Dołącz do czytelników
Brak wyników

Pod paragrafem

25 marca 2019

NR 91 (Marzec 2019)

Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

474

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy wprowadzające 
zmiany w dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem 
pracy oraz aktach osobowych pracowników 
(dokumentacja pracownicza).

Najważniejsze ze zmian dotyczą organizacji systematyki akt osobowych pracownika, katalogu dokumentacji pracowniczej, prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej oraz skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. 

POLECAMY

Organizacja systematyki akt osobowych pracownika

Akta osobowe pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2019 r. powinny zostać podzielone na 4 części:

  • Część A: oświadczenia lub dokumenty dotyczące aplikacji pracownika na stanowisko pracy (CV, kwestionariusz osobowy, świadectwo pracy wystawione przez poprzedniego pracodawcę, dokumenty dotyczące kwalifikacji pracownika, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich).
  • Część B: oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (dokumenty dotyczące danych osobowych, umowa o pracę, zakres czynności/obowiązków, dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, potwierdzenie zapoznania się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą w zależności od rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, o celu i zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego ten urlop, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, oświadczenie pracownika będącego rodzicem o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, dokumenty związane z udzieleniem urlopu bezpłatnego, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, umowa o zakazie konkurencji, o ile została taka zawarta, wniosek pracownika o poinformowaniu właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnieniu pracownika pracującego w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających tego współdziałania.
  • Część C: oświadczenia i dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopia wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym).
  • Część D: dokumenty dotyczące kar, jakie zostały udzielone pracownikowi (odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu).

Nowelizacja przepisów wprowadziła nową – 4 część, w której gromadzi się odpisy zawiadomień o ukaraniu lub inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

     Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów.
     Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części. 
     Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
 

Katalog dokumentacji pracowniczej

Poza czterema głównymi częściami akt osobowych, jakie obowiązany jest prowadzić pracodawca, rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadza katalog dokumentacji pracowniczej innej niż akta pracownicze, dotyczącej spraw związanych ze stosunkiem pracy.

Katalog ten obejmuje następujące dokumenty:

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy: 

  • informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
  • wnioski pracownika dotyczące: udzielania zwolnień od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, stosowania systemu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy;
  • dokumenty związane: ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
  • zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy.

2 Dokumentacja związana z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

Karty (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Karta dotycząca przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
 

Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.


Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą (osobową i płacową) w postaci elektronicznej. Wybór formy zależy od pracodawcy. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Nadal jednak będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w formie papierowej. 

     Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektron...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy