Dołącz do czytelników
Brak wyników

Kontrola zarządcza

20 października 2022

NR 123 (Październik 2022)

Analiza zagrożenia dla realizacji celu

0 68

Analiza możliwości realizacji każdego celu postawionego przed jednostką i wyznaczonego w ramach procedury kontroli zarządczej musi uwzględniać analizę ryzyk dla realizacji tego celu, czyli zagrożeń, które mogą spowodować, że cel nie zostanie zrealizowany. W przypadku jednostek organizacyjnych systemu oświaty i celu w postaci ograniczenia dokumentacji szkolnej również daje się wskazać ryzyka, których wystąpienie spowoduje, że likwidacja konkretnej dokumentacji nie będzie możliwa.

Ryzyko oznacza jakąś miarę lub ocenę zagrożenia czy niebezpieczeństwa wynikającego albo z prawdopodobnych zdarzeń niezależnych od dyrektora czy szkoły, albo z możliwych konsekwencji podjętych decyzji. Jest to zatem potencjalne niebezpieczeństwo nieosiągnięcia wyznaczonego celu oraz nieuzyskania zakładanych czy oczekiwanych efektów podejmowanych działań. 

POLECAMY

W procesie identyfikacji należy uwzględnić w szczególności ryzyko dotyczące całej jednostki, każdego istotnego obszaru jej działalności:

  • ryzyko zachodzące w jednostce,
  • ryzyko dotyczące systemów informatycznych,
  • ryzyko pochodzące ze źródeł zewnętrznych,
  • ryzyko o charakterze finansowym,
  • ryzyko wynikające ze specyfiki prowadzonej działalności,
  • ryzyko związane z zarządzaniem placówką.

Są to oczywiście ogólne grupy ryzyk, jakie można wskazać dla celów wyznaczonych w jednostce. W ramach tych grup można natomiast wymienić poszczególne konkretne ryzyka stanowiące zagrożenie dla realizacji celów. 

Jeżeli zatem identyfikujemy ryzyka dla realizacji celu w postaci ograniczenia dokumentacji, to każde zidentyfikowane ryzyko należeć będzie do jednej z tych grup ryzyk, jednak nie oznacza to, że niezbędne jest dokonywanie szczególnej kategoryzacji danego ryzyka i przypisanie go do jednej z wymienionych grup. Istotne jest jedynie wykazanie ryzyka, jego zidentyfikowanie i zaplanowanie reakcji na to ryzyko. 

Przykładowo, jako zagrożenie dla realizacji celu w postaci ograniczenia dokumentacji może zostać zidentyfikowane działanie organów nadzoru polegające na wymaganiu danego dokumentu. Mamy zatem przykładowo regulamin, wprowadzony zarządzeniem dyrektora, dotyczący organizowania pracy zdalnej w czasie ograniczenia funkcjonowania szkoły. Regulaminy takie były przyjmowane w czasie pandemii, natomiast od 1 września tracą rację bytu z powodu zmian w prawie oświatowym. Z dniem 1 września 2022 r. wejdzie jednak w życie istotna nowelizacja, w postaci ustawy z dnia 12 maja 2022 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw, nakazująca wprowadzenie do statutów jednostek oświatowych regulacji ustalających zasady funkcjonowania jednostki w czasie zajęć zdalnych. 

Nowelizacja wprowadza do ustawy Prawo oświatowe art. 125a, zgodnie z którym zajęcia w przedszkolu, innej formie wychowania przedszkolnego, szkole lub placówce zawiesza się na czas oznaczony w razie wystąpienia na danym terenie:

  • zagrożenia bezpieczeństwa uczniów w związku z organizacją i przebiegiem imprez ogólnopolskich lub międzynarodowych,
  • temperatury zewnętrznej lub w pomieszczeniach, w których są prowadzone zajęcia z uczniami, zagrażającej zdrowiu uczniów,
  • zagrożenia związanego z sytuacją epidemiologiczną,
  • nadzwyczajnego zdarzenia zagrażającego bezpieczeństwu lub zdrowiu uczniów innego niż określone w pkt 1–3 – w przypadkach i trybie określonych w rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach.

Zgodnie natomiast z nową treścią art. 125a ust. 7 ustawy Prawo oświatowe: „statut przedszkola, szkoły i placówki, a w przypadku innej formy wychowania przedszkolnego prowadzonej przez osobę prawną niebędącą jednostką samorządu terytorialnego lub osobę fizyczną – organizacja wychowania przedszkolnego, określa szczegółową organizację zajęć z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość, w tym technologie informacyjno-komunikacyjne wykorzystywane przez nauczycieli do realizacji tych zajęć, sposób przekazywania uczniom materiałów niezbędnych do realizacji tych zajęć, warunki bezpiecznego uczestnictwa uczniów w tych zajęciach w odniesieniu do ustalonych w danym przedszkolu, danej innej formie wychowania przedszkolnego, szkole lub placówce technologii informacyjno-komunikacyjnych, mając na uwadze łączenie przemienne kształcenia z użyciem monitorów ekranowych i bez ich użycia. Statut szkoły określa także sposób potwierdzania uczestnictwa uczniów w zajęciach realizowanych z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość, uwzględniając konieczność poszanowania sfery prywatności ucznia oraz warunki techniczne i oprogramowanie sprzętu służącego do nauki”.

Oznacza to, że regulacje ustalające zasady nauki zdalnej, które do tej pory znajdowały się w zarządzeniach dyrektora, od 1 września 2022 r. muszą się znaleźć w statucie danej placówki, a same zarządzenia nie będą już miały zastosowania. Pojawia się jednak pytanie, czy uchylać te dokumenty przyjęte przez dyrektora, czy też poczekać jeszcze z takim działaniem do czasu, aż szkoła zostanie skontrolowana przez kuratorium. Zdarza się bowiem, że interpretacja przepisów w różnych województwach jest różna i wymogi stawiane przez jedno kuratorium mogą się nieco różnić od tych stawianych przez inne kuratorium. Przywołany przykład nie ma charakteru praktycznego, ma jedynie służyć wykazaniu, że mogą zdarzyć się sytuacje, w których organy nadzoru, niekoniecznie oczywiście kuratorium, będą wymagać dokumentów, które w ocenie dyrektora nie mają podstaw do funkcjonowania w szkole. W takiej sytuacji lepszym rozwiązaniem z punktu widzenia podmiotu kontrolowanego będzie pozostawienie danego zarządzenia do czasu, aż stanowisko organu nadzoru się ujednolici i będzie na pewno wiadomo, że dany dokument nie jest wymagany podczas kontroli. Tu jednak pojawia się podstawowa funkcja kontroli zarządczej, bowiem nie można wskazać w każdym przypadku, każdej placówce, jednego uniwersalnego rozwiązania danego problemu i to dyrektor lub powołany przez niego organ musi oszacować, jak istotne jest dane ryzyko, czyli w przywołanym przykładzie ryzyko nieuchylenia danego dokumentu, gdyż może on być jeszcze wymagany przez podmioty zewnętrzne. 

Szacowanie ryzyka w kontroli zarządczej poddaje się jednak pewnym sformalizowanym zasadom. Pamiętać jednak należy, iż żaden z obowiązujących przepisów prawa nie narzuca kształtu procedur kontrolnych, więc dyrektor przyjmuje tutaj dowolnie wybrane przez siebie rozwiązania. Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej identyfikacji ryzyka należy dokonywać nie rzadziej niż raz w roku, a w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje placówka, należy czynność powtórzyć. Dopuszczalne są różne metody określenia ryzyka. Można w tym celu:

  • powołać zespół, którego zadaniem będzie identyfikacja ryzyka,
  • wykorzystać metodę oddolnej identyfikacji ryzyka – oceny dokonują wszyscy pracownicy, a każde ryzyko jest wskazywane dyrektorowi,
  • organizować narady poświęcone identyfikacji ryzyka.

Regulamin kontroli zarządczej powinien więc wskazywać jedną z tych metod. Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, w stosunku do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji. Standardy kontroli zarządczej przewidują cztery możliwe rodzaje reakcji na ryzyko:

  • tolerowanie,
  • przeniesienie,
  • wycofanie się,
  • działanie.

Podkreślić należy, że reakcja następuje wyłącznie w sytuacji wystąpienia ryzyka istotnego. Nie zawsze zatem jakakolwiek reakcja na ryzyko musi nastąpić, bowiem to, czy dane ryzyko jest ryzykiem istotnym, zależy już od szacowania dokonanego np. przez zespół powołany przez dyrektora. Dodatkowo, nawet w przypadku ryzyka istotnego nie zawsze reakcja musi oznaczać podjęcie jakichkolwiek działań. Równie dobrze może się okazać, że jako sposób reakcji na ryzyko zostanie przyjęte tolerowanie tego ryzyka bez dalszych działań. 

W pierwszej kolejności trzeba jednak określić, co należy rozumieć przez ryzyko istotne. Jest to kwestia podstawowa, tylko bowiem wtedy można określić sposób postępowania z tym ryzykiem, czyli wybrać jeden spośród czterech wskazanych wariantów. Metody oceny ryzyka również mogą być różne. 
 

W metodzie punktowej każde zidentyfikowane ryzyko podlega analizie polegającej na oszacowaniu:
  • prawdopodobieństwa wystąpienia tego ryzyka (P) – ocena punktowa w skali od 1 do 5,
  • wpływu (skutku, straty), jaki będzie miało ewentualne wystąpienie tego zdarzenia (W) – również przy zastosowaniu oceny w skali od 1 do 5.

Iloczyn obu tych dwu wartości określa istotność ryzyka i obliczana jest według wzoru:

istotność ryzyka = P × W

 

Dla określenia P (prawdopodobieństwa), a więc przypisania wartości liczbowej w skali 1 do 5, można odwołać się do poniższych definicji:

  1. prawdopodobieństwo rzadkie, że ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, jeśli nie zostanie ono zmniejszone,
  2. mało prawdopodobne, że ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku,
  3. średnie, że ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku,
  4. prawdopodobne, że ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku,
  5. prawie pewne, że wystąpi w najbliższym roku budżetowym.

Z kolei dla określenia W (wpływu) ryzyka na realizację zadań stosuje się następujące definicje wraz z przypisanymi im cyframi:

  1. nieznaczne – rozwiązanie problemu będzie wymagało nieznacznego nakładu czasu, lecz problem nie spowoduje trwałej szkody,
  2. małe – rozwiązanie problemu będzie wymagało pewnego nakładu czasu,
  3. średnie – rozwiązanie problemu będzie wymagało umiarkowanego nakładu czasu, w tym kierownictwa wyższego szczebla,
  4. poważne – rozwiązanie problemu będzie wymagało dużego nakładu czasu, w tym kierownictwa wyższeg...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy