Zasady przechowywania i udostępniania prac pisemnych uczniów

Przepisy prawa oświatowego określają zasady, warunki i sposób oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów w szkołach publicznych dla dzieci i młodzieży oraz słuchaczy w szkołach publicznych dla dorosłych. Zgodnie z wolą ustawodawcy ocenianie bieżące z zajęć edukacyjnych ma na celu monitorowanie pracy ucznia oraz przekazywanie uczniowi informacji o jego osiągnięciach edukacyjnych, pomagających w uczeniu się poprzez wskazanie, co uczeń robi dobrze, co i jak wymaga poprawy oraz jak powinien dalej się uczyć¹. 

Osiągnięcia uczniów można oceniać w różny sposób, w tym za pomocą testów, sprawdzianów i prac pisemnych. Prace pisemne uczniów – to także prace powstałe podczas pisemnej części egzaminów: klasyfikacyjnego, poprawkowego i sprawdzianu wiadomości i umiejętności ucznia. Zgodnie z obowiązującym prawem uzyskane przez ucznia oceny są dla niego i jego rodziców jawne, a nauczyciel ma obowiązek uzasadnić ustaloną ocenę (ten obowiązek dotyczy także prac pisemnych). Ponadto sprawdzone i ocenione prace pisemne ucznia są udostępnianie uczniowi i jego rodzicom na ich wniosek (nie ma tu znaczenia, czy wniosek jest ustny, czy pisemny). Jak to należy robić? Tego ustawodawca nie dookreślił. W przepisach² można przeczytać, że warunki udostępniania dokumentacji przebiegu nauczania mają być określone w statucie szkoły.

Problem udostępniania prac pisemnych nabrzmiał w ostatnich latach. Z doniesień medialnych wynika, że rodzice uczniów zgłaszają problem bieżącego dostępu do prac klasowych dzieci. Ich zdaniem nauczyciele zasłaniają się prawem autorskim i nie pozwalają kserować testów czy zrobić zdjęcia danej pracy klasowej. W ciągu ostatnich kilku lat skierowano do Ministerstwa Edukacji Narodowej wiele zapytań i wątpliwości dotyczących omawianej problematyki. Dnia 10 listopada 2015 r. Ministerstwo Edukacji Narodowej przedstawiło własną interpretację zapisów prawa dotyczących udostępniania dokumentacji przebiegu nauczania³. Wynika z niej, że uczniowie i rodzice nie muszą zwracać się do nauczyciela z wnioskiem o udostępnienie pracy, a nauczyciel ma obowiązek udostępnić sprawdzone i ocenione bieżące prace pisemne (MEN przywołuje art. 44e ust. 4 ustawy). Uzyskanie sprawdzonej pracy pisemnej jest wyrazem spełnienia prawa ucznia i jego rodziców do bezpośredniego dostępu do informacji o postępach w nauce lub ich braku, wskazującej nad czym uczeń musi popracować, aby uzupełnić braki lub rozwinąć swoje umiejętności. Udostępnianie prac do wglądu tylko na terenie szkoły (np. w czasie organizowanych przez szkołę spotkań z rodzicami) nie spełnia warunku swobodnego dostępu rodziców ucznia do informacji o postępach i trudnościach w nauce ich dziecka. Szkoła powinna precyzyjnie określić sposób udostępniania prac pisemnych, wskazując np. przekazanie zainteresowanym oryginału/kopii pracy czy udostępnienie pracy do domu z prośbą o zwrot pracy podpisanej przez rodziców. Ponadto, zdaniem MEN, określony przez szkołę sposób udostępniania sprawdzonych prac pisemnych powinien być akceptowany przez uczniów i ich rodziców. 

Wszystkie dokumenty w szkole, w tym dotyczące przebiegu oceniania, powinny być przechowywane przez szkołę w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych osobowych uczniów oraz pracowników placówki. 

W związku z tak jednoznaczną interpretacją zapisów ustawowych przedstawioną na stronie Ministerstwa Edukacji Narodowej w 2016 r. do ministra wpłynęła interpelacja nr 486 w sprawie wyjaśnienia zasad udostępniania prac uczniom i rodzicom. Poseł Paweł Bańkowski poprosił o odpowiedź na następujące pytania:

• Czy zamieszczona na stronie MEN informacja ma charakter interpretacji przepisów prawa i zobowiązuje do bezwzględnego jej przestrzegania?
• Czy istnieje bezwzględny obowiązek przekazywania prac pisemnych rodzicom? Jeśli tak, to na podstawie jakich przepisów?
• Czy statut szkoły może określić zasady udostępnia prac pisemnych rodzicom np. w czasie dni otwartych, wywiadówek lub w każdym czasie po ustaleniu terminu z nauczycielem?

Z odpowiedzi na interpelację nr 486 w sprawie wyjaśnienia zasad udostępniania prac uczniom i rodzicom wynika, że informacja dotycząca zasad udostępniania ocenionych prac uczniów, która była zamieszczona na stronie internetowej Ministerstwa Edukacji Narodowej, miała charakter materiału informacyjnego udostępnionego w związku z kierowanymi do ministerstwa pytaniami w tej sprawie i nie stanowi wiążącej wykładni przepisów prawa. Równocześnie MEN ponownie powołuje się na art. 44e ust. 4 ustawy o systemie oświaty (sprawdzone i ocenione pisemne prace ucznia są udostępniane uczniowi i jego rodzicom). Trzeba także pamiętać o obowiązującym art. 44e ust. 5 ustawy o systemie oświaty. Czytamy w nim, że dokumentację z egzaminów: poprawkowych, klasyfikacyjnych, sprawdziany wiadomości i umiejętności ucznia oraz inną dotyczącą oceniania uczniów należy udostępniać (przekazywać) uczniowi i jego rodzicom na ich wniosek do wglądu, a jedynie sposób ich udostępniania (przekazywania) należy określić w statucie szkoły.

W przypadku klasycznych sprawdzianów, w których uczniowie odpowiadają na postawione przez nauczyciela pytania lub zadania opisowe, matematyczne, fizyczne czy z chemii, autorem, któremu przysługują prawa autorskie do testu, jest uczeń. 

Prawo do wglądu oznacza też prawo do sporządzania notatki lub odpisu z pracy i nie ma podstaw prawnych do odmowy sporządzenia kopii. 
Ustawa o prawie autorskim⁴ nie stoi na przeszkodzie w udostępnieniu rodzicom kopii testów. Zgodnie z prawem utworem jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ale równanie czy fragment tekstu do interpretacji przez ucznia przepisany z kanonu literatury bądź taki, który wszedł do języka potocznego, nie jest utworem w rozumieniu prawa i nie podlega ochronie. Spod ochrony prawnoautorskiej wyłączone są także idee, działania i koncepcje matematyczne, zatem jeżeli nauczyciel skorzysta z jakiegoś zbioru zadań, zestawu testów, nie czyni go to autorem i nie kreuje praw wyłączonych do w ten sposób przygotowanego testu. W przypadku klasycznych sprawdzianów, w których uczniowie odpowiadają na postawione przez nauczyciela pytania lub zadania opisowe, matematyczne, fizyczne czy z chemii, autorem, któremu przysługują prawa autorskie do testu, jest uczeń. 

Zasady przechowywania prac pisemnych uczniów w szkole

Przepisy nie opisują zasad przechowywania testów, sprawdzianów czy klasówek. Co do zasady czas ich przechowywania można wywieść z treści art. 44e ust. 4 i 5 ustawy o systemie oświaty, z których wynika obowiązek udostępniania sprawdzonych i ocenionych pisemnych prac uczniowi i jego rodzicom. Prace pisemne stanowią podstawę klasyfikacji śródrocznej, rocznej i końcowej ucznia, zatem zasadne wydaje się ich przechowywanie przez przynajmniej 1 rok szkolny (bardziej zapobiegliwi powinni przechowywać prace przez okres nauczania przedmiotu lub cykl edukacyjny). Wskazane byłoby więc ustalenie w szkole procedury przechowywania prac pisemnych uczniów, aby wszyscy nauczyciele przechowywali je w jednakowy sposób. Jeżeli natomiast w szkole obowiązuje zasada przekazywania sprawdzonych i ocenionych prac pisemnych uczniowi lub jego rodzicom, problem przechowywania prac przestaje istnieć. Wtedy zapis w dzienniku lekcyjnym jest jedyną informacją o dokonanej ocenie pisemnej pracy ucznia. Dzienniki lekcyjne, w tym elektroniczne, stanowią kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej o symbolu B5. Jest to dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym.

