Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor i finanse

28 stycznia 2021

NR 108 (Styczeń 2021)

Ewidencja księgowa różnic inwentaryzacyjnych

127

Przeprowadzona w jednostce inwentaryzacja czasem ujawnia niedobory lub nadwyżki w stanie majątku posiadanego przez szkołę. Czy zawsze należy obciążyć tymi różnicami pracownika i jak fakt wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych zaewidencjonować w księgach rachunkowych? O tym poniżej w artykule.

Stwierdzone w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji składników majątkowych różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter niezawinionych lub takich, do których powstania przyczynił się człowiek, np. pracownik szkoły. Takie różnice, do których powstania przyczynia się pracownik, najczęściej są wynikiem nieprawidłowości w prowadzonej ewidencji, bałaganu lub lekceważenia obowiązków, a rzadziej powstają w wyniku celowego działania.
Kwalifikację różnic inwentaryzacyjnych do zawinionych lub niezawinionych należy poprzedzić postępowaniem wyjaśniającym, pozwalającym na ustalenie przyczyn ich powstania. Zadaniem tym zajmuje się komisja inwentaryzacyjna, która może w tym celu domagać się ustnych lub pisemnych wyjaśnień od pracowników, którzy mogą udzielić informacji pozwalających wykryć powody rozbieżności. Komisja może także sięgać do dowodów źródłowych i ewidencji księgowej, zalecając w razie potrzeby ich sprawdzenie, a w przypadku wątpliwości co do oceny wyników inwentaryzacji komisja może złożyć do dyrektora szkoły wniosek o ponowne przeprowadzenie spisu z natury.
Najwięcej trudności w zakresie prawidłowego ustalenia przyczyn powstania różnic stwarzają niedobory. Komisja inwentaryzacyjna powinna dołożyć wszelkich starań, aby ustalone przyczyny różnic nie budziły wątpliwości. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy niedoborami może zostać obciążony pracownik, gdyż pochopna ocena przyczyn powstania niedoborów może okazać się dla niego krzywdząca. Z praktyki wynika, że zdecydowanie najczęstszą przyczyną powstania niedoborów są błędy w ewidencji majątku, np. zlikwidowanie składnika majątku i nieujęcie tego faktu w ewidencji. W przypadku zapasów magazynowych artykułów spożywczych częstą przyczyną niedoborów są ubytki naturalne.
Natomiast w przypadku nadwyżek najczęstszą przyczyną ich powstania są niestety błędy ewidencyjne, np. nieujęcie w księgach nowo nabytego składnika majątku. 
Powstałe w wyniku inwentaryzacji nadwyżki zawsze należy przyjąć na zwiększenie majątku. Dokonuje się tego w wartości wynikającej z dokumentacji danego składnika, a jeżeli szkoła takiej dokumentacji nie posiada – w wartości godziwej, ustalonej na podstawie cen rynkowych podobnego składnika majątkowego.

POLECAMY

Ważne

Rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych należy dokonać w księgach rachunkowych roku, na który przypada termin inwentaryzacji.


Przykład:
Szkoła przeprowadza inwentaryzację według stanu na dzień 31 grudnia 2020 r. Termin jej przeprowadzenia określony został przez dyrektora między 12 grudnia 2020 r. a 10 stycznia 2021 r. Powstałe ewentualne różnice inwentaryzacyjne należy ująć w księgach rachunkowych roku 2020.

Do ewidencji różnic inwentaryzacyjnych służy konto 240 Pozostałe rozrachunki. Na koncie tym ujmuje się ujawnione niedobory (po stronie Wn) lub nadwyżki (po stronie Ma) oraz dokonuje się rozliczenia powstałych różnic.
Wyniki inwentaryzacji odzwierciedlane są w księgach rachunkowych, zgodnie z decyzją dyrektora:

  • w ciężar kosztów, 
  • na zwiększenie stanu majątku szkoły lub na pozostałe przychody operacyjne,
  • na inne konto rozrachunkowe – jeżeli niedoborem obciążony zostaje pracownik szkoły lub postępowanie nosi znamiona przestępstwa.

Dokumentem stanowiącym podstawę ewidencji księgowej różnic inwentaryzacyjnych jest „Protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych”. W protokole tym komisja wskazuje różnice między stanem księgowym a rzeczywistym, przedstawia swoją ocenę przyczyn powstania różnic oraz propozycje ich rozliczenia. Protokół zawiera również decyzje dyrektora szkoły stanowiące podstawę wystawienia polecenia księgowania rozliczenia niedoborów i nadwyżek.
Poniżej przestawiono sposób ewidencjonowania różnic inwentaryzacyjnych poszczególnych grup składników majątkowych.

Środki trwałe

Nadwyżka

  • Wn 011 – Ma 240 – ujawnienie nadwyżki środka trwałego w wartości rynkowej lub w wartości księgowej wynikającej z posiadanych dokumentów.
  • Wn 240 – Ma 800 – przyjęcie nadwyżki w środkach trwałych na stan majątku, w wartości rynkowej lub księgowej.
  • Wn 011 – Ma 071 – dotychczasowe umorzenie środka trwałego, jeżeli jest znane (księgowanie to ma miejsce wówczas, gdy szkoła posiada dokumentację pozwalającą na ustalenie wysokości dokonanego umorzenia i gdy na koncie 240 po stronie Ma księgowana jest wartość księgowa (netto) ujawnionego środka trwałego.

Niedobór

  • Wn 240 – Ma 011 – ujawnienie niedoboru środka trwałego (wartość nieumorzona).
  • Wn 071 – Ma 011 – dotychczasowe umorzenie środka trwałego.
  • Wn 234 – Ma 240 – uznanie niedoboru za zawiniony i obciążenie wartością osoby odpowiedzialnej.
  • Wn 240 (odpowiednie konto analityczne) – Ma 240 – księgowanie wartości niedoboru uznanego za powstały...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy