Inwentaryzacja w szkole

Wymóg prowadzenia inwentaryzacji

Szkoły, które podlegają obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego lub przez osoby prawne (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, stowarzyszenia, fundacje), a także przez osoby fizyczne, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 mln euro, mają również obowiązek okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów – art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395), dalej UoR. Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja umożliwia doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym poprzez weryfikację wiarygodności danych zgromadzonych w systemie rachunkowości oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone mienie. Poprawne i rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji jest o tyle istotne, że zaniechanie przeprowadzania lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie jej w sposób niezgodny z przepisami UoR stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych – art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1458).

Sposoby inwentaryzacji

Ogólne zasady dotyczące inwentaryzacji określa rozdział 3 UoR w art. 26 i 27. Inwentaryzację można przeprowadzić na trzy sposoby, w zależności od konkretnych składników aktywów i pasywów w danej szkole, a mianowicie:

1. Spis z natury – dotyczy składników aktywów znajdujących się w jednostce oraz łatwo poddających się obserwacji i pomiarowi, np.: aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, materiałów i towarów odpisanych w koszty w momencie zakupu, środków trwałych. Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu, np. automaty vendingowe stanowiące własność najemcy powierzchni pod automat, sprzęty lub urządzenia użyczone szkole itp.

2. Potwierdzenie prawidłowości sald – dotyczy środków pieniężnych na rachunkach bankowych i przechowywanych przez inne jednostki, należności na rzecz placówki łącznie z udzielonymi pożyczkami. Potwierdzenie następuje odpowiednio na podstawie wyciągów z rachunków bankowych oraz potwierdzenia sald przez kontrahentów.
3. Porównanie stanów księgowych z odpowiednimi dokumentami – dotyczy środków trwałych o utrudnionym dostępie, gruntów, należności spornych i wątpliwych, powstałych wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz należności publicznoprawnych (w tym rozrachunki z ZUS i US). Czynności wykonuje pracownik odpowiedzialny za księgowość, który w odpowiednim urządzeniu księgowym (karcie, wydruku komputerowym) zamieszcza adnotacje: „Przeprowadzono weryfikację na dzień… Saldo jest zgodne/niezgodne” oraz sporządza protokołów z weryfikacji. W razie stwierdzenia niezgodności należy dokonać korekt, których podstawą jest dokument „Polecenie księgowania”.

Problematyka inwentaryzacji w szkolnej bibliotece

Według stanowiska Ministerstwa Finansów z dnia 16 kwietnia 2015 r. (DR4.054.1.2015.DKK, //www.senat.gov.pl/gfx/senat/userfiles/_public/k8/dokumenty/stenogram/oswiadczenia/misiolek/7102oa.pdf) w szkolnych bibliotekach przeprowadza się inwentaryzację środków trwałych, a dodatkowo pomocniczo można także – ale nie ma obowiązku – prowadzić skontrum w rozumieniu § 30 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 205, poz. 1283), zaś regulamin biblioteki powinien jednocześnie określać terminy i częstotliwość skontrum, o ile jest dobrowolnie prowadzone w danej szkole. W związku z tym ewidencję stanu książek należy przeprowadzić drogą spisu z natury, wyceny, porównania wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Terminy i częstotliwość inwentaryzacji

Zasadą jest, że inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego, czyli 31 grudnia danego roku. Ustawodawca przewidział następujące udogodnienia pozwalające dochować termin inwentaryzacji:

• rozłożenie w czasie procesu inwentaryzacji wszystkich składników aktywów (bez względu na jej metodę) poprzez możliwość jej rozpoczęcia nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku i zakończenie do 15.01. następnego roku, z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 UoR;
• zmniejszenie częstotliwości inwentaryzacji drogą spisu z natury:
  • zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – nie rzadziej niż raz w ciągu 2 lat,
  • nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, a także znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – nie rzadziej niż raz w ciągu 4 lat.

Dodatkowo inwentaryzację przeprowadza się na dzień zakończenia działalności jednostki oświatowej. Wewnętrzne regulacje danej szkoły mogą przewidywać jeszcze inne terminy przeprowadzenia inwentaryzacji, np. na dzień zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, dokonania zmian organizacyjnych, na dzień, w którym wystąpiły zdarzenia, w wyniku których nastąpiło naruszenie stanu składników majątkowych (np. pożar, włamanie, sytuacje losowe).

