Dołącz do czytelników
Brak wyników

Pracownia rozwoju zawodowego

14 czerwca 2018

NR 66 (Październik 2016)

Czas pod kontrolą. Jak znaleźć równowagę między praca a życiem prywatnym

0 275

Chociaż mamy dostęp do wielu udogodnień – automatycznych sprzętów domowych, szybkich środków transportu, telefonów, internetu i innych wynalazków, które w założeniu miały pomóc zaoszczędzić nam czas i zmniejszyć ilość pracy, jesteśmy coraz bardziej zabiegani i zajęci różnymi obowiązkami. Aby wszystko ułożyć w zgraną całość, przydałaby się jakaś super-moc, np. umiejętność efektywnego zarządzania czasem.

Araczej umiejętność zarządzania sobą w czasie, ponieważ czas jest złożonym konstruktem – nie można go zatrzymać, nie można go spowolnić, ani przyspieszyć. Jedyne, na co mamy wpływ, to sposób, w jaki go wykorzystujemy i co ze sobą robimy w danym czasie. Możemy więc mówić, że „nie mamy na nic czasu” albo że „czas przecieka nam przez palce”. Jedna i druga sytuacja zależy od tego, jak dobrze potrafimy rozplanować nasze sprawy. Dzisiaj wiele mówi się o zarządzaniu sobą w czasie w kontekście równowagi między pracą zawodową a życiem prywatnym. Popularna nazwa tego zagadnienia to work-life balance, która odnosi się do umiejętności takiego rozłożenia obowiązków w czasie, aby praca nie przysłaniała życia prywatnego (lub odwrotnie) i aby dana osoba nie popadła ani w pracoholizm ani w wypalenie zawodowe. W przypadku pracy nauczyciela obowiązki zawodowe przeplatają się z życiem osobistym np. w sytuacji, gdy trzeba sprawdzić prace domowe uczniów, przeprowadzić zebranie z rodzicami albo pojechać na wycieczkę klasową. Są to obowiązki często wykraczające poza godziny spędzone w szkole. Jednak i w takiej sytuacji można efektywnie rozplanować swoje zadania w czasie i znaleźć chwilę na inne czyności, w tym te najprzyjemniejsze. Aby zapanować nad czasem i świadomie go wykorzystywać, warto najpierw przeanalizować sposób, w jaki obecnie planuje się swój czas i w jakie pułapki pochłaniające kolejne minuty i godziny wpada się najczęściej. 

Na co poświęcam czas?

Często poczucie, że nie mamy na coś czasu, jest złudne. Czas by się znalazł, natomiast okazuje się, że poświęcamy go na czynności, które praktycznie nic nie wnoszą do naszego życia, stwarzając poczucie „braku czasu” na te sensowniejsze możliwości. Takimi pochłaniaczami czasu może być np. przerzucanie kanałów telewizyjnych czy notoryczne przeglądanie portali społecznościowych. Każdy może mieć inne pułapki czasowe. Aby móc je wyeliminować, obserwuj siebie i to co robisz przez okres min. trzech dni i zapisuj swoje spostrzeżenia – ile czasu ciągiem poświęcasz np. na obowiązki zawodowe, jak długie robisz przerwy podczas tych czynności i jak często zostają one przerywane przez czynniki zewnętrzne np. przychodzącą wiadomość sms.

W sporządzaniu wniosków pomocne mogą być pytania:

  • Jak długo potrafię skupić się tylko na jednej rzeczy np. na przygotowaniu do zebrania klasowego?
  • Jak często robię sobie przerwy i ile one trwają? 
  • Co najczęściej odwraca moją uwagę?
  • Jak często odkładam coś „na później”?

Ważne jest, aby nie poświęcać na wypełnianie protokołu za dużo czasu, można to zrobić przez ok. 20 minut każdego dnia.

