Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Najważniejsze ze zmian dotyczą organizacji systematyki akt osobowych pracownika, katalogu dokumentacji pracowniczej, prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej oraz skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. 

Organizacja systematyki akt osobowych pracownika

Akta osobowe pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2019 r. powinny zostać podzielone na 4 części:

• Część A: oświadczenia lub dokumenty dotyczące aplikacji pracownika na stanowisko pracy (CV, kwestionariusz osobowy, świadectwo pracy wystawione przez poprzedniego pracodawcę, dokumenty dotyczące kwalifikacji pracownika, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich).
• Część B: oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (dokumenty dotyczące danych osobowych, umowa o pracę, zakres czynności/obowiązków, dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, potwierdzenie zapoznania się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą w zależności od rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, o celu i zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego ten urlop, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, oświadczenie pracownika będącego rodzicem o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, dokumenty związane z udzieleniem urlopu bezpłatnego, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, umowa o zakazie konkurencji, o ile została taka zawarta, wniosek pracownika o poinformowaniu właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnieniu pracownika pracującego w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających tego współdziałania.
• Część C: oświadczenia i dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopia wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym).
• Część D: dokumenty dotyczące kar, jakie zostały udzielone pracownikowi (odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu).

Nowelizacja przepisów wprowadziła nową – 4 część, w której gromadzi się odpisy zawiadomień o ukaraniu lub inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

     Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów.
     Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części. 
     Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
 

Katalog dokumentacji pracowniczej

Poza czterema głównymi częściami akt osobowych, jakie obowiązany jest prowadzić pracodawca, rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadza katalog dokumentacji pracowniczej innej niż akta pracownicze, dotyczącej spraw związanych ze stosunkiem pracy.

Katalog ten obejmuje następujące dokumenty:

1  Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy: 

• informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
• wnioski pracownika dotyczące: udzielania zwolnień od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, stosowania systemu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy;
• dokumenty związane: ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
• zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy.

2 Dokumentacja związana z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

3  Karty (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

4  Karta dotycząca przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
 

Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą (osobową i płacową) w postaci elektronicznej. Wybór formy zależy od pracodawcy. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Nadal jednak będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w formie papierowej. 

     Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wymaga jej zabezpieczenia przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, a także zapewnienia: 

• integralności treści dokumentów i metadanych polegającej na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
• stałego dostępu do dokumentacji osobom do tego uprawnionym,
• identyfikacji osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowania dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
• skutecznego wyszukiwania dokumentacji na podstawie metadanych,
• wydawania, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
• funkcjonalności wydruku dokumentacji.

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, o ile w sposób ciągły jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym, jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, a także jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

     Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

• systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,
• opracowywaniu i stosowaniu procedur zabezpieczenia dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
• stosowania środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
• bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,
• przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenie na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Pracodawca może zmienić postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie:

• odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym,
• wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydanym w porozumieniu z Ministrem Cyfryzacji.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat

W ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
     Skrócenie tego okresu będzie możliwe dzięki przekazywaniu na bieżąco do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA) wszystkich danych pracowników niezbędnych do ustalenia prawa do wybranego świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości. Dane te, obejmujące przede wszystkim informacje o wypłaconym przychodzie, będą zapisywane na koncie ubezpieczonego.
     Pracodawca może również skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowników lub byłych pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Będzie to możliwe po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Złożenie oświadczenia będzie decyzją dobrowolną, ale – po rozpoczęciu procesu przekazywania raportów informacyjnych – niepodlegającą zmianie i dotyczącą wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami obowiązującymi do dnia wejścia w życie ustawy, tj. co do zasady przez 50 lat.
     W sytuacji gdy pracownicy byli zatrudnieni przed 
1 stycznia 1999 r., pracodawca będzie przechowywał ich dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (zasadniczo okres ten będzie wynosić 10 lat), a ponadto o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej pracownika po upływie terminu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz nieodebraniu jej po tym terminie przez pracownika.
     Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji.