| Rodzaj obowiązku |
Opis obowiązku | Termin realizacji |
Podstawa prawna |
| Sporządzenie planu urlopów | Zgodnie z art. 163 k.p. urlopy powinny być co do zasady udzielane zgodnie z planem urlopów. Początek roku kalendarzowego – to dobry moment na jego sporządzenie. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy szkoły, przy czym plan nie obejmuje urlopu udzielanego pracownikom na żądanie. Należy również pamiętać, że istnieje możliwość rezygnacji ze sporządzania planu, jeżeli wyrazi na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli w szkole taka organizacja nie działa, również istnieje możliwość rezygnacji ze sporządzania planu. W takim przypadku terminy urlopów ustalane są po porozumieniu z pracownikami. Oczywiście, specyfika pracy w szkole przemawia raczej za sporządzeniem takiego dokumentu. Przepisy wymagają sporządzenia planu urlopów w przypadku pracowników niepedagogicznych, pracowników pedagogicznych w szkołach nieferyjnych, dyrektora, wicedyrektora, nauczycieli pełniących inne stanowiska kierownicze, a także nauczycieli, którzy przez okres co najmniej 10 miesięcy pełnili zastępczo obowiązki kierownicze. Plan urlopowy dyrektora powinien zostać sporządzony, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo oświatowe, przez organ prowadzący, który zgodnie z tym przepisem wykonuje wobec dyrektora czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. Plan urlopów powinien zostać podany do wiadomości pracowników |
Np. 2 stycznia | art. 163 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 z późn. zm.), art. 64 ust. 2a i 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 967 z późn. zm.) |
| Zaplanowanie okresowych badań lekarskich | Zgodnie z art. 229 § 2 k.p. pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim. W związku z tym na początku każdego roku kalendarzowego należy sprawdzić konieczność przeprowadzenia takich badań. Pracownik bez aktualnych badań nie powinien zostać dopuszczony do pracy. Badania te powinny być przeprowadzane na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Tryb wydawania skierowania został uregulowany w rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 2067). Okresowe badanie lekarskie powinno być w miarę możliwości przeprowadzone w godzinach pracy. Za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a w razie przejazdu na te badania do innej miejscowości przysługują mu należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych |
Np. 3 stycznia | art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 z późn. zm.) |
| Zaplanowanie okresowych szkoleń BHP | Artykuł 2373 § 2 k.p. przewiduje, że pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szczegółowe zasady prowadzenia okresowych szkoleń określa rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 r. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.). Szkolenia te powinny odbywać się w czasie pracy i na koszt pracodawcy | Np. 3 stycznia | art. 2373 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 z późn. zm.) |
| Odprowadzenie środków zgromadzonych na wydzielonym rachunku | Przepis art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych wskazuje, że samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawie Prawo oświatowe gromadzą na wydzielonym rachunku dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego pochodzące w szczególności:
|
Do 5 stycznia | art. 223 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn. zm.) |
| Zapewnienie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego |
Początek roku kalendarzowego – to dobry okres na dokonanie przeglądu środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego zapewnianego pracownikom. Przez środki ochrony indywidualnej należy rozumieć wszelkie środki noszone lub trzymane przez pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym również wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tego celu. Pracodawca powinien dodatkowo zapewnić pracownikom odzież i obuwie ochronne spełniające wymagania określone w Polskich Normach. Obowiązek ten pojawia się, gdy:
Odzież i obuwie ochronne są własnością pracodawcy i z tego względu do jego obowiązków należy zapewnienie ich prania, naprawy, odpylania i odkażania. Alternatywnie, pracodawca może ustalić listę stanowisk, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takiej jednak sytuacji należy pamiętać o obowiązku wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w wysokości uwzględniającej aktualne ceny odzieży i obuwia |
Np. 7 stycznia | art. 237 z ind. 6 i art. 237 z ind. 7 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 z późn. zm.) |
| Przeprowadzenie inwentaryzacji |
Przepis art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że podmioty zobowiązane do stosowania tej ustawy powinny na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadzić inwentaryzację. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości – rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku | Do 15 stycznia | art. 26 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351) |
| Okresowa ocena pracowników niepedagogicznych |
Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowisku urzędniczym (a więc przykładowo na stanowisku referenta czy księgowego) podlegają okresowej ocenie. Oceny tej dokonuje na piśmie bezpośredni przełożony pracownika samorządowego, nie rzadziej niż raz na 2 lata i nie częściej niż raz na 6 miesięcy. Początek roku kalendarzowego – to odpowiedni moment na przygotowanie się do przeprowadzenia takiej oceny | Np. 20 stycznia | art. 27 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1282) |
