Dokumentowanie działań PODEJMOWANYCH w zakresie pomocy psychologiczno-pedagogicznej

Zgodnie z wymogami aktualnie obowiązującego w oświacie prawa podstawową działalnością szkoły jest realizowanie zadań związanych z jej głównymi funkcjami: dydaktyczną, wychowawczą i opiekuńczą. Z tego też względu wszelkie działania związane z realizacją działań szkolnych (bez względu na to, z którą jej funkcją są związane) muszą być odpowiednio zaewidencjonowane, czyli inaczej mówiąc – udokumentowane. W obecnym stanie prawnym kwestie dotyczące dokumentów szkolnych regulowane są przepisami rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczenia, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji¹ oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 31 maja 2017 r., zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych². Wspomniane rozporządzenie systematyzuje sposób prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji przez publiczne szkoły podstawowe i ponadpodstawowe, a także przez publiczne przedszkola i publiczne placówki, o których mowa w art. 2 pkt 3–8 ustawy Prawo oświatowe. Do podstawowych dokumentów uznawanych jako prawnie dopuszczalne elementy procesu ewidencjonowania przebiegu nauczania działalności wychowawczej i opiekuńczej zaliczyć należy: 

• dziennik lekcyjny (również w postaci elektronicznej), 
• dziennik zajęć przedszkola,
• dziennik zajęć w świetlicy,
• dziennik pedagoga (psychologa, logopedy, doradcy zawodowego…),
• dziennik innych zajęć,
• dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
• dzielnik zajęć indywidualnych,
• indywidualną teczkę ucznia lub dziecka objętego pomocą psychologiczno-pedagogiczną lub inną formą pomocy.

Oczywiście, nie są to wszystkie elementy zestawienia dokumentacyjnego, a jedynie te, które w różny sposób można (a nawet należy) wykorzystywać do odnotowywania podejmowanych przez rożne podmioty działań związanych ze wspieraniem ucznia w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Skoro o działaniach w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej mowa (a nad prawidłowymi sposobami dokumentowania tego typu działań w niniejszym tekście będziemy się zastanawiali), to w pierwszej kolejności należy przypomnieć aktualną (nieco skomplikowaną) podstawę prawną tego typu działań. Podobnie jak w przypadku dokumentacji szkolnej, bazą wszelkich rozważań, a w konsekwencji i działań, jest prawo wyrażone w konkretnych aktach prawnych³. Wspomniany zakres aktywności szkół i placówek obecnie regulują następujące akty prawne: 

• ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty – art. 22 ust. 2 pkt 11 (Dz. U. z 2016 r., poz. 1943 z późn. zm.), 
• ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe – art. 47 ust. 1 pkt 5 (Dz. U. z 2017 r., poz. 59 z późn. zm.), 
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz. U. z dnia 7 maja 2013 r. Nr 85, poz. 535), 
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 sierpnia 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz. U. z dnia 31 sierpnia 2017 r., poz. 1643).

To ww. rozporządzenie zmieniające w swojej istocie wprowadzało zmianę nie tylko w nazwie samego aktu prawnego, która obecnie jest następująca: „… w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych szkołach i placówkach”, ale również na nowo zdefiniowało podmioty, których ta konkretna regulacja prawna dotyczy. Zrobiono to poprzez wprowadzenie następującego zapisu: „Publiczne gimnazja, szkoły ponadgimnazjalne i placówki udzielają uczniom uczęszczającym do tych szkół i placówek, ich rodzicom oraz nauczycielom pomocy psychologiczno-pedagogicznej i organizują tę pomoc na zasadach określonych w rozporządzeniu”. Delegacja ustawowa do wydania tego konkretnego dokumentu jest zawarta w ustawie o systemie oświaty. Omawiana regulacja nie dotyczy przedszkoli, szkół podstawowych i szkół branżowych I stopnia. Te podmioty są objęte kolejną regulacją prawną, którą stanowi rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz. U. z dnia 25 sierpnia 2017 r., poz. 1591). Zapis to sankcjonujący brzmi w następujący sposób: „Publiczne przedszkola i oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych, zwane dalej przedszkolami, publiczne szkoły oraz publiczne placówki, o których mowa w art. 2 pkt 3, 4, 7 i 8 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, zwane dalej «placówkami», udzielają uczniom uczęszczającym do tych przedszkoli, szkół i placówek, ich rodzicom oraz nauczycielom pomocy psychologiczno-pedagogicznej i organizują tę pomoc na zasadach określonych w rozporządzeniu”. Wynika z niego, że przedmiotowa regulacja wykonawcza opiera się na delegacji zawartej już w ustawie Prawo oświatowe. W przypadku działań podejmowanych w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej należy kierować się jeszcze takimi przepisami, jak: 

• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego dzieci i indywidualnego nauczania dzieci i młodzieży (Dz. U. z dnia 29 sierpnia 2017 r., poz. 1616), rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 sierpnia 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego dzieci i indywidualnego nauczania dzieci i młodzieży (Dz. U. z dnia 31 sierpnia 2017 r., poz. 1656),
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z dnia 31 sierpnia 2017 r., poz. 1646),
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym (Dz. U. z dnia 24 sierpnia 2017 r., poz. 1578),
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 sierpnia 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym (Dz. U. z dnia 24 sierpnia 2017 r., poz. 1652),
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych poradni psychologiczno-pedagogicznych, w tym publicznych poradni specjalistycznych (Dz. U. z dnia 31 sierpnia 2017 r., poz. 1647),
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 września 2017 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych (Dz. U. z dnia 14 września 2017 r., poz. 1743).

Każdy z wyżej wymienionych aktów prawnych jest niezwykle istotny i reguluje określony obszar aktywności szkolnej, a jednocześnie ma niebagatelny wpływ na całość działań związanych z pomocą psychologiczno-pedagogiczną. W ten oto sposób omówiony został pierwszy zakres dokumentacyjny, a jest nim właściwa podstawa prawna podejmowanych działań. 

Aby wskazać kolejne elementy niezbędnego dokumentowania udzielanej pomocy psychologiczno-pedagogicznej, należy wcześniej wskazać, na czym polega jej udzielanie oraz w jakich formach jest ono dopuszczalne przez obowiązujące prawo. Jest to istotna sprawa, gdyż każda z tych form jest dokumentowana w nieco inny sposób i nie wolno się w tym zakresie pomylić. 

Jednak w pierwszej kolejności pomoc psychologiczno-pedagogiczna jest udzielana zawsze w trakcie bieżącej pracy z uczniem⁴ oraz przez zintegrowane działania nauczycieli i specjalistów, a także w formie⁵: 

• klas terapeutycznych – tylko w szkołach (do 15 uczniów),
• zajęć rozwijających uzdolnienia (do 8 uczniów w grupie),
• zajęć rozwijających umiejętności uczenia się – tylko w szkołach,
• zajęć dydaktyczno-wyrównawczych – tylko w szkołach (do 8 uczniów w grupie),
• zajęć specjalistycznych, takich jak np.: korekcyjno-kompensacyjne (do 5 uczniów), logopedyczne (do 4 uczniów), rozwijające kompetencje emocjonalno-społeczne (do 10 uczniów, chyba że zwiększenie tej liczby jest uzasadnione potrzebami uczniów) oraz inne zajęcia o charakterze terapeutycznym (do 10 uczniów),
• zajęć związanych z wyborem kierunku kształcenia i zawodu (tylko szkoły),
• zindywidualizowanej ścieżki realizacji obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego – w przedszkolach i oddziałach przedszkolnych,
• zindywidualizowanej ścieżki kształcenia – tylko w szkołach. 