Rola dyrektora

Zgodnie z art. 4 ust. 5 UoR kierownik jednostki (dyrektor szkoły) ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy zajmującemu się usługowo prowadzeniem ksiąg rachunkowych, za ich zgodą. W literaturze i orzecznictwie są prezentowane rozbieżne stanowiska co do podmiotu ponoszącego odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Według jednego poglądu dyrektor szkoły jako kierownik jednostki w ogóle nie może scedować na inną osobę (np. na głównego księgowego, na członków komisji inwentaryzacyjnej) bądź przedsiębiorcę odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury (Gos W., w: Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Kiziukiewicz T. (red.), WK 2016; Michalak M., w: Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Walińska, WK 2016; orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z 23.02.2012 r., BDF1/4900/3/3/RN-1/12/76). Natomiast zgodnie z drugim stanowiskiem odpowiedzialność kierownika nie dotyczy inwentaryzacji w drodze spisu z natury, ale tylko wówczas, gdy obowiązki w tym zakresie powierzył innej osobie na piśmie, a osoba ta również w formie pisemnej potwierdziła przyjęcie tej odpowiedzialności (Borowska K., w: Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Komentarz, Bolek T., Borowska K., Kościńska-Paszkowska A. (red.), LexisNexis 2012; orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z 21.03.2011 r., BDF1/4900/7/8/11/264; orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z 7.02.2013 r., BDF1/4900/131/133/12/3395).
Ponoszenie odpowiedzialności przez dyrektora za inwentaryzację drogą spisu z natury lub jej inne sposoby, gdy na piśmie nie doszło do przekazania przez dyrektora i przyjęcia przez inną osobę odpowiedzialności, nie oznacza, że dyrektor musi sam wykonać wszelkie czynności związane z inwentaryzacją. Wręcz przeciwnie, dyrektor powinien przede wszystkim zorganizować inwentaryzację, co w szczególności może polegać na:

• opracowaniu instrukcji inwentaryzacyjnej, która określi np. przedmiot, metody i terminy inwentaryzacji, zadania osób biorących udział w przygotowaniu i prowadzeniu inwentaryzacji, wymaganą dokumentację, sposób zakończenia inwentaryzacji;
• opracowaniu harmonogramu inwentaryzacji w danym roku, który określi terminy wykonywania poszczególnych etapów związanych z przygotowaniem i prowadzeniem inwentaryzacji w danym roku kalendarzowym;
• wydaniu zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji – stanowiącego podstawę rozpoczęcia wykonywania zadań w związku z inwentaryzacją w danym roku;
• wydaniu zarządzenia o powołaniu komisji inwentaryzacyjnej, czyli o wyznaczeniu osób posiadających odpowiednią wiedzę zapewniającą rzetelność inwentaryzacji – w związku z tym do komisji nie powinny być powoływane osoby, do których obowiązków należy opieka i dbałość o mienie szkolne oraz gospodarowanie nim, odpowiedzialne za ewidencjonowanie składników majątku, ani osoby, którym powierzono odpowiedzialność materialną za składniki majątku objęte inwentaryzacją; takie osoby mogą pomocniczo brać udział w pracach komisji (ale nie w jej składzie); do obowiązków nauczyciela samorządowej szkoły nie należy praca w takiej komisji, a w związku z tym nauczyciel musiałby zgodzić się na prowadzenie inwentaryzacji (art. 42 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela – Dz. U. z 2018 r., poz. 967 z późn. zm.).

Dyrektor szkoły jako kierownik jednostki powinien również wykonywać dalsze działania, polegające na:

• wykonywaniu nadzoru nad inwentaryzacją – osobiście lub przez upoważnioną osobę;
• decydowaniu o sposobie rozliczenia stwierdzonych nieprawidłowości – osobiście lub przez upoważnioną osobę, np. głównego księgowego;
• wyciągnięciu konsekwencji wobec osób winnych ewentualnych zaniedbań; zgodnie z art. 124 i 125 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917) pokrycia szkody można żądać od pracownika, z którym zostało zawarte porozumienie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie; jeśli którakolwiek różnica inwentaryzacyjna może być wynikiem wykroczenia lub przestępstwa (kradzieży, przywłaszczenia, fałszerstwa dokumentu itp.), dyrektor powinien zawiadomić organy ścigania.

Dokumentowanie inwentaryzacji

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Rodzaj dokumentacji powinny określać wewnętrzne regulacje szkoły, np. instrukcja inwentaryzacyjna, która może przewidywać obowiązek sporządzenia:

• arkuszy spisowych, w których podaje się rzeczywisty stan wszystkich składników podlegających spisowi,
• oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych za poszczególne aktywa, w tym dotyczące zaewidencjonowania wszystkich dowodów przychodów i rozchodów, że wszystkie składniki majątkowe zostały spisane oraz jakie są ewentualne uwagi dotyczące pracy komisji inwentaryzacyjnej,
• protokołu lub sprawozdania z inwentaryzacji, który zawiera np. rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury oraz informację o wszelkich stwierdzonych w czasie spisu nieprawidłowościach,
• protokołu końcowego, który określa np. wysokość niedoborów i nadwyżek wraz z podaniem przyczyn ich powstania, osób za nie odpowiedzialnych oraz propozycję rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Powiązanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych polega na odpowiednim księgowaniu, aby doprowadzić do zgodności ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym, przedstawiając prawdziwy i wierny obraz majątkowej i finansowej sytuacji jednostki.
Oprócz uporządkowania zapisów w księgach, „skutkiem ubocznym” prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji może być ujawnienie składników wymagających naprawy albo likwidacji czy sprzedaży z uwagi na ich nieprzydatność w jednostce oświatowej.