| Złożenie informacji (INF-2), bądź deklaracji (DEK-R) do PFRON |
Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przewiduje w art. 49 ust. 2, że pracodawcy dokonują wpłat na PFRON w terminie do 20 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie zarządowi PFRON deklaracje miesięczne i roczne poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego według wzoru ustalonego w drodze rozporządzenia przez ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego. Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 2f ww. ustawy pracodawcy zwolnieni z wpłat na PFRON składają informacje miesięczne i roczne odpowiednio o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych według wzoru ustalonego w drodze rozporządzenia przez ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego. Informacja miesięczna składana jest w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy informacja, a informacja roczna – do 20 stycznia za rok poprzedni | Do 20 stycznia | art. 21 ust. 2f, art. 49 ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1172 z późn. zm.) |
| Złożenie deklaracji na podatek od nieruchomości |
Zgodnie z art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opła- tach lokalnych m.in. osoby prawne, jednostki organizacyjne i spółki niemające osobowości prawnej są obowiązane składać, w terminie do 31 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy sporządzone na formularzu według ustalonego przez radę gminy wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od daty zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku |
Do 31 stycznia | art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1170 z późn. zm.) |
| Złożenie rocznej deklaracji PIT-4R |
Przepis art. 42 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakłada na płatnika (pracodawcę) obowiązek złożenia deklaracji PIT-4R, mającej na celu dostarczenie informacji o pobranych i odprowadzonych na rzecz urzędu zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Deklaracja ta powinna zostać złożona w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, za który były pobierane i odprowadzane zaliczki | Do 31 stycznia | art. 42 ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1387 z późn. zm.) |
| Złożenie informacji PIT-11 |
W aktualnym stanie prawnym obowiązują dwa terminy złożenia PIT-11 – informacji o dochodach podatnika. Docelowo powinien otrzymać ją zarówno właściwy urząd skarbowy, jak i podatnik (pracownik). Następuje to jednak w różnych terminach, w związku z czym PIT-11 za 2019 r. trzeba składać:
|
Do urzędu skarbowego – do końca stycznia, podatnikowi –do końca lutego | art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42e ust. 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1387 z późn. zm.) |
| Złożenie rocznych sprawozdań budżetowych | Szkoły funkcjonujące jako samorządowe jednostki budżetowe są obowiązane do składania miesięcznych i kwartalnych sprawozdań budżetowych. W terminie do 1 lutego należy jednak dodatkowo pamiętać o obowiązku złożenia rocznych sprawozdań: Rb-27S i Rb-28S | Do 1 lutego | rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 1393 z późn. zm.) |
| Kontrola stanu obiektów budowlanych |
Przepis art. 62 ust. 1 ustawy Prawo budowlane wskazuje, że obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli.
Powyższa kontrola, a także w razie potrzeby inne kontrole przewidziane w ustawie Prawo budowlane, mogą zostać przeprowadzone na początku roku kalendarzowego. Warto również pamiętać o przeprowadzeniu kontroli stanu technicznego sprzętu i urządzeń przeciwpożarowych, środków gaśniczych, urządzeń sygnalizacyjno-alarmowych i innych urządzeń oraz instalacji ochrony przeciwpożarowej |
Np. do końca lutego | art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1186 z późn. zm.), art. 4 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1372 z późn. zm.), § 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r. Nr 6, poz. 69 z późn. zm.) |
| Wypłacenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego | Nauczyciele zatrudnieni w szkołach publicznych i pracownicy samorządowi mają prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynaste wynagrodzenie). Zgodnie z przepisami pracownicy, którzy nabyli prawo do tego wynagrodzenia, powinni otrzymać je nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który ono przysługuje. Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy | Do 31 marca | art. 48 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 967 z późn. zm.), art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1282) |
| Złożenie sprawozdania finansowego |
Podmioty zobowiązane do tego na mocy przepisów ustawy o rachunkowości powinny złożyć sprawozdanie finansowe nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to, że obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego upływa 31 marca. Ustawa o rachunkowości przewiduje, że sprawozdanie to powinno składać się z trzech elementów:
|
Do 31 marca | art. 52 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachun- kowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351) |
Obowiązki dyrektora szkoły na początku roku kalendarzowego
Początek nowego roku kalendarzowego wiąże się z pewnymi dodatkowymi obowiązkami, o których powinien pamiętać dyrektor szkoły. Świadomość ich istnienia oraz wcześniejsze przygotowanie się do ich realizacji pozwolą na zagwarantowanie poprawnego funkcjonowania kierowanej przez dyrektora jednostki oświatowej.