Należy rówież mieć na uwadze, że klasy terapeutyczne powinny być organizowane z początkiem roku szkolnego na podstawie wyników przeprowadzonych wcześniej diagnoz. Ważne jest to, że do klas terapeutycznych, za zgodą organu prowadzącego szkołę oraz oczywiście w ramach posiadanych środków, mogą uczęszczać uczniowie innej szkoły lub placówki. Objęcie ucznia nauką w klasie terapeutycznej wymaga jednak opinii poradni psychologiczno-pedagogicznej, w tym poradni specjalistycznej. Opinia taka jest kolejnym dokumentem związanym z pomocą psychologiczno-pedagogiczną.
Nowością jest zindywidualizowana ścieżka kształcenia organizowana dla uczniów, którzy mogą uczęszczać do przedszkola lub szkoły, ale ze względu na trudności w funkcjonowaniu wynikające w szczególności ze stanu zdrowia nie mogą realizować wszystkich zajęć wychowania przedszkolnego lub zajęć edukacyjnych wspólnie z oddziałem przedszkolnym lub szkolnym i wymagają dostosowania organizacji i procesu nauczania do ich specjalnych potrzeb edukacyjnych. Obejmuje ona wszystkie zajęcia, które są realizowane wspólnie z oddziałem przedszkolnym lub szkolnym oraz indywidualnie z uczniem. Objęcie ucznia zindywidualizowaną ścieżką kształcenia wymaga opinii publicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej. Przed wydaniem takiej opinii poradnia, we współpracy z przedszkolem lub szkołą oraz rodzicami ucznia albo pełnoletnim uczniem, musi przeprowadzić analizę funkcjonowania ucznia uwzględniającą efekty udzielanej dotychczas przez przedszkole lub szkołę pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Poradnia wydaje stosowną opinię w odpowiedzi na odpowiednio przygotowany wniosek zawierający określone informacje o uczniu, do którego obligatoryjnie dołącza się dokumentację określającą: 

• trudności w funkcjonowaniu ucznia w przedszkolu lub szkole,
• w przypadku ucznia obejmowanego zindywidua-
• lizowaną ścieżką ze względu na stan zdrowia – także wpływ przebiegu choroby na funkcjonowanie ucznia w przedszkolu lub szkole oraz ograniczenia w zakresie możliwości udziału ucznia w zajęciach wychowania przedszkolnego lub zajęciach edukacyjnych wspólnie z oddziałem przedszkolnym lub szkolnym,
• w przypadku ucznia uczęszczającego do przedszkola lub szkoły – także opinię nauczycieli i specjalistów prowadzących zajęcia z uczniem o funkcjonowaniu ucznia w przedszkolu lub szkole. 

To są kolejne dokumenty, jakie obecnie bezwzględnie obowiązują w nowej formule pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Należy jednak pamiętać o tym, że zindywidualizowanej ścieżki nie organizuje się dla uczniów objętych kształceniem specjalnym oraz uczniów objętych indywidualnym obowiązkowym rocznym przygotowaniem przedszkolnym albo indywidualnym nauczaniem. W tych przypadkach stosowne rozporządzenia mają charakter wyłączający.

Kolejną nowością jest to, że w przypadku gdy uczeń był już objęty pomocą psychologiczno-pedagogiczną, odpowiednio wychowawca oddziału lub dyrektor placówki, planując udzielanie uczniowi pomocy psychologiczno-pedagogicznej, uwzględnia wnioski dotyczące dalszych działań mających na celu poprawę funkcjonowania ucznia. Jednak w przypadku gdy z tych wniosków wynika, że mimo udzielanej uczniowi pomocy psychologiczno-pedagogicznej w przedszkolu, szkole lub placówce nie następuje poprawa funkcjonowania ucznia, dyrektor przedszkola, szkoły lub placówki, za zgodą rodziców ucznia albo pełnoletniego ucznia, występuje do publicznej poradni z wnioskiem o przeprowadzenie diagnozy i wskazanie sposobu rozwiązania problemu ucznia⁶. Wniosek taki musi być prawidłowo przygotowany i zawierać informacje o: 

• rozpoznanych indywidualnych potrzebach rozwojowych i edukacyjnych, możliwościach psychofizycznych ucznia oraz potencjale rozwojowym ucznia,
• występujących trudnościach w funkcjonowaniu ucznia w przedszkolu, szkole i placówce lub szczególnych uzdolnieniach ucznia,
• działaniach podjętych przez nauczycieli, wychowawców grup wychowawczych i specjalistów w celu poprawy funkcjonowania ucznia w przedszkolu, szkole i placówce, okresie ich realizacji oraz efektach podjętych działań,
• formach pomocy psychologiczno-pedagogicznej udzielanej uczniowi w przedszkolu, szkole lub placówce, okresie ich udzielania oraz efektach udzielanej pomocy,
• wnioskach dotyczących dalszych działań mających na celu poprawę funkcjonowania ucznia. 

Nowością jest zindywidualizowana ścieżka kształcenia organizowana dla uczniów, którzy mogą uczęszczać do przedszkola lub szkoły, ale ze względu na trudności w funkcjonowaniu wynikające w szczególności ze stanu zdrowia, nie mogą realizować wszystkich zajęć wychowania przedszkolnego lub zajęć edukacyjnych wspólnie z oddziałem przedszkolnym lub szkolnym i wymagają dostosowania organizacjii procesu nauczania do ich specjalnych potrzeb edukacyjnych. 

Jest jeszcze jeden dokument, który nie jest wprost nazwany, ale dokładnie opisany w rozporządzeniu. Otóż wychowawca lub dyrektor po stwierdzeniu konieczności objęcia ucznia pomocą psychologiczno-pedagogiczną ustalają:

• formy jej udzielania, 
• okres ich udzielania,
• wymiar godzin, w których poszczególne formy pomocy będą realizowane.

Taki układ wspomnianych trzech elementów jest niczym innym jak planem konkretnych działań podejmowanych w stosunku do konkretnego ucznia. Należy do niego dodatkowo dołączyć stosowną informację przekazywaną rodzicom ucznia (lub opiekunom prawnym). 
W tym przypadku uczniów posiadających orzeczenie poradni nauczyciele i specjaliści prowadzący zajęcia specjalistyczne z uczniem dla każdego ucznia posiadającego orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego: niepełnosprawnego, niedostosowanego społecznie, zagrożonego niedostosowaniem społecznym opracowują indywidualny program edukacyjno-terapeutyczny (IPET) oraz dokonują okresowej wielospecjalistycznej oceny poziomu funkcjonowania ucznia i w miarę potrzeb modyfikują IPET⁷. 

Standardowa struktura IPET obejmuje następujące elementy:

1. Zakres i sposób dostosowania programu wychowania przedszkolnego i wymagań edukacyjnych wynikających z programu nauczania do indywidualnych potrzeb rozwojowych i edukacyjnych oraz możliwości psychofizycznych ucznia, w szczególności przez zastosowanie odpowiednich metod i form pracy z uczniem.
2. Zintegrowane działania nauczycieli i specjalistów prowadzących zajęcia z uczniem, ukierunkowane na poprawę funkcjonowania ucznia.
3. Formy i okres udzielania uczniowi pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz wymiar godzin, w którym poszczególne formy pomocy będą realizowane.
4. Działania wspierające rodziców ucznia oraz (w zależności od potrzeb) zakres współdziałania z poradniami psychologiczno-pedagogicznymi, w tym poradniami specjalistycznymi, placówkami doskonalenia nauczycieli, organizacjami pozarządowymi, innymi instytucjami oraz podmiotami działającymi na rzecz rodziny, dzieci i młodzieży.
5. Zajęcia rewalidacyjne, resocjalizacyjne i socjoterapeutyczne oraz inne zajęcia odpowiednie ze względu na indywidualne potrzeby rozwojowe i edukacyjne oraz możliwości psychofizyczne ucznia:
   • w przypadku ucznia klasy VII i VIII szkoły podstawowej, branżowej szkoły I stopnia, liceum ogólnokształcącego i technikum – zajęcia z zakresu doradztwa zawodowego,
   • zajęcia związane z wyborem kierunku kształcenia i zawodu realizowane w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej.
6. Zakres współpracy nauczycieli i specjalistów.
7. W przypadku uczniów niepełnosprawnych – w zależności od potrzeb – rodzaj i sposób dostosowania warunków organizacji kształcenia do rodzaju niepełnosprawności ucznia, w tym w zakresie wykorzystywania technologii wspomagających to kształcenie.
8. W zależności od indywidualnych potrzeb rozwojowych i edukacyjnych oraz możliwości psychofizycznych ucznia wskazanych w orzeczeniu o potrzebie kształcenia specjalnego lub wynikających z wielospecjalistycznych ocen – wybrane zajęcia wychowania przedszkolnego lub zajęcia edukacyjne, które są realizowane indywidualnie z uczniem lub w grupie liczącej do 5 uczniów. 