Po upływie obowiązującego dla niej okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres jej przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. Brakowanie i niszczenie dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych może odbywać się na podstawie zgody dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego.
Natomiast ustawodawca jednoznacznie określił zasady przechowywania pisemnych prac uczniów, które powstały podczas egzaminu poprawkowego, klasyfikacyjnego lub sprawdzianu wiadomości i umiejętności ucznia. W §§ 15, 16 i 17 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3 sierpnia 2017 r. w sprawie oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy w szkołach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1534) zapisano, że prace te powinny być załączone do protokołów z przebiegu odpowiednio egzaminu poprawkowego, klasyfikacyjnego lub sprawdzianu, które to stanowią załączniki do arkusza ocen ucznia. W związku z tym, że arkusze ocen uczniów należą do dokumentacji niearchiwalnej o symbolu BE50, istnieje obowiązek prawny przechowywania ich przez okres 50 lat. Po tym okresie arkusze ocen uczniów podawane są ekspertyzie archiwum państwowego, która może zdecydować o ich brakowaniu (gdy utracą przydatność praktyczną) lub dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, włącznie z uznaniem jej za materiały archiwalne.

Wszystkie dokumenty w szkole, w tym dotyczące przebiegu oceniania, powinny być przechowywane przez szkołę w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych osobowych uczniów oraz pracowników placówki. Za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie odpowiednio przez przedszkole, szkołę lub placówkę dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją odpowiada dyrektor przedszkola, szkoły i placówki⁵.

Zasady udostępniania egzaminacyjnych prac pisemnych uczniów

Warunkiem ukończenia przez ucznia szkoły podstawowej i gimnazjum jest uzyskanie w wyniku klasyfikacji końcowej pozytywnych końcowych ocen klasyfikacyjnych ze wszystkich obowiązkowych zajęć edukacyjnych oraz zajęć z języka mniejszości narodowej, mniejszości etnicznej lub języka regionalnego i zdanie odpowiednio pisemnego egzaminu ósmoklasisty lub egzaminu gimnazjalnego przed okręgową komisją egzaminacyjną. Stąd też przepisy regulują także zasady udostępniania i przechowywania egzaminacyjnych prac pisemnych uczniów⁶. Uczeń lub jego rodzice mają prawo wglądu do sprawdzonej i ocenionej pracy egzaminacyjnej tego ucznia w miejscu i czasie wskazanym przez dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej, w terminie 6 miesięcy od dnia wydania przez okręgową komisję egzaminacyjną zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu. Podczas dokonywania wglądu do pracy egzaminacyjnej uczniowi lub jego rodzicom zapewnia się możliwość zapoznania się z zasadami oceniania rozwiązań zadań egzaminacyjnych. Podczas dokonywania wglądu w pracę uczeń lub jego rodzice mogą sporządzać notatki i wykonywać fotografie pracy egzaminacyjnej. Uczeń lub jego rodzice mogą zwrócić się z wnioskiem o weryfikację sumy punktów uzyskanych na egzaminie. Wniosek wraz z uzasadnieniem składa się do dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej w terminie 2 dni roboczych od dnia dokonania wglądu. Weryfikacji sumy punktów dokonuje się w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Do weryfikacji sumy punktów dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej wyznacza egzaminatora wpisanego do ewidencji egzaminatorów, innego niż egzaminator, który sprawdzał i oceniał pracę egzaminacyjną. Dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej informuje pisemnie ucznia lub jego rodziców o wyniku weryfikacji sumy punktów w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej weryfikacji suma punktów została podwyższona, dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej ustala nowe wyniki egzaminu i wydaje nowe zaświadczenie. Prace egzaminacyjne uczniów: zeszyty zadań egzaminacyjnych, karty odpowiedzi lub karty rozwiązań zadań egzaminacyjnych, a także wykazy uczniów przystępujących do egzaminu oraz kopie zaświadczeń stwierdzających uzyskanie tytułu laureata lub finalisty olimpiady przedmiotowej lub laureata konkursu przedmiotowego okręgowa komisja egzaminacyjna przechowuje przez okres 6 miesięcy, licząc od dnia przekazania szkołom zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu, określonego w komunikacie CKE. 

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2017 r., poz. 2198).
• Rozporządzenie MEN z dnia 3 sierpnia 2017 r. w sprawie oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy w szkołach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1534).
• Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 59 z późn. zm.).
• Rozporządzenie MEN z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2017 r., poz. 1646).
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
• Rozporządzenie MEN z dnia 21 grudnia 2016 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania egzaminu gimnazjalnego i egzaminu maturalnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 2223 z późn. zm.).
• Rozporządzenie MEN z dnia 1 sierpnia 2017 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty (Dz. U. z 2017 r., poz. 1512).