Nowa procedura przyznawania danych dostępowych do bazy SIO

Wymóg wydania rozporządzenia

Od dnia 24 lipca 2017 r. obowiązuje obszerna nowelizacja ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1927 z późn. zm.), która objęła m.in. rozdział 5 zatytułowany „Dostęp do bazy danych SIO”. Zmiana upoważnienia ustawowego do wydania przepisów wykonawczych, przeniesionego z art. 76 do art. 75 UoSIO, w tym konieczność przygotowania ich treści w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, skutkowała wejściem w życie rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz. U. z 2017 r.,  poz. 1399).

Jednocześnie z dniem 24 lipca 2017 r. zostało uchylone dotychczasowe rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie procedury weryfikacji dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 466).

Podmioty upoważnione do dostępu do bazy danych SIO na obszarze Polski:

• kierownicy podmiotów zobowiązanych do przekazywania danych do bazy danych SIO – w zakresie przekazywania danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych do bazy danych SIO oraz pozyskiwania danych z rejestru PESEL za pośrednictwem bazy danych SIO (dyrektorzy jednostek oświatowych); dane dostępowe przyznają dyrektorom szkół ministrowie oraz wójtowie gmin (burmistrzowie, prezydenci miast), starostowie  powiatów i marszałkowie województw lub osoby przez nich upoważnione;
• prezesi regionalnych izb obrachunkowych – w zakresie danych objętych sprawozdaniami z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli zatrudnionych w samorządowych jednostkach oświatowych, na podstawie danych dostępowych przyznanych przez MEN;
• rektorzy uczelni – do celów rekrutacji na studia wyższe w zakresie danych dziedzinowych dotyczących wyników egzaminu maturalnego absolwentów szkół oraz danych identyfikacyjnych szkół ponadgimnazjalnych ukończonych przez absolwentów, na podstawie danych dostępowych przyznanych przez MENi;
• osoby upoważnione przez ww. podmioty z przyznanymi danymi dostępowymi (w tym m.in. pracownicy jednostek oświatowych), uzyskujące upoważnienie w formie pisemnej pod rygorem nieważności na czas określony nie dłuższy niż 5 lat.

Wniosek w sprawie uzyskania dostępu do bazy SIO

Każdy upoważniony użytkownik SIO musi posiadać własne dane dostępowe obejmujące login i hasło, którymi będzie się posługiwał przy logowaniu do systemu teleinformatycznego. Dane dostępowe są przyznawane na wniosek składany w elektronicznej formie za pomocą aplikacji internetowej SIO.
Jego szczegółową zawartość określa art. 71 ust. 2 UoSIO oraz § 3 rozporządzenia. I tak, wniosek zawiera m.in. następujące elementy:

• imię (imiona), nazwisko, numer PESEL, numer telefonu, adres poczty elektronicznej i funkcję osoby, której mają być przyznane dane dostępowe,
• określenie typu użytkownika SIO,
• określenie rodzaju jednostki, której wniosek dotyczy, np. szkoła publiczna albo niepubliczna, placówka oświatowa publiczna albo niepubliczna, inna jednostka wykonująca zadania z zakresu oświaty,
• nazwę użytkownika SIO,
• okres, na jaki mają być przyznane dane dostępowe, nie dłuższy niż 5 lat,
• w przypadku wniosku o przyznanie danych dostępowych dyrektorowi szkoły lub placówki oświatowej – określenie rodzaju organu prowadzącego, nazwa organu prowadzącego szkołę lub placówkę oświatową oraz jej numer RSPO, określenie typu szkoły lub rodzaju placówki oświatowej, określenie województwa, powiatu, gminy i miejscowości, w której znajduje się siedziba podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do RSPO,
• w przypadku wniosku osoby upoważnionej przez podmiot mający przyznane dane dostępowe (np. przez dyrektora szkoły) – imię, nazwisko i funkcję osoby, która udzieliła upoważnienia oraz wskazanie zakresu dostępu do bazy danych SIO oraz zakresu udzielanego upoważnienia, określenie organu prowadzącego szkołę lub placówkę oświatową oraz jej numer RSPO,
• klauzulę o zachowaniu w tajemnicy danych objętych zakresem dostępu do bazy danych SIO, również po ustaniu zatrudnienia, oraz zachowania w tajemnicy informacji o ich zabezpieczeniu.

Tryb rozpatrywania wniosku o przyznanie danych dostępowych do bazy SIO

Wnioskodawca niezwłocznie otrzyma na adres swojej poczty e-mailowej potwierdzenie złożenia wniosku i rozpoczęcia jego rozpatrywania. Decyzja w tym zakresie powinna zostać wydana w ciągu 5 dni roboczych. Wydanie decyzji zostanie poprzedzone zbadaniem poprawności danych zawartych we wniosku, przez porównanie tych danych z danymi zgromadzonymi w RSPO lub danymi będącymi w posiadaniu organów administracji publicznej. Wnioskodawca otrzyma e-maila z informacją o stwierdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku albo o nienadaniu wnioskowi biegu, gdy dane te okażą się niepoprawne. Obowiązek osobistego potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o stwierdzeniu poprawności danych w siedzibie organu przyznającego dane dostępowe dotyczy przypadku, gdy wniosek nie został uwierzytelniony przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Wnioskowi nie zostanie nadany bieg, jeśli wnioskodawca nie stawi się w organie i nie okaże dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, a w przypadku cudzoziemca – karty pobytu.

Odrzucenie lub pozostawienie wniosku o przyznanie danych dostępowych do bazy SIO bez nadania biegu nie wykluczają możliwości jego ponowienia.

Po stwierdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku (i ewentualnym potwierdzeniu tożsamości na podstawie dokumentu) wnioskodawca pozyskuje dane dostępowe z SIO po podaniu danych potwierdzających tożsamość i może się logować do systemu (§ 4–9 rozporządzenia).

W przypadku zmiany danych wymienionych we wniosku, z wyjątkiem zmiany numeru telefonu i adresu poczty elektronicznej, osoba, której przyznano dane dostępowe, powinna niezwłocznie złożyć nowy wniosek o przyznanie danych dostępowych i ponownie przejść całą omawianą procedurę. Wnioski o udzielenie upoważnienia do dostępu do bazy SIO złożone i nierozpatrzone przed dniem 24 lipca 2017 r. pozostawia się bez rozpatrzenia, co wymaga ich ponownego złożenia (§ 10 rozporządzenia).

Dostęp do bazy danych może zostać zablokowany w przypadkach wymienionych w art. 73 UoSIO, w szczególności w razie:

• przyznania danych dostępowych na podstawie nieprawdziwych lub nieaktualnych danych,
• odwołania z pełnionej funkcji dyrektora szkoły lub rozwiązania stosunku pracy,
• odwołania lub zmiany zakresu upoważnienia przyznanego pracownikowi.