W ten sposób omówione zostały „pojedyncze” dokumenty oraz formy podejmowanych działań, które również należy odpowiednio dokumentować. 

Dziennik lekcyjny i dziennik innych zajęć

W przypadku bieżącej pracy z uczniem odpowiednim dokumentem jest dziennik lekcyjny. Jest to stosunkowo prosta sprawa – w szkole prowadzi się dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym. Do tego dziennika wpisuje się w porządku alfabetycznym lub innym ustalonym przez dyrektora szkoły: nazwiska i imiona uczniów, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców i adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają. Wpisuje się także tygodniowy rozkład zajęć edukacyjnych oraz imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących poszczególne zajęcia edukacyjne. Odnotowuje się w nim również obecność uczniów na zajęciach edukacyjnych, liczbę godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności na tych zajęciach oraz wpisuje się tematy przeprowadzonych zajęć edukacyjnych.

Zindywidualizowanej ścieżki nie organizuje się dla uczniów objętych kształceniem specjalnym oraz uczniów objętych indywidualnym obowiązkowym rocznym przygotowaniem przedszkolnym albo indywidualnym nauczaniem. 

Ponadto dokumentowane są oceny bieżące, śródroczne i roczne (semestralne), oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych uzyskane przez uczniów oraz śródroczne i roczne oceny klasyfikacyjne zachowania. 

Z kolei w każdym przypadku, w którym przedszkole lub szkoła organizują zespołowe zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze, prowadzą dla każdego zespołu albo dla każdego uczestnika (w przypadku zajęć indywidualnych) zajęć dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w których dokumentuje się przebieg zajęć w danym roku szkolnym. 

Do dziennika indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego uczestnika zajęć wpisywane są: nazwisko i imiona uczestnika zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, data i miejsce urodzenia oraz adres jego zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania uczestnika zajęć, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, oraz odnotowuje się obecność uczestnika zajęć. Ponadto w dzienniku tym zawsze musi być wpisany indywidualny program zajęć oraz dokładny opis przebiegu zajęć z ich uczestnikiem. 

Natomiast do dziennika zajęć rewalidacyjno-wychowawczych prowadzonych w formie zespołowej dla każdego zespołu wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania uczestnika zajęć, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, oraz odnotowuje się obecność uczestników zajęć. Ponadto obowiązkowo należy w nim umieścić indywidualny program zajęć oraz opis przebiegu zajęć, ale z każdym uczestnikiem zajęć. 

Również w przypadku dzieci objętych indywidualnym obowiązkowym rocznym przygotowaniem przedszkolnym i uczniów objętych indywidualnym nauczaniem przedszkole i szkoła prowadzą odpowiednio odrębnie dla każdego dziecka i ucznia odpowiednio dziennik indywidualnych zajęć albo dziennik indywidualnego nauczania.

W każdym przypadku, w którym przedszkole lub szkoła organizują zespołowe zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze, prowadzą dla każdego zespołu albo dla każdego uczestnika 
(w przypadku zajęć indywidualnych) zajęć dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w których dokumentuje się przebieg zajęć w danym roku szkolnym. 

