybrać narzędzia, które pozwolą nam dokonać odpowiedniej syntezy. Z pewnością do takich narzędzi możemy zaliczyć 
mapy myśli. 

Kompendium wiedzy dotyczące map myśli (1)

Mapa myśli powinna być: angażująca wyobraźnię i kojarzenie, korzystająca ze zmysłów, z efektu wyolbrzymiania, cyfr i liczb, symboli, porządku, rytmu i ruchu, koloru, rysunków i wyobrażeń, ze śmiechu, słów oraz wzorców, pozytywnie reprezentująca zdarzenia lub plany, estetyczna, przyjemna dla oka, zaplanowana i przemyślana, zawierająca kody (np.: krzyżyki, ,,ptaszki”, trójkąty, podkreślenia), przejrzysta, kolorowa, odwołująca się do różnych zmysłów (widok, dźwięk, smak, dotyk, zapach, poczucie przestrzeni), zawierająca zróżnicowaną wielkość liter, linii i rysunków w celu wyróżniania stopnia ważności, istotności, oparta na akcentach i skojarzeniach, hierarchiczna i uporządkowana numerycznie, zawierająca maksymalnie 100 słów.
 

Zasady działania:

• Przygotowanie gładkiego notatnika w dużym formacie oraz zestawu wielokolorowych pisaków.
• Ułożenie poziomo arkusza papieru.
• Rysowanie w samym centrum symbolu celu, słowa klucza.
• Stosowanie kolorów w celu akcentowania, nadawania struktury, faktury, wyrażenia kreatywności – barwy stymulują wzrok i wzmacniają obraz w umyśle.
• Rysowanie grubych linii rozchodzących się promieniście od centralnego rysunku, przypominających gałęzie trwale połączone z głównym obrazem.
• Stosowanie linii falistych, zakrzywionych jest formą atrakcyjniejszą dla mózgu.
• Zapisywanie na każdej gałęzi jednego słowa kluczowego związanego z danym tematem, jako myśli przewodniej, która odnosi się do następujących kategorii: sytuacje, uczucia, fakty, wybory.
• Dodanie kilku pustych gałęzi i intuicyjne ich wypełnienie.
• Rysowanie gałęzi drugiego i trzeciego stopnia dla myśli skojarzonych, pamiętając, że linie drugiego stopnia są trwale połączone z liniami stopnia pierwszego, natomiast trzeciego z liniami drugiego stopnia.
• Umieszczanie na gałęziach dowolnych słów w zależności od….. (co ci przyjdzie do głowy). Można dołączyć pytania: Co? Kto? Gdzie? Dlaczego? Jak?
• Unikanie:
  - tworzenia map myśli, które w rzeczywistości nimi nie są,
  - używania fraz zamiast słów,
  - obaw przed ostatecznym efektem estetycznym,
  - negatywnych reakcji emocjonalnych związanych z procesem twórczym.

5. Ocena
Wypełnij powyższy kwestionariusz mający na celu dokonanie oceny wybranego rozwiązania z perspektywy dyrektora i pracowników. 

Podejmowanie decyzji – to dokonywanie ryzykownych wyborów. Stanowi ono niezwykle cenną umiejętność, którą ze względu na dynamikę sytuacji zachodzących w szkole należy ciągle doskonalić.

Bibliografia:

1. Griffin R.W., Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 2004.
2. Holstein-Beck M., Funkcje menedżerskie. Teoria i praktyka, SGH, Warszawa 2004.
3. Koźmiński A.K., Piotrowski W. (red.), Zarządzanie – teoria i praktyka, PWN, Warszawa 2000.
4. Krupski R., Podstawy organizacji i zarządzania, I-Bis, Wałbrzych 2000.
5. Robbins S.P., DeCenzo D.A., Podstawy zarządzania, PWE, Warszawa 2002.
6. Romanowska M. (red.), Podstawy organizacji i zarządzania, Difin, Warszawa 2001.

1. A. Kubala-Kulpińska, Ryślenie, barwoślady, lapbooki – czyli jak sprawić, żeby uczenie się było łatwiejsze, „Polonistyka” 2, 2017, 36–39.