Zgodnie z art. 149 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917) pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika. Pracodawca nie ma prawa uzależniać udostępnienia karty ewidencji czasu pracy czy jej kopii od przedstawienia przez pracownika powodów, dla których żąda udostępnienia mu karty.
POLECAMY
Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w stosunku do pracowników:
objętych zadaniowym czasem pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Warto jednak pamiętać, że zawsze należy ewidencjonować w szczególności okresy urlopów wypoczynkowych, urlopów bezpłatnych, niezdolności do pracy z powodu choroby oraz opieki nad chorym członkiem rodziny także w przypadku pracowników, w stosunku do których wyłączony został obowiązek ewidencjonowania godzin pracy.
Pamiętać należy, że dokumentacja powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika.
Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy wynikają z § 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Imienna karta ewidencji czasu pracy pracownika powinna umożliwiać rejestrowanie w szczególności:
- liczby przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczby godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczby godzin nadliczbowych,
- dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczby godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiaru innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiaru nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasu pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
W ewidencji czasu pracy należy także umieścić listę wniosków pracowniczych, które dotyczą:
- zwolnień z pracy udzielanych po to, by pracownik mógł załatwić sprawy osobiste,
- ustaleń związanych z indywidualnym rozkładem czasu pracy,
- faktu stosowania skróconego tygodnia pracy albo systemu, gdy pracę świadczy się wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta albo stosowania czasu pracy, który przewiduje różne godziny, w których rozpoczyna się pracę.
W ewidencji czasu pracy należy także zawrzeć dokumentację związaną ze zgodą pracownika, który opiekuje się dzieckiem poniżej 4. roku życia, na wykonywanie pracy w systemie czasu pracy, który przewiduje przedłużenie czasu pracy w czasie doby powyżej 8 godzin, a także w porze nocnej.
Dodatkowo ustawodawca przewidział, że ewidencja czasu pracy musi zawierać dokładną dokumentację związaną z wynagrodzeniem za pracę, a także innymi świadczeniami związanymi z pracą.
Podsumowując powyższe, zgodnie z nowymi przepisami w ewidencji nie wystarczy więc wskazanie ogólnej liczby godzin pracy. Należy także wskazać w niej godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, co ma ułatwić kontrolę czasu pracy na przykład Państwowej Inspekcji Pracy.
Warto jednak pamiętać, że w przepisach nie określono, w jakiej formie pracodawca powinien gromadzić dane o czasie pracy. Należy więc przyjąć, że dopuszczalne może być wpisywanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy na liście obecności, ale z uwagi na ochronę danych osobowych lista ta nie powinna być zbiorcza. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest więc założenie indywidualnej karty czasu pracy, na której pracownik odnotuje godziny wejścia i wyjścia z zakładu pracy. Takie karty powinny być także weryfikowane przez pracodawcę, aby pracownicy wpisywali rzeczywiste godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Warto też uregulować nowy sposób potwierdzania obecności w treści regulaminu pracy, aby można było ten obowiązek egzekwować od pracowników.