Podobnie specjaliści, tacy jak: pedagog, psycholog, logopeda lub doradca zawodowy pracujący odpowiednio w przedszkolu, szkole lub placówce, są zobowiązani do prowadzenia odrębnego dziennika, do którego wpisują tygodniowy plan swoich zajęć, zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, w tym informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziałają przy wykonywaniu swoich zadań, imiona i nazwiska dzieci, uczniów lub wychowanków objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocy psychologiczno-pedagogicznej. 

Okazuje się jednak, że nie wszystkie działania podejmowane w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej można udokumentować w wyżej wskazany sposób. Z tego też względu rozporządzenie MEN o dokumentacji szkolnej przewiduje jeszcze jeden rodzaj dziennika. Otóż § 11 wspomnianego rozporządzenia zakłada, że przedszkole, szkoła i placówka prowadzą dzienniki innych zajęć niż zajęcia wpisywane odpowiednio do dziennika zajęć przedszkola, dziennika lekcyjnego, dziennika zajęć w świetlicy. Ten dokument stosuje się szczególnie w odniesieniu do zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia odpowiednio dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków. Otóż w pierwszym przypadku w takim dzienniku wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona odpowiednio dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków oraz oddział, do którego uczęszczają, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają. Ponadto wpisywany jest obowiązkowo indywidualny program pracy z dzieckiem, uczniem, słuchaczem lub wychowankiem, a w przypadku zajęć grupowych – program pracy grupy, tygodniowy plan zajęć, daty i czas trwania oraz tematy przeprowadzonych zajęć, a także opisywana jest ocena postępów i wnioski dotyczące dalszej pracy z dzieckiem, uczniem, słuchaczem lub wychowankiem.

Odnotowuje się również obecność dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków na takich zajęciach, a ich przeprowadzenie nauczyciel potwierdza podpisem. 

Indywidualna teczka ucznia 

Istnieje jeszcze jeden, ale tym razem nie dokument, ale zbiór dokumentów „pojedynczych”, o którym dokładnie mowa była wcześniej. Tym zbiorem jest indywidualna teczka ucznia. Otóż zgodnie z  § 19 wspomnianego rozporządzenia każda szkoła i placówka gromadzi w indywidualnej teczce dla każdego dziecka, ucznia lub wychowanka objętego kształceniem specjalnym, zajęciami rewalidacyjno-wychowawczym lub pomocą psychologiczno-pedagogiczną dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez: pedagoga, logopedę, doradcę zawodowego, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę, a także indywidualne programy edukacyjno-terapeutyczne oraz indywidualne programy zajęć. W tym miejscu aż się prosi o kilka praktycznych uwag. 
Ponieważ zbiorem danych jest każdy posiadający strukturę zestaw danych osobowych, dostępnych według określonych kryteriów, to taka teczka stanowi właśnie zbiór danych. Natomiast dane osobowe mogą być przechowywane w różnej formie – jako tzw. zbiory danych, ale także w formie pojedynczych danych, jeżeli są przechowywane w systemach informatycznych (systemem informatycznym jest zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, narzędzi programowych, szczególnie jeżeli jest dostęp do internetu, np. dziennik elektroniczny lub program „sekretariat”). 

Dane osobowe

Taki rodzaj danych, jakie mają być gromadzone w indywidualnej teczce ucznia, jest obowiązkowo zaliczany do danych osobowych, ale również do tzw.  danych wrażliwych i zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych⁸ podlega szczególnej ochronie. Należy zatem wyjaśnić, czym są dane osobowe. Otóż dane takie stanowią informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania bezpośrednio lub pośrednio osoby fizycznej; szczególnie zaliczyć do nich należy:

• numery PESEL, NIP, paszportu, dowodu osobistego;
• cech fizyczne;
• cechy fizjologiczne: grupa krwi, kod genetyczny;
• cech ekonomiczne: status majątkowy, lista zaległości finansowych;
• cechy umysłowe, kulturowe, społeczne: poglądy, wyznanie, przynależność;
• adres e-mailowy: a.kwiatkowska@szpitalna.ngo.pl (ale nie: kwiatuszek@onet.pl); adres e-mailowy będzie daną osobową wówczas, gdy zawiera takie informacje, dzięki którym bez nadmiernych kosztów, działań i czasu możemy ustalić tożsamość osoby (jeśli zawiera np. imię i nazwisko osoby);
• adres IP komputera danej osoby.

Do danych osobowych zalicza się nie tylko imię, nazwisko i adres osoby, ale również przypisane jej ważne numery, dane o cechach fizjologicznych, umysłowych, ekonomicznych, kulturowych i społecznych. Natomiast informacji nie uważa się za umożliwiające określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań. Danymi osobowymi nie będą również informacje o dużym stopniu ogólności, np. nazwa ulicy, na której dana osoba mieszka. Lecz jeżeli tę informację zestawimy z innymi danymi, np. z jej imieniem i nazwiskiem lub numerem PESEL, to ten zestaw danych pozwoli nam tę osobę zidentyfikować. W niektórych sytuacjach wystarczy jedna informacja, abyśmy mogli kogoś zidentyfikować (np. jeżeli posiadamy numer PESEL osoby) w innych potrzebujemy kilku cech, informacji, które razem pozwolą nam określić tożsamość osoby. Dane osobowe dotyczą tylko osoby fizycznej. Z tego też względu dane zawarte w dziennikach szkolnych są właśnie zaliczane do danych osobowych. 

Z tego też względu informacje gromadzone przez szkołę lub placówkę w indywidualnej teczce ucznia zaliczane są właśnie do kategorii danych wrażliwych. W związku z tym teczka taka musi posiadać odpowiednio nadany właściwy numer ewidencyjny zgodnie z zasadą numerowania pism i spraw opartą na JRWA⁹. Numer teczki stanowi numer sprawy, natomiast każdy dokument w niej zgromadzony musi posiadać swój własny numer pisma skorelowany z numerem sprawy w oparciu o wskazania zawarte w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w szkole. Jak łatwo zauważyć, każdy dokument musi posiadać swój numer, a ponadto w takiej teczce powinien być umieszczony wykaz wszystkich dokumentów w niej zgromadzonych wraz z ich numerami identyfikacyjnymi (numery pism). Z kolei wszystkie osoby mające dostęp do tych dokumentów muszą posiadać stosowne upoważnienie od dyrektora szkoły jako prawnego administratora danych. Przy postępowaniu z danymi osobowymi i wrażliwymi należy zawsze kierować się wytycznymi GIODO¹⁰. 

Również w przypadku pozostałych form dokumentowania należy postępować bardzo roztropnie, gdyż podlegają one przepisom o ochronie danych osobowych, bardzo rygorystycznie określonym przez rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych¹¹, określanie skrótem RODO. Ponieważ RODO weszło w życie 24 maja 2016 r., zacznie obowiązywać w polskim porządku prawnym od dnia 25 maja 2018 r. Założeniem RODO jest ujednolicenie przepisów dotyczących ochrony danych we wszystkich 
28 państwach członkowskich Unii Europejskiej, z tego też względu nowe przepisy obowiązują we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. 
Przedmiotowa regulacja nakłada szereg nowych obowiązków na organizacje i instytucje, które gromadzą i przetwarzają informacje o swoich „klientach¹²”. Będą one musiały m.in. każdorazowo uzyskiwać zgodę swoich „klientów” (podmiotów, z którymi lub dla których pracują) na przetwarzanie ich danych osobowych, raportować każdy wyciek danych oraz wdrożyć cały szereg rozwiązań technicznych i organizacyjnych, które zagwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Podmiotom, które nie dostosują się do nowych przepisów, grożą wysokie kary finansowe, sięgające 20 mln euro albo 4% rocznych obrotów przedsiębiorstwa. Dla podmiotów administracji publicznej (np. ZUS) kary będą niższe – do 100 tys. zł. O ich wysokości będzie decydował nowy organ nadzorujący, którym teraz będzie Urząd Ochrony Danych Osobowych. To w jego kompetencji znajduje się nadzór i nakładanie kar finansowych na podmioty, które nie przestrzegają przepisów w tym zakresie. 

Przetwarzanie danych osobowych w szkołach

Przetwarzanie danych osobowych przez szkoły i placówki odbywa się na ogół w oparciu o następujące przesłanki: 

• przetwarzanie jest niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub 
• osoba, które dane dotyczą, wyraziła zgodę na ich przetwarzanie. 

Prawidłowa ocena zgodności przetwarzania danych z prawem wymaga niekiedy znajomości przepisów zawartych w innych aktach prawnych, dlatego podstawowe wytyczne prawne zostały tak dokładnie omówione. Zgodnie ze wspomnianymi wyżej przepisami rozporządzenia szkoły i placówki oświatowe mają za zadanie prowadzić dokumentację wymagającą pozyskiwania danych osobowych. Przykładowo, przedszkole lub szkoła podstawowa, w której zorganizowano oddział przedszkolny, prowadzą dla każdego oddziału dziennik zajęć przedszkola. Do dziennika zajęć wpisuje się nazwiska i imiona dzieci, daty i miejsca ich urodzenia, nazwiska i imiona rodziców (prawnych opiekunów) i adresy ich zamieszkania. I te działania nie wymagają żadnej dodatkowej zgody. Natomiast w sytuacji, w której szkoła zamierza przetwarzać dane osobowe w zakresie szerszym niż wynikający z przepisów prawa, konieczne staje się już uzyskanie zgody zainteresowanej osoby na przetwarzanie tych danych. Oświadczenie o zgodzie powinno wskazywać: podmiot, który ma dane przetwarzać, a także zakres danych oraz cel ich przetwarzania. Zgody nie można domniemywać w oparciu o oświadczenie woli innej treści, nie może ona być także „dorozumiana”. Należy ponadto pamiętać o tym, że zgodę w odniesieniu do przetwarzania danych osoby niepełnoletniej należy uzyskać od jej rodziców (opiekunów prawnych). W przypadku szkoły szczególnie należy pamiętać o tym, że dane uczniów podlegają przetwarzaniu w jednostkach oświatowych w najszerszym zakresie, a jednocześnie dane osobowe uczniów mogą być jednak udostępniane tylko wówczas, gdy zachodzą określone przesłanki dotyczące przetwarzania. Dla przykładu, na mocy rozporządzenia MEN w sprawie szczegółowych warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy w szkołach publicznych¹³ dane dotyczące ocen ucznia mają prawo poznać jego rodzice (prawni opiekunowie), jednak prawo takie nie przysługuje innym niż uczeń i rodzice (opiekunowie prawni) osobom, które są tzw. opiekunami faktycznymi (np. babci), bez względu na stopień pokrewieństwa między nimi a uczniem. Niemal identycznie sprawa wygląda właśnie w przypadku danych dotyczących działań podejmowanych w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej, zwłaszcza dotyczy to informacji zawierającej ocenę efektywności działań podejmowanych w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej.

Do tej pory nieletni nie mógł wyrazić sam zgody na przetwarzanie danych osobowych – zgody udzielał jego rodzic lub opiekun prawny. RODO wprowadza możliwość uzyskania takiej zgody od samego dziecka, ale tylko wówczas, gdy ukończyło ono 16. rok życia, z tym że obowiązkiem będzie zweryfikowanie, czy zgoda taka jest wiarygodna. Dlatego też od dnia 25 maja 2018 roku zgody na przetwarzanie danych osobowych dziecka, które ukończyło 16. rok życia, nie musi udzielać rodzic lub opiekun prawny.