Analiza codziennych czynności pomaga w rozpoznaniu rozpraszaczy uwagi i złodziei czasu. W cią-
gu dnia często nieświadomie wiele minut, a nawet godzin poświęcamy na czynności bezcelowe, które rozpraszają naszą uwagę i zmniejszają efektywność. Takie czynniki nazywane są złodziejami czasu. Mogą to być czynniki wewnętrzne, np. skłonność do rozmyślania o różnych sprawach niezwiązanych z zadaniem, a także zewnętrzne, np. dzwoniący telefon, hałas czy polecenia innych, które trzeba wykonać priorytetowo. Ben Wisely, autor książki „Złodzieje czasu”, wśród takich pasożytów naszego życia wyróżnia m.in. rozmowy telefoniczne, spotkania z gadułami i wampirami emocjonalnymi, korki uliczne, długie kolejki czy zepsute maszyny i wadliwe mechanizmy – np. zawieszenie się komputera, nagła awaria samochodu. Do tej listy każdy może dodać dowolne czynniki, które najczęściej dopadają jego, np. oglądanie telewizji podczas robienia innych czynności. Nie jest możliwe wykluczenie wszystkich zewnętrznych czynników, ale wiele z nich możemy minimalizować. Jeżeli podczas pisania ważnego tekstu dostajemy smsa, to możemy od razu złapać za telefon i odpisać na wiadomość, albo ją zignorować i stwierdzić, że odpiszemy za 20 minut, kiedy będziemy robić sobie przerwę. Dzięki temu nie tracimy czasu na rozproszenie się, a potem na ponowne skupienie uwagi.

Jak kontrolować czas

Istnieje wiele metod zarządzania własnym czasem. Niektóre opierają się na odpowiednim podejściu i organizacji czasu, do innych warto wykorzystać narzędzia takie jak kalendarz, organizer, przypomnienia w telefonie, samoprzylepne kartki czy programy komputerowe. Oto kilka przystępnych technik, które można szybko wdrożyć w swoje życie:

  1. Listy zadań
    Ta metoda jest prosta i szybka. Polega na spisaniu rzeczy, które musimy wykonać w danym okresie. Aby ta metoda była skuteczna, nie wystarczy wypisać dowolnej liczby zadań – należy je odpowiednio pogrupować i wybrać taką ilość, aby były możliwe do wykonania w przeciągu danego odcinka czasu. Dla niektórych taka metoda może być nużąca – osoby, które są bardziej impulsywne i potrzebują stymulacji do pracy, mogą układać listę tak, aby przeplatać zadania i nie wykonywać podobnych czynności jedna po drugiej. 
    Aby urozmaicić wykonywanie listy zadań, można zastosować różne triki, np. mapy myśli, które dzięki różnorodności kolorów i kluczowych haseł aktywizują również pamięć. Można też sięgnąć po żółte samoprzylepne karteczki, które możemy umieścić w dowolnym miejscu, np. na ekranie telewizora z hasłem „nie włączaj telewizji dopóki nie sprawdzisz pracy domowej”. Jest to sposób motywowania siebie do wykonania zadania oraz pomoc w walce ze złodziejami czasu, którzy czasami nieświadomie wkradają się między nasze obowiązki.     Dla osób, które nie wyobrażają sobie funkcjonowania bez technologii, odpowiednikiem papierowych list z zadaniami są liczne programy i aplikacje, które umożliwiają na bieżąco kontrolowanie agendy. Do takich programów należy m.in. Todoist, który można przetestować za darmo, albo wiele innych aplikacji do ściągnięcia na smartphone’a. Aplikacje mogą wysyłać przypomnienie o zbliżającym się terminie, pokazywać naszą wydajność na wykresie, umożliwiać przekładanie i odhaczanie zadań bez konieczności kreślenia po kartce. Zaletą takiej metody jest jej dostępność – w każdym momencie, czy to stojąc w zatłoczonym tramwaju, będąc w kolejce do kasy czy kładąc się spać, za pomocą telefonu lub tableta możemy sprawdzić swoją listę zadań, odhaczyć co trzeba, dopisać kolejne albo cieszyć się, że wykonaliśmy wszystkie zadania na dany dzień.
  2. Zasada Pareto
    W XIX w. włoski ekonomista Vilfredo Pareto opracował matematyczny model rozkładu dóbr we Włoszech, według którego 80% gruntów należało do 20% obywateli. Oznaczało to, że dobra były rozdysponowane nierównomiernie. Wiek później Joseph Juran, konsultant firmy Western Electric zajmujący się zarządzaniem jakością, rozszerzył spotrzeżenie Pareta, formułując zasadę nierównomiernej dystrybucji, która do dzisiaj znana jest jako zasada Pareto. Oznacza ona, że zdecydowanie mniejszy nakład energii i wysiłku prowadzi do znacznie większych rezultatów. Oznacza to, że wystarczy niewielki, ale przemyślany nakład pracy, aby osiągnąć zamierzone rezultaty. Dla przykładu – przygotowując się do jakiegoś szkolenia czy ważnego zebrania, bardziej efektywne będzie przeczytanie jednego rekomendowanego skryptu niż szukanie kilku źródeł i porównywanie ich treści, ponieważ większość informacji będzie powielona, a czas, który poświęcimy na wertowanie różnych książek i skryptów, moglibyśmy przeznaczyć na coś innego. Zasada Pareto nazywana bywa zasadą 80/20, co oznacza, że 80% wyników jest spowodowanych 20% nakładu pracy. Te liczby są jednak umowne, czasami 30% włożonej pracy przekłada się na 70% osiągniętego celu, innym razem 10% wystarczy do osiągnięcia 90% końcowego wyniku. Zasadę Pareto warto stosować w momencie układania planu działania – lepiej wybrać kluczowe czynności, które doprowadzą nas do głównego celu, niż realizować wszystko z listy.

    Analiza codziennych czynności pomaga w rozpoznaniu rozpraszaczy uwagi i złodziei czasu.

     

  3. Technika pomodoro 
    Technika o wdzięcznej nazwie, która została zainspirowana przez czasomierz w kształcie pomidora. Pod koniec ubiegłego wieku Włoch Francesco Cirilo wymyślił metodę dzielenia pracy na krótkie odcinki czasu, co pozwala skupić efektywnie uwagę na zadaniu i uporać się z nim szybciej. Technika polega na podziale czasu na 25-minutowe odcinki, podczas których mamy poświęcić uwagę i energię tylko jednej czynności. Po 25 minutach robimy 5-minutową przerwę, w czasie której warto oderwać się od zadania, np. zrobić sobie herbatę, po czym ponownie przez 25 minut wykonujemy nasze zadanie (kończymy poprzednie lub zabieramy się za nowe). Po czterech takich cyklach robimy dłuższą przerwę, która może trwać nawet do 30 minut. 
    Technika sprzyja skupieniu uwagi na jednym zadaniu, a osobom, które na ogół mają z problem ze złodziejami czasu, pozwala zacząć walkę z pokusami – „jeszcze tylko 10 minut i zrobię sobie przerwę na poczytanie gazety”. 
    Ta technika ma kilka zalet. Przede wszystkim pozwala pracować w skupieniu i oderwać się od rozpraszaczy, ponieważ wiemy, że za mniej niż pół godziny będziemy mogli zrobić sobie na nie przerwę. Po drugie, ma działanie motywacyjne. Dzielenie zadania na krótkie etapy wydaje się prostsze i mniej męczące niż wykonanie całego zadania od razu. Po trzecie, pozwala monitorować upływ czasu i kontrolować stosunek przerw do faktycznej pracy. Dzięki temu zarówno stymulujemy efektywność, jak i mamy miejsce na regenerację.
  4. Macierz Eisenhowera
    Wiele zadań jest zleconych z zewnątrz, np. przez pracodawcę czy instytucję w postaci banku czy urzędu (spłata kredytu, uregulowanie podatku). Często przytłoczeni takimi zadaniami, nie umiemy wygospodarować wystarczająco dużo czasu na nasze własne cele czy satysfakcjonujące życie prywatne. Żeby stworzyć równowagę między różnymi obowiązkami, warto skorzystać z Macierzy Eisenhowera. Nazwa tej techniki pochodzi od nazwiska prezydenta Stanów Zjednoczonych – Dwighta D. Eisenhowera, który słynął z umiejętności efektywnego zarządzania swoim czasem. 
    Metoda polega na sporządzeniu układu współrzędnych, w taki sposób aby powstały cztery ćwiartki. Oś rzędnych oznacza „ważność zadania”, a oś odciętych jego „pilność”. Następnie analizujemy różne zadania (zarówno obowiązki zawodowe i domowe jak i ...

To wydanie dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy